De 11 grootste uitdagingen bij projectmanagement: zo overwin je ze

In dit artikel zie je verwijzingen naar een recent onderzoek dat in 2020 is uitgevoerd en waarin respondenten werd gevraagd wat op dat moment hun grootste uitdaging was. Niet alle uitdagingen die hier worden behandeld, waren in dat onderzoek opgenomen.

1. Conflicten binnen het projectteam

Conflicten binnen het projectteam kunnen worden veroorzaakt door, zoals sommige respondenten in ons onderzoek aangaven, een toxische werkomgeving of botsende persoonlijkheden, evenals door een gebrek aan verantwoordelijkheid binnen het projectteam, wat samenwerking en teamwerk eveneens belemmert.

Wanneer teams te maken hebben met slechte communicatie of miscommunicatie en niet op het juiste niveau samenwerken, kan dit leiden tot projectfalen.

Volgens de Harvard Business Review wordt 39% van de conflicten veroorzaakt door verschillen in communicatie en 22% door onduidelijke verwachtingen.

Effectieve communicatie en het vaststellen van verwachtingen zijn twee belangrijke aandachtspunten waarvoor projectmanagers verantwoordelijk zijn. Dat betekent dat ze het risico op conflicten volledig kunnen verminderen (en daarnaast technieken voor conflictoplossing kunnen gebruiken wanneer er toch een conflict ontstaat).

Hoe pak je dit aan?

• Volg een specifieke training in projectleiderschap en technieken voor conflictoplossing. Deze kan hulpmiddelen bieden voor het omgaan met conflicten en andere minder ideale scenario's. 
• Stel een duidelijke hiërarchie, SMART-projectdoelen en projectdoelstellingen op, evenals een verantwoordingssysteem. Plan regelmatige check-ins met teamleden en houd hen verantwoordelijk voor deadlines en kwaliteitsnormen.
• Implementeer bewezen tactieken om psychologische veiligheid te vergroten. Zo voelen teamleden zich gehoord en gerespecteerd, wat conflicten helpt verminderen.

2. Beperkte beschikbaarheid van middelen

Projectmanagers hebben moeite om middelen aan hun projecten toe te wijzen, vooral wanneer projecten gelijktijdig lopen en teams verdeeld zijn over concurrerende prioriteiten.

Reactie
dooru/beachbabe74 uit discussie
inprojectmanagement

Hoewel een deel hiervan kan worden opgelost met een goede fase voor projectplanning, hangt het ook af van het projectbudget. Projecten met een kleiner budget hebben vaak minder specifiek toegewezen middelen, ook al kan hun werkterrein meer middelen vereisen.

Hoe pak je dit aan?

• Maak jezelf vertrouwd met belangrijke tactieken voor middelenbeheer, zoals het nivelleren van middelen en het spreiden van middelen. Beide kunnen helpen om de belasting van middelen over teamleden te verdelen, maar gebruik het spreiden van middelen wanneer je een harde deadline hebt die niet kan worden gewijzigd. 
• Verbeter je vaardigheden op het gebied van het voorspellen van benodigde middelen. Hoe verder van tevoren je weet welke middelen je nodig hebt, hoe eerder je ze kunt reserveren, zodat je zeker weet dat je iedereen hebt die je nodig hebt. 
• Gebruik software voor middelenbeheer. Dit is de eenvoudigste manier om toewijzingen aan te passen, de capaciteit en werklast van het team te bewaken en in te schatten welke middelen je daadwerkelijk nodig hebt.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Gebrek aan training of vaardigheden op het gebied van projectmanagement

Projectmanagers worden vaak zonder enige formele training (hoewel die meestal later volgt) of de vaardigheden voor projectmanagement, technische vaardigheden of zachte vaardigheden die hen op succes zouden voorbereiden, in hun rol geplaatst.

Verschillende respondenten op onze enquête merkten op dat een gebrek aan zelfvertrouwen hun grootste uitdaging was. Drie respondenten gaven specifiek aan dat ze nieuw waren in projectmanagement. Eén respondent gaf aan dat diegene “moeite had om [hun] vaardigheden uit te breiden van basaal managen naar het managen van kleinschalige projecten.”

Hoe pak je dit aan?

• Oefen met flexibel blijven, ongeacht het type of de omvang van het digitale project dat je beheert. Pas je snel aan veranderende situaties aan en leer van je fouten. 
• Maak tijd voor persoonlijke ontwikkeling en training in projectmanagement. Sluit je aan bij communitygroepen en netwerk met je vakgenoten. Onze Slack-gemeenschap (onderdeel van het DPM-lidmaatschap) is een geweldige plek om deel te nemen aan het gesprek.
• Volg onze cursus Digitale projectmanagement beheersen, die nu beschikbaar is via het DPM-lidmaatschap. De cursus behandelt de volledige levenscyclus van een project, evenals belangrijke methodologieën zoals wendbaar projectmanagement en de watervalmethode, en tactieken om succesvolle projecten op te leveren.

4. Gebrek aan duidelijke processen

Veel respondenten op onze enquête merkten op dat hun grootste uitdaging op het gebied van projectmanagement te maken had met processen, of het nu om specifieke projectprocessen of bedrijfsprocessen ging. Verschillende antwoorden gaven aan dat hun organisatie werkstromen miste en dat het aan projectmanagers was om deze te creëren en implementeren.

Anderen raakten gefrustreerd doordat anderen de vastgestelde processen niet volgden.

Reactie
dooru/wookiedaywalker uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe pak je dit aan?

• Gebruik sjablonen bij het maken van procesdocumenten. Dit bespaart je tijd en voorkomt verwarring, omdat je eenvoudig een bestaand procesdocument kunt bewerken in plaats van er een helemaal vanaf nul te maken. Je kunt sjablonen maken van je bestaande documenten, of er zijn tal van gratis en betaalde sjablonen die een goed uitgangspunt kunnen bieden. 
• Voer een analyse van de grondoorzaak uit. Voordat je direct naar oplossingen zoekt, kun je een grondoorzaakanalyse gebruiken om te begrijpen waarom processen worden overgeslagen of niet werken. Dit kan tekortkomingen in de training, onduidelijk eigenaarschap of tools die de werkstroom niet ondersteunen aan het licht brengen.
• Stel een verandermanagementcommissie samen om nieuwe processen en wijzigingen in bestaande processen uit te rollen. Betrek teamleden uit verschillende afdelingen, zodat iedereen zijn mening kan geven en draagvlak voor het nieuwe proces kan creëren.

5. Binnen de scope blijven

Verschillende respondenten gaven aan dat de scope hun grootste uitdaging was: specifiek binnen de projectscope blijven, scope-uitbreiding voorkomen en omgaan met wijzigingen in de scope op het laatste moment. Scope-uitbreiding komt meestal van klanten (“Ik hoopte eigenlijk gewoon…” “Nog één idee…”) maar kan ook afkomstig zijn van teamleden die echt indruk willen maken. 

Eén respondent wees op het watervaleffect van scopewijzigingen en het daaropvolgende stakeholdermanagement dat ontstaat wanneer scopewijzigingen ook wijzigingen in de projectplanning of het budget vereisen.

Hoe pak je dit aan?

• Grijp terug op de opdrachtomschrijving en/of de scopeverklaring van het project. Als een klant om iets vraagt dat niet in een van deze documenten is beschreven, verwijs je de klant terug naar het document om het te bekijken. 
• Voer een proces voor wijzigingsverzoeken in. Als een klant bijvoorbeeld een functie wil die oorspronkelijk niet binnen de scope viel, laat je een wijzigingsverzoek invullen waarin de gevolgen van het ontwikkelen van die functie voor het budget, de planning en de middelen van het project worden beschreven. De klant kan het wijzigingsverzoek bekijken en besluiten niet door te gaan, maar als dat wel gebeurt, kun je de projectplanning of het budget vervolgens naar behoren aanpassen.

6. Gebrek aan inzicht in de voortgang

Projectmanagers klagen er vaak over dat ze zich niet bewust zijn van projectvertragingen of problemen totdat het te laat is, en dat ze geen inzicht hebben in hoeveel werk er is voltooid in verhouding tot hoeveel budget en tijd er is besteed. 

Om nog maar te zwijgen van het feit dat het opsporen van deze informatie zonder een goede rapportageoplossing enorm veel tijd kost: 

Reactie
door uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe je dit kunt overwinnen

• Gebruik projectmanagementsoftware. Hiermee kun je dashboards maken om statistieken bij te houden, zoals hoeveel budget er is gebruikt, wat de capaciteit van elke resource is en welk percentage van een taak of mijlpaal is voltooid. Je kunt er ook mee zien aan welke andere projecten je teamleden werken, zodat je prioriteiten kunt beoordelen en indien nodig kunt aanpassen. 
• Bereken de verdiende waarde. Dit is een statistiek die een geldwaarde toekent aan de voortgang van je project, zodat je de hoeveelheid bestede tijd rechtstreeks kunt vergelijken met het bestede budget. 
• Stem regelmatig af met je teamleden. Plan regelmatig individuele gesprekken om een volledig beeld te krijgen van hun werklast, eventuele belemmeringen of uitdagingen waarmee ze te maken krijgen en hoe je hen beter kunt ondersteunen. 

7. Mensen aansturen die niet rechtstreeks aan jou rapporteren

Projectmanagers zijn vaak niet de directe leidinggevenden van de teamleden die aan hun projecten werken.

Ze hebben niet per se zeggenschap over hun planning, werktijden, het proces dat ze volgen of de manier waarop ze werken. Dit kan leiden tot conflicten tussen de projectmanager en het team, tussen projectmanagers en andere managers of tussen verschillende teamleden. 

Hoe je dit kunt overwinnen

• Bouw een goede band op met je teamleden, zodat ze het gevoel hebben dat ze bij je terechtkunnen met zorgen over hun werklast. Door iemand als persoon te leren kennen, wordt het gemakkelijker om moeilijke gesprekken met die persoon te voeren. 
• Plan regelmatig terugkerende vergaderingen (wekelijks, tweewekelijks enzovoort) voor alle managers (projectmanagers en andere managers) om prioriteiten en mogelijke conflicten over middelen te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Zo horen teamleden niet van verschillende mensen verschillende dingen, wat frustratie en verwarring kan veroorzaken. 
• Stel open vragen aan teamleden over hun werklast of voorkeuren en vermijd sturende of neerbuigende vragen.

8. Concurrerende prioriteiten

Organisaties hebben veel projecten lopen en de middelen die voor die projecten nodig zijn, kunnen schaars zijn, zoals hierboven besproken. Teamleden hebben vaak behoorlijk veel tegelijk te doen, wat het moreel en de motivatie kan verminderen. Om nog maar te zwijgen van het feit dat projectmanagers zelf vaak over meerdere projecten met verschillende prioriteitsniveaus verdeeld zijn.

Dit vat het behoorlijk goed samen: 

Reactie
door uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe je dit kunt overwinnen

• Implementeer taakbeheersoftware en projectmanagementapps of -tools. Deze kunnen je helpen in de gaten te houden waar je teamleden aan werken en welke andere projecten en taken aan hen zijn toegewezen. 
• Maak een prioriteringsmatrix en categoriseer taken op basis van hoe belangrijk of dringend ze zijn, en schrap alles wat zowel onbelangrijk als niet dringend is. 
• Leer delegeren. Hoewel projectmanagers verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het werk, hoeven zij niet per se degenen te zijn die het uitvoeren. Betrek het team bij het brainstormen over tactieken voor risicobeheer of noodplannen.

9. Nauwkeurige schattingen maken

Schatten hoeveel tijd een taak in beslag zal nemen en dus hoeveel budget deze zal gebruiken, is altijd een uitdaging voor zowel projectmanagers als teamleden.

Projectmanagers voeren het werk niet zelf uit en teamleden kunnen terughoudend zijn om zich aan een specifieke tijdsduur te verbinden, vooral als ze niet over alle informatie beschikken, wat soms het geval is.

Hoe je dit kunt overwinnen

• Gebruik schattingstechnieken zoals schatten op basis van analogie, parametrisch schatten of schatten met drie punten. Schatten op basis van analogie gebruikt gegevens uit eerdere projecten, terwijl parametrisch schatten specifieke variabelen uit vergelijkbare projecten neemt en deze toepast op de parameters van het huidige project. Bij schatten met drie punten wordt het gemiddelde genomen van het best mogelijke scenario, het slechtst mogelijke scenario en het meest waarschijnlijke scenario.
• Gebruik onze projectschatting-template (beschikbaar via een DPM-lidmaatschap). Gebruik onze template en checklist om ervoor te zorgen dat je de meest nauwkeurige mogelijke schatting aan klanten presenteert. 

10. Gebrek aan communicatie

Wanneer teamleden niet met elkaar communiceren of projectbelanghebbenden niet de juiste informatie of goedkeuringen leveren om het project vooruit te helpen, wordt het potentiële risico op het mislukken van het project groter.

Reactie
dooru/wookiedaywalker uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe je dit kunt overwinnen

• Maak een duidelijk communicatieplan. Hierin staat beschreven hoe het projectteam, de projectmanager en de belanghebbenden gedurende het project informatie uitwisselen. Vermeld welke kanalen je gebruikt en hoe vaak je communiceert, evenals hoe vaak je voortgangsvergaderingen houdt (persoonlijk of telefonisch). 
• Houd een goede projectkick-off en organiseer ook een bijeenkomst voorafgaand aan de kick-off met jezelf en de klant. Dit helpt een goede verstandhouding op te bouwen, zodat je gedurende de rest van het project goed kunt communiceren, en schept verwachtingen over het niveau en de frequentie van de communicatie tijdens het project. 

11. Teams die in silo's werken

Wanneer teamleden in hun eigen kleine werelden werken en feedbacklussen niet bestaan, lijdt de kwaliteit van het werk eronder, wordt werk dubbel uitgevoerd en is het niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

Dit veroorzaakt uiteindelijk veel frustratie binnen het projectteam en bij belanghebbenden, verlaagt het moreel en de motivatie en zorgt ervoor dat het team zich niet meer betrokken voelt bij het werk. 

Hoe je dit kunt overwinnen

• Implementeer een RACI-matrix. Deze verduidelijkt wie verantwoordelijk is, wie eindverantwoordelijk is, wie wordt geraadpleegd en wie wordt geïnformeerd over specifieke projecttaken en op te leveren resultaten. Vul de matrix strategisch in om silo's te verminderen en ervoor te zorgen dat de teamleden met de rol 'geraadpleegd' de juiste mensen zijn om feedback te geven.
• Stel een feedbacklus in. Dit houdt in dat je feedback verzamelt over het werk zelf, maar projectmanagers moeten ook altijd vragen om feedback over processen, belemmeringen en het verloop van het project als geheel. Hoe meer je processen verbetert en manieren vindt om silo's af te breken, hoe meer het moreel en de kwaliteit van het werk zullen verbeteren.

Wat nu?

Voor hulp bij effectief projectmanagement en het oplossen van deze en andere veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van projectmanagement, schrijf je in voor onze community voor leden en neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers.