Jak planować zasoby w Jira: obejście & wskazówki
Planowanie zasobów w Jira: ta funkcjonalność pozostaje nieosiągalna w oprogramowaniu do zarządzania projektami, które kierownicy projektów uwielbiają krytykować. Nie zrozum mnie źle — Jira to potężne narzędzie — właśnie dlatego wciąż z niego korzystamy! Dzięki Jira możesz uprościć proces planowania projektu, promować współpracę oraz uzyskać wgląd w postęp trwających zadań i harmonogram aktywności, bez konieczności zawracania głowy członkom zespołu.
Jednak to, co oprogramowanie Jira dobrze robi na poziomie szczegółowym, nie zawsze przekłada się na szerszy obraz ani na informacje, które interesują starszych interesariuszy. Jeśli kiedykolwiek rozczarowały Cię skromne możliwości Jira w zakresie planowania zasobów, nie jesteś sam.
Spędziłem niejeden wieczór, po cichu przeklinając ekran komputera, gdy próbowałem uporządkować ogrom danych Jira w odpowiednim formacie dla kadry kierowniczej. W tym artykule wyjaśnimy naturę niedociągnięć Jira w zakresie planowania zasobów i przedstawimy kilka potencjalnych rozwiązań.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Planowanie zasobów w Jira
Zacznijmy od przeglądu istniejących funkcji Jira, które wspierają procesy planowania zasobów i zwinne planowanie wydajności, choć w ograniczonym zakresie. Nie zapomnij wdrożyć najlepszych praktyk zarządzania zasobami, korzystając z poniższych opcji.
Plan działania Jira: podstawowy
Gdy po raz pierwszy zobaczyłem tę opcję w Jira, pomyślałem: „Świetnie. Kliknę to i w mgnieniu oka wygeneruję plan zarządzania zasobami, który będę mógł wysłać członkowi kadry kierowniczej”.
Problem? Podstawowy plan działania Jira jest, cóż, podstawowy. Wyświetla epiki projektu, a także pozwala zagłębić się w epiki, aby zobaczyć powiązane z nimi zgłoszenia podrzędne.
Przez krótką chwilę sądziłem, że opcje filtrowania mogą pokazać dodatkowe szczegóły, których szukałem. Chociaż możesz filtrować według osoby, aby sprawdzić, kto przyczynił się do realizacji zadania, podstawowy plan działania Jira nie oferuje podsumowania według osoby.
Na korzyść Jira należy powiedzieć, że plan działania projektu nie musi oznaczać zarządzania zasobami. My, kierownicy projektów ludzie, jesteśmy po prostu chciwi i chcemy, aby oprogramowanie potrafiło robić wszystko, czego od niego oczekujemy. Jira jest przeznaczona przede wszystkim do śledzenia zgłoszeń, a nie do planowania wykorzystania zasobów ani do pomagania w obliczaniu obciążenia pracą.
Plan działania Jira: zaawansowany
Jeśli Twoja organizacja opłaca wersję premium Jira, uzyskasz dostęp do funkcji zaawansowanego planu działania. Zaawansowane plany działania pozwalają śledzić postęp prac w wielu zespołach i są najbliższe natywnemu wykresowi Gantta w Jira.
Zaawansowane harmonogramy mają również większe możliwości filtrowania niż podstawowe harmonogramy. Na przykład przy jednym ogromnym projekcie programistycznym, nad którym pracowałem, używaliśmy pola komponentu do grupowania zgłoszeń Jira w ramach projektu. W zaawansowanych harmonogramach Jira można podsumować bieżące prace według komponentu, co nie jest możliwe w podstawowych harmonogramach Jira.
Jeśli chodzi o możliwości planowania zasobów w Jira, zaawansowane harmonogramy Jira są bliższe temu, czego szukamy. Można zagłębić się w aktywne sprinty, aby zrozumieć, ile punktów historyjek przydzielono w kontekście szybkości sprintu. Nadal jednak nie można śledzić prac na poziomie pojedynczych osób.
Jeśli nadal nie zadowalają Cię możliwości planowania zasobów w Jira, mnie również nie. Jira to narzędzie do zwinnego zarządzania projektami. Podobnie jak Twój niestabilny znajomy, który nie potrafi się zaangażować, Jira szybko zmienia plany. Jira nie próbuje pomóc Ci w planowaniu na okres dłuższy niż jeden sprint. Nie oznacza to jednak, że nie zasługujesz na długoterminowe zobowiązanie.
W następnej sekcji omówimy sposoby obejścia ograniczeń, które pomogą Ci jak najlepiej wykorzystać dane z Jira, aby opracować skuteczny sposób na zarządzanie zasobami projektu.
Więcej porad i wskazówek dotyczących Jira znajdziesz tutaj.
Opcja nr 1: Eksport danych z Jira do pliku CSV
Ta opcja wymaga najwięcej pracy ręcznej — to dobra, staromodna zabawa w przetwarzanie danych, która przypomina mi czasy pracy konsultanta.
Pierwszym krokiem jest wyeksportowanie danych z Jira do formatu pliku CSV.
Gdy dane są już w formacie CSV, możesz je sortować i filtrować, eksperymentować z przydzielaniem zasobów oraz tworzyć arkusze kalkulacyjne i wykresy przedstawiające interesujące Cię informacje. Obejrzyj instruktaż wideo, aby zobaczyć przykład przetwarzania przeze mnie danych z przykładowego projektu Jira.
- Zalety: Możesz w dużym stopniu dostosować wynik, sortując i filtrując dane w dowolny sposób, jaki mogą sobie wymarzyć osoby zarządzające; nie są wymagane żadne kosztowne integracje.
- Wady: Ta metoda wymaga dużo pracy i nie synchronizuje się z Jira w czasie rzeczywistym. Oznacza to, że będziesz musiał ponownie uruchamiać raporty tak często, jak będą tego potrzebować osoby zarządzające, co może powodować wąskie gardła. Konfiguracja za pierwszym razem może być również uciążliwa i skomplikowana.
Opcja nr 2: Integracja Jira z aplikacją do wizualizacji danych
Jeśli na myśl o ręcznym przetwarzaniu danych masz ochotę płakać, rozumiem Cię. W takim przypadku, jeśli Twoja organizacja ma na to gotowość, możesz rozważyć integrację Jira z aplikacją do wizualizacji danych, która zajmie się większością pracy związanej z planowaniem zasobów.
Możesz na przykład utworzyć wykres pokazujący średni czas realizacji zgłoszenia (zalecałbym agregowanie tych danych według zespołu, a nie według osoby, aby uniknąć potencjalnych skojarzeń z Wielkim Bratem). Możesz również śledzić przeniesione punkty historyjek według sprintu, aby ustalić, gdzie Twoje szacunki mogą być nietrafione, i poprawić ich dokładność w przyszłych sprintach.
Aby Ci w tym pomóc, platforma Atlassian oferuje integracje z Microsoft Power BI, Tableau, Qlik i innymi narzędziami. Jeśli Twoja organizacja korzysta z Looker, nie martw się. Jeśli uda Ci się przeznaczyć czas programisty na początkową konfigurację, możesz również połączyć dane z Jira z Lookerem. Oto przykład zapytań do wizualizacji danych, które można skonfigurować przy użyciu integracji Jira z Power BI.
- Zalety: Integracje eliminują potrzebę manipulowania danymi, oferując możliwości szybkiego tworzenia estetycznych wizualizacji. Dane są synchronizowane z Jira w czasie rzeczywistym, dzięki czemu kadra kierownicza może sprawdzać liczby przy sobotniej porannej kawie, tak jak ma to w zwyczaju. (Nie obiecujemy, że nie zaczną od razu zadawać Ci pytań dotyczących treści!)
- Wady: Ceny tego typu integracji mogą być zaporowe dla mniejszej organizacji. Niestandardowe wykresy mogą nie być dostosowane do planowania zasobów.
Więcej informacji na temat wizualizacji planowania zasobów znajdziesz tutaj.
Opcja nr 3: Integracja Jira z aplikacją do planowania zasobów
Jeśli dwa wcześniejsze rozwiązania nie spełniają Twoich potrzeb, istnieje trzecia opcja. Możesz przeszukać platformę Atlassian Marketplace w poszukiwaniu wtyczek do planowania zasobów, które integrują się z Jira. Wyszukanie terminu „resource planning” zwróciło 13 wyników.
Przetestowałem kilka opcji, w tym Tempo Planner, który reklamuje się jako „rozwiązanie do planowania zasobów umożliwiające firmom optymalizację możliwości pracowników”.
Rozczarowało mnie odkrycie, że Tempo Planner koncentruje się bardziej na śledzeniu czasu (czytaj: kartach czasu pracy Tempo) niż na planowaniu zasobów. Możesz zintegrować Tempo Planner ze swoim kalendarzem, aby śledzić spotkania, zakładając, że następnie będziesz rejestrować czas spędzony na tych spotkaniach przy odpowiednich zgłoszeniach Jira. Z pewnością przydatne w przypadku kart czasu pracy, ale niezbyt pomocne przy harmonogramowaniu zasobów projektu ani tworzeniu kalendarzy zasobów.
Interfejs z funkcją przeciągania i upuszczania był elegancki. Jednak gdy próbowałem dodać zadania do mojego planu zasobów, aplikacja nie zapisała punktów historyjek przypisanych do zadania. Zamiast tego założyła, że wykonanie każdego zadania zajmuje cały dzień pracy. Jeśli można zmienić to ustawienie, sposób jego zmiany nie był intuicyjny.
Wreszcie raport wygenerowany przez Tempo Planner nie zrobił na mnie większego wrażenia. Co zabawne, Tempo Planner najwyraźniej zdaje sobie z tego sprawę i oferuje możliwość eksportowania obrazu raportu do programu Excel.
Podczas eksperymentowania z pozostałymi opcjami również nie znalazłem zbyt wiele do opisania. Nie chcąc się przechwalać, udało mi się stworzyć ciekawsze wykresy, samodzielnie eksportując dane z Jira do programu Excel (zobacz opcję nr 1 w tym artykule).
Firmy dążące do usprawnienia planowania zasobów często szukają oprogramowania do zarządzania projektami z integracją z Jira.
Najważniejsze informacje dotyczące planowania zasobów w Jira
W tym artykule omówiliśmy potencjalne rozwiązania umożliwiające efektywne planowanie zasobów za pomocą Jira. Jaki jest wniosek? Wtyczki lub dodatki do Jira do planowania zasobów nie wydają się spełniać oczekiwań. (Nawiasem mówiąc — jeśli szukasz alternatywnych opcji oprogramowania do zarządzania zasobami, opcji oprogramowania do planowania przepustowości lub opcji oprogramowania do prognozowania projektów zamiast Jira, DPM ma dla Ciebie odpowiednie rozwiązania.)
Najlepsza alternatywa. Jeśli uda Ci się przekonać organizację do wydania nieco większej kwoty, integracja Jira z aplikacją do wizualizacji danych może być warta inwestycji, zwłaszcza jeśli istnieją uzasadnione przesłanki biznesowe, aby rozszerzyć jej zastosowanie na całe portfolio projektów.
Jeśli jednak formalna integracja nie wchodzi w grę, polecam niskobudżetowe podejście do zarządzania portfelem — eksportuj dane z Jira i twórz własne wykresy. Za każdym razem będziesz musieć ręcznie skopiować dane i ponownie uruchomić raport, ale możliwość dostosowania raportów może sprawić, że trud będzie wart efektu.
