Hoe je de resourcevraag plant: 5 belangrijke stappen
Capaciteit telt: Resourcevraag en capaciteit zijn niet hetzelfde: als je de vraag kent, kun je teamleden vinden met de capaciteit en vaardigheden om eraan te voldoen (of indien nodig meer teamleden aannemen).
Schattingen zijn allesbepalend: Maak nauwkeurige schattingen door ze te baseren op eerdere ervaringen of overleg met belanghebbenden. Je kunt deze gebruiken om de resourcevraag te berekenen en ervoor te zorgen dat het team zijn tijd effectief beheert.
Gebruik softwaretools: Softwaretools voor resourcemanagement kunnen je helpen tijd te besparen en eenvoudig nauwkeurige schattingen te maken, de vraag en capaciteit te berekenen en taken aan het team toe te wijzen.
Een van de grootste uitdagingen bij projectmanagement is het samenstellen van het juiste team met de juiste vaardigheden om overeengekomen doelen te behalen. Even belangrijk is het nauwkeurig vaststellen van de resourcebehoefte: het aantal uren dat nodig is om projectactiviteiten uit te voeren.
In dit artikel leg ik uit hoe je de resourcebehoefte voor je projecten voorspelt en deel ik enkele tools voor resourcebeheer en beste praktijken om het planningsproces te vereenvoudigen.
Wat is resourcebehoefte?
Resourcebehoefte meet hoeveel mensen met welke vaardigheden je nodig hebt om je projectdoelstellingen uit te voeren. Naast personele overwegingen omvat resourcebehoefte ook alle apparatuur en materialen die nodig kunnen zijn voor de uitvoering van het project.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Voor een websiteproject omvat de resourcebehoefte ontwerpers, ingenieurs en verkopers die nodig zijn voor een succesvolle lancering. Zonder ontwerpers beschikt het team mogelijk niet over de vaardigheden die nodig zijn om aan de projecteisen te voldoen.
Resourcebehoefte omvat ook zaken zoals de kosten voor domeinhuur, licenties voor vereiste software en benodigde hardware (bijv. testapparaten).
Resourcebehoefte versus resourcecapaciteit
De resources die nodig zijn om projectdoelstellingen succesvol te behalen (resourcebehoefte), komen mogelijk niet overeen met de hoeveelheid tijd die deze resources beschikbaar hebben om aan je projecten te besteden (resourcecapaciteit). Daarom kiezen sommige resourcemanagers ervoor om technieken zoals globale capaciteitsplanning te gebruiken voordat ze overgaan tot een gedetailleerde analyse van capaciteit versus behoefte.
Resourcecapaciteit verwijst naar hoeveel tijd bestaande resources aan je project kunnen besteden zonder zichzelf te overbelasten. Het is belangrijk om op te merken dat resourcecapaciteit enigszins verschilt van resourcebeschikbaarheid.
Dat betekent dat, zelfs als iemand fulltime beschikbaar is om aan je project te werken, hun resultaat nog steeds wordt beperkt door praktische factoren (bijv. betaald verlof, ziekteverlof, toiletpauzes en slaap).
Met deze beperkingen in gedachten kun je resourcecapaciteit het beste beschouwen als het resultaat dat een teamlid binnen een bepaalde periode kan produceren.
Lees voor meer informatie over capaciteitsplanning onze volledige handleiding voor capaciteitsplanning van de werklast en onze lijst met software voor capaciteitsplanning.
Waarom is planning van de resourcebehoefte belangrijk?
Planning van de resourcebehoefte helpt een projectmanager om:
- Projecten op de juiste manier te bemensen: Inzicht in de resourcevereisten van je bestaande projectportfolio helpt je de teamleden te identificeren die het meest geschikt zijn om het werk uit te voeren. Als er vaardigheidstekorten zijn, kun je een plan maken om deze aan te pakken, bijvoorbeeld door fulltime personeel aan te nemen of werk uit te besteden aan een professioneel dienstverleningsbedrijf.
- Toekomstige resourcebehoefte te voorspellen: Door toekomstige resourcebehoeften te voorzien, kun je potentiële personeelstekorten voor zijn en problemen met resourcebenutting en/of overallocatie voorkomen. Als dit goed wordt gedaan, helpt het je ook om mogelijke conflicten te voorkomen. Gebruik resourcevoorspelling als aanleiding om met je belanghebbenden in gesprek te gaan over de projectpijplijn en ervoor te zorgen dat je over de juiste resources beschikt om aan toekomstige behoeften te voldoen.
- De motivatie van medewerkers te bevorderen en prestaties te verbeteren: Het toewijzen van taken op basis van vaardigheden en carrièredoelen verhoogt de motivatie, betrokkenheid en prestaties. Dit verbetert ook het behoud van medewerkers en de winstgevendheid.
Hoe voorspel je de resourcebehoefte?
Als je tijd investeert in het opzetten van je planningsproces, kun je de gegevens die je hebt verzameld gebruiken ter ondersteuning van zowel toekomstige scenarioplanning als realtimebesluitvorming tijdens de uitvoering van projecten. Resourcevraagplanning bestaat uit vijf belangrijke stappen:
1. Taken identificeren
Breng eerst in kaart welke activiteiten moeten worden uitgevoerd om de projectdoelstellingen te behalen. Stel een uitgebreide lijst op aan de hand van eerdere projectervaring (zowel je persoonlijke ervaring als organisatorische geleerde lessen), kritisch denkvermogen en gesprekken met je belanghebbenden.
Bij de lancering van een mobiele app kunnen de activiteiten bijvoorbeeld bestaan uit het ontwerpen van de gebruikersinterface van de app, het schrijven van de code, het testen ervan en het ontwikkelen van een marketingcampagne om de release te promoten.
2. De duur van elke taak schatten
Als je de activiteitenlijst eenmaal hebt vastgesteld, schat je in hoe lang het duurt om elke activiteit te voltooien. Je wilt ook inzicht krijgen in welke soorten personele middelen nodig zijn om elke activiteit uit te voeren.
Voor de lancering van een mobiele app kan bijvoorbeeld 80 uur ontwikkelwerk nodig zijn: 65 uur voor een juniorontwikkelaar, 10 uur voor een seniorontwikkelaar en 5 uur voor kwaliteitscontrole.
Gebruik, indien beschikbaar, gegevens uit eerdere projecten om je projectramingen op te stellen. Als je geen historische gegevens hebt, overleg dan met je belanghebbenden om een bandbreedte vast te stellen.
3. De vraag berekenen
Tel de geschatte duur van de projecttaken bij elkaar op om een vraagprognose op te stellen. Als je verantwoordelijk bent voor portfoliomanagement, tel je de duur van elk project binnen je organisatie bij elkaar op om de resourcevraag op portfolioniveau te berekenen.
Het is een goed idee om een totale vraag vast te stellen (het totale aantal uren) en een uitsplitsing te maken van het aantal benodigde uren per rol of vaardigheden.
4. Een buffer toevoegen
Als je in stap 2 geen marge hebt ingebouwd in je schattingen van de taakduur, wil je op projectniveau een reservering voor onvoorziene omstandigheden opnemen.
Een reservering van 10% is een goede vuistregel om rekening te houden met onvoorziene problemen bij de resourceplanning die je schattingen kunnen verstoren.
5. Plaatsaanduidingen instellen
Als je eenmaal een voorlopig beeld hebt van de resourcevraag binnen je project, maak je enkele plaatsaanduidingen voor de personen die de geschatte taken zullen uitvoeren.
Je kunt de resourcevraag en projectplanning voor dit project vergelijken met de beschikbare resources binnen je organisatie om een eerste beeld van de resourcetoewijzing te krijgen.
Hulpmiddelen voor het voorspellen van de resourcevraag
Software voor resourcemanagement kan een krachtig hulpmiddel zijn om projectmanagers te ondersteunen bij het plannen van de resourcevraag. Zodra je bijvoorbeeld gegevens over de verwachte vraag hebt ingevoerd, kun je met functionaliteit voor scenarioplanning experimenteren met verschillende modellen voor resourcetoewijzing.
Nadat je je projecten van personeel hebt voorzien, kun je dashboards maken met statistieken over resourcebenutting en automatisering instellen die een melding geeft wanneer je een mogelijk resourceknelpunt nadert.
In plaats van je energie te besteden aan het handmatig controleren van talloze spreadsheets, kun je waar nodig ingrijpen om moeilijke problemen op te lossen die menselijke tussenkomst vereisen.
Beste werkwijzen voor het beheren van de resourcevraag
Hier zijn enkele beste werkwijzen om in gedachten te houden bij het beheren van de resourcevraag:
1. Je aannames documenteren
Een plan dat alleen in je hoofd bestaat, is geen nuttig communicatiemiddel wanneer je te maken hebt met belanghebbenden die niet begrijpen waarom je hun project niet voor het einde van de week kunt afronden.
Documenteer naast het presenteren van urenschattingen per resource om de kosten te berekenen ook de redenering die je oorspronkelijk hebt gebruikt om deze schattingen op te stellen. Zo voorkom je vervelende factureringsvragen later in de levenscyclus van het project.
2. Bouw een buffer in
Hoeveel tijd je ook besteedt aan de planning, sommige projectactiviteiten zullen onvermijdelijk langer duren dan verwacht. Neem extra tijd op in je taakinschattingen om rekening te houden met onvoorziene vertragingen.
3. Betrek je teamleden
Resourcebeheer is niet puur een wiskundige vergelijking. Houd er bij het plannen van het projectwerk rekening mee welke teamleden er baat bij zouden hebben om een bepaalde taak op zich te nemen.
Door teamleden taken te laten uitvoeren waarin ze interesse hebben getoond, vergroot je de kans dat ze gemotiveerd blijven en kwalitatief goed werk leveren.
Word lid voor meer inzichten in resourcebeheer
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om middelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeldocumenten, en leg in Slack contact met honderden andere digitale projectmanagers.
