Do czego służy wykres Gantta? 4 najważniejsze zastosowania

Zadania są przedstawiane jako słupki, a każdy słupek ma określony kolor wskazujący jego status (np. nierozpoczęte, w toku lub ukończone). Wykresy Gantta zazwyczaj zawierają również oś czasu pokazującą, kiedy zaplanowano rozpoczęcie i zakończenie każdego zadania, wraz z wszelkimi kluczowymi zależnościami między zadaniami.

Wykresy Gantta mogą również pokazywać, jakie zasoby są potrzebne do poszczególnych zadań lub projektów w czasie. Dobrze współpracują z kalendarzami zasobów, które pozwalają upewnić się, że zadania mają przydzielony personel i zostaną wykonane na czas. 

4 kluczowe przypadki użycia wykresów Gantta

Wykresy Gantta służą do tworzenia diagramów planowania zasobów, śledzenia terminów oraz sprawdzania, co należy zrobić i kto jest za to odpowiedzialny.

Oto cztery kluczowe przypadki użycia wykresów Gantta w zarządzaniu projektami:

1. Planowanie zadań: pokazuje, co i kiedy należy zrobić
2. Planowanie personelu: pokazuje, kto, co i kiedy musi zrobić
3. Planowanie zasobów materialnych: pokazuje, jakie przedmioty lub przestrzenie są potrzebne i kiedy
4. Śledzenie terminów projektu: pokazuje, co i kiedy zostanie wykonane

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Planowanie zadań

Najczęstszym zastosowaniem wykresów Gantta jest planowanie zadań, które mają sekwencyjny charakter. Pomagają one zwizualizować, jakie zadania należy wykonać i ile czasu zajmie każde z nich, a także przedstawić ogólny harmonogram i terminy.

Wykresy Gantta przechowują również wszystkie te informacje w jednym miejscu, do którego członkowie zespołu mogą się odwoływać podczas współpracy. Najlepiej przechowywać je w używanym narzędziu do zarządzania projektami, ponieważ ułatwi to dostęp wszystkim członkom zespołu.

Uwaga dotycząca ścieżki krytycznej

W zarządzaniu projektami ścieżka krytyczna to sekwencja zadań, które są niezbędne do ukończenia projektu. Jeśli którekolwiek z tych zadań się opóźni, wpłynie to na termin realizacji całego projektu.

 

Większość narzędzi do tworzenia wykresów Gantta identyfikuje ścieżkę krytyczną projektu na podstawie zależności.

Etapy planowania zadań za pomocą wykresu Gantta

• Zbierz informacje potrzebne do opracowania wykresu Gantta. Obejmuje to listę zadań wraz z szacowanymi datami rozpoczęcia i zakończenia.
• Określ, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania, korzystając z danych lub szacunków opartych na doświadczeniach z podobnych projektów. 
• Utwórz wykres Gantta. Możesz zacząć na papierze, aby szybko wprowadzać poprawki, a następnie przenieść się do narzędzia, gdy wszystko będzie już opracowane.
• Przypisz członka zespołu do każdego zadania. Wykresy Gantta są najskuteczniejsze, gdy wszyscy członkowie projektu mają określone obowiązki i mogą wyraźnie zobaczyć, za jaką pracę odpowiadają oraz jak wpływa ona na pozostałe zadania w projekcie.
• Udostępnij wykres Gantta zespołowi i uczyń z niego kluczowy element pracy nad projektem. Dzięki temu planowane daty rozpoczęcia i zakończenia każdego zadania oraz praca poszczególnych członków będą widoczne dla całej grupy. Wykresy Gantta należy aktualizować co tydzień, aby można było śledzić postępy i w razie potrzeby wprowadzać zmiany. 

Author's Tip

Jeśli nie planujesz korzystać z oprogramowania, koniecznie sprawdź ten szablon wykresu Gantta. Nie jest tak szybki jak narzędzie do tworzenia wykresów Gantta, ale nadal pozwoli Ci zaoszczędzić trochę czasu.

2. Planowanie zasobów ludzkich

Wykresy Gantta świetnie nadają się do planowania zasobów kadrowych, ponieważ pozwalają śledzić alokację zasobów i harmonogramy członków zespołu w trakcie realizacji projektu. Są szczególnie pomocne, gdy projekt obejmuje nakładające się zadania lub gdy wiele projektów wymaga uwagi tej samej osoby.

Wykresy Gantta pomagają w planowaniu krótkoterminowym, alokacji zadań i planowaniu długoterminowym, a także w identyfikowaniu sytuacji, w których jednocześnie realizowanych jest zbyt wiele zadań. Jeśli prace opóźniają się względem harmonogramu, jest to sygnał, że potrzebujesz dodatkowej pomocy lub że konieczne są zmiany w harmonogramie.

Kroki planowania zasobów kadrowych

1. Zidentyfikuj zadania, ich kolejność i wszelkie zależności. Zidentyfikuj ścieżkę krytyczną oraz wszelkie inne wymagania, których nie można pominąć.
2. Zdecyduj, które zasoby kadrowe będą najlepiej dopasowane do Twojego projektu, na podstawie zestawu umiejętności lub przydziału zadań. Członkowie zespołu powinni być przydzielani wyłącznie do zadań odpowiadających ich umiejętnościom. Jeśli nie masz pewności, kto w czym jest dobry, zapytaj! Wspólne podejście najlepiej sprawdza się przy przydzielaniu zadań. 
3. Utwórz i opublikuj wykres Gantta ze szczegółami dotyczącymi przydziału zasobów kadrowych. Rozważ użycie kalendarza zasobów, aby ograniczyć nadmierne obciążanie poszczególnych członków zespołu projektowego. 
4. Aktualizuj wykres co tydzień. Zapewnij wszystkim członkom zespołu dostęp, aby mieli pewność, że rozumieją ścieżkę krytyczną, harmonogram projektu, datę rozpoczęcia i datę zakończenia. Upewnij się, że zespół wie, z kim skontaktować się w razie zauważenia problemów z planem lub potrzeby zmiany zakresu swojej pracy.

Wiele narzędzi programowych umożliwia przydzielanie zadań bezpośrednio osobom lub zespołom w ramach narzędzia. Na przykład TeamGantt umożliwia zarządzanie zasobami bezpośrednio w narzędziu za pośrednictwem zintegrowanego wykresu Gantta. 

3. Planowanie zasobów fizycznych

Wykresy Gantta świetnie nadają się również do planowania i przydzielania zasobów oraz mogą pomóc w zidentyfikowaniu sytuacji, gdy określonego zasobu fizycznego jest zbyt dużo lub zbyt mało.

Pomocne jest również śledzenie zasobów fizycznych w kalendarzu zasobów. Może to pomóc uniknąć konfliktów związanych z salami konferencyjnymi, nadmiernym wykorzystaniem licencji na oprogramowanie oraz innych konfliktów projektowych.

Zasadniczo zasoby fizyczne dzielą się na dwie kategorie:

1. Sprzęt (np. komputery, oprogramowanie, ograniczone licencje na oprogramowanie lub specjalistyczne narzędzia)
2. Obiekty (np. budynki, sale konferencyjne, pokoje hotelowe)

Kroki planowania zasobów fizycznych

1. Zidentyfikuj dostępne zasoby: np. liczbę pokoi hotelowych
2. Zidentyfikuj wszystkie kluczowe informacje dotyczące zasobów: np. 1 łóżko, 2 łóżka, 3 łóżka w pokoju
3. Zidentyfikuj stan operacyjny zasobów: np. w pokoju 3 nie działa zasilanie (nie powinien być dostępny do rezerwacji), w pokoju 5 trzeba wyczyścić dywany (zostanie to zrobione w tym tygodniu)
4. Zbierz informacje o istniejących rezerwacjach dotyczących zasobów fizycznych: np. wcześniej zarezerwowane terminy, które ograniczą możliwość dokonania nowych rezerwacji
5. Dodaj do wykresu potrzebne rezerwacje zasobów. Sprawdź, czy rzeczywiście możesz uzyskać potrzebne zasoby fizyczne w terminie, w którym ich potrzebujesz. Jeśli są już zarezerwowane, przygotuj się na wprowadzenie zmian.

4. Śledzenie terminów projektu

Możesz również używać wykresu Gantta do nanoszenia terminów wykonania zadań, kamieni milowych i terminów zakończenia projektu.

• Terminy wykonania zadań: są to terminy, których musisz dotrzymać Ty i Twój zespół w przypadku poszczególnych zadań.
• Kamienie milowe: są to istotne punkty wskazujące, że realizacja projektu przebiega zgodnie z planem.
• Terminy zakończenia projektu: są to daty wskazujące, kiedy projekt zostanie ukończony.

Ponieważ pomagają zidentyfikować ścieżkę krytyczną, wykresy Gantta są doskonałym sposobem planowania czasu trwania zadań. Informacje te mogą być przydatne przy ustalaniu priorytetów oraz podczas mapowania zależności lub innych potencjalnych przyczyn opóźnień.

Author's Tip

Wszystkie terminy realizacji projektu powinny zostać rozplanowane i uzgodnione podczas planowania projektu. W miarę zmian wykres Gantta powinien być aktualizowany na podstawie rzeczywistych wyników, aby umożliwić dostosowywanie oczekiwań do rzeczywistych rezultatów. Pamiętaj, komunikacja jest kluczowa!

Kroki planowania terminów realizacji projektu

1. Określ zakres swojego projektu i kluczowe wymagania interesariuszy. Uzyskaj od interesariuszy zgodę na zakres projektu. 
2. Podziel duże zadania na mniejsze działania.
3. Zaplanuj działania projektowe w logicznej kolejności i odnotuj wszelkie kluczowe zależności między zadaniami.
4. Oszacuj daty rozpoczęcia i zakończenia dla każdego zadania, uwzględniając zależności (narzędzia programowe świetnie się do tego nadają).
5. Oszacuj zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania. Zasoby można określać na poziomie zespołu lub pojedynczej osoby. Skorzystaj z kalendarza zasobów, aby upewnić się, że są one faktycznie dostępne do realizacji swoich zadań. W razie potrzeby wprowadź zmiany.
6. Oszacuj, ile czasu zajmie wykonanie każdego działania projektowego, zadania oraz całego projektu. W razie potrzeby aktualizuj dane i pamiętaj o zaangażowaniu wszystkich zespołów oraz interesariuszy.
7. Zbierz wszystkie informacje na wykresie Gantta i szeroko go udostępnij. Przedstaw wykres zespołowi projektowemu i interesariuszom, aby mogli zobaczyć, co się dzieje, kiedy oraz kto wykona dane zadanie. Aktualizuj wykres Gantta, aby każdy miał jasny obraz sytuacji. 

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.