Wat is een risicoregister & hoe maak je er een? [Sjabloon]

De inhoud van een risicologboek varieert afhankelijk van een aantal factoren, zoals de behoeften van de klant, de omvang en complexiteit van het project en het type project.

Voorbeeld van een risicoregister

Zo zou een eenvoudig risicoregister eruit kunnen zien. Je kunt deze zo eenvoudig of complex maken als je wilt, maar zorg ervoor dat je alle noodzakelijke informatie vastlegt die jij en je belanghebbenden nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen.

Wat is het doel van een risicoregister?

Het doel van het risicoregister is om te dienen als centrale plek voor alle potentiële risico's, de impact ervan en de manier waarop je van plan bent deze aan te pakken.

Het helpt de verwachtingen van belanghebbenden en teamleden te beheren rond het vermijden of beperken van risico's en creëert een gevoel van verantwoordelijkheid en urgentie om deze aan te pakken voordat ze uitgroeien tot catastrofale problemen die later moeilijker op te lossen zijn.

Opmerking

Je kunt ook de voorkeur geven aan een RAID-logboek voor het bijhouden van risico’s. Deze zijn doorgaans uitgebreider dan risicoregisters en bevatten aannames (of acties), problemen en afhankelijkheden (of beslissingen).

Wat neem je op in een risicoregister?

Voor elk risico dat je in je register vastlegt, moet je het volgende opnemen:

• Identificatienummer of naam van het risico: Elk specifiek risico moet een nummer krijgen dat consequent wordt gebruikt in tools en statusrapporten.
• Wat kan er misgaan? Geef een beschrijving van het risico (bijvoorbeeld een capaciteitsrisico, zoals problemen met de beschikbare capaciteit van het team, waardoor de voortgang kan vertragen en er vertragingen kunnen ontstaan).
• Wat kunnen we eraan doen? Beschrijf het mitigatie- of risicoreactieplan om de impact van het risico te voorkomen of te beperken (bijvoorbeeld het opstellen van een gedetailleerd capaciteitsplan per week waarin staat wanneer specifieke middelen nodig zijn).
• Risico-eigenaar: Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het rapporteren over de impact en waarschijnlijkheid van het risico. Deze persoon is verantwoordelijk voor het oplossen van het risico en voor het informeren van jou over eventuele wijzigingen in het risico.
• Impact en waarschijnlijkheid van het risico: Dit staat ook bekend als een risicoanalyse en is je inschatting van de waarschijnlijkheid dat de risicogebeurtenis zich voordoet en van de impact die deze op je project zal hebben.
• Prioriteit van het risico: Op basis van je beoordelingen van de waarschijnlijkheid en impact van het risico wijs je aan elk risico en de geplande reactie erop een prioriteitsniveau toe.
• Status van het risico: Statussen kunnen onder andere zijn: open en plannen, open en monitoren, gesloten en gerealiseerd.
• Risicocategorie: Dit is het projectgebied waarop de impact zal plaatsvinden of waaronder dit probleem valt.

Wanneer gebruik je een risicoregister?

Ik werk mijn risicoregister gedurende het hele project bij, omdat risico's veranderen wanneer planningen verschuiven, belanghebbenden hun inbreng leveren en nieuwe afhankelijkheden ontstaan.

• Projectplanning: Maak het register aan voordat het werk begint, zodat je team risico's kan identificeren, eigenaars kan toewijzen en al vroeg reacties kan plannen.
• Projectkick-off: Bespreek risico's met belanghebbenden om prioriteiten, verwachtingen voor rapportage en risicobeperkende plannen te bevestigen.
• Wijzigingen in de scope: Werk het register bij wanneer tijdlijnen, budgetten, personeelsbezetting of opleveringen veranderen en nieuwe risico's introduceren.
• Belangrijke mijlpalen: Bekijk onopgeloste risico's opnieuw vóór lanceringen, goedkeuringen of belangrijke overdrachten die de oplevering kunnen beïnvloeden.
• Statusvergaderingen: Bekijk actieve risico's regelmatig, zodat je team op één lijn blijft wat betreft prioriteiten en vervolgstappen.
• Nieuwe blokkades: Voeg risico's toe wanneer er tijdens de uitvoering problemen, vertragingen of afhankelijkheden ontstaan die de voortgang bedreigen.
• Projectafsluiting: Sluit risico's af zodra ze geen invloed meer hebben op het project of het probleem is opgelost.

Een risicoregister maken

Hier zijn de stappen om een solide en effectief risicoregister voor projectmanagement te maken:

1. Risico's identificeren

Brainstorm over alle mogelijke risico's die zich in je project kunnen voordoen. Hier zijn enkele vragen die je kunt stellen om ideeën op te doen:

• Is er een groot of klein klantenteam? 
• Hoeveel niveaus van besluitvormers zijn er? 
• Is er een bestuur betrokken dat voortdurend over het project moet worden geïnformeerd of nauw betrokken is bij het besluitvormingsproces?
• Heeft dit project gevolgen voor anderen binnen de organisatie?
• Heeft je klant veel aandacht voor details en wil die op de hoogte zijn van details, of vertrouwt de klant jou en je projectteamleden?
• Is de complexiteit hoog of laag? 
• Zijn er meerdere bedrijfsafdelingen bij het project betrokken? 
• Is er een groot aantal middelen betrokken?
• Is er veel aandacht voor gegevens- en/of beveiligingsvereisten?

Misschien beschik je niet over de expertise om alle potentiële risico's te identificeren. Maak risicobeheer daarom een teamoefening tijdens de projectplanning. Voer een afzonderlijk gesprek met je klantenteam en doe dezelfde oefening.

2. Risico's inschatten

Voer een risicoanalyse uit om te bepalen hoe waarschijnlijk het is dat elk risico zich voordoet en welke impact het op je project kan hebben. Het kan nuttig zijn om dit soort kwalitatieve risicoanalyse in een risicomatrix weer te geven, zodat je de relatieve niveaus van potentiële impact en waarschijnlijkheid kunt visualiseren.

In deze fase noteer je ook de risicocategorie (bijvoorbeeld: vormt het een bedreiging voor de projectplanning, het budget enzovoort?) en het prioriteitsniveau op basis van je matrix voor impact en waarschijnlijkheid (de risico's rechtsboven hebben de hoogste prioriteit).

Wijs ook aan elk risico een status toe. Als je je nog in de planningsfase van je project bevindt, hebben alle risico's de status "open" of "planning", maar naarmate je verdergaat met het project en risico's zich voordoen (of niet), werk je de status waar nodig bij naar "monitoren", "gesloten" of "gerealiseerd".

Handige tip

Afhankelijk van het aantal risico’s in je logboek kun je ze categoriseren op basis van de fase waarin de kans dat ze zich voordoen het grootst is.

3. Reactieplannen voor risico's maken

Plan je reactie op elk risico. Wat doe je als het zich voordoet? Welke stappen kun je nemen om het te voorkomen of de impact ervan te beperken?

Je kunt verschillende strategieën voor risicobeheer gebruiken, maar reacties op risico's vallen over het algemeen in vier belangrijke categorieën:

• Vermijden: Hierbij neem je concrete stappen om de kans dat het risico werkelijkheid wordt uit te sluiten.
• Overdragen: Dit betekent dat je het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor het risico elders onderbrengt (bijvoorbeeld door gegevensopslag en beveiliging uit te besteden aan een externe leverancier).
• Beperken: Hierbij neem je stappen om de negatieve impact van het risico te verkleinen. Dit gebruik je wanneer je het risico niet volledig kunt vermijden.
• Accepteren: Dit betekent dat je het risico erkent, maar geen noodplan uitvoert tenzij het risico werkelijkheid wordt.

Bij het overwegen van reacties op elk risico moet je rekening houden met de mogelijke impact van de reactie zelf. Hier zijn enkele mogelijke neveneffecten om in gedachten te houden:

• Inherent risico: Dit zijn de risico's die je in het project hebt geïdentificeerd.
• Resterend risico: Risico's die blijven bestaan, zelfs nadat een risicoreactie of beheersmaatregelen zijn geïmplementeerd
• Secundair risico: Een nieuw risico dat ontstaat door het implementeren van een reactie op een ander risico

4. Wijs verantwoordelijken aan

Wijs iemand binnen jouw team of binnen het team van de klant aan die verantwoordelijk is voor elk risico. Dit is de persoon die de geplande risicoreactie implementeert en superviseert en gedurende het hele project de status van het risico bewaakt.

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het grootste deel van de risico's binnen het project, maar dat hoeft niet volledig op jouw schouders te rusten. Je kunt de klant bijvoorbeeld verantwoordelijk maken voor het back-upplan als die de inhoud voor de website niet kan aanleveren op het moment dat dit was toegezegd (waardoor de projectplanning in gevaar komt).

5. Bewaak en pas aan

Houd je risicoregister gedurende het hele project bijgewerkt. Bekijk het minimaal telkens wanneer je een mijlpaal of belangrijke oplevering afrondt, of telkens wanneer een risico werkelijkheid wordt of met succes wordt vermeden.

Bewaar het op een handige plek, bij voorkeur op een plek waar het hele team er toegang toe heeft en het indien nodig kan bekijken.

Sjabloon voor een risicoregister 

Hier vind je een sjabloon voor een risicoregister met verschillende complexiteitsniveaus (je moet lid zijn om toegang te krijgen tot het sjabloon).

Dit is het eerste complexiteitsniveau in het sjabloon:

Gebruik het eenvoudige risicoregister wanneer de meeste risico's binnen de controle van het project- en klantteam vallen en weinig impact hebben op andere onderdelen van het bedrijf.

Het tweede complexiteitsniveau is het beknopte risicoregister.

Gebruik dit wanneer onderdelen van het bedrijf met een laag tot gemiddeld risiconiveau mogelijk worden beïnvloed en jij, je klant en je team meer controle hebben over het actieplan.

Zo ziet het meest complexe niveau van het risicoregister in het sjabloon eruit.

Gebruik dit wanneer andere onderdelen van het bedrijf mogelijk worden beïnvloed door het risico of ervoor verantwoordelijk zijn. Het bevat een uitgebreide rapportage over de financiële impact en ernst. De waarschijnlijkheid van deze risico's kan buiten jouw controle liggen, maar je moet er wel rekening mee houden en erover rapporteren.

Vind hier meer sjablonen voor projectmanagement.

Beste werkwijzen voor risicoregisters

Hier volgen enkele beste werkwijzen voor risicoregisters die je gedurende je project kunt volgen.

• Bewaar het risicoregister op een zichtbare plaats zodat alle betrokken partijen het regelmatig kunnen bekijken, bijvoorbeeld in de projectmanagementsoftware of de tool voor risicobeheer die je gebruikt.

• Behandel risico's net als budget, tijd en scope. Bespreek ze tijdens je statusvergaderingen en in je statusrapporten, zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden. Dit vermindert ook verrassingen die een project kunnen stilleggen of een relatie kunnen schaden.
• Maak voor kleinere projecten waarbij een complex risicoregister overdreven is een item aan in je projectmanagementtool en voeg risico's toe als subitems, zodat je ze op een eenvoudige manier kunt bijhouden. Je kunt opmerkingen over oplossingen of veranderende niveaus van ernst of prioriteit overzichtelijker schrijven dan in een Excel-spreadsheet.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.