Narzędzia do zarządzania projektami, z których kierownicy projektów musieli zrezygnować
Platformy do zarządzania projektami: Nie wszystkie platformy do zarządzania projektami spełniają oczekiwania, co prowadzi do frustracji i porzucania narzędzi.
Wyzwania związane z zasobami: Konkretne narzędzia do planowania zasobów często nie spełniają oczekiwań, pokazując potrzebę stosowania elastycznych i łatwo dostosowywalnych rozwiązań.
Preferencje klientów: Wymagania klientów mogą zmusić zespoły do porzucenia preferowanych narzędzi na rzecz tych wybieranych przez klientów.
Ograniczenia AI: Spadek jakości narzędzi AI, takich jak ChatGPT, skłonił niektórych profesjonalistów do poszukiwania alternatyw.
Konieczność elastyczności: Umiejętność rozpoznania momentu, w którym należy zrezygnować z nieskutecznych narzędzi, jest kluczową kompetencją w efektywnym zarządzaniu projektami.
Każdy kierownik projektu ma cmentarzysko narzędzi — oprogramowanie, które obiecywało usprawnienie przepływów pracy, centralizację komunikacji lub wreszcie rozwiązanie problemu z alokacją zasobów, a zamiast tego stworzyło nowe problemy. Od platform klasy korporacyjnej po asystentów AI do pisania — nawet najbardziej przemyślane wdrożenia narzędzi czasami kończą się ich porzuceniem. Zapytaliśmy pracujących kierowników projektów o narzędzia, z których musieli zrezygnować, i o przyczyny tych decyzji.
Platformy do zarządzania projektami, które nie spełniły oczekiwań
Nie każda platforma do zarządzania projektami spełnia swoje obietnice, a w przypadku doświadczonych kierowników projektów zarządzających złożonymi zadaniami braki stają się niemożliwe do zignorowania. Julia Rajic, dyrektor operacyjna w Point Blank, przekonała się o tym na własnej skórze, gdy jej agencja przeszła na Monday.com, a ostatecznie musiała się wycofać z tej decyzji. „Wiele dyskusji na temat tego, dlaczego odejść od Monday, dotyczyło alokacji zasobów” — wyjaśnia. „To narzędzie nie radziło sobie z nią zbyt dobrze. Jeśli macie kierowników projektów, którzy wiedzą, jak korzystać z zależności, i chcą widzieć takie elementy jak wykres Gantta... Nie przepadają za nim”.
Jeśli macie kierowników projektów, którzy wiedzą, jak korzystać z zależności, i chcą widzieć takie elementy jak wykres Gantta… Nie przepadają za nim [Monday.com].
Basecamp spotkał się z równie ostrą krytyką ze strony Matthew Foxa, starszego kierownika projektu i specjalisty ds. operacyjnych w Fox Consulting, który uznał go za całkowicie nieprzydatny do wewnętrznych operacji projektowych. „Basecamp nie sprawdza się dobrze w wewnętrznym zarządzaniu projektami, niezależnie od tego, co twierdzi 37signals” — mówi. „To po prostu fatalna platforma dla kierowników projektów. To niemal tak, jakby używać zabawki Fisher Price, gdy potrzebne jest profesjonalne narzędzie”.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Basecamp nie sprawdza się dobrze w wewnętrznym zarządzaniu projektami, niezależnie od tego, co twierdzi 37signals.
Czasami narzędzie zawodzi nie w założeniach, lecz w realizacji. Kayla Keizer, kierowniczka projektu w Northern, wcześniej polecała Teamwork.com, dopóki nie znalazła się w sytuacji, w której narzędzie nie działało właściwie. „Niedawno miałam okazję korzystać z Teamwork i wycofuję Teamwork z mojej pierwotnej krótkiej listy” — mówi. „Działa bardzo podobnie do Productive.io, ale nie podoba mi się interfejs... Uważam, że różnica między zadaniem a podzadaniem jest zbyt mało wyraźna”.
[W Teamwork.com] Uważam, że różnica między zadaniem a podzadaniem jest zbyt niejasna.
Nawet powszechnie używane platformy nie są odporne na wypalenie. Ryan Gilbreath, kierownik techniczny projektu w RTS Labs, opisuje schemat, który widział już nie raz: zespoły porzucają Jira z powodu zmęczenia organizacyjnego, by później do niej wrócić. „Niektórzy po prostu byli zmęczeni Jirą po pracy w dużych korporacjach, gdzie wiąże się z nią wiele biurokracji” — wyjaśnia. „Właściwie to samo przydarzyło mi się w przypadku GitHub Projects. Używaliśmy go przez jakiś czas i odkryliśmy, że Jira nam odpowiada. W efekcie ciągle zmienialiśmy narzędzia”.
Niektórzy po prostu byli zmęczeni Jirą… Właściwie to samo przydarzyło mi się w przypadku GitHub Projects. Używaliśmy go przez jakiś czas i odkryliśmy, że Jira nam odpowiada. W efekcie ciągle zmienialiśmy narzędzia.
Narzędzia do zarządzania zasobami i ewidencji czasu, które nie spełniły oczekiwań
Zarządzanie zasobami i ewidencja czasu to odwieczne problemy w zarządzaniu projektami, a narzędzia zaprojektowane do ich rozwiązywania nie zawsze się sprawdzają. Rajic zetknęła się z tym problemem w przypadku Resource Guru, wyspecjalizowanej platformy do zarządzania zasobami, która ostatecznie okazała się zbyt sztywna dla potrzeb jej zespołu. „Istnieją narzędzia przeznaczone wyłącznie do zarządzania zasobami. Kiedyś korzystaliśmy z jednego z nich o nazwie Resource Guru. Nie sprawdziło się u nas” — mówi.
Wyjaśnia, dlaczego narzędzie nie sprawdziło się w jej przypadku: „Potrzebowaliśmy możliwości składania zapytań o zasoby. Na przykład jeśli potrzebuję dewelopera do mojego projektu na 40 godzin w ciągu dwóch tygodni, to w zasadzie oznacza dewelopera pracującego w 50% wymiaru, prawda? Ale nie mogliśmy tego zrobić”.
Rozwiązania tworzone na zamówienie z myślą o konkretnym zastosowaniu również nie zawsze są odpowiedzią. Marissa Taffer, założycielka i prezeska M. Taffer Consulting, współpracowała z klientem, który opracował własny system ewidencji czasu, i ostatecznie pomogła przekonać go do rezygnacji z tego rozwiązania. „Jeden z moich klientów miał domowy system ewidencji czasu. Był w porządku, ale nie był świetny. Był po prostu bardzo nieporęczny i trudno było na jego podstawie tworzyć raporty” — mówi. „Od tego czasu udało się ich przekonać, żeby z niego zrezygnowali”. Własnościowe narzędzia mogą wymagać dużego nakładu pracy związanej z utrzymaniem ich we własnym zakresie, czego zespoły nie zawsze są świadome, a co w dłuższej perspektywie generuje koszty. Dlatego rozwiązania gotowe często okazują się korzystniejsze.
Jeden z moich klientów miał domowy system ewidencji czasu. Był w porządku, ale nie był świetny. Od tego czasu udało się ich przekonać, żeby z niego zrezygnowali.
Gdy wymagania klienta wymuszają zmianę narzędzia
Czasami decyzja o porzuceniu narzędzia nie ma nic wspólnego z samym narzędziem. Alexa Alfonso, starsza menedżerka ds. klientów w Caylent, przekonuje, że preferencje klienta zawsze zwyciężą, nawet jeśli oznacza to odejście od starannie dobranego zestawu narzędzi agencji. „Najlepszym narzędziem jest to, z którego będą korzystać Twoi klienci” — mówi. „Nawet jeśli jest to ich własne oprogramowanie, wcześniej zdarzało mi się obserwować sytuacje, w których niejako porzucaliśmy używane przez nas narzędzia, ponieważ klient był tak mocno przywiązany do swojego pakietu. I mówiliśmy: dobrze, wpuśćcie nas... dajcie nam miejsce przy stole”.
Najlepszym narzędziem jest to, z którego będą korzystać Twoi klienci.
Narzędzia AI i produktywności, które się nie sprawdziły
Rozwój narzędzi opartych na AI wprowadził nową kategorię oprogramowania, które kierownicy projektów muszą oceniać — i potencjalnie porzucać. Yonelly Gutierrez, starsza menedżerka programowa w Palo Alto Networks i osoba określająca się jako codzienna użytkowniczka AI, rozczarowała się ChatGPT po zauważeniu wyraźnego spadku jakości. „Kiedyś cały czas korzystałam z ChatGPT. Zauważyłam ogromny spadek jakości, mimo że wcześniej używałam go codziennie przez cały dzień” — mówi. „Po prostu mam wrażenie, że zdecydowanie zbyt często tworzy zmyślone informacje w stosunku do tego, czego potrzebuję. Dlatego nawet nie odnowiłam profesjonalnej subskrypcji ChatGPT, teraz używam już tylko Gemini”.
Nawet narzędzia produktywności o mniejszym znaczeniu mogą z czasem przestać być mile widziane. Varun Anand, dyrektor generalny EduHubSpot, wyjaśnił krótko, dlaczego przestał używać Grammarly: „Dużo korzystałem z Grammarly, ale po pewnym czasie zaczęło mnie irytować, więc je wyłączyłem”.
Dużo korzystałem z Grammarly, ale po pewnym czasie zaczęło mnie irytować, więc je wyłączyłem.
W przypadku Michaela Golda, założyciela i tymczasowego dyrektora ds. realizacji, problem z systemem CRM sprowadzał się do prostych kwestii ekonomicznych. Zamiast nadal płacić za Close, wziął sprawy we własne ręce. „Zbudowałem własny system CRM przy użyciu Replit, ponieważ korzystałem z Close. Kosztowało mnie to około 100 dolarów miesięcznie” — wyjaśnia. „Budowanie własnego systemu sprawiło mi po prostu sporo frajdy. Nie będę kłamać — nie twierdzę, że jest lepszy od Close, ale jest darmowy — a przynajmniej Replit kosztuje 25 dolarów miesięcznie”.
Zbudowałem własny system CRM przy użyciu Replit, ponieważ korzystałem z Close. Kosztowało mnie to około 100 dolarów miesięcznie.
Gotowość do odejścia to umiejętność
Żadne narzędzie nie jest uniwersalnie właściwe. Kontekst, wielkość zespołu, złożoność przepływu pracy, oczekiwania klienta, a nawet ograniczenia budżetowe — wszystko to decyduje o tym, czy dana platforma na stałe zagości w zestawie narzędzi kierownika projektu, czy trafi na cmentarzysko. Wspólną cechą tych historii jest to, że decyzja o porzuceniu narzędzia, daleka od bycia porażką, często okazuje się najbardziej pragmatycznym posunięciem, jakie może wykonać kierownik projektu. Umiejętność rozpoznania, kiedy coś nie działa, oraz przekonanie, by iść dalej, są same w sobie formą profesjonalnego osądu, która w dłuższej perspektywie dobrze służy projektom i zespołom.
Chcesz poznać więcej podobnych spostrzeżeń? Załóż bezpłatne konto DPM, aby posłuchać kolejnych ekspertów.
