Zarządzanie zasobami w dużych organizacjach: 5 najlepszych praktyk

Czym jest zarządzanie zasobami?

W zarządzaniu projektami, programami i portfelem zarządzanie zasobami projektu to proces stosowania technik zarządzania zasobami w celu planowania wydajności, harmonogramowania i przydzielania zasobów, a także monitorowania, mierzenia i dostosowywania sposobu wykorzystywania zasobów ludzkich, budżetów i technologii. Celem jest maksymalizacja korzyści, które organizacja uznaje za istotne.

Duże organizacje mogą stanowić szczególne wyzwanie. Możesz zarządzać ogromną liczbą zasobów w bardzo złożonych, wieloaspektowych projektach, przy coraz większej liczbie regulacji branżowych i zmieniającej się sile roboczej, nie wspominając o ograniczeniach budżetowych. 

3 najważniejsze rodzaje zasobów, którymi należy zarządzać

W dużych organizacjach należy skupić się na zarządzaniu co najmniej tymi trzema typowymi rodzajami zasobów. 

1. Zasoby ludzkie to najcenniejsze aktywa organizacji: pracownicy, wykonawcy i kadra kierownicza. Bez osób realizujących projekty nie ma po prostu rezultatów ani projektów.
2. Zasoby finansowe, czyli budżety projektów, programów i portfela, są również niezbędne do wypłacania pensji i wynagrodzeń oraz nabywania bardzo potrzebnych narzędzi do zarządzania zasobami.
3. Technologia jako część stosu technologicznego organizacji jest niezbędna do planowania, monitorowania, przydzielania, dostosowywania i komunikowania informacji o zasobach projektu, a także do zapewnienia pełnego wglądu w zasoby w całej organizacji.

Dlaczego skuteczne zarządzanie zasobami jest niezbędne?

Krótko mówiąc, skuteczne przydzielanie zasobów i zarządzanie nimi zapewnia wgląd w zasoby w czasie rzeczywistym oraz możliwość przenoszenia zasobów na żądanie, co daje większą kontrolę nad rezultatami projektu. 

Zarządzanie zasobami powinno mieć charakter strategiczny, być zgodne z celami organizacji i zapewniać wyrównywanie obciążenia zasobów w celu ograniczenia ich nadmiernego przydzielania. 

Nieefektywne zarządzanie zasobami może przypominać jazdę w nowe miejsce bez mapy i nadzieję na dotarcie na czas bez odpowiedniego planowania zasobów, przydzielania ich oraz harmonogramowania właściwych kompetencji.

Zarządzanie zasobami jest ważne, ponieważ dzięki wdrożeniu odpowiednich najlepszych praktyk zarządzania zasobami organizacja może czerpać wiele korzyści, w tym wymienione poniżej.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Korzyści z maksymalnego wykorzystania zasobów

Efektywne i skuteczne zarządzanie zasobami zapewnia pełny wgląd, dzięki czemu możesz realizować projekty zgodnie z obietnicami. Gwarantuje możliwość szybkiego przenoszenia zasobów i wykrywania zasobów niewykorzystywanych w pełni, aby pomóc organizacji w:

• Zwiększeniu wykorzystania zasobów i ogólnej efektywności
• Zwiększeniu produktywności i skupieniu się na zadaniach projektowych o większej wartości
• Poprawie zdrowia i dobrostanu pracowników
• Ograniczeniu zmęczenia pracowników i rotacji kadr
• Zwiększeniu pewności
• Ograniczeniu kosztów 
• Poprawie powodzenia projektów
• Poprawie podejmowania decyzji dotyczących zasobów
• Zwiększeniu ROI organizacji i jej klientów

Zanim zdecydowanie przystąpisz do nowych inicjatyw optymalizacji zarządzania zasobami i wdrażania najlepszych praktyk, upewnij się, że dobrze rozumiesz obecny stan oraz czynniki, które mogą wpływać na zarządzanie zasobami.

9 czynników wpływających na optymalne zarządzanie zasobami

• Silosy mogą powodować konflikty między działami, a nawet poszczególnymi osobami. Prowadzą do nieefektywności w ustalaniu priorytetów zasobów, udostępnianiu informacji, celów, narzędzi, priorytetów i procesów.
• Sprzeczne priorytety utrudniają przydzielanie i równoważenie zasobów, powodują stres pracowników, dezorientację, wypalenie zawodowe i niskie morale pracowników, a także obniżają ich pewność siebie oraz zaangażowanie w projekt.
• Nieefektywność procesów zatwierdzania może nie tylko spowalniać projekty, lecz także wpływać na inne procesy, takie jak zamówienia, co może całkowicie zagrozić projektom.
• Problemy z zamówieniami mogą zwiększać koszty i wydłużać harmonogramy ze względu na podaż i popyt.
• Cele i kluczowe rezultaty (OKR) mają kluczowe znaczenie dla ujednolicania oczekiwań oraz zapewnienia, że wszystko posuwa się naprzód i zmierza we właściwym kierunku. Bez nich ustalenie, czy zasoby są odpowiednio wykorzystywane, może być niemożliwe.
• Pracownicy zdalni, a w szczególności niedobory siły roboczej, mają jeden z największych wpływów na skuteczne zarządzanie zasobami. Ludzie są największym atutem i zasobem organizacji. Bez odpowiednich osób pracujących nad właściwymi projektami wszystko może całkowicie się zatrzymać.
• Luki w umiejętnościach i kompetencjach są często pomijane. Często nie analizuje się dokładnie kompetencji członków zespołu, aby upewnić się, że odpowiadają one pełnionym przez nich rolom w projekcie. Jeśli odpowiednie umiejętności i kompetencje nie są dostępne, może to prowadzić do zauważalnych luk w organizacji. Możesz skorzystać z analizy luk w zasobach, aby je zidentyfikować i uzupełnić.
• Dostępność zasobów może czasami zależeć od właściwego momentu i minimalnie wpływać na harmonogramy oraz koszty, ale w innych sytuacjach może spowodować znaczne przekroczenie budżetu i ogromnie wpłynąć na harmonogramy.
• Metodyki zarządzania projektami powinny być dostosowane nie tylko do projektów, lecz także do kultury organizacyjnej, procesów oraz krótko- i długoterminowej wizji organizacji.  

Obecny stan zarządzania zasobami w dużych organizacjach

Zarządzanie zasobami od dawna stanowi poważne wyzwanie dla firm, szczególnie większych organizacji. Dodatkowym utrudnieniem jest złożoność rozwijającej się, zdominowanej przez millenialsów i obeznanej z technologią siły roboczej, której zmieniające się preferencje dotyczące pracy prowadzą do niedoborów talentów na wielu stanowiskach. 

Duże organizacje są szczególnie narażone na utratę millenialsów, którzy wybierają mniejsze firmy oferujące równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, programy zdrowotne i programy wspierające dobrostan oraz możliwość pracy zdalnej, aby sprostać zmieniającym się priorytetom.

Badanie firmy Prosymmetry wykazało utrzymujący się trend centralizacji ról związanych z zarządzaniem zasobami projektowymi. Trend ten przyspieszył wzrost zapotrzebowania na większe skupienie się na zarządzaniu umiejętnościami oraz na menedżerów zasobów, którzy stali się obeznani z technologią w odpowiedzi na zapotrzebowanie liderów projektów i biznesu. 

5 najlepszych praktyk zarządzania zasobami w dużej organizacji

Obecnie większość dużych projektów korporacyjnych ma globalny wpływ i może obejmować wiele czynników, w tym bariery kulturowe, różnice stref czasowych, odmienne przepisy prawa pracy, różnice regulacyjne i wiele więcej. 

Tak postrzegam zarządzanie zasobami, szczególnie w dużych organizacjach: „Zaplanuj skuteczne zarządzanie zasobami, zanim zasoby skutecznie się wyczerpią.” 

Stosowanie tych najlepszych praktyk zarządzania zasobami może przygotować organizację na sprostanie stojącym przed nią wyzwaniom.

1. Opracuj strategię zarządzania zasobami portfela projektów

Powinna być zgodna z celami, wizją i kulturą organizacji oraz określać co najmniej następujące kwestie:

• Proces zarządzania zasobami
• Proces zamówień
• Procesy zatwierdzania, progi i terminy
• Sposób, w jaki poszczególne obszary firmy będą współdzielić zasoby
• Stosowane metodyki zarządzania projektami
• Sposób współpracy zespołów w celu osiągnięcia celów projektu
• Wykorzystywane technologie
• Sposób pomiaru sukcesu (OKR)

2. Opracuj i wdroż najlepszy model operacyjny zarządzania zasobami ludzkimi

Według ustaleń firmy McKinsey zarządzanie zasobami w celu osiągnięcia oczekiwanych rezultatów projektów w dzisiejszym niestabilnym, złożonym i nieustannie zmieniającym się środowisku biznesowym wymaga nowych modeli operacyjnych zarządzania zasobami ludzkimi.

Zarządzanie zasobami ludzkimi zaczyna się od zatrudniania, szkolenia i utrzymywania odpowiednich kompetencji, aby radzić sobie z niedoborami pracowników i uzupełniać luki kompetencyjne. Dotyczy to również Ciebie jako kierownika projektu. Regularnie oceniaj swoje umiejętności i kompetencje oraz uzupełniaj braki tam, gdzie jest to możliwe. Zacznij od tych przykładów umiejętności zarządzania zasobami.

3. Scentralizuj pulę talentów

Centralizacja zapewnia widoczność w całej organizacji, dzięki czemu silosy ani sprzeczne priorytety nie sprawiają, że zespoły działają niezależnie ani nie utrudniają komunikacji. Pomaga usuwać przeszkody na drodze do produktywności i zwiększa szanse zespołów na osiągnięcie oczekiwanych rezultatów. 

More Articles

• Wskazówki dotyczące budowania profilu na Slacku
• Jak opanować zarządzanie zasobami w zarządzaniu projektami

4. Określ odpowiednie metodyki 

Warto pamiętać, że tylko niektóre metodyki sprawdzają się w dużych organizacjach lub projektach. Zanim wybierzesz metodyki, dobrze poznaj wiele z nich i dowiedz się, jak najlepiej mogą współdziałać w Twojej organizacji. 

Nie ma jednego rozwiązania dla wszystkich. Możesz się zdziwić, że prawie 40% firm wdrożyło hybrydowe podejście do metodyk i praktyk zarządzania projektami.

5. Wdróż najlepszy system zarządzania zasobami

Oczekiwanie od pracowników wielozadaniowości i przyjmowania na siebie zbyt wielu godzin pracy na dłuższą metę nie służy dobrze Twojej organizacji. Zidentyfikuj, wybierz i wdroż najlepszy system zarządzania zasobami, który jest zgodny z zasadami i celami Twojej organizacji. Odpowiednie narzędzia pozwalają Tobie i wszystkim zespołom pracować wydajniej, zmniejszać zmęczenie pracowników oraz lepiej zarządzać zasobami krótko- i długoterminowymi. Jeśli potrzebujesz niedrogiego rozwiązania, które pomoże Ci rozpocząć pracę, zapoznaj się z naszą listą bezpłatnego oprogramowania do zarządzania zasobami.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania zasobami w dużych organizacjach

Jak zarządzać zasobami w wielu projektach?

W większości dużych organizacji problemem może stać się sytuacja, w której wiele zespołów konkuruje o ograniczone zasoby.

Na przykład, jeśli w całej organizacji jest tylko jeden ekspert ds. zapewniania jakości, zaplanowanie pracy może wymagać znacznie większego wysiłku, aby upewnić się, że ta osoba nie jest przeciążona, oraz pomóc pracownikom uniknąć wypalenia zawodowego. Planowanie odgrywa kluczową rolę w większych organizacjach o złożonych obszarach działalności, licznych zespołach i wielu potencjalnie ograniczonych zestawach umiejętności.

Planowanie i zarządzanie zasobami oraz wykorzystywanie odpowiedniej technologii do komunikacji z innymi obszarami organizacji są niezbędne do ustalania priorytetów projektów. Kluczowe jest zapewnienie widoczności, która pozwoli połączyć odpowiednie zestawy umiejętności, kompetencje i dostępne zasoby z właściwymi projektami we właściwym czasie.

Posiadanie systemu zarządzania zasobami, który w dowolnym momencie zapewnia całościowy wgląd we wszystkie zasoby, jest kluczowe dla skutecznego ustalania priorytetów i odpowiedniej komunikacji.

Ustanowienie ustandaryzowanych najlepszych praktyk zwiększa widoczność zasobów i może również pomóc organizacjom radzić sobie ze złożonościami, z którymi mniejsze firmy mogą się nie spotkać podczas dążenia do pełnego wykorzystania swojego potencjału.

Stała komunikacja w całej firmie między liderami zespołów, członkami zespołów projektowych i kluczowymi interesariuszami ma również ogromne znaczenie dla planowania, ustalania priorytetów, przydzielania i przesuwania zasobów. Wystarczy, że jedna kluczowa osoba będzie miała inne informacje, aby zasoby zostały przydzielone niewłaściwie.

Jak upewnić się, że każdy zasób jest wykorzystywany w pełni?

Zapewnienie pełnego wykorzystania każdego zasobu oznacza możliwość stworzenia solidnego planu zarządzania zasobami oraz ustandaryzowanych szablonów zaprojektowanych z myślą o konkretnych potrzebach organizacji, zamiast polegania na wielozadaniowości w celu nadążania z pracą. Wielozadaniowość może w rzeczywistości zakłócić harmonogram, ponieważ nadmiernie obciąża zespoły i prowadzi do ich wypalenia zawodowego.

Dobrze przemyślany plan zarządzania projektem oraz właściwe planowanie wydajności (wraz z użyciem narzędzia do planowania wydajności) zwiększą prawdopodobieństwo maksymalnego wykorzystania zasobów i usprawnią zarządzanie dzięki wskazaniu, jak, gdzie i kiedy istnieją możliwości osiągnięcia zakładanych celów projektu, nawet w przypadku występowania wąskich gardeł.

Jak usuwać wąskie gardła?

Nawet przy najlepszych staraniach i właściwych praktykach wąskie gardła w projekcie czasami są nieuniknione. Dokładne dane w czasie rzeczywistym pochodzące z zaawansowanego narzędzia do zarządzania zasobami będą niezbędne do wyodrębnienia i przeanalizowania wąskich gardeł. Identyfikowanie i usuwanie wąskich gardeł obejmuje następujące kroki:

• Wizualizacja każdego kroku procesu
• Mapowanie poszczególnych zadań
• Pomiar czasów cyklu

Rozwiązywanie wąskich gardeł i optymalizacja zarządzania zasobami wymaga również stosowania tych pięciu najlepszych praktyk oraz konsekwencji w ponownym analizowaniu stopnia wykorzystania zasobów przed wprowadzeniem zmian, gdy zmieniają się okoliczności.

n

Większa elastyczność wymaga solidnych podstaw 

nn

Choć zarządzanie zasobami może stanowić wyzwanie dla większych organizacji, dobry plan zarządzania zasobami i stosowanie najlepszych praktyk, które przedstawiłem, mogą zapewnić organizacji solidne podstawy większej elastyczności oraz właściwej optymalizacji zasobów w wielu projektach, programach i portfelach. 

nn

Pamiętaj, że te najlepsze praktyki zarządzania zasobami organizacji nie są jednorazowym działaniem. Regularnie powracaj do swojego planu zarządzania zasobami, aby sprawdzać postępy projektów w całej organizacji i wprowadzać zmiany tam, gdzie i kiedy są potrzebne. 

nn

Dowiedz się, które metodyki hybrydowe mogą sprawdzić się w Twojej dużej organizacji, korzystając z naszego przewodnika po hybrydowych metodykach zarządzania projektami. 

n