Jak zostać niezależnym kierownikiem projektu: przewodnik w 6 krokach

Niezależne zarządzanie projektami polega na samodzielnym zarządzaniu projektami dla wybranych przez siebie klientów. W tym przypadku nie pracujesz dla ustalonej firmy ani agencji — pracujesz dla siebie. 

Może to oznaczać pracę w niepełnym wymiarze godzin lub poza tradycyjnymi godzinami od 9:00 do 17:00. Możesz także zarządzać wieloma projektami jednocześnie dla różnych klientów albo zajmować się tylko wybranymi aspektami projektu, takimi jak rozpoczęcie projektu lub tworzenie planów projektu.

Rozpoczęcie pracy jako niezależny kierownik projektu oferuje wiele korzyści.

1. Bardziej elastyczne godziny pracy

Niezależne zarządzanie projektami daje możliwość ustalania własnego harmonogramu i godzin pracy. Gdy jesteś zatrudniony na etacie, oczekuje się od ciebie dostępności w standardowych godzinach pracy. Pracując jako freelancer, to ty ustalasz z klientami oczekiwania dotyczące współpracy.

2. Większe możliwości twórczej swobody

Gdy pracujesz na etacie, zazwyczaj nie masz możliwości odrzucenia projektów lub klientów, którzy nie odpowiadają ci pod względem etycznym albo twórczym. Kiedy pracujesz na własny rachunek, sam wybierasz, z kim współpracujesz, a jedynym ograniczeniem twórczym jest akceptacja klienta. Praca dla wielu klientów jednocześnie zwiększa także różnorodność zadań.

3. Możliwość ustalania stawek i większych zarobków

Jako niezależny kierownik projektu możesz decydować, ile zarabiasz, i podwyższyć sobie wynagrodzenie, kiedy tego potrzebujesz lub gdy zdobędziesz większe doświadczenie albo awansujesz. Pracując na etacie, jesteś uzależniony od struktury wynagrodzeń swojej firmy i jej definicji poziomów senioralności.

1. Określ swoją niszę w niezależnym zarządzaniu projektami

Tworzenie jasnych, zwięzłych opisów i zrozumienie tego, co oferujesz, przyniesie korzyści w każdej rozmowie z potencjalnymi klientami.

Zastanów się nad projektami, którymi zarządzałeś(-aś) w przeszłości:

• Co robiłeś(-aś) dobrze?
• W jakich obszarach Twój zespół wyróżniał się pod Twoim kierownictwem?
• Jacy byli najlepsi klienci, z którymi pracowałeś(-aś) jako kierownik projektu? 

Rozważ wspólne cechy tych projektów.

• Czy występowały podobne rezultaty prac lub wyzwania (np. napięte terminy, mały budżet, wielu interesariuszy)?
• Nad jakimi rodzajami projektów pracowałeś(-aś) (np. nad rozwojem oprogramowania)?
• A co z Twoją wiedzą o rynku lub branży? 
• Jakich narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Jira) lub metodyk zarządzania projektami (np. zwinnej lub Scrum) używałeś(-aś)?
• Jakie masz doświadczenie w zarządzaniu projektami?
• Czy posiadasz certyfikat Project Management Professional (PMP) lub inny certyfikat z zakresu zarządzania projektami?

Wypracowanie wiedzy na temat swoich umiejętności w zakresie zarządzania projektami i osobistej historii projektów pomoże określić konkretne nisze, w których masz kwalifikacje, aby działać jako niezależny specjalista.

2. Stwórz dla siebie opis stanowiska

Wiele osób nie rozumie, jakie korzyści do ich projektu lub organizacji może wnieść doświadczony kierownik projektu — a tym bardziej niezależny kierownik projektu. Trudno udzielić od razu odpowiedzi na pytanie: „co możesz dla mnie zrobić?”. 

Warto stworzyć dla siebie opis stanowiska, który podsumuje rodzaje usług, jakie możesz świadczyć. Aktualizuj i uzupełniaj swój opis stanowiska o listę umiejętności, doświadczeń, studiów przypadków oraz przykładów sytuacji, z którymi miałeś(-aś) do czynienia.

Szukasz szablonów?

Jeśli szukasz pomysłów na dobry początek, przygotowaliśmy dla Ciebie szablon opisu stanowiska cyfrowego kierownika projektu (aby uzyskać dostęp do tych szablonów, musisz być członkiem!).

• Opis stanowiska cyfrowego kierownika projektu
• Opis stanowiska starszego cyfrowego kierownika projektu
• Opis stanowiska dyrektora projektu
• Opis stanowiska cyfrowego koordynatora projektu

3. Zbieraj referencje i rekomendacje

Jeśli możesz, zbieraj referencje lub rekomendacje od klientów, z którymi wcześniej pracowałeś(-aś). Gdy zdobędziesz pierwszych klientów i projekty jako niezależny specjalista, pamiętaj, aby poprosić każdego z nich o referencje, nawet jeśli byli to niewielcy klienci.

Uczyń z tego stały element procesu wygaszania projektu i jego zamykania, aby zawsze otrzymywać nowe wypowiedzi i referencje. Przyda Ci się to również w kolejnym kroku, czyli podczas tworzenia portfolio.

4. Zbuduj portfolio

Stwórz portfolio kierownika projektu, aby zaprezentować projekty, nad którymi pracowałeś(-aś) w przeszłości. Korzystanie z portfolio projektów pozwoli klientom zobaczyć Twoją pracę, wiedzę specjalistyczną i rezultaty. Tam, gdzie to możliwe, uwzględnij referencje od poprzednich klientów, a także informacje o kontekście projektu, Twoim wkładzie i wszelkich napotkanych wyzwaniach.

Jeśli nie możesz ujawnić szczegółów, rezultatów ani danych dotyczących konkretnego projektu, spróbuj użyć danych jakościowych lub wskaźników biznesowych, które są powszechnie rozumiane (takich jak przychody, poziom produktywności itp.)

5. Buduj relacje, aby poszerzać bazę potencjalnych klientów

Umiejętność nawiązywania kontaktów jest kluczowym elementem sukcesu niezależnego kierownika projektu. To podstawowy sposób na znalezienie pracy jako niezależny kierownik projektu.

Warto zacząć od istniejących relacji: skontaktuj się ze znajomymi, byłymi współpracownikami i znanymi Ci właścicielami firm, aby powiedzieć im, że rozpoczynasz pracę na własny rachunek i chętnie przyjmiesz wszelkie rekomendacje lub porady, którymi mogą się z Tobą podzielić.

Zacznij zastanawiać się, jak możesz reklamować swoje usługi na potencjalnych rynkach zidentyfikowanych w pierwszym kroku. Nie bój się poprosić kogoś znajomego o przedstawienie Cię firmie, z którą chciałbyś(-abyś) pracować, ale nie wywieraj na tej osobie presji.

6. Szukaj zleceń z zakresu niezależnego zarządzania projektami

Gdy wszystko inne zawiedzie, zwykłe poszukiwanie pracy z pewnością nie zaszkodzi. Przeszukuj serwisy z ofertami pracy, takie jak LinkedIn, szukaj lokalnych ogłoszeń na stronie swojej izby handlowej, odwiedzaj serwisy ze zleceniami przeznaczonymi dla niezależnych specjalistów, a od czasu do czasu sprawdzaj nawet Craigslist.

Szukaj stanowisk, na które może nie aplikować wielu innych niezależnych kierowników projektów, a być może znajdziesz swoją kolejną szansę.

Według badania, które przeprowadziliśmy w 2023 roku, stawki niezależnych kierowników projektów w USA wahają się od $51 do $2,000 dziennie, w zależności od zestawu umiejętności i lat doświadczenia. Średnia stawka dzienna wynosi $451.

Więcej informacji na temat stawek w Wielkiej Brytanii i Kanadzie znajdziesz w naszym przewodniku po wynagrodzeniach.

Zostanie niezależnym specjalistą ds. zarządzania projektami wymaga połączenia tradycyjnych umiejętności zarządzania projektami z umiejętnością skutecznego prowadzenia własnej działalności. Do niezbędnych umiejętności należą:

Umiejętności koordynacji, organizacji i komunikacji

Klienci potrzebują kierownika projektu, który potrafi zjednoczyć różne grupy interesariuszy i rozliczać je z realizacji wspólnego celu.

Zarządzanie budżetem i czasem

Kierownicy projektów muszą dbać o to, aby klienci otrzymywali oczekiwane rezultaty na czas i w ramach budżetu.

Doskonalenie procesów

Kierownicy projektów powinni potrafić projektować, upraszczać i potencjalnie automatyzować przepływy pracy, aby usprawniać sposób działania zespołów (i optymalizować prowadzenie własnej działalności!).

Przed rozpoczęciem pracy jako freelancer ważne jest uporządkowanie finansów i zrozumienie kwestii prawnych z nią związanych.

1. Oszczędzaj: stwórz rozsądną poduszkę bezpieczeństwa i fundusz awaryjny

Przygotuj arkusz kalkulacyjny programu Excel i podsumuj wszystkie cykliczne rachunki domowe, opłaty za media i usługi, raty kredytów, koszty zakupów spożywczych, składki na fundusz emerytalny, wydatki nieprzewidziane oraz wszelkie inne „regularne” wydatki. Odłóż wystarczającą ilość pieniędzy, aby pokryć te koszty przez co najmniej 3–6 miesięcy.

Najważniejsze

Jeśli rozważasz karierę freelancera, najpierw sprawdź, czy to dla Ciebie. Nie rezygnuj z pracy przedwcześnie.

2. Poznaj dodatkowe koszty pracy jako freelancer

Weź pod uwagę koszty ubezpieczenia zdrowotnego i innych ubezpieczeń, sprawdź, jakie oprogramowanie i aplikacje mobilne będą Ci potrzebne, uwzględnij wydatki związane z domowym biurem oraz wszelkie dodatkowe koszty, które możesz ponosić co tydzień, co miesiąc lub co rok, gdy zaczniesz pracować na własny rachunek.

Ponieważ musisz organizować swoją pracę, warto rozważyć tanie oprogramowanie do zarządzania projektami, aby rozpocząć pracę.

3. Uzyskaj poradę dotyczącą śledzenia wydatków, kosztów i dochodów

Znajdź doświadczonego księgowego lub doradcę podatkowego i spotkaj się z nim, aby uzyskać najbardziej aktualne informacje o tym, co należy śledzić, dzięki czemu jako przyszły właściciel firmy zawsze będziesz mieć swoje kwestie podatkowe pod kontrolą.

Wskazówka eksperta

Często pierwsze spotkanie z księgowym lub specjalistą ds. finansów jest zazwyczaj bezpłatną konsultacją albo spotkaniem zapoznawczym. To świetny sposób na zdobycie wiedzy, która pomoże Ci właściwie rozpocząć działalność.

Wstępna rozmowa może również zapoczątkować długoterminową relację z osobą, która pomoże Ci podejmować decyzje finansowe dotyczące firmy w miarę rozwoju Twojej kariery freelancera.

4. Zacznij przygotowywać dokumentację prawną

Wchodząc w relacje z klientami, prawdopodobnie będziesz musieć zacząć przygotowywać prawnie wiążące umowy i inne dokumenty. Aby rozpocząć, zapytaj innych freelancerów lub konsultantów internetowych albo dokładnie przeanalizuj i zweryfikuj bezpłatne dokumenty prawne dostępne w internecie. 

Zapoznaj się z typowymi zapisami w dokumentach dotyczących niezależnych wykonawców i dowiedz się, na co zwracać uwagę, podpisując umowy z innymi podmiotami. Ustal również, czy będziesz rejestrować podmiot gospodarczy lub ubiegać się o licencję w swoim stanie lub kraju — zaplanuj to dokładnie, ponieważ wpłynie to na sposób rozliczania podatków i zarządzania finansami.

5. Przygotuj domowe biuro

Ta część jest przyjemna! Czy masz już wyznaczone miejsce na domowe biuro? Jakiego sprzętu potrzebujesz (pomysły znajdziesz wśród tych prezentów dla kierowników projektów)? Gdzie pracuje Ci się najlepiej? Jeśli w Twoim mieście są przestrzenie coworkingowe, mogą być świetnym uzupełnieniem lub alternatywą dla pracy z domu (ale dodaj kolejny cykliczny koszt do arkusza wydatków!)

1. Ustal granice dotyczące swojej pracy i klientów

Znajdujesz się w wyjątkowej sytuacji, w której możesz chronić swój czas i umiejętności oraz ograniczać wszystko, do czego nie chcesz lub nie możesz się zobowiązać. Oznacza to odmawianie projektom, które w niewłaściwy sposób angażowałyby Twój czas i umiejętności.

Author's Tip

Jako niezależny kierownik projektów cyfrowych czas jest Twoim najcenniejszym zasobem, więc go chroń.

2. Jasno określ swoje zamiary i ustal oczekiwania

Komunikuj swoje zamiary i określaj oczekiwania dotyczące swojej roli w projekcie, roli zespołu, tego, czego oczekujesz od zespołu, oraz wszelkich interakcji z klientem. Upewnij się, że stale komunikujesz status projektu i jego wpływ.

Warto również informować klientów o swoim harmonogramie i dostępności, rolach w projekcie, celach oraz oczekiwaniach wobec członków zespołu projektowego i interesariuszy.

3. Planuj urlopy, zmiany w życiu i (nieoczekiwany) czas wolny

Dokumentuj, dokumentuj, dokumentuj. Zostaw ślad dla swojego zespołu projektowego, interesariuszy i osób kontaktowych po stronie klienta. Stosuj zasadę „potrącenia przez autobus”: jeśli cokolwiek wpłynęłoby na Twoją dostępność, powinno być jasne, na czym zakończyłeś pracę i jak ktoś inny może ją przejąć. 

Przejrzystość ma kluczowe znaczenie dla zachowania dobrej reputacji. Podziękujesz sobie w okresie wzmożonej pracy przed urlopem lub gdy pojawi się nagła podróż: większość prac przygotowawczych będzie już wykonana i udokumentowana, dzięki czemu łatwo będzie zorganizować i zakomunikować czas wolny.

4. Zastosuj zasady zarządzania projektami w swoim życiu freelancera

Realistycznie oceniaj, co możesz zrobić w ramach określonych ograniczeń. Oblicz wartość swojego czasu, koszt tego, co robisz dla każdego klienta, i sprawdź, czy liczby te przekładają się na rentowność. Jeśli podejmiesz się większej liczby zadań, niż jesteś w stanie udźwignąć, nie zapewnisz pracy wysokiej jakości, co zaszkodzi Twojej reputacji.

Ogranicz „rozszerzanie zakresu” we własnych umowach, wyznaczając granice sobie i klientom oraz wiedząc, kiedy poprosić o nową umowę lub dodatkowe wyjaśnienie swojej roli.

1. Poszukaj nowych lub dodatkowych zleceń związanych z niezależnym zarządzaniem projektami

Przemyśl na nowo opis swojej pracy oraz listę umiejętności i projektów.

• Czy możesz dodać coś nowego?
• Czy są jakieś dodatkowe rodzaje projektów, których chciałbyś spróbować?
• Czy możesz poszerzyć swój potencjalny rynek klientów i projektów?

Sprawdź, czy nie musisz zmienić któregoś ze sposobów lub obszarów marketingu skierowanego do klientów. Jeśli jesteś starszym kierownikiem projektu, być może nadszedł czas, aby spróbować niezależnego doradztwa, poprowadzić warsztaty lub wystąpić na konferencjach.

2. Podnieś swoje stawki

Bądźmy szczerzy: najczęściej podnosimy stawki, gdy uświadamiamy sobie, że dotychczas pobieraliśmy zdecydowanie zbyt niskie opłaty. Na szczęście rozsądne jest podnoszenie stawek o niewielki procent raz w roku lub co pół roku, o ile poszerzasz swoją wiedzę i umiejętności.

Powiadom klientów o planowanej zmianie stawek z co najmniej kilkumiesięcznym wyprzedzeniem. Jeśli nie możesz podnieść stawek w istniejących umowach, podchodź do każdej nowej umowy z klientem z planem naliczania nieco wyższej opłaty niż poprzednim razem, aby osiągnąć potrzebny poziom.

3. Promuj się na nowe sposoby

Oceń, co robisz, aby pozyskiwać nowych klientów. Co się sprawdziło, a co nie? Być może do potencjalnych odbiorców zainteresowanych Twoimi usługami przemówiłoby prowadzenie bloga lub podcastu. A może zaangażowanie się w większym stopniu w życie lokalnej społeczności przyniosłoby korzyści Twojej firmie.

Promowanie siebie to jeden z najlepszych sposobów na zwiększenie popytu, a tym samym kwoty, jaką możesz pobierać za swoje usługi.

4. Kontynuuj rozwój zawodowy jako kierownik projektu

Chociaż freelancerzy nie mają dostępu do firmowego wsparcia finansowego ani edukacyjnego, z którego korzystają pracownicy zatrudnieni na pełny etat, nadal mają wiele możliwości dalszego kształcenia. Korzystaj z konferencji i spotkań poświęconych zarządzaniu projektami.

Chociaż niezależne zarządzanie projektami zapewnia większą elastyczność, wiąże się również z wyzwaniami. Mogą one obejmować:

1. Brak stabilnych dochodów

W przeciwieństwie do pracy na pełny etat, w której otrzymujesz wynagrodzenie niezależnie od tego, czy jest dużo, czy mało zleceń, wzloty i spadki w pracy niezależnej przekładają się na okresy wyższych i niższych dochodów. Musisz odpowiednio to zaplanować.

2. Możliwość dłuższych godzin pracy

Niezależni kierownicy projektów muszą poświęcać czas na realizację bieżących prac dla klientów, a jednocześnie poszukiwać nowych zleceń. Choć możesz mieć możliwość ustalania własnych godzin pracy, wyznaczanie granic ma kluczowe znaczenie, aby uniknąć wypalenia zawodowego.

3. Potencjalnie wysokie koszty prowadzenia działalności

W USA praca na podstawie umowy często nie zapewnia ubezpieczenia zdrowotnego ani innych świadczeń, więc będziesz musiał wykupić je osobno, jeśli nie możesz zostać osobą zależną w ramach polisy kogoś innego. Może to być kosztowne, dlatego musisz odpowiednio zaplanować budżet na te wydatki.

Dowiedz się więcej o świadczeniach związanych z pracą w zarządzaniu projektami.

Freelansowi kierownicy projektów mogą korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, aby ułatwić sobie zarządzanie portfolio projektów, jeśli wybiorą rozwiązanie z odpowiednimi funkcjonalnościami. Na przykład oprogramowanie do zarządzania projektami można wykorzystać do:

• Zarządzania harmonogramami projektów, w tym zarządzania zadaniami i ich realizacji
• Śledzenia godzin i wydatków
• Monitorowania i ograniczania ryzyka.

Dowiedz się więcej o najlepszych zdalnych narzędziach do zarządzania projektami lub oprogramowaniu do zarządzania projektami dla freelancerów, aby znaleźć rozwiązanie odpowiadające Twoim potrzebom.

Co o tym sądzisz?

Koniecznie sprawdź naszą serię sesji Mentoringu na żywo z Patrice Embry, podczas których szczegółowo omawia ona wszystkie aspekty freelancingu (aby uzyskać do nich dostęp i dołączyć do rozmowy na Slacku, musisz być członkiem DPM):

• Podstawy freelancingu
• Budowanie listy zleceń dla freelancera
• Utrzymywanie rytmu pracy freelancera