Jak używać Confluence do zarządzania projektami w 2026 roku
Witamy w krótkim przewodniku na temat korzystania z Confluence do zarządzania projektami. Wielu z nas korzystało z aplikacji Confluence bez zastanawiania się, „Dlaczego nazywa się Confluence?”. Z definicji confluence to miejsce, w którym spotykają się dwie rzeki o podobnej wielkości — tak jak wtedy, gdy współpracuje rozproszony zespół projektowy. Jego członkowie mogą pochodzić z różnych obszarów funkcjonalnych, a nawet geograficznych, ale w pewnym momencie łączą się, aby dzielić się notatkami, rozmowami, listami i wieloma innymi artefaktami projektu.
Confluence jest kluczem do współpracy, a ta stanowi podstawę każdej metodyki zarządzania projektami. W porównaniu z wieloma alternatywami dla tego oprogramowania Confluence oferuje bogaty zestaw funkcji i automatyzacji.
Swoją karierę w zarządzaniu projektami rozpocząłem ponad dwadzieścia pięć lat temu i poza Microsoft Project nie miałem dostępu do narzędzi takich jak te z oferty Atlassian. Wszyscy kierownicy projektów śledzili pracę w prostych arkuszach kalkulacyjnych, harmonogramie projektu i papierowych notesach. Do dziś noszę ze sobą wszędzie notes terenowy i długopis.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Z produktów Jira i Confluence firmy Atlassian zacząłem korzystać około dwóch lat temu, gdy klient chciał wdrożyć je w swojej organizacji. Ponieważ wcześniej korzystałem z innych podobnych narzędzi zwinnych i je wdrażałem, proces ten był dość intuicyjny. Kierownicy projektów mogą zdecydować się na platformę do zarządzania projektami z obsługą Jira, aby skuteczniej realizować złożone projekty.
Jako kierownicy projektów zajmujemy się wieloma sprawami jednocześnie, a jedną z bardzo ważnych jest zarządzanie informacjami. Zawsze łatwiej korzystać ze scentralizowanej platformy informacyjnej niż przeszukiwać wiadomości e-mail, wiadomości bezpośrednie czy karteczki samoprzylepne (tak, niektórzy z nas wciąż ich używają).
Jak zarządzać projektami za pomocą Confluence
Współpraca i organizacja zespołu
Na pierwszy rzut oka Confluence wydaje się narzędziem do robienia notatek na sterydach, ale naprawdę pokazuje swoje możliwości w połączeniu z rozbudowanym oprogramowaniem do zarządzania projektami. Pod wieloma względami jest to trafne spostrzeżenie i zespoły wykorzystują je po prostu do tego celu, ale w sposób oparty na współpracy. Moim zdaniem najważniejsze zastosowanie wiąże się z całościowym planowaniem i realizacją projektu — od kart projektu po retrospektywy i wszystko pomiędzy nimi. Poniżej przedstawiono kilka przykładów.
Tutaj znajdziesz porady i wskazówki dotyczące Jira.
Jedną z wyjątkowych zalet Confluence jest jego niezależność od metodyki. Od podejścia zwinnego po model kaskadowy — narzędzie obsługuje je wszystkie. Wymienienie wszystkich funkcji zajęłoby sporo miejsca, dlatego poniżej przedstawiam krótkie zestawienie narzędzi i szablonów, które warto wziąć pod uwagę podczas rozpoczynania planowania projektu z użyciem Confluence:
- Zespół: podręcznik pracownika, macierze RACI (role i zakresy odpowiedzialności)
- Interesariusze: raporty statusu projektu, mapy drogowe produktu
- Cykl życia: cotygodniowe notatki ze spotkań, tworzenie bazy wiedzy
- Planowanie: rozpoczęcie projektu, planowanie projektu
- Niepewność i dwuznaczność: oceny ryzyka, zarządzanie zmianą
- Realizacja: przegląd projektu, raportowanie projektu, zarządzanie tablicą Kanban
- Wydajność: planowanie wydajności, burza mózgów
- Praca nad projektem: harmonogramy, podręcznik operacyjny DevOps, wymagania, zarządzanie zadaniami
Po prostu wybierz etap i zacznij przeglądać dostępne formularze, funkcje i szablony. Atlassian ma nawet bibliotekę, która pomoże Ci znaleźć ich więcej.
Retrospektywa
Jak wspomniano wcześniej, istnieje szablon dla każdego etapu zarządzania projektem, niezależnie od metodyki. W tym miejscu chcę skupić się na retrospektywie.
Porozmawiajmy o bardzo ważnej części projektu — retrospektywie. To świetne narzędzie do planowania projektów realizowanych w przyszłości. Jest tak ważna dla pracy nad projektem, że często wykracza poza ramy jednej metodyki. Zarówno zespoły stosujące tradycyjne zarządzanie projektami, jak i zespoły zwinne mogą wykorzystywać ją do dostosowywania sposobu pracy w przyszłości.
W przeszłości wykorzystywaliśmy wnioski wyciągnięte z realizacji projektu jako naszą retrospektywę, a proces ten odbywał się na koniec projektu. Jest to formalny proces, do którego często już się nie wraca. Jednak dzięki wprowadzeniu retrospektywy w regularnych odstępach zespoły mogą zapewnić płynniejszą realizację projektu, a interesariusze mogą mieć wyższe oczekiwania wobec jego wyników.
Choć retrospektywa i wnioski wyciągnięte z realizacji projektu różnią się pod pewnymi względami, skupiamy się tutaj na doskonaleniu procesów.
Jaką rolę odgrywa w tym Confluence?
Confluence uznaje retrospektywę za tak ważną część procesu, że w witrynie marketplace firmy Atlassian dostępnych jest wiele szablonów.
Obie koncepcje opierają się na podstawowych pytaniach:
- Co poszło dobrze
- Co nie poszło dobrze
- Co możemy zrobić lepiej
Model 4L dodaje różne kategorie:
- Co się podobało (czasami określane jako to, co pokochaliśmy)
- Czego się nauczyliśmy
- Czego nie lubiliśmy (lub czego zabrakło)
- Za czym tęskniliśmy
W tym przypadku dodaje on kategorię uczenia się, ponieważ nowo poznane procesy są wartościowe i należy je wskazać do wykorzystania w przyszłości.
Dobrze, a teraz — dlaczego?
Pamiętasz powiedzenie: „ci, którzy zapominają o przeszłości, są skazani na jej powtarzanie”. Choć nie zawsze jest to coś złego, zebranie wspólnej wiedzy z przeszłości może pomóc nam uniknąć powtarzania złych rzeczy, a także pamiętać o tym, co było dobre. Kroki prowadzące do przeprowadzenia udanej retrospektywy wyglądają następująco:
- Przygotuj się: przygotuj notatki, zespół i siebie. Ustal podejście. Zespoły zdalne mogą korzystać z aplikacji w rodzaju tablicy, takich jak Mural, Concept Board lub Explain Everything. Często tworzę siatkę z czterema polami, taką jak ta:
- Retrospekcja: czas rozpocząć właściwą część ćwiczenia. Każdy powinien poświęcić trochę czasu na zastanowienie się nad czterema kategoriami: co mu się podobało, czego zabrakło, za czym tęsknił i czego się nauczył. Wyjaśnij, co one oznaczają. Na przykład mogło Ci się podobać, że zespół dobrze współpracował podczas programowania zespołowego, ale mogło Ci brakować większej ilości czasu na tę pracę. Być może nauczyłeś się dzięki programowaniu zespołowemu korzystania ze świetnego narzędzia do dokumentacji, ale zabrakło Ci szkolenia, aby skutecznie go używać. A może Twój zespół miał trudności z zapewnieniem widoczności zadań — to kolejny znak, że może skorzystać z lekkiego oprogramowania do zarządzania zadaniami dla małych firm, które dobrze integruje się z konfiguracją Confluence.
- Organizacja: przekaż kilka instrukcji. Być może chcesz skupić się na jednej siatce naraz albo po prostu dać każdemu możliwość rozpoczęcia pracy. Ustal limit czasu — im dłuższy projekt, tym dłuższa retrospektywa.
Możesz również podzielić te działania na różne etapy projektu. Nie odkładaj ich na koniec, bo możesz przegapić ważne okazje.
Co możesz zrobić z tymi cennymi informacjami?
Pierwszym krokiem jest zebranie odpowiedzi. Poszukam powtarzających się odpowiedzi i je zbiorę. Często będą pojawiać się takie kwestie jak szkolenia, czas, narzędzia itp. To jest Twój plan działania. Te najczęściej pojawiające się odpowiedzi będą należeć do jednego z czterech obszarów:
- Robić więcej
- Robić mniej
- Kontynuować
- Przestać robić
Jeśli większości zespołu podobało się konkretne narzędzie, ale potrzebowała dodatkowego szkolenia z jego obsługi, powinno ono zostać ustalone jako priorytet. Z drugiej strony, jeśli okaże się, że coś nie było preferowane, ale kierownictwo chce zachować to jako część procesu, daje to możliwość zastanowienia się nad jego skutecznością i ewentualnego zaproponowania alternatyw.
5 porad i wskazówek eksperta
- Skróty mają intuicyjne nazwy. Ukośnik „/” jest początkiem wszystkiego. Wprowadź go najpierw, aby otworzyć menu kontekstowe, a następnie dodaj nazwę funkcji. Na przykład „/ + d” (1) wyświetla wszystkie skróty zaczynające się na literę „d”, takie jak data (2). Po prawej stronie wyświetlonego pola wyboru znajdzie się odpowiednik klawiaturowy „//”, który wyświetli skrót do daty. (3):
- Za każdym razem, gdy edytujesz pole i nie pamiętasz skrótu, po prostu naciśnij „Ctrl +/”, a pojawi się lista skrótów. Więcej informacji na temat skrótów klawiaturowych znajdziesz tutaj.
- Zrozum różnicę między opcjami „Zamknij” i „Opublikuj”. Często mamy do czynienia z pracą w toku. Domyślnie Confluence zapisuje pracę w częstych odstępach. Zamknięcie dokumentu zapisuje go w stanie z ostatniej zmiany, ale nie wyświetla tych zmian. Opcja „Opublikuj” udostępnia nowy dokument na żywo. Dzięki temu możesz rozwijać pracę w toku i udostępnić ją, gdy będzie gotowa.
- Największym wyzwaniem, któremu każda organizacja będzie musiała sprostać, jest konsekwencja. Używaj tych samych pól, stylów i formatowania w formularzach oraz na stronach. Pomoże to zyskać akceptację użytkowników.
- Korzystaj również z edytora. To, co wiele osób nazywa banerem, jest także szybkim selektorem formatowania lub stylu:
Retrospektywa ma nam do przekazania coś wartościowego — musimy tylko słuchać
Skorzystaj z tych wskazówek dotyczących pracy z Confluence, aby łatwiej przeprowadzić następną retrospektywę. Będzie ona tak łatwa, że z większym prawdopodobieństwem będziesz organizować je częściej i przygotujesz zespół projektowy na sukces.
Skorzystaj z szablonów i dostosuj je do języka swojej organizacji, rozbuduj dokumentację i przygotuj plan działania, a także nie zapomnij o skrótach oszczędzających czas. Pomocny może okazać się również ten artykuł na temat planowania zasobów za pomocą Jira.
Jeśli podoba Ci się ten lub inny artykuł, opowiedz nam o swoich doświadczeniach w komentarzach i zasubskrybuj newsletter The Digital Project Manager.
