5 kryteriów oceny oprogramowania do zarządzania projektami na 2026 rok

1. Obecność kluczowych funkcji

Przede wszystkim wybrane oprogramowanie do zarządzania projektami powinno mieć funkcje, które pomogą Tobie i członkom Twojego zespołu planować i realizować projekt.

Nie ma sensu wybierać narzędzia do zarządzania projektami tylko dlatego, że brzmi interesująco albo poleciła je jakaś gwiazda. Musi ono mieć funkcje, które będą dla Ciebie wartościowe. 

Oto niektóre funkcje, których warto szukać w oprogramowaniu do zarządzania projektami:

• Zarządzanie zadaniami: Oprogramowanie powinno umożliwiać tworzenie, przypisywanie i śledzenie zadań niezależnie od tego, czy stosujesz metodykę kaskadową, zwinną czy hybrydową. Pomoże to w planowaniu projektu, podobnie jak funkcje umożliwiające ustalanie priorytetów zadań na podstawie terminów wykonania lub zależności. 

• Narzędzia do współpracy: Szukaj funkcji takich jak udostępnianie plików i zarządzanie dokumentami, komentarze i wiadomości oraz powiadomienia. Sprawdź również, czy oprogramowanie ma szablony, które mogą ułatwić współpracę. 

• Śledzenie czasu: Narzędzie powinno oferować funkcje rejestrowania godzin i zarządzania ewidencją czasu pracy zespołu.

• Zarządzanie zasobami: Szukaj możliwości przydzielania zasobów i zarządzania nimi w ramach projektów oraz pomiędzy nimi. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy może pomóc usprawnić procesy dzięki automatyzacji, a oprogramowanie do harmonogramowania projektów może pomóc zoptymalizować przydzielanie zasobów poprzez wizualizację harmonogramów, obciążenia pracą i zależności.

• Zarządzanie budżetem: Oprogramowanie powinno oferować narzędzia do śledzenia wydatków i zarządzania kosztami projektu. Pomocne są również funkcje takie jak pulpity nawigacyjne i prognozowanie finansowe. 
• Raportowanie i analityka: Ważna jest możliwość generowania raportów, pulpitów nawigacyjnych projektu oraz uzyskiwania informacji na temat wydajności i wskaźników projektu. Powinna istnieć możliwość udostępniania informacji o projekcie interesariuszom, a także monitorowania postępów projektu i jego powodzenia.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Opcje integracji

Technologii jest bardzo dużo. Czy nie byłoby wspaniale, gdyby mogły ze sobą współpracować i dobrze się ze sobą komunikować? 

Odpowiednie oprogramowanie do zarządzania projektami będzie oferować integracje z aplikacjami innych firm lub przynajmniej zapewniać zgodność z innymi narzędziami i programami (np. pocztą e-mail, kalendarzami, systemami CRM itd.).

Jeśli nie masz jeszcze innego oprogramowania, które trzeba zintegrować, czy dane oprogramowanie umożliwia skalowanie, aby można było dodać integracje w późniejszym czasie? 

Integracje sprawiają, że oprogramowanie jest nie tylko bardziej atrakcyjne dla zespołu, ale mogą również pomóc zwiększyć efektywność projektu. Na przykład integracja oprogramowania do zarządzania projektami z kalendarzem pomaga upewnić się, że nie przegapisz ważnych spotkań projektowych ani kamieni milowych.

Współczesne podejście do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie zwykle obejmuje, jako kluczowy element, cyfrowy zestaw technologii, którego wszystkie składniki są ze sobą połączone i współpracują dzięki płynnej dwukierunkowej integracji.

3. Użyteczność

Oprogramowanie do zarządzania projektami powinno być intuicyjne i łatwe w obsłudze. Innymi słowy, czy podczas korzystania z aplikacji możesz łatwo znaleźć to, czego potrzebujesz?

Rozważ łatwość obsługi w kontekście realizacji zadań i zarządzania projektami przez Ciebie i Twój zespół. Czy menu jest łatwe w użyciu? Czy użytkownicy mogą szybko wykonywać zadania projektowe? 

Przyzwyczajenie się do nowego oprogramowania również wymaga czasu. Zespół projektowy może potrzebować szkolenia, aby rozpocząć pracę, dlatego upewnij się, że wybrane narzędzie oferuje samouczki, przewodniki i obsługę klienta. Przeanalizowanie przyjaznych dla użytkownika aplikacji do zarządzania projektami może dostarczyć pewnych wskazówek.

4. Dostępność

Ważne jest uwzględnienie dostępności podczas wyboru narzędzia do zarządzania projektami, szczególnie jeśli niektórzy członkowie zespołu pracują zdalnie. 

Upewnij się, że oprogramowanie oferuje dostęp mobilny, jest oparte na chmurze i w razie potrzeby obejmuje dedykowaną aplikację komputerową. Czy oprogramowanie jest dostępne w postaci aplikacji mobilnych na systemy iOS i Android (wypróbuj te programy do zarządzania projektami na iPada)?

Czy zapewnia komputerowe oprogramowanie do zarządzania projektami dla użytkowników systemów Windows i macOS? Czy jest kompatybilne z różnymi platformami? Weź pod uwagę spójność funkcji i wydajności na różnych urządzeniach i systemach operacyjnych, w tym komputerach stacjonarnych, tabletach i smartfonach.

5. Cena

Wybierz oprogramowanie do zarządzania projektami, które nie zrujnuje budżetu (tzn. mieści się w budżecie Twojej organizacji). 

Analizując koszt oprogramowania, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii:

• Model cenowy: Zrozum strukturę cenową (np. czy opłata jest pobierana w ramach subskrypcji, czy jednorazowo). 
• Stosunek jakości do ceny: Oceń koszt w porównaniu z funkcjami i zapewnianymi korzyściami. Chcesz mieć pewność, że nie przepłacisz za funkcje, których zespół projektowy nie potrzebuje obecnie ani w najbliższej przyszłości.

Proces oceny oprogramowania do zarządzania projektami

Przyjrzyjmy się procesowi wyboru, który możesz wykorzystać do oceny, czy dane oprogramowanie odpowiada Twoim potrzebom.

1. Oddziel swoje potrzeby od oczekiwań

Pierwszym krokiem jest ustalenie, czego naprawdę potrzebujesz. Ty i zespół projektowy możecie chcieć tych efektownych, nowoczesnych funkcji, ale zastanówcie się, czego zespół projektowy rzeczywiście potrzebuje. Funkcji, które będą Cię kusić, będzie wiele. 

Jakie funkcje są ważne dla codziennych zadań wykonywanych przez zespół? Które kryteria z powyższej listy musi spełniać oprogramowanie? Zastanów się, czy potrzebujesz konkretnej funkcji do wykonywania swojej pracy oraz czy jej brak będzie miał negatywny wpływ na projekt. Jeśli nie będzie żadnych negatywnych konsekwencji, prawdopodobnie jest to jedynie oczekiwanie. 

Upewnij się również, że stosowana przez Twoją organizację metodyka zarządzania projektami jest obsługiwana przez oprogramowanie.

Czy oprogramowanie oferuje funkcje umożliwiające planowanie projektów kaskadowych, zwinnych lub hybrydowych? Jeśli Twoja organizacja ceni wykresy Gantta lub tablice Kanban, upewnij się, że oprogramowanie oferuje te funkcje.

2. Ustal budżet

Jak śpiewała ABBA w swojej słynnej piosence: „pieniądze, pieniądze, pieniądze….” — to ważna kwestia, która zdecydowanie wpłynie na to, jakie oprogramowanie możesz kupić. Tak jak w przypadku projektu, musisz ustalić budżet na zakup oprogramowania. 

Uwzględnij w budżecie wszelkie dodatkowe koszty, takie jak podatki. Czasami dodatkowe usługi dostawcy oprogramowania, takie jak szkolenia i obsługa klienta, również wiążą się z dodatkowymi opłatami. 

3. Stwórz krótką listę i przetestuj oprogramowanie

Po zapoznaniu się z kilkoma różnymi produktami programistycznymi poświęć trochę czasu na ich przetestowanie. Wielu dostawców oprogramowania oferuje potencjalnym użytkownikom bezpłatne wersje próbne, które można wypróbować przed zakupem. Oto lista narzędzi z bezpłatnymi planami (a także całkowicie bezpłatne oprogramowanie do zarządzania projektami).

Wykorzystaj tę możliwość, aby skonfigurować projekt testowy naśladujący typowy projekt w Twojej organizacji. Wypróbuj funkcje, z których Twój zespół najprawdopodobniej będzie korzystać. Czy są procesy i zadania, których nie możesz wykonać? Czy oprogramowanie jest łatwe w obsłudze? 

Po przetestowaniu kilku rozwiązań zawęź wybór do 2 lub 3 najlepszych. Następnie wybierz oprogramowanie, które najlepiej spełnia potrzeby Twojego zespołu i mieści się w budżecie.

W ramach tego kroku możesz rozważyć przygotowanie zapytania ofertowego dotyczącego oprogramowania do zarządzania projektami RFP, które pomoże Ci zawęzić wybór. Jest to formalny proces, w którym potencjalni dostawcy przedstawiają swoje rozwiązania i szczegółowo opisują, w jaki sposób ich narzędzie może spełnić Twoje konkretne potrzeby.

Najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami

Globalny rynek systemów do zarządzania projektami rozwija się dzięki rosnącemu zapotrzebowaniu na narzędzia do sprawnego zarządzania projektami.

Wybór oprogramowania dla organizacji nie jest zadaniem, do którego należy podchodzić lekkomyślnie. Często oznacza długoterminowe zobowiązanie, które wiąże organizację z konkretnym dostawcą. 

Nie wiesz, gdzie znaleźć oprogramowanie do zarządzania projektami? Nie martw się — przygotowaliśmy tę przydatną listę oprogramowania i dostawców, aby ułatwić Ci rozpoczęcie poszukiwań.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Najlepszy wybór do realizacji projektów międzydziałowych w dużych przedsiębiorstwach
2. 2. Productive — Najlepsze do projektów agencyjnych i budżetowania
3. 3. monday AI Workspace — Najlepsza do optymalizacji zasobów opartej na AI
4. 4. Celoxis — Najlepszy do uproszczonego planowania i przepływów pracy
5. 5. Copper — Najlepsze dla agencji usprawniających proces od sprzedaży do realizacji
6. 6. Zoho Projects — Najlepsze rozwiązanie do integracji z pakietem Zoho
7. 7. Ziggu — Najlepsze rozwiązanie do integracji portalu klienta
8. 8. Quickbase — Najlepsze rozwiązanie pod względem wszechstronności platformy
9. 9. Bubble PPM — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania portfelem
10. 10. Microsoft Project — Najlepsze dla zespołów korzystających z Microsoft 365

Co dalej:

Jeśli jesteś w trakcie analizowania kryteriów oceny oprogramowania do zarządzania projektami, skontaktuj się bezpłatnie z doradcą SoftwareSelect, aby otrzymać rekomendacje.

Wypełniasz formularz i odbywasz krótką rozmowę, podczas której doradca poznaje szczegóły Twoich potrzeb. Następnie otrzymasz krótką listę programów do przejrzenia. Doradca wesprze Cię nawet podczas całego procesu zakupu, w tym w negocjacjach cenowych.