Czym są wąskie gardła w zarządzaniu projektami i jak nimi zarządzać

Wąskie gardła przypominają sytuację, w której w butelce piwa Corona jest zbyt wiele limonek — przez wąskie gardło wydostaje się ledwie odrobina smacznej Corony, ponieważ limonki nie przepuszczają zimnego piwa. Frustrujące, prawda? Tak samo frustrujące są wąskie gardła w Twoim projekcie.

Rodzaje wąskich gardeł

Wąskie gardła w zarządzaniu projektami można podzielić na dwie różne kategorie:

1. Wąskie gardła związane z wykonawcami dotyczą osób pracujących przy projekcie lub z nim powiązanych. Przykłady obejmują ograniczenia zasobów, nieefektywną i niejasną komunikację, opóźnienia w zatwierdzaniu (ze strony klientów lub członków zespołu) oraz brak odpowiedzialności za pełnione role. 
2. Wąskie gardła związane z systemami dotyczą procesów, technologii i narzędzi otaczających projekt. Obejmują one nieefektywne procesy, niekontrolowane rozszerzanie zakresu, problemy technologiczne powodujące błędy, niską jakość rezultatów oraz opóźnienia. 

Jakie problemy powodują wąskie gardła?

Niezależnie od tego, ile planowania wykonasz i ile planów ograniczania ryzyka wdrożysz, wąskie gardła i tak będą się pojawiać. Oto kilka przykładów problemów, które się z nimi wiążą.

Przekroczenie budżetu i niezadowoleni interesariusze

Wąskie gardła mogą prowadzić do wzrostu kosztów pracy i zasobów, wydłużenia harmonogramu projektu oraz nieefektywności przepływów pracy. Wyższe koszty zmniejszają również rentowność projektu.

Albo będziesz musieć poprosić klienta o więcej pieniędzy (czego nikt nie chce robić), albo Twoja organizacja będzie musiała pokryć dodatkowe koszty. W obu przypadkach interesariusze nie będą zadowoleni. 

Oto kilka rozwiązań tego problemu:

• Korzystaj z harmonogramów tworzonych od końca oraz analizy przyczyn źródłowych, aby pomóc wskazać potencjalne wąskie gardła, ograniczenia zasobów i nieefektywności, zanim się nasilą.
• Komunikuj się z klientami wcześnie i często (oraz przez cały czas trwania etapu planowania projektu), aby ułatwić późniejsze rozmowy o budżecie dotyczące uzyskania dodatkowych środków.
• Wdrażaj strategie zarządzania obciążeniem pracą, aby mieć pewność, że zespół ma odpowiednią ilość pracy i nie jest przeciążony.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Niedotrzymane terminy i spadek morale zespołu

Jakość pracy i morale zespołu spadają, gdy członkowie zespołu próbują nadrobić terminy, których nie dotrzymano z powodu braku właściwego ustalania priorytetów. Prowadzi to również do przekroczenia budżetu i może wywołać efekt domina wpływający na postęp projektu. Klienci lub interesariusze mogą także stracić zaufanie i pewność, jeśli wąskie gardła powodujące te problemy z jakością nie zostaną szybko usunięte.

Oto kilka rozwiązań tego problemu:

• Regularnie przeglądaj zadania z członkami zespołu podczas cotygodniowych spotkań lub codziennych odpraw.
• Ustalaj priorytety wcześnie i często je weryfikuj.
• Informuj interesariuszy i klientów o potencjalnych zagrożeniach wcześnie i często, aby nie zostali zaskoczeni w ostatniej chwili.  
• Przenieś zadania niepriorytetowe do rejestru zadań, aby zespół nie pomylił ich z priorytetami.
• Zaangażuj zespół w przekazywanie informacji zwrotnych na temat tego, co działa, a co nie. To właśnie członkowie zespołu wykonują pracę, więc mają wgląd w wąskie gardła, które mogą się pojawić lub są bliskie pojawienia się.

Jak zarządzać wąskimi gardłami

Zarządzanie zasobami i wąskimi gardłami jest trudne, gdy jesteś w samym środku przepływu pracy projektu. Oto jak ograniczać ich skutki, unikać ich i zarządzać nimi podczas realizacji projektu.

Podczas planowania projektu

Planuj optymalizację zasobów

Przed rozpoczęciem projektu przeprowadź dokładną analizę umiejętności i mocnych stron członków zespołu. Upewnij się, że odpowiednie zasoby są zaplanowane do właściwych zadań, we właściwym czasie i przy użyciu właściwych narzędzi.

Najlepiej zrobić to za pomocą narzędzi do zarządzania zasobami i planowania zasobów, takich jak Resource Guru, Float i Productive, narzędzi do zarządzania projektami, takich jak wykresy Gantta, lub narzędzi do planowania opartych na zadaniach, takich jak Asana lub Monday.com.

Porada eksperta

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eMożesz przeszkolić zespół w zakresie innych umiejętności lub ról albo skorzystać z zasobów mających mocne kompetencje w wielu dziedzinach, aby mogli swobodnie przechodzić do zadań, do których początkowo nie zostali przypisani, bez obniżania jakości pracy. Pomaga to \u003c/span\u003e\u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/avoid-project-conflicts-managing-resources-better/\u0022\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eunikać konfliktów dotyczących projektu i zasobów\u003c/span\u003e\u003c/a\u003e\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003e.\u003c/span\u003e

Ustal jasne kanały komunikacji

Opracuj plan komunikacji, częstotliwość spotkań i procedurę eskalacji, aby każdy zaangażowany w projekt rozumiał swoje obowiązki, wiedział, jak zgłaszać wszelkie problemy oraz do kogo należy je eskalować, gdy się pojawią.

Miro i FigJam to świetne narzędzia do mapowania procesów, a Slack i Microsoft Teams to doskonałe narzędzia do współpracy, służące do komunikowania statusu, problemów lub opinii dotyczących projektu.

Porada eksperta

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003ePoproś członków zespołu i interesariuszy o zatwierdzenie planu komunikacji oraz procedury eskalacji. Utwórz różne kanały w Slacku lub Teams do omawiania różnych tematów, ustaw automatyczne wiadomości przypominające zespołowi o wysyłaniu aktualizacji statusu oraz skonfiguruj przepływy pracy, aby skutecznie śledzić problemy i postępy w usuwaniu wąskich gardeł.\u003c/span\u003e

Przygotuj plany awaryjne

Zidentyfikuj ścieżkę krytyczną projektu oraz wszelkie zależności projektowe, aby zapewnić mu powodzenie i ograniczyć wąskie gardła, które mogą się pojawić. Wdróż plany awaryjne, jeśli zidentyfikujesz wąskie gardło, którego nie można uniknąć. 

Metoda ścieżki krytycznej (CPM), jedna z wielu metod alokacji zasobów, pozwala zidentyfikować kluczowe zadania w projekcie i przydzielić im zasoby, tak aby dotrzymać terminów, zakresu i budżetu. Poproś również o możliwość uczestniczenia w procesie określania zakresu, zanim Twoja organizacja sprzeda projekt, aby móc zweryfikować budżet i zakres oraz upewnić się, że są realistyczne!

Porada eksperta

\u003cspan style=\u0022font-weight: 400;\u0022\u003eJeśli Twoja firma na to pozwala, przygotuj plan awaryjny zakładający skorzystanie z usług zewnętrznych dostawców lub freelancerów, których można łatwo dodać do projektu, gdy ograniczenia zasobów powodują powstanie wąskiego gardła. Możesz też pójść o krok dalej — podczas określania zakresu projektu zadbaj o uwzględnienie rezerwy w budżecie, aby pokryć takie sytuacje awaryjne.\u003c/span\u003e

Wykorzystaj dane historyczne i doświadczenie do analizy wąskich gardeł

Udokumentuj wcześniejsze doświadczenia i określ, kiedy pojawiały się wąskie gardła, jaki był ich wpływ oraz jak je rozwiązywano w poprzednich projektach. Pomoże to całemu zespołowi zarządzania projektami wyciągać wnioski z wcześniejszych doświadczeń i stosować zdobytą wiedzę w przyszłych projektach.

Notion to świetne narzędzie typu wiki do organizowania wniosków z realizacji projektów, które zapewnia wszystkim członkom zespołu dostęp do tej wiedzy (tutaj znajdziesz alternatywy dla Notion). Należy również przeprowadzać retrospektywy za pomocą narzędzia do współpracy, takiego jak FigJam lub Miro. Pomaga to określić, co działało dobrze, a co wymaga poprawy, oraz aktualizować procesy i przepływy pracy w przyszłych projektach, aby wąskie gardła się nie pojawiały, były uwzględniane w planach lub miały gotowe rozwiązania do natychmiastowego wdrożenia.

Wskazówka eksperta

Wyznacz w dziale zarządzania projektami konkretną osobę, która będzie śledzić zdobyte doświadczenia w celu ciągłego doskonalenia. Ustal proces na wypadek zakończenia retrospektywy — osoba ta powinna dokumentować zdobyte doświadczenia i rozwiązania w jednym miejscu, aby każdy mógł uzyskać do nich dostęp podczas określania zakresu lub planowania projektu.

Podczas realizacji projektu

Szybko identyfikuj i przeprowadzaj analizę wąskich gardeł

Wąskie gardła się zdarzają. Nie stresuj się — jeśli je uwzględniłeś, jesteś w dobrej sytuacji. Jeśli nie, oto kilka sposobów na szybkie zidentyfikowanie i ocenę problemu oraz utrzymanie postępu projektu:

• Często monitoruj postępy projektu, aby pomóc zidentyfikować wąskie gardła, zanim wyrządzą zbyt duże szkody.
• Niezwłocznie przeprowadź analizę przyczyn źródłowych i zbierz opinie zespołu, aby określić dokładny problem oraz przyczynę powstania wąskiego gardła. Jeśli wiesz, dlaczego do niego doszło, prawdopodobnie możesz zapobiec jego ponownemu wystąpieniu, a także lepiej wyjaśnić interesariuszom, czego potrzebujesz do jego rozwiązania.

Redystrybuuj zasoby

W wielu przypadkach samo dodanie większej liczby zasobów może pomóc rozwiązać problem wąskiego gardła. Oto jak to zrobić:

• Przeprowadź analizę priorytetów zadań bezpośrednio związanych z wąskim gardłem, aby móc przydzielić im zasoby bezpośrednio.
• Jeśli przenosisz zasoby z innych projektów, przeprowadź priorytetyzację zasobów oraz analizę priorytetów wszystkich odpowiednich projektów na poziomie całej firmy, aby upewnić się, że rozwiązanie nie spowoduje dalszych opóźnień ani efektu domina w odniesieniu do innych problemów.

Wypróbuj narzędzie takie jak Float, które zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w obciążenie członków zespołu i dostępność zasobów. Trello z Butlerem może również pomóc w automatyzacji i śledzeniu rozdziału obciążenia między zadaniami, a TeamGantt oferuje wizualny przegląd obciążenia i harmonogramów.

Wskazówka eksperta

Podczas redystrybucji zasobów do zadań o wysokim priorytecie upewnij się, że nie przydzielasz im zbyt wielu obowiązków. Spowoduje to jedynie powstanie dodatkowych wąskich gardeł i opóźnień, a także większe zmęczenie i przeciążenie członków zespołu.

Wprowadź krótkoterminowe zmiany w procesie

Aby rozwiązać problem wąskiego gardła, możesz potrzebować szybkiej i radykalnej zmiany procesu realizacji projektu, ale przygotuj się na kontrolowanie dodatkowych skutków.

Spróbuj przejść na metodę zwinnego zarządzania projektami, która wykorzystuje sprinty i iteracyjne planowanie, aby dynamicznie dostosowywać potrzeby dotyczące zasobów do pozostałej części projektu. Pozwala to szybko reagować na wszelkie nowe wąskie gardła i sprawnie rozwiązać obecne.

Użyj narzędzia Trello, aby utworzyć osobną tablicę Kanban do zarządzania bieżącymi wąskimi gardłami, a także narzędzi do integracji i obsługi przepływów pracy, takich jak Zapier, aby ustawić tymczasowe reguły automatyzacji dotyczące wąskich gardeł.

Narzędzia do zarządzania wąskimi gardłami

Istnieje wiele programów do zarządzania zasobami, które ułatwiają rozwiązywanie problemów z wąskimi gardłami i automatyzują czasochłonne zadania, takie jak planowanie wydajności w Kanbanie, ustalanie priorytetów zadań i projektów oraz zmiana terminów. 

Oto kilka innych wyróżniających się funkcji tych narzędzi programowych:

• Zapewniają Tobie i interesariuszom wgląd w postępy oraz problemy powodujące wąskie gardła — w wielu przypadkach wcześniej, niż gdyby dane te były śledzone ręcznie.
• Umożliwiają automatyzację i uwalniają Twój czas, zajmując się zadaniami takimi jak redystrybucja zasobów. Ponadto dzięki możliwości ustawiania zależności typu poprzednik zadania są automatycznie przesuwane na podstawie zmian zależności, które wcześniej wymagały ręcznego działania.
• Oprogramowanie ma funkcje analizy danych, które pomagają prognozować zapotrzebowanie na zasoby w przyszłości, analizować dane historyczne w celu podejmowania świadomych decyzji dotyczących nowych projektów oraz wdrażać parametry zapobiegające powtarzaniu się wcześniejszych problemów lub powstawaniu wąskich gardeł.

Oto moje propozycje najlepszych programów do zarządzania zasobami dostępnych na rynku:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
2. 2. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
3. 3. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
4. 4. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
5. 5. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
6. 6. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
7. 7. Acuity PPM — Najlepsze narzędzie do zarządzania zasobami w portfelu projektów
8. 8. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
9. 9. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami
10. 10. ClickUp — Najlepsze widoki obciążenia do oceny wydajności zespołu

Dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania projektami

Chcesz nawiązać kontakt z innymi menedżerami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej, uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych na Slacku.