Prognozowanie zasobów: najlepsze praktyki, etapy i przykłady

Zazwyczaj odbywa się ono z wykorzystaniem oprogramowania do zarządzania zasobami. 

Jakie czynniki wpływają na prognozowanie zasobów?

Planując nowy projekt, zacznij od dokładnego zrozumienia jego rodzaju i zakresu oraz metodyki realizacji. Informacje te będą podstawą decyzji dotyczących planowania wydajności w odniesieniu do dostępnych zasobów. Wskaźniki wykorzystania zasobów, które pomagają podejmować optymalne decyzje dotyczące zasobów, obejmują:

• Budżet: Znajomość budżetu pozwala nadać priorytet zwrotowi z inwestycji w projekt poprzez strategiczne przydzielanie zasobów do różnych działań. Zdrowy budżet jasno określa priorytety strategiczne i zawiera odpowiedni bufor ryzyka (od 10 do 20 procent).
• Zakres: Dobrze zdefiniowany zakres ułatwia identyfikację i wybór zasobów projektu oraz wyznacza kierunek tych działań. Stanowi punkt odniesienia w przypadku rozszerzania zakresu projektu, które może negatywnie wpłynąć na dokładność prognozowania zasobów.
• Poziom umiejętności i doświadczenia członków zespołu: Członkom zespołu przydziela się różne zadania, a wymagany poziom wysiłku (LOE) potrzebnego do ich wykonania będzie się różnić. Aby zapewnić wiarygodną prognozę zasobów, dopasuj członków zespołu o wysokich umiejętnościach i dużym doświadczeniu do zadań krytycznych, a osoby o niższych umiejętnościach i mniejszym doświadczeniu do zadań mniej istotnych oraz odpowiednich zadań nadmiarowych i cyklicznych.
• Urlopy i nieoczekiwane nieobecności: Frekwencja znacząco wpływa na dokładność prognozowania zasobów, jeśli nie uwzględni się zaplanowanych dni wolnych lub szacowanego odsetka nieplanowanych nieobecności. Aby ograniczyć wpływ nieoczekiwanych nieobecności, buduj silne relacje oparte na pozytywnej i konsekwentnej komunikacji, zaufaniu, przejrzystości oraz praktykach przywództwa zapewniających bezpieczeństwo psychologiczne. 
• Członkowie zespołu zatrudnieni na pełny etat a freelancerzy lub pracownicy na część etatu: Strategię prognozowania zasobów można zoptymalizować poprzez strategiczną ocenę najlepszego sposobu wykorzystania istniejących zasobów wewnętrznych (pracowników pełnoetatowych) oraz określenie, kiedy konieczne jest zlecanie prac na zewnątrz (pracownikom na część etatu lub freelancerom). Pracownicy pełnoetatowi są ekonomicznym wyborem w przypadku zadań trwających długo. Pracownik na część etatu lub freelancer to dobre rozwiązanie w przypadku zadań wymagających specjalistycznych umiejętności przez krótki czas. 
• Nadchodzące i nieoczekiwane projekty: Jasne określenie tego, co jest, a co nie jest krytyczne, oraz wbudowanie elastyczności w prognozę zasobów pozwala przewidywać przyszłe potrzeby w zakresie zasobów, aby wspierać harmonogramy projektów w ramach całego portfela. Zachowaj elastyczność zespołu, przydzielając mu tyle pracy, aby wypełniała 80% jego tygodnia. Jeśli członkowie zespołu są obciążeni w 100%, możliwość zachowania elastyczności w obliczu ryzyka lub konkurencyjnych wymagań przestaje istnieć, a prognoza zasobów traci znaczenie. 80% to nowe 100%, jeśli chcesz uniknąć wypalenia zawodowego.
• Narzędzia organizacyjne i technologia określają dostęp, widoczność i możliwości w zakresie planowania zasobów, umożliwiając podejmowanie strategicznych decyzji, które zoptymalizują realizację projektu. Odpowiednie narzędzia do zarządzania zasobami pomagają ograniczać ryzyko i zapewniać rentowność.

Dlaczego prognozowanie zasobów jest ważne?

Prognozowanie zasobów jest kluczowym działaniem planistycznym bezpośrednio związanym ze stanem projektu i jego pomyślnym ukończeniem. Optymalizacja sposobu planowania projektów umożliwia skuteczniejszą kontrolę rezultatów projektów.

Dokładne prognozowanie zasobów prowadzi do pomyślnych rezultatów projektu, takich jak terminowe dostawy i dobre wyniki finansowe. Prognozowanie zasobów pozwoli uwzględnić zapotrzebowanie na zasoby na poziomie portfela, ograniczając opóźnienia wynikające z harmonogramowania. 

Powtarzanie tej najlepszej praktyki zapewni Ci dostęp do wzorców wiedzy dla przyszłych projektów w celu zagwarantowania dobrego stanu projektu. Prognoza zasobów dostarcza interesariuszom i kierownikom projektów informacji potrzebnych do podejmowania świadomych decyzji.

Jak prognozować zasoby projektu w 7 krokach

Oto jak prognozować zasoby projektu i uczynić z tego regularną praktykę zarządzania zasobami projektu:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Przeanalizuj swoją listę projektów (program i portfel projektów) 

Analiza portfela projektów pozwoli wyjaśnić, które współdzielone zasoby są wykorzystywane przy innych projektach. Musisz porozumieć się z innymi kierownikami projektów, aby wspólnie ustalić, jak skutecznie zintegrować swój projekt z portfelem bez zakłócania realizacji innych projektów. 

Dzięki temu zyskasz wyobrażenie o tym, kiedy Twój projekt może się rozpocząć, oraz o jego realistycznym czasie trwania na podstawie dostępności współdzielonych zasobów ludzkich. Po przeanalizowaniu listy projektów lub portfela możesz określić pełne wymagania dotyczące zasobów i umiejętności potrzebnych do oszacowania czasu i budżetu projektu.

Działania:

• Użyj swojego oprogramowania do zarządzania projektami, aby opracować mapę listy projektów.
• Umawiaj spotkania z innymi kierownikami projektów, aby omówić alokację zasobów.
• Dostosuj harmonogramy projektów na podstawie dostępności współdzielonych zasobów.

2. Określ wymagania dotyczące zasobów i umiejętności potrzebnych do realizacji projektu

Wykorzystaj swoją praktyczną wiedzę na temat potrzebnych zasobów i umiejętności, tworząc strukturę podziału zasobów (RBS). Weź pod uwagę zakres projektu i określ umiejętności, poziomy doświadczenia, rodzaj zatrudnienia, sprzęt, oprogramowanie oraz materiały wymagane do realizacji projektu. Uwzględnij wszystkie koszty, zarówno bezpośrednie, jak i pośrednie, aby stworzyć kompleksową prognozę budżetu zasobów. Nie zapomnij uwzględnić kosztów takich jak wydatki na podróże, pozwolenia, narzędzia i inne opłaty.

Po określeniu wymagań dotyczących zasobów i umiejętności potrzebnych do realizacji projektu możesz przeanalizować dane z podobnych projektów, aby wykorzystać je w planowaniu zarządzania zasobami.

Działania:

• Utwórz szczegółową RBS w swoim narzędziu do zarządzania zasobami.
• Wymień wszystkie wymagane umiejętności, zasoby i koszty.
• Wykorzystaj dane z wcześniejszych projektów do przygotowania szacunków budżetowych.

3. Przeanalizuj dane z podobnych wcześniejszych projektów 

Następnie porównaj podobieństwa między danymi historycznymi dotyczącymi projektów a swoim bieżącym projektem. Co sprawdziło się w zakresie zasobów w poprzednich projektach? Co wymagało poprawy? Zwróć uwagę na te szacunki zasobów projektu, które najbardziej różniły się od wartości rzeczywistych.

Po przeanalizowaniu danych z podobnych wcześniejszych projektów opisz, w jaki sposób Ty, jako kierownik projektu, wdrożysz usprawnienia w swoim projekcie. Pamiętaj o uwzględnieniu potencjalnych zagrożeń w kluczowych momentach harmonogramu projektu.

Analizując dane z wcześniejszych projektów, możesz określić dostępność zasobów i wymagane umiejętności, nadając swojej prognozie zasobów wiarygodną strukturę.

Działania:

• Użyj oprogramowania do zarządzania projektami lub oprogramowania do raportowania agencji marketingowej, aby pobrać raporty dotyczące podobnych, zrealizowanych wcześniej projektów.
• Zidentyfikuj wzorce wykorzystania zasobów i odpowiednio dostosuj prognozy.
• Udokumentuj usprawnienia i strategie ograniczania ryzyka związanego z zasobami.

4. Określ dostępność zasobów i umiejętności swojego zespołu

Przejrzyj profile obecnych członków zespołu w swoim oprogramowaniu do zarządzania przepływem pracy. Zidentyfikuj osoby posiadające umiejętności wymagane w projekcie i sprawdź ich dostępność.

Jeśli niektórzy członkowie zespołu są niedostępni, omów możliwe zmiany w ich harmonogramach. Gdy już wiesz, którzy członkowie zespołu mają potrzebne umiejętności i potwierdzisz ich dostępność, możesz przypisać ich do zadań w projekcie. 

W przypadku wszystkich pozostałych zasobów określenie czasu, ceny i sposobu uzyskania do nich dostępu będzie się różnić. Niezbędne jest udokumentowanie tych zmiennych w prognozie zasobów, aby śledzić pozyskiwanie i wykorzystanie wszystkich zasobów w projekcie. Po określeniu dostępności zasobów i umiejętności możesz formalnie przypisać członków zespołu do zadań. 

Działania:

• Zaktualizuj profile członków zespołu w swoim oprogramowaniu, uwzględniając umiejętności i dostępność.
• Potwierdź dostępność zasobów ze swoim zespołem.
• Dostosuj przydział zadań w projekcie na podstawie możliwości członków zespołu.

5. Dopasuj zasoby do zadań

Gdy już rozumiesz, jakich umiejętności wymaga Twój projekt, możesz rozpocząć przydzielanie zadań zespołowi. Ważne jest, aby porozmawiać z członkami zespołu i lepiej zrozumieć, jak złożone są poszczególne zadania projektowe. Mogą oni przekazać informacje dotyczące długości zadań, potrzebnych zasobów i przerw w dostępności. Po dopasowaniu zasobów do zadań możesz oszacować nakład pracy i czas potrzebny na realizację każdego zadania. 

Działania:

• Użyj oprogramowania do zarządzania projektami, aby dopasować zasoby do zadań.
• Komunikuj się z członkami zespołu, aby dopracować szacunki dotyczące zadań.
• W razie potrzeby dostosuj przydział zadań, aby zapewnić optymalną alokację zasobów.

6. Uwzględnij nieoczekiwane nieobecności, fluktuację kadr i trendy rekrutacyjne

W prognozowaniu zasobów należy bezwzględnie uwzględnić nieoczekiwane lub planowane nieobecności, fluktuację kadr i trendy rekrutacyjne. Dzięki temu zapewnisz dobrą kondycję projektu, proaktywnie ograniczając potencjalny wpływ tych czynników na harmonogram i budżet projektu. 

Kierownicy projektów mogą stosować techniki tworzenia buforów i planowanie awaryjne, aby uwzględnić nieobecności. Planowanie sukcesji to przydatny, wewnętrzny sposób radzenia sobie z fluktuacją kadr, uzupełniający proaktywną strategię rekrutacyjną.

Działania:

• Uwzględnij plany awaryjne w harmonogramie projektu.
• Przeszkol członków zespołu w zakresie różnych zadań i udokumentuj kluczowe procesy.
• Śledź trendy rekrutacyjne w branży i odpowiednio dostosowuj plany.

Oto kilka technik, które pomogą Ci się przygotować: 

• Uwzględnij planowane nieobecności już na etapie planowania (zorganizuj zastępczego kierownika projektu, który zostanie wdrożony w projekt, jeśli planujesz nieobecność)
• Rozpocznij rekrutację odpowiednio wcześnie i przeznacz na to wystarczająco dużo czasu
• Zajmij się lukami w umiejętnościach związanych z zasobami na wczesnym etapie (możesz je znaleźć za pomocą analizy luk w zasobach)
• Zapewnij częstą i celową komunikację między sobą a zespołem
• Przeszkol członków zespołu projektowego w zakresie interesujących ich umiejętności, aby mogli zaoferować wsparcie w przypadku nieobecności
• Wykorzystuj narzędzia do automatyzacji przepływu pracy
• Korzystaj z elastycznej pracy wszędzie tam, gdzie to możliwe, ponieważ pozwala to ludziom pracować z dowolnego miejsca, zgodnie z ich potrzebami

7. Monitoruj sytuację i dostosowuj działania w razie potrzeby

Prognoza zasobów jest tylko jednym z elementów doskonałego planu zarządzania zasobami projektu. Musisz stale monitorować swój projekt i w razie potrzeby dostosowywać prognozę zasobów, korzystając z danych w czasie rzeczywistym oraz udoskonalonych narzędzi komunikacyjnych, aby zachować elastyczność i szybko reagować na zmiany.

Zalecam korzystanie z oprogramowania do zarządzania zasobami, aby monitorować działania projektowe i w razie potrzeby je dostosowywać. Narzędzia te są niezawodnym wsparciem, zapewniającym wgląd w informacje o pracownikach, harmonogramach i statusie działań. Korzyści ze współpracy międzyfunkcyjnej stają się proste i dostępne. 

Dzięki usprawnionej, scentralizowanej komunikacji możesz zachować elastyczność i szybko reagować na zmiany.

Działania:

• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami, aby śledzić postępy i wprowadzać korekty.
• Regularnie umawiaj się z zespołem na spotkania kontrolne, aby omawiać alokację zasobów.
• Aktualizuj prognozę zasobów na podstawie danych i informacji zwrotnych w czasie rzeczywistym.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zasobami

Najlepsze narzędzia do planowania, śledzenia i optymalizacji zasobów projektu.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Float.com — Najlepszy do planowania zasobów z wglądem finansowym
2. 2. Saviom — Najlepsze rozwiązanie do planowania zasobów i zarządzania wydajnością
3. 3. Retain — Najlepsze dla złożonych organizacji wielodziałowych
4. 4. Productive — Najlepsze planowanie zasobów i prognozowanie dostępnych mocy przerobowych
5. 5. Scoro — Najlepsze rozwiązanie do prognozowania wykorzystania zespołu
6. 6. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania zasobami z myślą o ludziach
7. 7. Teamhood — Najlepszy wybór do planowania wydajności przy niskim koszcie za stanowisko
8. 8. monday AI Workspace — Najlepsze rozwiązanie do prostego planowania obciążenia pracą
9. 9. Microsoft Project — Najlepsze dla użytkowników Microsoftu
10. 10. Rocketlane — Najlepsza do ujednoliconej współpracy z klientami

Oprogramowanie do prognozowania projektów jest również przydatne do całościowego prognozowania zasobów, harmonogramów i budżetów projektów.

Przykład prognozowania zasobów

Oto przykład tego, jak można przeprowadzić prognozowanie zasobów dla przykładowego projektu. 

1. Przegląd projektu

• Nazwa: The Fun App
• Czas trwania: 4 miesiące

2. Przegląd zasobów

Na podstawie definicji zakresu będziesz mieć wyobrażenie o tym, co będzie potrzebne. Dostarczy to jednak tylko częściowych informacji do utworzenia listy zasobów. Musisz podzielić zakres na strukturę podziału pracy (WBS). Można to zrobić za pomocą cyfrowej tablicy, specjalnego oprogramowania WBS lub szablonu WBS.

W strukturze WBS zobaczysz zadania i działania wymagane do ukończenia projektu. Następnie możesz zadać sobie pytanie, co jest potrzebne do realizacji każdego produktu końcowego, i przeprowadzić analizę umiejętności. Mając jasność co do wymagań, możesz oszacować zasoby potrzebne do wykonania każdego zadania. 

Następnie oblicz czas trwania każdego zadania w strukturze WBS. Korzystając z tych informacji, sprawdź dostępność członków zespołu i innych zasobów. Czy pojawiają się jakieś zagrożenia?

Zidentyfikuj potencjalne zagrożenia, aby uwzględnić je w planie zarządzania ryzykiem — weź pod uwagę nieobecności, sytuację rynkową i technologię. Oceń, jak te czynniki mogą wpłynąć na projekt, i odpowiednio go dostosuj. 

Utwórz plan prognozowania zasobów, jasno opisując, jak wszystkie zasoby projektu będą przydzielane i zarządzane przez cały okres jego trwania. Zdefiniuj role i obowiązki w sposób jasny i przejrzysty oraz przygotuj plan awaryjny — to narzędzie najbardziej zbliżone do kryształowej kuli.

Oto wynik tego ćwiczenia:

Zespół projektowy: składa się z pracowników wewnętrznych oraz jednego niezależnego autora tekstów

• Kierownik projektu x1: odpowiada za kondycję projektu, realizację oraz rozpoznawanie potrzeb klienta
• Projektant aplikacji x1: odpowiada za ścieżkę użytkownika, tworzenie makiet, projektowanie na potrzeby wymagań dotyczących kodu oraz kompletny prototyp wizualny
• Programista aplikacji x1: odpowiada za prawidłowe działanie funkcji objętych zakresem aplikacji, kompletny i w pełni funkcjonalny prototyp oraz pomyślne wprowadzenie produktu na rynek
• Twórca materiałów wizualnych x1: odpowiada za wszystkie treści wizualne
• Niezależny autor tekstów x1: odpowiada za wszystkie treści pisemne
• Tester kontroli jakości x1: odpowiada za testowanie aplikacji i rozwiązywanie problemów oraz błędów

Inne zasoby: 

• Licencje na oprogramowanie do projektowania i tworzenia x2 @100 za licencję
• Wynagrodzenie freelancera x1 @ $50 za godzinę
• Sprzęt: istniejący, brak nowych kosztów bezpośrednich
• Materiały: istniejąca przestrzeń biurowa, brak nowych kosztów bezpośrednich

3. Podział zasobów

• Etap 1: Projektowanie
  • Projektant, kierownik projektu
• Etap 2: Tworzenie treści
  • Twórca materiałów wizualnych i niezależny autor tekstów, kierownik projektu
• Etap 3: Tworzenie
  • Programista, kierownik projektu
• Etap 4: Testowanie i poprawki
  • Tester zapewnienia jakości, kierownik projektu
• Etap 5: Uruchomienie
  • Programista, kierownik projektu

4. Plan awaryjny

• Nieobecności:
  • Lista kontaktów do współpracowników kontraktowych, którzy mogą zastąpić nieobecnego autora tekstów.
  • Pracownicy wewnętrzni o pokrywających się umiejętnościach, którzy mogą zastąpić nieobecnego projektanta, programistę lub kierownika projektu 
  • Klient może przekazać informacje zwrotne raz na początku i na końcu każdego etapu.

5. Monitorowanie i dostosowywanie

• Przeglądaj postępy projektu w oprogramowaniu do automatyzacji przepływu pracy (zarządzania projektami) i w razie potrzeby dostosowuj zadania, modele alokacji lub czas, aby zapewnić prawidłową realizację projektu.
• Wykorzystuj luki w tolerancji ryzyka do wprowadzania zmian w odpowiedzi na nieprzewidziane okoliczności.

Najlepsze praktyki prognozowania zasobów

Najlepsze praktyki prognozowania zasobów w zarządzaniu projektami pomogą Ci zoptymalizować i ustandaryzować działania, aby zapewnić pomyślną realizację wielu projektów. 

• Planuj z wyprzedzeniem: Korzystając z opisanych powyżej kroków, sprawdź, co jest wymagane, kiedy i na jak długo. 
• Optymalizuj alokację zasobów: Poświęcaj więcej czasu na działania rozliczane lub zapewniające wysoką wartość, a mniej na „pracę wokół pracy”. 
• Przygotuj się na dostosowanie: Zmiany są nieuniknione. Zaplanuj elastyczność w harmonogramie i budżecie projektu, szczególnie tam, gdzie prognozowanie w przeszłości nie sprawdzało się w projektach.
• Korzystaj z oprogramowania do zarządzania projektami: Automatyzacja przepływu pracy i narzędzia do prognozowania mają różne nazwy i oferują podobne funkcje w całej branży. Wybierz jedno z nich, aby zoptymalizować efektywność projektu i zespołu.
• Komunikuj się i współpracuj: Z zespołem projektowym, w całej firmie, z interesariuszami i w swojej sieci kontaktów. Komunikuj się właściwie i konsekwentnie, aby budować relacje. Komunikacja i współpraca pomogą Ci uzyskać dostęp do zasobów, uzupełniać braki i wykorzystywać sieć kontaktów do stawiania czoła wyzwaniom, niezależnie od tego, czy chodzi o uzyskanie korzystnej oferty na licencje oprogramowania, czy zastąpienie nieobecnego pracownika.    
• Regularnie sprawdzaj i aktualizuj prognozę zasobów: Pomoże Ci to zachować zgodność z planem, ograniczać ryzyko i szybko reagować, jeśli inne jednostki biznesowe lub zespoły projektowe będą potrzebować pożyczyć zasoby. 
• Ćwicz: Wypróbuj nowe umiejętności zarządzania zasobami i regularnie je doskonal. To umiejętność — za każdym razem, gdy ją ćwiczysz, osiągasz lepsze wyniki.

Więcej informacji o najlepszych praktykach zarządzania zasobami znajdziesz tutaj. 

Typowe wyzwania związane z prognozowaniem zasobów

Nie obawiaj się, jeśli napotkasz wyzwania związane z prognozowaniem zasobów. Pojawią się one. Nie chodzi o to, jak uniknąć wyzwania, lecz o to, aby być przygotowanym i mieć plan na wypadek jego wystąpienia. Stawiaj czoła wyzwaniom odważnie i taktownie. 

• Harmonogramowanie zasobów: Zaplanuj zastępstwa dla członków zespołu, którzy mają zaplanowaną nieobecność, oraz przeszkol krzyżowo pracowników wewnętrznych, aby mogli ich zastąpić i uniknąć kosztów oraz opóźnień związanych z zatrudnianiem. Nigdy nie przydzielaj pracownikom zbyt dużej liczby zadań i używaj narzędzia do harmonogramowania zasobów lub platformy do planowania przepustowości, aby monitorować dostępne zasoby. 
• Opóźnienia po stronie klienta: Klienci mogą opóźniać postęp prac, jeśli wolno się komunikują. Rozważ uwzględnienie w umowie wymagań dotyczących przekazywania informacji zwrotnych. 
• Niedokładne harmonogramy projektów: Aby uniknąć przeciążenia zasobów, a nawet niepowodzenia projektu, weź pod uwagę portfel projektów i potrzeby swojego projektu, a następnie współpracuj z członkami zespołu przy włączaniu projektów, jednocześnie dbając o zrównoważony portfel. Kluczowe znaczenie mają umiejętności komunikacji i negocjacji.
• Przejrzystość budżetu: Upewnij się, że masz dostęp do pełnej listy wszystkich elementów budżetu projektu oraz ich szacowanych kwot składających się na całkowity budżet projektu. W miarę pojawiania się wydatków (kwot rzeczywistych) dodawaj je do budżetu i śledź odchylenia. Zadbaj o prawidłowy stan budżetu, porównując oferty z fakturami, aby zapewnić dokładność i uwzględniać wyłącznie uzasadnione różnice. 

Bądź na bieżąco i dołącz, aby uzyskać więcej informacji na temat zarządzania projektami

Jesteś tutaj, ponieważ masz pasję i determinację, by wykonywać wspaniałą pracę. Twoja ciekawość jest Twoją supermocą w radzeniu sobie z wyzwaniami, przed którymi stajesz. Nie trać zapału, przyjacielu. Zajdziesz daleko, a my jesteśmy tutaj, aby wspierać Cię w tej podróży!

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów. Nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.