Waarom is projectmanagement belangrijk? 12 eenvoudige redenen
Op tijd, binnen budget en binnen scope: De belangrijkste functie van projectmanagement is projecten binnen vastgestelde deadlines en budgetten opleveren en de afgesproken scope handhaven. Dit leidt tot tijdige, kosteneffectieve en succesvolle projectresultaten.
Projectmanagers zijn de verbindende kracht: Projectmanagers houden het team verenigd en gefocust, faciliteren communicatie en coördinatie tussen klanten en teamleden en helpen de ups en downs van een project te navigeren.
Strategische afstemming: Een ander belangrijk voordeel van samenwerken met een projectmanager is het vermogen om projecten af te stemmen op bedrijfsdoelen en ervoor te zorgen dat middelen verstandig worden ingezet, doelstellingen duidelijk zijn en plannen realistisch zijn.
Belanghebbenden gemanaged: Projectmanagers zorgen ervoor dat rekening wordt gehouden met de belangen van alle belanghebbenden. Dit helpt het team naar een gezamenlijke visie toe te werken en voorkomt mogelijke conflicten of misverstanden.
Waarom is projectmanagement belangrijk? Het brengt klanten en teams samen, creëert een visie voor een succesvol project en zorgt ervoor dat alle belanghebbenden op één lijn zitten.
Voor klanten lijkt projectmanagement vaak een onnodige kostenpost, omdat ze denken dat projectmanagers in de weg staan van wat ze willen doen! De kosten kunnen leiden tot de vraag "waarom hebben we projectmanagement nodig?", maar het biedt talrijke voordelen die je je niet kunt veroorloven over te slaan.
Wat houdt het team zonder projectmanagement bij elkaar? Wie blijft er over om door de ups en downs van projecten te navigeren?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Waarom is projectmanagement belangrijk?
Projectmanagement is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat projecten op tijd, binnen het budget en binnen de afgesproken scope worden opgeleverd. Het bespaart niet alleen tijd en geld, maar helpt ook om hoogwaardige resultaten te produceren die de beoogde uitkomsten voor een project opleveren.
Het belang van projectmanagement ligt in het afstemmen van projecten op de bedrijfsstrategie en de beschikbare middelen, het definiëren van duidelijke doelstellingen, het opstellen van realistische projectplannen, het beheren van middelen, het handhaven van kwaliteit, het beperken van risico's, het creëren en volgen van processen, het bewaken van de voortgang en het beheren van belanghebbenden.
Lees hier meer over wat een project is.
12 voordelen van projectmanagement
Dit zijn 12 voordelen en resultaten die sterk projectmanagement en goede projectmanagers kunnen opleveren voor projecten en belanghebbenden:
- Impactvollere projectresultaten
- Betere afstemming en controle van het projectteam
- Betere productiviteit
- Oplevering op tijd en binnen budget
- Consistent hoogwaardige resultaten
- Effectieve oplossing van projectrisico's
- Efficiënt middelenbeheer
- Gedetailleerde projectbewaking en rapportage
- Effectieve besluitvorming en probleemoplossing
- Continue verbetering en leren van eerdere projecten
- Verbeterd beheer van en betere samenwerking bij werken op afstand
- Tevreden klanten en belanghebbenden
1. Impactvollere projectresultaten
Projectmanagement is belangrijk omdat het zorgt voor strategische afstemming: dat wat wordt opgeleverd juist is en echte waarde creëert voor de zakelijke kans.
Klanten hebben strategische doelen en hun projecten dragen bij aan die doelen. Organisaties gebruiken projectmanagement om ervoor te zorgen dat projecten zo worden ontworpen dat ze binnen de strategische kaders van de klant passen en dat de projectdoelen nauw aansluiten bij de strategische doelen van het bedrijf.
Projectmanagers identificeren solide businesscases en berekenen de ROI, zodat het projectresultaat een positieve impact heeft en echte waarde oplevert. Projectmanagement is belangrijk omdat projecten die van koers raken of zich niet aanpassen aan de behoeften van het bedrijf uiteindelijk duur en overbodig worden.
2. Betere afstemming en controle van het projectteam
Projectmanagement is belangrijk omdat het sterk leiderschap en richting geeft aan projecten.
Leiderschap van de projectmanager stelt teamleden in staat om hun beste werk te leveren. Ze gebruiken verschillende tools en technieken om een projectteam te managen, motiveren en coachen teamleden, nemen obstakels voor hen weg en inspireren hen om hun beste werk te leveren.
Projectmanagers staan ten dienste van het team, maar zorgen ook voor verantwoordelijkheid. Met een projectmanager aan het roer bestaat er geen verwarring over wie de leiding heeft en controleert wat er binnen een project gebeurt (vooral als je een RACI-chart of vergelijkbare tool voor projectmanagement gebruikt). Apps voor projectmanagement kunnen dit proces verder stroomlijnen door taaktoewijzingen te centraliseren, de voortgang bij te houden en realtime communicatie mogelijk te maken.
Bij elk project moet er iemand zijn die ervoor zorgt dat de voortgang erin blijft. Je weet namelijk nooit wanneer je tegen een obstakel aanloopt dat moet worden weggenomen. Onze klanten zijn drukke mensen. Dit is slechts een van hun prioriteiten. Ze laten het aan ons over om ervoor te zorgen dat we zaken onder de aandacht brengen die de voortgang van het algehele project kunnen belemmeren.
Projectmanagers handhaven processen en zorgen ervoor dat iedereen binnen het team zich aan de afspraken houdt, omdat zij uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het slagen of mislukken van het project.
3. Hogere productiviteit
Projectmanagement is belangrijk omdat het zorgt voor een goed plan waarin een duidelijke focus en doelstellingen zijn vastgelegd, zodat het team strategische doelen kan uitvoeren.
Zonder projectmanagement beschikken teams niet over goede briefings of een vastgelegde projectmanagementmethodologie. Projecten en initiatieven missen focus, hebben vage doelstellingen en laten het team onzeker over wat ze doen en waarom.
Projectmanagers zorgen ervoor dat projectactiviteiten worden uitgevoerd door een project op te delen in kleinere werkonderdelen, meestal met behulp van projectmanagementsoftware. Hierdoor kunnen teams gefocust blijven, hun inspanningen richten op het behalen van het projectdoel en hun taken op tijd afronden (lees hier meer over de voordelen van projectmanagementsoftware).
Zonder een ordelijk en gemakkelijk te begrijpen proces of een projectmanagementmethode (zoals agile, waterval, Kanban of Scrum) lopen bedrijven het risico dat projecten mislukken en dat het vertrouwen in hun bedrijf afneemt.
4. Oplevering op tijd & binnen budget
Projectmanagement is belangrijk omdat het een realistisch projectplan mogelijk maakt waarin duidelijke verwachtingen worden vastgesteld over wat er wanneer en voor welk bedrag kan worden opgeleverd.
Zonder een solide projectplan eindigen projecten vaak met planningen die te ambitieus zijn of onvoldoende inzicht bieden op basis van vergelijkbare schattingen uit soortgelijke projecten. Dit leidt tot projecten die te laat en boven budget worden opgeleverd.
Effectieve projectmanagers kunnen met belangrijke belanghebbenden, teams en het management redelijke en haalbare deadlines en mijlpalen overeenkomen. Ze analyseren en balanceren de middelen en de projectplanning om een realistische planning op te stellen en creëren een duidelijk proces met deadlines die haalbaar zijn voor het team.
Dit gebeurt doorgaans met behulp van software voor projectplanning.
5. Consistente opleveringen van hoge kwaliteit
Projectmanagement is belangrijk omdat het kwaliteitscontrole biedt, zodat elke oplevering consistent aan de verwachtingen voldoet.
Er staat doorgaans enorme druk op projecten om ze af te ronden. Zonder een toegewijde projectmanager die de steun en betrokkenheid van het uitvoerend management heeft, worden taken onderschat, planningen aangescherpt en processen overhaast uitgevoerd. Het resultaat is werk van slechte kwaliteit, omdat er geen kwaliteitsmanagementplan aanwezig is.
Projectmanagers zorgen ervoor dat projecten de tijd en toewijzing van middelen hebben om resultaten op te leveren en dat de kwaliteit van de output in elke fase wordt getest. Goed projectmanagement maakt een gespreid en gefaseerd proces mogelijk, waardoor teams tijd krijgen om hun resultaten bij elke stap te onderzoeken en te testen.
Maak van je team strategische projectleiders
Onze door experts geleide projectmanagementtraining helpt teams om niet alleen resultaten, maar ook uitkomsten te leveren.
6. Effectieve oplossing van projectrisico's
Projectmanagement is belangrijk omdat het risicobeheer biedt, zodat risico's goed worden beheerd en beperkt.
Een robuuste werkwijze voor het identificeren, beheren en beperken van risico's voorkomt dat risico's uitgroeien tot problemen. Het omgaan met risico's is waar de waarde van projectmanagement tot uiting komt, vooral bij complexe projecten.
Projectmanagers beschikken over de kennis om potentiële risico's te analyseren, ze te kwantificeren en een noodplan op te stellen voor het geval ze werkelijkheid worden. Dit vereist dat je weet welke vragen je moet stellen om risico's vroegtijdig aan het licht te brengen. Risico's worden geprioriteerd op basis van waarschijnlijkheid en per risico worden passende reacties toegewezen (met behulp van speciale software voor risicobeheer).
Wil je je vaardigheden op het gebied van projectmanagement naar een hoger niveau tillen? Probeer dan een van deze uitgebreide cursussen risicobeheer.
7. Efficiënt middelenbeheer
Projectmanagement is belangrijk omdat het een ordelijk proces biedt dat ervoor zorgt dat de juiste mensen op het juiste moment de juiste dingen doen gedurende de levenscyclus van het project.
Projectmanagers creëren duidelijke processen die verduidelijken wie wat doet, wanneer en hoe, via een proces dat resourceallocatie wordt genoemd (meestal met behulp van resourcebeheersoftware).
Zonder een duidelijk resourcebeheerplan vallen teams uiteen, worden taken dubbel uitgevoerd en wordt planning reactief, wat frustratie binnen het team veroorzaakt. Deze reactieve aanpak duwt het project in een overlevingsmodus. Projectmanagers voorkomen dit door taken af te stemmen op de vaardigheden en mogelijkheden van teamleden en middelen opnieuw toe te wijzen wanneer er een conflict ontstaat.
Hier lees je meer over waarom resourcebeheer belangrijk is op zichzelf.
8. Gedetailleerde projectbewaking & rapportage
Projectmanagement is belangrijk omdat het voortdurend toezicht mogelijk maakt op de voortgang van het project, die via regelmatige statusrapportages wordt bijgehouden.
Statusrapportage klinkt misschien onnodig—als alles volgens plan verloopt, kan het aanvoelen als documentatie omwille van de documentatie. Voortdurend toezicht op het project is essentieel om ervoor te zorgen dat een project op koers blijft en maakt het eenvoudig om te zien wanneer een project van zijn koers begint af te wijken. Hoe eerder je een afwijking opmerkt, hoe gemakkelijker het is om die te corrigeren.
Doorgaans bieden statusrapporten inzicht in het werk dat is voltooid en gepland; de gebruikte uren en hoe deze zich verhouden tot de geplande uren; hoe het project vordert ten opzichte van mijlpalen; risico’s, aannames, problemen en afhankelijkheden; en alle resultaten van het project.
Projectmanagers gebruiken doorgaans rapportagetools die het verzamelen en organiseren van gegevens eenvoudiger maken. Daarnaast kunnen werkomgevingstools zoals Scoro een groot deel van deze rapportage automatiseren, waardoor PM’s tijd besparen en de nauwkeurigheid vergroten.
9. Effectieve besluitvorming & probleemoplossing
Projectmanagement is belangrijk omdat projectmanagers over de vakinhoudelijke expertise beschikken om te begrijpen of iedereen doet wat hij of zij zou moeten doen.
Na een paar jaar ervaring bouwen projectmanagers projectmanagementvaardigheden en vakinhoudelijke expertise op; ze weten alles over het werk dat hun teams uitvoeren, de platforms en systemen die ze gebruiken, de mogelijkheden en beperkingen en de soorten problemen die zich doorgaans voordoen.
Dankzij deze vakinhoudelijke expertise kunnen ze goed geïnformeerde gesprekken voeren met klanten, teams en belanghebbenden; weloverwogen beslissingen nemen over het werk dat het team uitvoert; en teams helpen problemen op te lossen wanneer die zich voordoen.
Ze zijn toegerust om het communicatieknooppunt te vormen en ervoor te zorgen dat, terwijl het project tussen teams en projectfasen stroomt, niets wordt vergeten of over het hoofd wordt gezien.
10. Voortdurende verbetering & leren van eerdere projecten
Projectmanagement is belangrijk omdat het het team in staat stelt te leren van de successen en mislukkingen uit het verleden en die lessen vast te leggen.
Projectmanagers gebruiken sprintretrospectives, geleerde lessen of evaluaties na afloop van het project om te bekijken wat goed ging, wat niet goed ging en wat ze anders moeten doen voor het volgende project.
Deze praktijken vormen een kernonderdeel van zakelijk projectmanagement, dat de organisatie helpt om van mislukkingen en successen te leren, zodat resultaten beter worden afgestemd op strategische doelen. Zonder dit leerproces zullen teams steeds opnieuw dezelfde fouten maken.
Inzichten uit deze evaluaties zijn ook uitstekend geschikt voor een projectkick-offvergadering; ze herinneren het team aan mislukkingen, zoals het onderschatten van projecten, en aan successen, zoals een solide proces of het actueel houden van urenregistraties!
11. Verbeterd beheer van werken op afstand & samenwerking
Projectmanagement is belangrijk omdat het helpt enkele van de belangrijkste uitdagingen van werken op afstand aan te pakken.
Communicatie, planning en samenwerking worden moeilijk wanneer het team op afstand werkt. Toevallige gesprekken die tot nieuwe ideeën leiden, vinden niet plaats en het verantwoordelijkheidsgevoel kan afnemen.
Dit maakt allemaal deel uit van de functieomschrijving van een projectmanager—communicatielijnen opzetten, teamwork in het proces verweven, agenda’s versturen, teamleden betrokken houden door informele praatjes in vergaderingen op te nemen en het team als mensen te behandelen in plaats van alleen als middelen.
Zonder iemand die projecten beheert, is er niemand die het voortouw neemt bij het bevorderen van samenwerking en het aanmoedigen van teamleden om elkaar te leren kennen (via de eerder genoemde informele praatjes).
Projectmanagers kunnen ook samenwerkingstools implementeren om de communicatie te vergemakkelijken en enkele obstakels weg te nemen die werken op afstand met zich meebrengt.
Wil je de effectiviteit van je team vergroten? Bekijk dan onze lijst met de beste cursussen over samenwerking om communicatie en teamwork te verbeteren.
12. Tevreden klanten & belanghebbenden
Projectmanagement is belangrijk omdat het projectteams helpt om moeilijke klanten te managen en verwachtingen van belanghebbenden te scheppen met behulp van bewezen praktijken voor klantbeheer.
Projectmanagers zijn het aanspreekpunt voor klanten en belanghebbenden en zijn verantwoordelijk voor het managen van verwachtingen over de reikwijdte en planning van het project.
Ze moeten de taal van de klant en die van het team spreken wanneer het gaat om de vraag of een bepaald verzoek haalbaar is, buiten de projectscope valt of binnen de oorspronkelijk geplande projectkosten past. Software voor projecttracking stelt projectmanagers in staat om goed geïnformeerd over de status van het project aan deze gesprekken deel te nemen.
Relatiebeheer verschilt per klant of project en is afhankelijk van de fase waarin je je met die klant bevindt. Het kan van alles omvatten, van één-op-één gesprekken met je klant tot ervoor zorgen dat nuttige materialen bij de klant en diens belanghebbenden worden aangeleverd. Het kan ook betekenen dat je de klant uitdaagt en ervoor zorgt dat je team op het pad blijft dat het meest logisch is.
Ze zijn er ook om het team te beschermen. Je zou je ontwikkelaar niet tegenover een boze klant zetten om uit te leggen waarom een functie niet mogelijk is. Projectmanagers beschikken over de communicatie- en conflictoplossingsvaardigheden om een oplossing te vinden die werkt voor zowel het team als de klant, wat uiteindelijk leidt tot klanttevredenheid.
Casestudy over het belang van projectmanagement: Aura
Zonder projectmanagement worden teams en klanten blootgesteld aan chaotisch management, onduidelijke projectdoelstellingen, een gebrek aan middelen, onrealistische planning, een hoog risico, projectresultaten van slechte kwaliteit, projecten die het budget overschrijden en projecten die te laat worden opgeleverd.
Hier is een voorbeeld hiervan van Sarah M. Hoban, Senior Director bij het programmamanagementbureau van Aura.
In een eerdere functie werkte ik als programmamanager voor een marketingteam. Een van de grootste voordelen die ik bood, was mijn kennis van de strategische doelen, werkplannen en processen van multifunctionele teams.
Ze kwam op voor teamleden en maakte hun tijd vrij door de coördinatie en afstemming tussen het team en de rest van de organisatie op zich te nemen. “Marketing kon zijn processen en prioriteiten vervolgens aanpassen aan de belangen van andere teams, waardoor de organisatie efficiënter werd,” zegt ze.
Hoban vervolgt:
Zouden we dit zonder een programmamanager hebben kunnen bereiken? Zeker, maar dan had iemand van marketing deze rol vrijwillig op zich moeten nemen, bovenop het dagelijkse werk, en zonder de u003ca href=u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/leadership-team-management/best-program-program-management-certifications/u0022u003eexpertise op het gebied van programmamanagementu003c/au003e en de ervaring om dit volgens een hoge kwaliteitsnorm te realiseren. Met een programmamanager hadden andere teams een centraal aanspreekpunt en begonnen ze proactief met marketing samen te werken, zodat het team niet langer hoefde te improviseren om last-minuteverzoeken van engineering of product op te vangen.
Projectmanagement creëert en ondersteunt gelukkige, gemotiveerde teams die weten dat hun werk ertoe doet en daarom hun best doen. En dat door projectmanagement ondersteunde team zorgt ervoor dat de juiste zaken worden opgeleverd—zaken die een echt rendement op de investering opleveren en klanten tevreden stellen. Dit is een belangrijke reden waarom projectmanagement belangrijk is.
Het belang van goede projectmanagers
In de wereld van digitale projecten worden veel projectmanagers in hun rol geplaatst zonder formele opleiding of zonder een cursus projectmanagement te volgen—en in veel gevallen is hun functietitel iets anders dan 'projectmanager.'
Maar zoals we hierboven hebben uiteengezet, zijn hun rollen cruciaal voor het succes van een project en van de organisatie als geheel. Zonder hen is er niemand om een duidelijk proces te implementeren, communicatie aan te sturen of taken, projectresultaten en middelen te prioriteren.
De eerste stap is vaststellen wie binnen je organisatie al projecten beheert en of die persoon over de juiste zachte vaardigheden beschikt—zoals communicatie, organisatie en relaties met belanghebbenden.
Harde vaardigheden (die vaak tijdens het werk of via een formele opleiding worden geleerd) op het gebied van onder meer de projectplanningsfase, projectuitvoering, risicobeheer en projectplanning zorgen ervoor dat de projectmanager in staat is het werk uit te voeren dat vaak onopgemerkt blijft, hoewel het cruciaal is.
Een opleiding en een certificering in projectmanagement die aantoont dat die opleiding is gevolgd, zoals de PMP van het Project Management Institute (PMI) of PRINCE2, zijn manieren om ervoor te zorgen dat PM's over de juiste projectmanagementstrategieën en -vaardigheden beschikken om de hierboven beschreven voordelen van projectmanagement te realiseren.
Maar als je je volledige projectmanagementteam wilt afstemmen op waarden en vaardigheden die de positieve impact van je projecten op je bedrijf versterken, biedt The Digital Project Manager opleidingen voor projectmanagementteams die bij bureaus werken en voor andere organisaties. Het programma kan in eigen tempo worden gevolgd en leidt tot een certificering in digitaal projectmanagement.
Als je dit artikel nuttig vond, vind je ons artikel over waarom projectvoorstellen belangrijk zijn misschien ook nuttig.
