Dlaczego tak trudno dobrze korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami?

Jednak wiele osób potrzebuje pomocy w skutecznym i kompleksowym korzystaniu z tych narzędzi. Do typowych problemów należą stroma krzywa uczenia się, nieprzyjazne doświadczenie użytkownika, a także brak procesu wyboru grupowego i poparcia dla wdrożenia.

1. Stroma krzywa uczenia się

Istotną przeszkodą bywa samo oprogramowanie — prawdziwy paradoks. To nowe, efektowne narzędzie ma rozwiązać wszystkie nasze problemy.

Mimo dokładnego zbadania narzędzi podczas procesu wyboru oprogramowanie bywa zbyt przytłaczające ze względu na stromą krzywą uczenia się (i zmusza zespoły do opuszczenia względnie wygodnego środowiska arkuszy kalkulacyjnych Excel). 

Jeśli lista funkcji narzędzia do zarządzania projektami jest zbyt długa, opanowanie go może zająć dużo czasu (i wymagać wskazówek), a członkowie zespołu będą zniechęceni bez odpowiedniego planu wdrożenia. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Brak grupowego procesu wyboru 

Decydenci powinni uwzględnić kierowników projektów w procesie wyboru narzędzi do zarządzania projektami; w przeciwnym razie może to prowadzić do znacznego marnotrawstwa i oporu przed wdrożeniem. Przygotowanie zapytania ofertowego RFP dotyczącego oprogramowania do zarządzania projektami może w tym pomóc.

Kierownicy projektów i członkowie zespołów projektowych mogą dostarczyć cennych informacji podczas procesu podejmowania decyzji, zwłaszcza w zakresie zarządzania zadaniami, przyjaznych dla użytkownika interfejsów i najważniejszych funkcji zarządzania. 

W konsekwencji uzyskanie poparcia podczas wdrażania będzie trudne. Decydenci mogą mieć inne priorytety i nie uwzględnić w pełni niezbędnych możliwości wizualnego porównywania dat, osób przypisanych, nakładania się zadań i ich kolejności. 

Niektórzy kierownicy projektów porównują zadania wizualnie za pomocą wykresów Gantta lub tablic Kanban, a inni całkowicie tracą możliwość przeprowadzenia wizualnej analizy porównawczej. To przeoczenie może prowadzić do niedopasowania funkcjonalności narzędzia do potrzeb zespołu.

3. Brak integracji systemów

Jednym z kluczowych wyzwań związanych ze skutecznym korzystaniem z oprogramowania do zarządzania projektami jest integracja systemów. Gdy członkowie zespołu korzystają z wielu narzędzi do planowania projektów lub przestrzeni w celu uzyskania wglądu w niezbędne dokumenty, zarządzania zadaniami i wizualnego porównywania harmonogramów, między tymi odizolowanymi obszarami powstają rozbieżności. 

Możliwość centralizacji informacji na jednej platformie ma ogromną wartość. Zespoły zarządzające złożonymi projektami muszą obecnie mieć możliwość usprawnienia kluczowych funkcji narzędzi do zarządzania projektami w ramach istniejących systemów. Brak integracji systemów prowadzi do fragmentacji przepływów pracy, obniżenia wydajności i niskiego zwrotu z inwestycji w projekt. 

Idealne oprogramowanie do zarządzania projektami powinno oferować przyjazne dla użytkownika funkcje oraz narzędzia do współpracy, które można łatwo połączyć z ekosystemem narzędzi firmy i dopasować do budżetu na oprogramowanie do współpracy.

4. Ograniczenia możliwości dostosowywania

Kolejną istotną barierą są ograniczenia możliwości dostosowywania oprogramowania do zarządzania projektami. Chociaż narzędzia te oferują szereg kluczowych funkcji, często trzeba je dostosować do unikalnych procesów różnych zespołów. 

Możliwość dostosowywania rezultatów prac i dopasowywania przepływów pracy do konkretnych potrzeb interesariuszy lub unikalnego projektu jest niezbędna, aby narzędzie było rzeczywiście przyjazne dla użytkownika. Dzięki tej elastyczności zespoły mogą wykorzystywać funkcje oprogramowania do zarządzania przepływami pracy w celu skutecznego i kompleksowego zarządzania projektami.

Powody te podkreślają znaczenie zaangażowania wszystkich interesariuszy w proces wyboru oraz upewnienia się, że wybrane oprogramowanie PM odpowiada potrzebom zespołu i przepływowi pracy firmy.

Wyzwania te wymagają strategicznego podejścia do szkoleń, dostosowywania i zarządzania zmianą, aby zapewnić członkom zespołu korzystanie z narzędzia w maksymalnym możliwym zakresie.

5. Nieprzyjazne doświadczenie użytkownika

Gdy oprogramowanie do zarządzania projektami znajduje się na wczesnym etapie wprowadzania produktu na rynek lub jest źle zaprojektowane, może prowadzić do frustrujących doświadczeń.

Nadmiar funkcji, trudności z przesyłaniem danych, brak integracji systemów, źle zaprojektowany interfejs, brak intuicyjnych elementów sterujących i zagmatwana nawigacja, a także brak kluczowych funkcji — wszystkie te czynniki przyczyniają się do kiepskiego doświadczenia użytkownika, prowadząc do niewłaściwego korzystania z narzędzia i unikania go.

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami?

Wybór najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami to kluczowa decyzja, która zależy od wielu czynników.

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami wymaga przeprowadzenia analizy. Zrozumienie, jak działa oprogramowanie do zarządzania projektami, oraz znajomość najważniejszych funkcji tego oprogramowania ułatwią podjęcie decyzji. Poniżej znajduje się kompleksowy przewodnik dotyczący wyboru odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami:

• Analiza zarządzania zadaniami: Dokładnie przeanalizuj możliwości oprogramowania w zakresie zarządzania zadaniami. Czy obsługuje wykresy Gantta, metodyki Scrum lub tablice Kanban? Upewnij się, że funkcje przypisywania, planowania i zarządzania zadaniami dobrze współgrają ze stylem pracy Twojego zespołu.
• Ocena narzędzia: Przeanalizuj narzędzia do współpracy oferowane przez oprogramowanie. Powinno ono umożliwiać interesariuszom udostępnianie aktualizacji i informacji w czasie rzeczywistym. Poszukaj funkcji usprawniających komunikację i sprzyjających pracy zespołowej.
• Dostosowywanie i elastyczność: Sprawdź opcje dostosowywania oprogramowania. Czy można je skonfigurować tak, aby odpowiadało Twoim metodykom lub ramom pracy? Czy skutecznie śledzi kamienie milowe, zarządza rezultatami i uwzględnia zależności? Odpowiednie narzędzie powinno dostosowywać się do Twojego podejścia do zarządzania projektami.
• Analiza pulpitów nawigacyjnych i raportów: Przeanalizuj pulpity nawigacyjne i funkcje raportowania oprogramowania. Czy sprzyjają one podejmowaniu świadomych decyzji? Oprogramowanie powinno oferować funkcje raportowania zapewniające praktyczne informacje zgodne z harmonogramami i celami.
• Testowanie: Przeprowadź z zespołem testowy przebieg pracy. Zbierz opinie na temat funkcji automatyzacji, efektywności zarządzania zadaniami i ogólnej użyteczności oprogramowania. Ten krok ma kluczowe znaczenie dla oceny praktyczności narzędzia i jego długoterminowego dopasowania. 
• Analiza kosztów i korzyści: Porównaj cenę oprogramowania z oferowanymi przez nie korzyściami. Czy zapewnia ono wymierne korzyści uzasadniające tę inwestycję? Weź pod uwagę zarówno natychmiastowy, jak i długoterminowy wpływ na produktywność organizacji. Odpowiednie narzędzie pozwala oszczędzać pieniądze, zwiększa tempo realizacji projektów i podnosi ogólny wskaźnik sukcesu.

Uwzględniając te rygorystyczne kryteria oceny oprogramowania do zarządzania projektami, możesz wybrać łatwe w obsłudze oprogramowanie do zarządzania projektami, które spełnia obecne wymagania i ma potencjał, aby rozwijać się wraz ze wzrostem organizacji oraz zmieniającymi się potrzebami.

6 praktycznych wskazówek, jak lepiej wykorzystać oprogramowanie do zarządzania projektami

Aby zwiększyć wykorzystanie oprogramowania do zarządzania projektami i zapewnić zespołowi maksymalne korzyści z jego funkcjonalności, weź pod uwagę te porady ekspertów dotyczące korzystania z systemu zarządzania projektami:

• Przeprowadź dokładną analizę potrzeb: Rozpocznij swoją podróż od kompleksowej analizy potrzeb. Analiza potrzeb wyjaśni, jakiej metodologii i jakich rezultatów wymaga Twój projekt, dopasowując kluczowe funkcje oprogramowania do zarządzania projektami do wymagań Twojego zespołu i zapobiegając niekontrolowanemu rozszerzaniu zakresu.
• Wybierz rozwiązania oparte na chmurze: Oprogramowanie do zarządzania projektami oparte na chmurze upraszcza wdrażanie i zapewnia przyjazne dla użytkownika doświadczenie z krótkim czasem nauki. Aktualizacje w czasie rzeczywistym i dostępność zwiększają produktywność członków zespołu. Pamiętaj, że firmy działające w branżach podlegających ścisłym regulacjom mogą być zobowiązane do korzystania z oprogramowania do zarządzania projektami instalowanego lokalnie.
• Postaw na intuicyjną obsługę: Wybierz intuicyjne narzędzie do zarządzania projektami, które uzupełnia Twój sposób pracy. Personalizacja powinna być prosta, a niestandardowe pola powinny dostosowywać się do harmonogramów i procesów podejmowania decyzji.
• Skup się na skalowalności: Wybierz rozwiązanie do zarządzania projektami, które rozwija się wraz z rozwojem Twojej firmy i może obsługiwać rosnący zakres projektów oraz interesariuszy (np. narzędzie do zarządzania projektami dla małych firm), a także oferuje funkcje zarządzania zasobami i ich alokacji, aby sprostać tym wymaganiom.
• Wykorzystaj mobilność: Responsywna mobilnie platforma do zarządzania projektami umożliwia Twojemu zespołowi skuteczną współpracę za pomocą komunikatorów i udostępniania plików na różnych urządzeniach.
• Bezproblemowa integracja aplikacji: Upewnij się, że oprogramowanie do zarządzania projektami bezproblemowo integruje się z innymi używanymi przez Ciebie narzędziami do współpracy, tworząc spójny ekosystem dla Twoich projektów.

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji o oprogramowaniu do zarządzania projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi cyfrowymi kierownikami projektów, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych cyfrowych kierowników projektów na Slacku.