Zarządzanie złożonymi projektami: wskazówki, które pomogą rozwinąć Twoje umiejętności

Czym jest złożony projekt?

Złożony projekt to rodzaj projektu charakteryzujący się wysokim stopniem trudności, złożoności, niepewności i ryzyka wynikającym z różnych czynników. Mogą one obejmować duży zespół, wysoki budżet, wielu interesariuszy o sprzecznych priorytetach lub nową bądź dopiero rozwijającą się technologię.

Jest to przeciwieństwo prostego projektu. W przypadku prostego projektu masz mały zespół, jasno określony cel i prawdopodobnie krótki czas realizacji. Przykładem małego projektu może być stworzenie zestawu banerów reklamowych do internetu, podczas gdy złożonym projektem może być stworzenie całej witryny internetowej od podstaw.

Celem oprogramowania do zarządzania projektami jest pomoc w uporządkowaniu złożonych projektów, dlatego może ono być niezbędnym narzędziem w tym procesie.

Planowanie gry — wyznaczanie celów i gromadzenie zasobów

Rozpoczynanie złożonego projektu nie różni się zbytnio od przygotowywania się do rozpoczęcia nowej gry wideo. 

Najpierw musisz zainstalować grę. W przypadku projektu możesz zacząć od zebrania karty projektu lub zakresu prac podpisanego przez klienta albo innych interesariuszy. 

Następnie możesz wybrać lub dostosować swoją postać. Wybierz jej imię, wygląd, akcesoria oraz umiejętności i zdolności, które będzie mieć podczas gry. Przypomina to przeprowadzenie spotkania inauguracyjnego projektu, podczas którego wyjaśniasz role wszystkich osób. Możesz nawet użyć macierzy RACI, aby przedstawić te informacje całemu zespołowi.

Następnie chcesz potwierdzić swoje ustawienia. Upewnij się, że ustawienia dźwięku i obrazu w grze są dokładnie takie, jak lubisz. Usiądź wygodnie na krześle lub kanapie. W przypadku rzeczywistego złożonego projektu może to oznaczać przygotowanie oprogramowania, zarządzanie powiadomieniami oraz skonfigurowanie standardowych procedur operacyjnych wraz z szablonem planu komunikacji, planem projektu i rejestrem ryzyka. 

Jeśli gra ma samouczek, możesz go przejść, aby upewnić się, że rozumiesz wszystkie zasady. W przypadku złożonego projektu może to bardziej przypominać wewnętrzne spotkanie inauguracyjne lub niewielkie zadanie testowe, które pozwoli upewnić się, że wszyscy tak samo rozumieją sposób współpracy. 

Na koniec możesz zagrać w grę lub pomyślnie zrealizować swój projekt! 

Poświęcenie na przygotowania całego niezbędnego czasu gwarantuje, że Ty i Twój zespół macie wspólne zrozumienie sytuacji, udzieliliście odpowiedzi na wszystkie pytania i dysponujecie wszystkim, co jest potrzebne do osiągnięcia sukcesu — niezależnie od tego, czy chodzi o projekt, czy przyjemną sesję grania!

Stawianie czoła łotrom złożonych projektów (i sposoby na ich pokonanie)

Poziom 1: Zgodność interesariuszy — spotkaniowe gremliny

Łotr: spotkaniowe gremliny

Na pierwszym poziomie naszej gry napotykamy śmiertelnego wroga: spotkaniowego gremlina. Ta postać reprezentuje interesariusza, który nieustannie domaga się aktualizacji statusu, zwykle w formie spotkań. Spotkaniowy gremlin może również zażądać natychmiastowej rozmowy telefonicznej, spotkania w Zoomie lub rozmowy na Slacku, stawiając Ciebie albo Twoich współpracowników w trudnej sytuacji i zmuszając Was do pospiesznych przygotowań.

W naprawdę złożonym projekcie, obejmującym wiele drobnych szczegółów i obszarów do omówienia, ten łotr może również spróbować wykonać charakterystyczny ruch zwany „wpadam i rozwalam”, podczas którego pojawia się na zaplanowanym spotkaniu, całkowicie zmienia jego kierunek, a następnie opuszcza je, pozostawiając wszystkich wpatrujących się w jego ślad.

W niektórych przypadkach gremlin spotkań może być starszym rangą interesariuszem, który jest bardziej oddalony od codziennego funkcjonowania projektu. Może to być osoba, która ma ostateczne uprawnienia zatwierdzające lub kontroluje budżet. Dlatego, choć potrzebuje regularnych aktualizacji, sposób, w jaki poszukuje informacji, może być wyczerpujący dla Ciebie jako kierownika projektu, a w konsekwencji także dla członków Twojego zespołu.

Wyzwanie

Na tym poziomie naszej gry często pojawia się więcej niż jeden gremlin spotkań. Gremliny te mogą różnić się priorytetami, stylami komunikacji, a nawet konkretnymi potrzebami dotyczącymi rodzaju aktualizacji, której szukają.

Na przykład dyrektor ds. informatyki w firmie Twojego klienta może prosić o spotkania i szukać informacji na temat infrastruktury oraz bezpieczeństwa danych. W tym samym czasie dyrektor ds. marketingu może chcieć cotygodniowego spotkania, aby porozmawiać o kluczowych wskaźnikach efektywności marketingu i o tym, jak Twój projekt wesprze rozwój.

Pokonanie gremlinów spotkań może przypominać bardziej grę w walnięcie kreta niż profesjonalną walkę, ale korzystanie z wydajnego oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc usprawnić komunikację. Jednak ustalenie oczekiwań i zrozumienie potrzeb każdego gremlina pomoże Ci pokonać je w ich własnej grze.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Jak pokonać ten poziom 

W tym przypadku kodem do oszustwa jest ograniczenie wpływu gremlinów spotkań i zmaksymalizowanie czasu zespołu na pracę oraz skupienie. Może to wymagać od Ciebie kreatywnego blokowania i rozwiązywania problemów. Możesz to zrobić poprzez:

• Stworzenie planu komunikacji, na który wszyscy, w tym gremlin spotkań, wyrażą zgodę.
• Ustalenie regularnego harmonogramu spotkań.
• Ustalenie jasnych porządków spotkań i celów zaplanowanych spotkań.

• Korzystanie z narzędzi do zarządzania projektami w celu śledzenia decyzji i działań, aby gremliny spotkań mogły otrzymywać aktualizacje postępów w czasie rzeczywistym.
• Wysyłanie gremlinom spotkań regularnych, wyprzedzających, ale asynchronicznych aktualizacji.
• Ustalenie bloków czasu bez spotkań, aby zespół mógł pracować w pełnym skupieniu — i egzekwowanie ich.

Poziom 2: Rozszerzanie zakresu i funkcji – Zmiennokształtny

Postać złoczyńcy: Zmiennokształtny

Na drugim poziomie możesz spotkać zmiennokształtnego. Ten złoczyńca z łatwością zmienia formę, dodając kończyny (lub inne elementy) albo całkowicie zmieniając swój wygląd, czasem kilka razy w ciągu kilku minut.

Przypomina to sytuację, w której interesariusze złożonego projektu proszą o dodatkowe poprawki, nowe funkcje, a nawet zmianę kierunku w dowolnym momencie.

Wyzwanie

Twoją misją jest powstrzymanie zmiennokształtnego przed zmianą formy, a jeśli nie możesz tego zrobić, spróbuj ograniczyć liczbę jego przemian.

W złożonym projekcie możesz nigdy nie być w stanie całkowicie wyeliminować rozszerzania zakresu lub funkcji, ale możesz spróbować ograniczyć je oraz ich wpływ na zespół projektowy tak bardzo, jak to możliwe.

Jak pokonać ten poziom 

Aby pokonać ten poziom, należy wdrożyć strategie, które pozwolą:

• Ustalić jasne granice projektu.
• Regularnie przeglądać zakres projektu z interesariuszami.
• Wdrożyć procesy kontroli zmian.

Poziom 3: Środowiska wysokiego ryzyka

Postać złoczyńcy: Element niepewności

Choć nie zawsze można zobaczyć tego złoczyńcę, z pewnością odczujesz jego obecność. W miarę przechodzenia przez ten poziom możesz znaleźć się w sytuacji, w której musisz podejmować decyzje bez dostępu do wszystkich potrzebnych informacji. Albo nawet jeśli wydaje Ci się, że masz wszystkie niezbędne informacje, ten złoczyńca może wyskoczyć z cienia, przynosząc dodatkowe szczegóły, wymagania lub oczekiwania, o których nie poinformowano Ciebie ani zespołu projektowego.

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś nad złożonym projektem lub nim zarządzałeś, ten złoczyńca jest Ci prawdopodobnie bardzo dobrze znany. Nieprzewidywalność i ryzyko są nieodłącznymi elementami złożonych projektów, które często wiążą się również z wysokim poziomem ryzyka.

Wyzwanie

Wyzwanie, przed którym stajesz na tym poziomie, polega na ograniczeniu liczby przypadków pojawiania się elementu niepewności. Być może nigdy nie uda Ci się zmniejszyć tej liczby do zera, ale celem nadal jest obniżenie jej tak bardzo, jak to możliwe.

W projekcie chcesz również ograniczyć poziom niepewności lub niejednoznaczności, z którym mierzy się Twój zespół. W związku z tym dużą częścią pracy kierownika projektu jest formułowanie wymagań i zadań w możliwie jasny sposób.

Jak pokonać ten poziom 

Choć podczas rozpoczynania dużego, złożonego projektu zawsze występuje pewien poziom niepewności, możesz podjąć kilka działań, aby ograniczyć niejednoznaczność, pomóc zespołowi zrozumieć zależności i utrzymać postęp prac nad projektem. Należą do nich:

• Zadawanie pytań i przeprowadzanie wywiadów z interesariuszami
• Nadanie priorytetu analizie przed rozpoczęciem projektu
• Przeprowadzanie kompleksowych ocen ryzyka i opracowywanie planów zarządzania ryzykiem.
• Stosowanie elastycznych metodyk projektowych, takich jak Agile, w celu opracowywania iteracyjnych planów i zarządzania niewiadomymi.
• Ciągłe angażowanie interesariuszy i komunikowanie się z nimi.

Poziom 4: Ograniczenia zasobów

Postać złoczyńcy: Hydra Zasobów

Na tym poziomie, jednym z najtrudniejszych poziomów w naszej grze, zmierzysz się z Hydrą Zasobów. Za każdym razem, gdy Tobie i Twojemu współpracownikowi uda się opanować jedno ograniczenie zasobów, pojawią się trzy kolejne — czasami wszystkie jednocześnie.

Ten złoczyńca symbolizuje nieustanne wyzwanie związane z radzeniem sobie z ograniczonymi zasobami w zarządzaniu złożonymi projektami. Nawet w przypadku dłuższych harmonogramów, większej liczby zasobów i większych budżetów, które towarzyszą większym i bardziej złożonym projektom, ograniczenia nadal występują. Czasami ograniczenia w złożonych projektach są nawet trudniejsze do rozwiązania niż ograniczenia w mniejszych i prostszych projektach.

Wyzwanie

Ograniczenia zasobów mogą negatywnie wpływać na harmonogramy projektów i zagrażać możliwości realizacji pełnego zakresu projektu. Ograniczaj wpływ ograniczeń zasobów za pomocą łatwych w użyciu aplikacji do zarządzania projektami. Zyskaj pewność siebie, podejmując trudne decyzje i opracowując kreatywne rozwiązania problemów związanych z ograniczeniami zasobów, które pojawiają się w trakcie gry lub realizacji projektu.

Jak pokonać ten poziom 

Aby pokonać hydrę, możesz podjąć kilka działań, które pomogą Ci zarządzać zasobami organizacji w oparciu o współzależności lub zmiany w harmonogramie, zakresie albo budżecie. Należą do nich:

• Ustalanie priorytetów elementów projektu na podstawie ich wartości i wpływu na firmę lub użytkowników.
• Efektywne przydzielanie zasobów i zarządzanie nimi.
• Dodawanie do planu projektu, w miarę możliwości, buforu czasowego lub zapasu czasu.
• Negocjowanie dodatkowych zasobów lub dostosowywanie zakresu projektu w razie potrzeby.
• Korzystanie z rozbudowanego panelu zarządzania projektem w celu szczegółowego śledzenia obciążenia pracą i priorytetów
• Regularne przeglądanie i rozwijanie umiejętności zarządzania zasobami, aby utrzymywać je na wysokim poziomie

Opanuj grę—zaawansowane techniki zarządzania projektami

Praktyka czyni mistrza. Dlatego w miarę grania w swoją grę lub zarządzania coraz większą liczbą projektów zdobywasz nowe techniki planowania projektów, które pomagają pokonać wszelkich złoczyńców, na jakich możesz się natknąć. Oto kilka sposobów na podniesienie swoich umiejętności i możliwość rywalizowania na wyższych poziomach.

Strategie adaptacyjne i zwinne reagowanie

Jednym ze sposobów na wygranie swojej gry jest wykorzystanie niektórych zasad związanych z metodykami Agile w celu zwiększenia elastyczności i szybkości reagowania w zarządzaniu projektami.

Może to oznaczać pracę w sprintach, dzięki czemu Twój zespół może skupić się na dostarczaniu wartości w mniejszych przyrostach. Koniec sprintu powinien skutkować prezentacją wykonanej pracy, co może zadowolić gremliny spotkań, zapewniając im częsty wgląd w postępy. Jeśli jednak to im nie wystarczy, możesz zaprosić ich na codzienny stand-up, porządkowanie backlogu lub sesje doprecyzowywania. Ponieważ Agile zakłada codzienną współpracę między zespołem deweloperskim a interesariuszami biznesowymi, nie jest to niespotykana strategia.

Innym sposobem, w jaki Agile może pomóc Ci pokonać złoczyńców, jest zapewnienie ram (sprintu i celu sprintu), które pozwalają ograniczyć pełzanie zakresu. Po ustaleniu celu sprintu i zaplanowaniu sprintu pozostaje bardzo niewiele miejsca na dodawanie zakresu. Wszelkie nowe funkcje można dodać do backlogu i zaplanować na przyszłe sprinty, ograniczając rozpraszanie zespołu.

Krótki sprint może również pomóc zmniejszyć niepewność w najbliższej perspektywie, ponieważ zespół będzie mógł skupić się na bieżącym zadaniu, a następnie zająć się innymi potrzebami w przyszłych sprintach.

Dynamika zespołu i podział ról

Innym sposobem na wygranie gry lub zarządzanie bardzo złożonym projektem jest zachowanie absolutnej jasności co do ról i obowiązków.

W każdej grze wieloosobowej każdy gracz w zespole pełni określoną rolę w zdobywaniu poziomu i pokonywaniu złoczyńcy. To samo dotyczy cyklu życia złożonego projektu. W swoim projekcie możesz udokumentować te role w macierzy RACI, którą możesz udostępnić szerszemu zespołowi, aby ograniczyć nieporozumienia.

Jako kierownik projektu odpowiadasz również za przygotowanie planu na każdym poziomie oraz rozwiązywanie problemów wspólnie z pozostałymi graczami.

Możesz zacząć od upewnienia się, że masz odpowiednią liczbę graczy o właściwych umiejętnościach potrzebnych na danym poziomie. Następnie możesz przejść do trybu zarządzania zadaniami i zaplanować harmonogram działań oraz odpowiadające mu zadania, które wykonasz, aby pokonać złoczyńcę.

Najważniejszy wniosek jest taki, że nie musisz radzić sobie samodzielnie. To praca zespołowa pomoże utrzymać złoczyńców w ryzach.

Nie różni się to zbytnio od złożonego projektu lub megaprojektu, którego podejmujesz się w pracy. Zaczynasz od wyznaczenia kamieni milowych projektu oraz członków zespołu lub zasobów, których będziesz potrzebować, aby je osiągnąć. Warto wcześnie skontaktować się z zespołem, aby omówić wszelkie ryzyka, które dostrzegają na podstawie swoich wyjątkowych ról i wcześniejszych doświadczeń z pracy w zespołach projektowych.

Pomoże to Tobie i Twojemu zespołowi działać proaktywnie, aby upewnić się, że złoczyńcy (lub ryzyka projektowe) Was nie pokonają ani nie wykoleją projektu.

Uzupełnij swój ekwipunek—narzędzia do zarządzania projektami

Podobnie jak w grze wideo masz do dyspozycji różne narzędzia i kody, tak masz również mnóstwo narzędzi, które pomagają zarządzać złożonymi projektami i zapobiegać sytuacjom, w których cokolwiek staje między Tobą a sukcesem projektu. To właśnie dlatego ludzie korzystają z rozwiązań do zarządzania projektami.  

Rodzaje oprogramowania obejmują między innymi:

1. Narzędzia do planowania projektów - Narzędzia do planowania projektów mogą pomóc w tworzeniu planu projektu, przydzielaniu zasobów i zapewnieniu wszystkim wspólnego obrazu sytuacji. Oprócz udostępnienia planu zespołowi wewnętrznemu warto również udostępnić go klientom lub innym interesariuszom w ramach skutecznej strategii komunikacji.
2. Oprogramowanie do zarządzania zasobami - Niektóre narzędzia do planowania projektów mają również wbudowane funkcje zarządzania zasobami. Jeśli Twoje narzędzie ich nie ma, warto rozważyć inwestycję w oprogramowanie do zarządzania zasobami, które pomoże Ci zrozumieć, kiedy członkowie zespołu mają zbyt wiele zadań lub nie są w pełni wykorzystywani.
3. Narzędzia do współpracy - Narzędzia do współpracy są niezbędne w złożonych projektach. Mogą obejmować narzędzia do wideokonferencji, takie jak Google Meet lub Zoom, komunikatory, takie jak Slack i Microsoft Teams, oprogramowanie do tablic, takie jak Mural lub Miro, a nawet narzędzia do nagrywania ekranu, takie jak Loom lub Vidyard, na wypadek gdyby spotkanie mogło być wiadomością e-mail, ale potrzebne były materiały wizualne.
4. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy - To oprogramowanie może pomóc w zarządzaniu typowymi przepływami pracy w całym cyklu życia projektu. Jeśli masz powtarzalne przepływy pracy, takie jak wdrażanie członków projektu, proces zapewniania jakości lub wdrażanie na środowisko produkcyjne, to oprogramowanie może pomóc zautomatyzować te procesy, oszczędzając czas na ważniejsze zadania, takie jak zarządzanie interesariuszami i całościową realizacją projektu.
5. Oprogramowanie do śledzenia projektów  - W przypadku dużych projektów oprogramowanie do śledzenia projektów jest kolejnym niezbędnym narzędziem. Chociaż oprogramowanie do planowania projektu może również pełnić tę funkcję, chcesz mieć pewność, że masz dostępne odpowiednie rozwiązanie. Od monitorowania tempa realizacji poszczególnych kamieni milowych lub elementów dostarczanych po analizę ogólnych celów projektu — chcesz wiedzieć, jak zespół radzi sobie z ukończeniem projektu na czas.
6. Oprogramowanie do zarządzania ryzykiem - Złożoność projektu wiąże się z dodatkowym ryzykiem. Tworzenie i wdrażanie planu zarządzania ryzykiem może pomóc zespołowi (i interesariuszom) wyprzedzać zagrożenia. Jeśli chcesz skorzystać z narzędzia, które Ci w tym pomoże, rozważ dodanie oprogramowania do zarządzania ryzykiem do stosu technologicznego swojego projektu. Jako kierownik projektu możesz organizować spotkania dotyczące zarządzania ryzykiem w trakcie realizacji projektu, aby aktualizować rejestr ryzyka, a także plan zarządzania ryzykiem.

Zapoznanie się z rodzajami oprogramowania do zarządzania projektami może pomóc odkryć narzędzia zwiększające produktywność i usprawniające współpracę. Możesz zawęzić wybór oprogramowania, gdy sporządzisz listę najważniejszych funkcji systemu do zarządzania projektami, których potrzebuje Twój zespół.

Uczenie się na podstawie każdej rozgrywki 

Podobnie jak pokonanie każdego poziomu trudnej gry może wymagać kilku prób, tak im więcej praktyki zdobędziesz w śledzeniu złożonych projektów, tym łatwiej będzie Ci dostrzegać i eliminować złoczyńców lub problemy czające się w cieniu i czekające na to, by pokrzyżować Ci plany.

Jednak im więcej gier rozegrasz, tym więcej strategii możesz potrzebować, aby pokonać wszystkich złoczyńców. Sposób, w jaki radzisz sobie z goblinem spotkań w jednej grze, może znacznie różnić się od tego, jak pokonujesz goblina spotkań napotkanego w innej grze. 

W tym artykule przedstawiliśmy szereg sposobów na podniesienie poziomu swoich umiejętności w zakresie zarządzania złożonymi projektami. Wybór kilku strategii do wdrożenia może pomóc Ci udoskonalić obecny proces oraz sprawić, że Twoja praca będzie łatwiejsza, bardziej przejrzysta i wydajniejsza.

Dołącz do społeczności The Digital Project Manager, aby uzyskać więcej wiedzy na temat zarządzania projektami

Serdeczne podziękowania dla Sary Fisher i Kelsey Pierson za ich nieocenione pomysły i wkład w ten artykuł. Nawiązałem kontakt z Sarą i Kelsey za pośrednictwem The DPM Community. Jeśli również chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami, możesz dołączyć do naszej społeczności członkowskiej, aby uzyskać dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz połączyć się na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.