10 powodów, dla których zarządzanie zasobami jest ważne
Wdrożenie właściwego zarządzania zasobami ma kluczowe znaczenie dla realizacji projektów — jeśli członkowie zespołu są przeciążeni, niewykorzystywani w pełni lub przypisuje się im zadania, które nie odpowiadają ich mocnym stronom, skazuje się ich na porażkę.
Członkowie zespołu mogą nie czuć motywacji do wykonywania swojej pracy na najwyższym poziomie. Jakość rezultatów projektu może się pogorszyć. Zespołowi może być trudno dotrzymywać terminów projektu. Członkowie zespołu mogą też niechętnie korzystać z wolnego (na przykład urlopu wypoczynkowego lub zwolnienia chorobowego), co prowadzi do wypalenia zawodowego i negatywnie wpływa na zdrowie psychiczne, produktywność oraz efektywność.
W tym artykule omówię powody, dla których zarządzanie zasobami, w tym planowanie zasobów, przydzielanie zasobów oraz efektywne wykorzystywanie zasobów, ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
10 powodów, dla których skuteczne zarządzanie zasobami jest ważne
Oto niektóre z najważniejszych korzyści wynikających z zarządzania zasobami.
- Zwiększa przejrzystość
- Minimalizuje czas bezczynności
- Zwiększa wiedzę o dostępności i potrzebach zasobów
- Ukazuje rzeczywisty obraz umiejętności członków zespołu
- Usprawnia przepływy pracy
- Umożliwia podejmowanie decyzji z większą pewnością
- Zmniejsza koszty ogólne i zwiększa zyski
- Tworzy szczęśliwszy i bardziej spełniony zespół
- Usprawnia obsadę projektów i programów
- Pomaga częściej dotrzymywać terminów
1. Zwiększa przejrzystość
Jeśli wszyscy członkowie zespołu wiedzą, nad czym powinni pracować, buduje to większe zaufanie między kierownikiem projektu a zespołem projektowym, między kierownikiem a interesariuszami oraz pomiędzy członkami zespołu projektowego.
W zdalnym lub hybrydowym środowisku pracy oprogramowanie do zarządzania zasobami może przekazywać informacje o przydzielonych zadaniach asynchronicznie i w czasie rzeczywistym, dzięki czemu członkowie zespołu mogą rozpoczynać dzień z planem i dostosowywać go w miarę pojawiania się nowych potrzeb. Mogą również wiedzieć, nad czym pracują inni członkowie zespołu, co sprzyja współpracy.
2. Minimalizuje czas bezczynności
Czas bezczynności znacząco zmniejsza rentowność i produktywność. Chociaż żaden członek zespołu nie może być produktywny przez 100% czasu, każda osoba powinna być produktywna dłużej, niż pozostaje bezczynna.
Korzystanie z właściwego procesu planowania harmonogramu zasobów może zapewnić każdemu wystarczającą liczbę rezultatów do wykonania, co zwiększa produktywność dzięki zarządzaniu zasobami. Jest to szczególnie ważne w środowisku hybrydowym.
Właściwe zarządzanie zasobami gwarantuje, że członkowie zespołu dokładnie wiedzą, na co powinni przeznaczać swój czas, bez marnowania cykli pracy na oczekiwanie na wskazówki ze strony uczestników spotkania lub kierownika.
3. Zwiększa wiedzę o dostępności i potrzebach zasobów
Prognozowanie zasobów pomaga zrozumieć, jakie zasoby są w czasie rzeczywistym dostępne dla zespołu i jak wpływa to na przyszłe planowanie potencjału pracowników. Gdy można przewidzieć dostępność zasobów w przyszłości, można odpowiednio dostosować wnioski dotyczące zasobów, w tym wnioski budżetowe.
W większości przypadków narzędzie do zarządzania zasobami może pomóc zrozumieć dostępność wszystkich osób i podejmować świadome decyzje.
Posiadanie narzędzia do zarządzania zasobami pomogło promować zatrudnianie w branży, która nie jest znana z łatwego zwiększania zatrudnienia.
4. Ujawnia rzeczywisty zestaw umiejętności członków zespołu
Umieszczanie pracowników w miejscach, w których będą najbardziej wartościowi, produktywni i spełnieni, jest częścią Twojej roli i obowiązków jako menedżera zasobów. Pozwala Ci również dostrzec, gdzie w Twoim zespole występują braki umiejętności i zasobów, dzięki czemu możesz zatrudnić nowych pracowników lub znaleźć odpowiednich wykonawców do obsadzenia tych ról w bieżących albo przyszłych projektach.
5. Usprawnia przepływy pracy
Tworzenie planów, które pomagają Ci skutecznie przydzielać zasoby, pomaga również usprawniać przepływy pracy. Gdy członkowie Twojego zespołu mają informacje i narzędzia potrzebne do pomyślnego ukończenia projektów lub zadań, Twój projekt przebiega sprawniej.
Rozważ korzystanie z zaawansowanego oprogramowania do zarządzania projektami lub oprogramowania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, aby optymalizować przepływy pracy. Programy te doskonale nadają się do tworzenia kalendarzy zasobów oraz śledzenia czasu pracy członków zespołu, finansów projektu i terminów dostarczenia rezultatów w całym cyklu życia projektu.
Usprawnianie i dokumentowanie przepływów pracy ułatwia również zespołom pracę asynchroniczną w środowisku zdalnym lub hybrydowym, bez konieczności oczekiwania na informacje zwrotne w czasie rzeczywistym od innych członków zespołu.
6. Umożliwia podejmowanie decyzji z większą pewnością
Gdy rozumiesz dostępne zasoby projektu — oraz te, które jesteś w stanie pozyskać — możesz mieć większą pewność co do swojego planu zarządzania zasobami. Metryki eliminują domysły przy podejmowaniu ważnych decyzji.
Załóżmy na przykład, że próbujesz zaplanować dwa projekty, które wkrótce zostaną uruchomione. Ponieważ projekty te będą realizowane jednocześnie, będą w tym samym czasie korzystać z zasobów firmy. Dzięki skutecznemu zarządzaniu zasobami będziesz wiedzieć, jacy pracownicy, jakie środki i jakie narzędzia są dostępne w tym okresie, dzięki czemu odpowiednio przydzielisz zasoby.
Ponadto, jeśli będziesz śledzić wykorzystanie zasobów w swoich projektach, będziesz w stanie porównać szacunki dotyczące zasobów z rzeczywistymi wynikami projektów, aby lepiej planować zasoby w przyszłości, w tym wnioski budżetowe.
7. Obniża koszty ogólne i zwiększa zyski
Wdrożenie technik zarządzania zasobami może obniżyć koszty projektu dzięki maksymalnemu wykorzystaniu dostępnych zasobów i zapobieganiu nadmiernym wydatkom.
Godziny nadliczbowe pracowników kosztują więcej niż zwykłe godziny pracy, a kupowanie materiałów lub narzędzi w ostatniej chwili może być czasami droższe. Ponadto, jeśli chodzi o pozyskiwanie zasobów dla zespołów zdalnych, rozpoczęcie pracy przez nowych pracowników w celu rozwiązania problemu nadmiaru dostępnych zasobów może być łatwiejsze niż kiedykolwiek. Planowanie z wyprzedzeniem, aby uniknąć tego typu sytuacji, może obniżyć koszty projektu.
Jeśli Twoja firma wcześniej borykała się ze słabym zarządzaniem zasobami, możesz nawet odnotować wzrost zysków dzięki obniżeniu kosztów ogólnych i sprawniejszej realizacji projektów oraz inicjatyw.
8. Tworzy szczęśliwszy i bardziej spełniony zespół
Chcesz, aby członkowie Twojego zespołu byli zadowoleni ze swoich ról. Zestresowani i przepracowani członkowie zespołu są bardziej podatni na wypalenie zawodowe, co może powodować gorsze wyniki ich pracy, a nawet skłonić ich do odejścia.
Dzięki zarządzaniu zasobami:
- Możesz obsadzać nowe projekty na podstawie szacowanego nakładu pracy, dzięki czemu członkowie zespołu nie będą przeciążeni.
- Możesz dopasowywać umiejętności i zainteresowania członków zespołu do przydziałów projektowych, zwiększając ich motywację.
Więcej sposobów na pomoc pracownikom zmagającym się z wypaleniem zawodowym znajdziesz tutaj.
9. Usprawnia obsadzanie projektów i programów
Dzięki lepszemu zrozumieniu wymagań dotyczących zasobów projektów i programów oraz tego, w jakim stopniu je spełniasz, możesz lepiej obsadzać te projekty i programy. Projekty i programy z odpowiednią obsadą oznaczają mniej zestresowanych pracowników oraz gwarantują dotrzymywanie terminów lub ich wyprzedzanie.
Zrozumienie unikalnych umiejętności pracowników, a także tego, co sprawia im trudność, jest kluczowym elementem zarządzania zasobami. Przydzielanie odpowiednich pracowników posiadających właściwe umiejętności zwiększa prawdopodobieństwo pomyślnych rezultatów projektu, w tym wysokiej jakości rezultatów prac i przestrzegania harmonogramów projektów.
10. Pomaga dotrzymywać terminów
Posiadanie odpowiednich zestawów umiejętności, narzędzi i materiałów oznacza sprawniejsze dotrzymywanie terminów. Dostarczanie projektów w terminie lub przed terminem oczekiwanym przez interesariuszy ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania i rozwoju firmy.
Możesz korzystać z technik zarządzania zasobami, aby porównywać harmonogramy projektów w całym portfelu projektów i upewniać się, że masz wystarczające środki, sprzęt oraz ludzi, aby pomyślnie zrealizować pracę. Zamiast bezrefleksyjnie zgadzać się na terminy, masz teraz dane potrzebne, aby mieć pewność, że możesz ich dotrzymać.
Podczas gdy większe organizacje mogą korzystać z narzędzi klasy korporacyjnej, mniejsze zespoły projektowe mogą odnieść korzyści z używania oprogramowania do zarządzania zasobami dla małych zespołów. Konfiguracja tych platform jest często łatwiejsza, ich cena bardziej przystępna, a funkcje lepiej dopasowane do dynamicznych środowisk, w których elastyczność i szybkość mają znaczenie. Nadal oferują one podstawowe funkcje, takie jak planowanie metodą przeciągania i upuszczania, śledzenie czasu oraz przydzielanie zadań.
Znaczenie oprogramowania do zarządzania zasobami
Oprogramowanie do zarządzania zasobami pomaga wyeliminować zgadywanie z procesu planowania projektu. Oczywiście możesz ręcznie dopasowywać harmonogramy projektów, budżety i obsadę oraz mieć nadzieję, że uda Ci się: a) wykryć braki oraz b) wykonać wymagane ćwiczenia pamięciowe, aby pamiętać, kto w Twoim zespole ma jakie umiejętności.
Możesz też użyć narzędzi do zarządzania zasobami lub narzędzi do planowania zasobów, aby prognozować i otrzymywać z wyprzedzeniem powiadomienia o określonych przez Ciebie kryteriach (np. gdy finansowanie spadnie poniżej określonego poziomu albo gdy ekspert merytoryczny będzie w połowie bieżącego projektu podwójnie przydzielony do innego projektu). Zgadywanie odchodzi w przeszłość.
Jeśli szukasz niedrogiej opcji na początek, zapoznaj się z naszą listą najlepszych dostępnych na rynku bezpłatnych narzędzi do zarządzania zasobami. W przypadku potrzeb związanych z infrastrukturą chmurowe oprogramowanie do zarządzania zasobami może pomóc w zarządzaniu i optymalizacji zasobów obliczeniowych, pamięci masowej oraz sieciowych.
Co dalej?
Szukasz większej liczby najlepszych praktyk i wskazówek dotyczących zarządzania zasobami projektu? Dołącz do grona członków DPM i weź udział w rozmowie na Slacku wraz z setkami innych menedżerów projektów cyfrowych.
