Wat is de levenscyclus van een project: de 5 fasen uitgelegd

Het PMI (Project Management Institute) heeft deze vijf procesgroepen voor projectmanagement, of projectmanagementfasen, gedefinieerd. Samen vormen ze de levenscyclus van het project.

1. Projectinitiatie
2. Projectplanning
3. Projectuitvoering
4. Projectmonitoring & -beheersing
5. Projectafsluiting

Het PMI heeft iets wat eigenlijk gewoon gezond verstand is genomen en het de levenscyclus van het project genoemd. Dit is de de facto-standaard voor projectoplevering, die je kunt vinden in de 370 pagina's tellende 7e editie van de Project Management Body of Knowledge (PMBOK) van het PMI. (Het is goed om op te merken dat de levenscyclus voor projecten die agile methodologieën zoals Scrum volgen, anders kan zijn.)

Het is een erg lang en, eerlijk gezegd, dodelijk saai stuk om te lezen, dus hier volgt een beknopt overzicht van elke stap van projectmanagement, met alle belangrijke conclusies.

De 5 fasen van de levenscyclus van een project

Hieronder ga ik dieper in op elk van de fasen van de levenscyclus en leg ik uit wat er gebeurt in elk van de 5 fasen van projectmanagement.

1. Fase van projectinitiatie

Initiatie is de eerste fase van de levenscyclus van het project. Hierbij houd je een kick-offbijeenkomst voor het project met je team en de klant en verkrijg je hun toezegging om het project te starten.

Je brengt alle beschikbare informatie samen om de reikwijdte van het project, de kosten en de middelen te definiëren. Het doel van de initiatiefase is om de (soms) globale projectbrief te nemen en te begrijpen wat het project moet doen en bereiken om succesvol te zijn.

Daarvoor moeten doorgaans de belanghebbenden van het project worden geïdentificeerd en moet worden nagegaan of zij allemaal hetzelfde beeld hebben van wat het project inhoudt en van de specifieke zakelijke onderbouwing: het probleem dat het project probeert op te lossen. 

Tijdens deze initiatiefase van het project bepaal je ook of het realiseren van de zakelijke onderbouwing haalbaar is. Als projectmanager moet je voldoende onderzoek naar de haalbaarheid uitvoeren om de projectdoelen vast te stellen en vervolgens een oplossing voorstellen om deze te bereiken.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Belangrijke stappen tijdens de projectinitiatie

• Maak een projecthandvest: Wat is de visie, doelstelling en het doel van dit project?
• Identificeer de scope op hoofdlijnen en de opleveringen: Welk product of welke dienst moet worden geleverd?
• Voer een haalbaarheidsstudie uit: Wat is het belangrijkste probleem en wat zijn mogelijke oplossingen?
• Maak een globale inschatting van de kosten op hoofdlijnen en stel een zakelijke onderbouwing op: Wat zijn de kosten en voordelen van de oplossing?
• Identificeer belanghebbenden: Wie zijn de mensen die door dit project worden beïnvloed, welke invloed heeft het op hen en wat zijn hun behoeften?

Voor PRINCE2- of PMI-methodologieën wordt het bovenstaande doorgaans samengevat in een document voor projectinitiatie (PID), maar in een bureau wordt dit meestal vastgelegd in een eerste werkopdracht (SoW).

2. Fase van projectplanning

Nadat je in de initiatiefase goedkeuring hebt gekregen om verder te gaan, kun je beginnen met de projectplanning, meestal met behulp van een Gantt-diagramtool of een meer algemene projectplanningstool.

In de planningsfase definieer je al het werk dat moet worden uitgevoerd en maak je de routekaart die je de rest van het project zult volgen. Je bepaalt hoe je het project gaat uitvoeren en beantwoordt de volgende vragen:

• Wat gaan we precies doen?
• Hoe gaan we dat doen?
• Wanneer gaan we dat doen?
• Hoe weten we wanneer we klaar zijn?

Tijdens deze stap in het projectmanagement moet je bepalen hoe jij en je team de doelen van het project zullen bereiken. Het is de moeite waard om die doelen aan de hand van drie criteria te evalueren: wat is mogelijk, bevlogen en alomvattend?

• Mogelijk: Streef naar iets dat haalbaar is. Vraag jezelf af: past deze oplossing binnen het budget? Kan mijn team dit uitvoeren? Hebben we genoeg tijd? Door onrealistische doelen te stellen, bereid je jezelf voor op mislukking.
• Bevlogen: Projecten zijn zwaar, dus je wilt een team dat emotioneel bij het project betrokken is. Vraag jezelf af: kan je team enthousiast worden over dit project? Is het iets dat hen kan samenbrengen om samen te werken en hetzelfde doel te bereiken? Ook al is het hun taak om te doen wat je zegt, niemand wil investeren in iets wat hij of zij niet de moeite waard vindt.
• Alomvattend: Heeft dit het potentieel om een baanbrekend succes te worden? Is het een volledige oplossing voor het probleem dat aan je is voorgelegd, of slechts een tijdelijke lapoplossing? Heeft het de potentie om te worden verbeterd en ontwikkeld en uit te groeien tot een permanente manier van werken?

Ik vind deze blik door de lens van de drie B’s op doelen prettig, maar misschien ben je ook bekend met het principe van het stellen van CLEAR-doelen: samenwerkend, beperkt, emotioneel, waardeerbaar en verfijnbaar.

De planningsfase resulteert in een projectplan waarin de projectactiviteiten, taken, afhankelijkheden, doorlooptijd en kosten worden beschreven. Het is ook verstandig om een plan op te stellen voor middelen, kwaliteit, risico’s, acceptatiecriteria, communicatie en inkoop.

Belangrijke stappen voor projectplanning

• Maak een projectmanagementplan: Identificeer de fasen, activiteiten, beperkingen en projectplanning, en maak een projecttijdlijn met een werkstructuur (WBS) en Gantt-diagram.
• Maak een financieel plan: Maak een projectbudget en kostenraming, en een plan voor het verdelen van het budget over middelen en afdelingen
• Maak een middelenplan: Stel een geweldig team samen en werf de middelen die nodig zijn voor het project en plan ze in met je software voor middelenbeheer
• Maak een kwaliteitsplan: Stel je kwaliteitsdoelen en meetmethoden vast
• Maak een risicoplan: Identificeer de mogelijke risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden; wijs een eigenaar toe; en ontwikkel een mitigatieplan voor hoe je deze zult vermijden of overwinnen
• Maak een acceptatieplan: Wijs criteria toe voor wat als ‘voltooid’ en ‘opgeleverd’ geldt
• Maak een communicatieplan: Vermeld je belanghebbenden en plan de communicatiefrequentie in je communicatietool
• Maak een inkoopplan: Zoek eventuele benodigde externe leveranciers en maak afspraken over de voorwaarden

3. Uitvoeringsfase van het project

Dit is het deel van de projectlevenscyclus waarin je eindelijk je geweldige projectplan kunt uitvoeren. Je laat je middelen instromen, informeert ze, stelt de basisregels vast en laat hen kennismaken met elkaar. Daarna gaat iedereen aan de slag met het werk dat in het plan is vastgesteld. Eenvoudig zat (in theorie).

Als projectmanager verschuif je van praten over een project en het maken van documentatie naar het verkrijgen van groen licht om door te gaan met de uitvoeringsfase. Nu geef je leiding aan het team en stuur je het aan op oplevering. Je besteedt je tijd aan briefings, vergaderingen en beoordelingen, en houdt het project op koers terwijl het de rest van de projectcyclus doorloopt.

Belangrijkste stappen voor de uitvoering van een project

• Leiderschap van het team: Schets een visie op succes en stel het team in staat deze te realiseren
• Maak taken aan: Definieer duidelijk wat er moet gebeuren en wat de criteria zijn voor elke projecttaak
• Taakbriefing: Zorg ervoor dat het team duidelijk weet wat het moet doen en wanneer het klaar moet zijn
• Klantenbeheer: Werk samen met de klant om ervoor te zorgen dat de opleveringen aanvaardbaar zijn
• Communicatie: Zorg ervoor dat je de juiste mensen op het juiste moment via het juiste kanaal informeert en op de hoogte houdt

4. Fase van projectbewaking & -beheersing

Deze stap in projectmanagement omvat het rapporteren over prestaties, het bewaken en het beheersen van het project. (Onze routekaart voor projectstatusrapporten begeleidt je door het volledige rapportageproces, dat je met de meeste softwaretools tot op zekere hoogte kunt automatiseren.)

Dat betekent dat je ervoor zorgt dat het project volgens plan verloopt en, als dat niet zo is, het beheerst door oplossingen uit te werken om het weer op koers te brengen. Je bewaakt en beheerst een project op de een of andere manier gedurende alle fasen van de projectlevenscyclus.

In de eerste plaats betekent dat dat je de gegevens vastlegt (meestal afkomstig uit urenstaten en rapporten in je projectmanagementsoftware) om de voortgang effectief te volgen ten opzichte van het oorspronkelijke plan.

Ten tweede neem je de gegevens en vergelijk je deze met de algehele voortgang van het project, de voltooiing van mijlpalen en taken, de bestede budgetten en de tijd die in het oorspronkelijke plan is toegewezen. Door de werkelijke resultaten met het plan te vergelijken, kun je vaststellen of je de doelstellingen voor planning, kosten, kwaliteit en successtatistieken of kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) haalt.

En wanneer je je realiseert dat de zaken niet helemaal volgens plan verlopen (wat zelden het geval is), moet je uitzoeken hoe je kunt bijsturen zodat je nog steeds iets kunt opleveren waar de klant tevreden mee is en je aan de budget-, plannings- en kwaliteitsbeperkingen kunt voldoen. 

professionele tip

Volgens de theorie van de drievoudige beperking betekent dit meestal dat de scope van het project moet worden verkleind!

Belangrijke stappen voor het monitoren en beheersen van projecten

• Kosten- en tijdbeheer: Controleer urenstaten en uitgaven om deze vast te leggen, te beheersen en te volgen ten opzichte van het budget, de planning en de taken van het project
• Kwaliteitsbeheer: Projectresultaten beoordelen en ervoor zorgen dat deze voldoen aan de vastgestelde acceptatiecriteria
• Risicobeheer: Mogelijke risico's en problemen monitoren, beheersen, managen en beperken
• Acceptatiebeheer: Gebruikersacceptatietests uitvoeren en een beoordelingssysteem creëren om ervoor te zorgen dat alle resultaten voldoen aan de behoeften van de klant
• Wijzigingsbeheer: Wanneer het project niet volgens plan verloopt, het proces van aanvaardbare wijzigingen beheren om ervoor te zorgen dat de klant tevreden is met noodzakelijke wijzigingen

5. Fase van projectafsluiting

In de afsluitingsfase van de projectlevenscyclus is je project in wezen voorbij en komt je taak als projectmanager ten einde. Maar het project is nog niet helemaal afgelopen. 

Houd tijdens deze afbouw- en afsluitingsfase van het project een evaluatievergadering na afloop van het project of een evaluatie achteraf om de sterke en zwakke punten van het project en het team te bespreken, wat er misging of niet goed verliep en hoe je toekomstige projecten kunt verbeteren.

Dit kan een van de meest lonende fasen van projectmanagement zijn, omdat het een geweldige kans biedt om waardevolle teamleden te erkennen en waarderen en successen te vieren.

Belangrijke stappen voor projectafsluiting

• Analyse van de projectprestaties: Dit is een evaluatie van hoe goed het project is beheerd en of de oorspronkelijke schattingen van kosten en baten nauwkeurig waren. Waren er onvoorziene risico's? Welke problemen deden zich voor en hoe goed zijn deze aangepakt? Is het projectplan gewijzigd, en hoe?
• Teamanalyse: Heeft iedereen gedaan wat aan hem of haar was toegewezen? Waren ze betrokken en gemotiveerd? Werkten ze grondig en namen ze verantwoordelijkheid? Was de communicatie binnen het projectteam gezond en constructief?
• Projectafsluiting: Voltooi de taken die nodig zijn om het project officieel af te ronden. Dit omvat het sluiten van leveranciersovereenkomsten, het ondertekenen van contracten en het inleveren van alle benodigde projectdocumentatie.
• Evaluatie na implementatie: Leg een formele analyse vast van successen en mislukkingen, de daaruit voortvloeiende geleerde lessen en suggesties voor de toekomst. Aan het einde van elk succesvol project zul je ontdekken dat er altijd ruimte voor verbetering blijft.

Waarom is de projectlevenscyclus belangrijk?

Hoewel de projectmanagementcyclus misschien niet zo interessant klinkt, is deze belangrijk omdat dit is wat wij als projectmanagers leiden en faciliteren.

De stappen die bij elk project komen kijken zijn over het algemeen hetzelfde: de doelstellingen van een project definiëren, een projectplan opstellen om de doelstellingen te behalen en vervolgens ervoor zorgen dat het wordt gerealiseerd.

Verschillende projectmanagers of bureaus gebruiken misschien iets andere termen om de fasen van de levenscyclus van een project te beschrijven, maar in wezen zijn ze vrijwel hetzelfde.

De levenscyclus van een project biedt projectmanagers stappen die ze gedurende projecten kunnen volgen. Deze definieert waar je moet beginnen en waar je in elke fase van het project vervolgens naartoe moet. Hoe chaotisch de zaken ook worden, je hebt altijd een betrouwbare structuur om op terug te vallen en je opnieuw te organiseren. 

Wanneer de levenscyclus van een project complex wordt

De levenscyclus van een project binnen projectmanagement is toch eenvoudig? Nee, natuurlijk niet! Zowel eenvoudige als complexe projecten omvatten veel variabelen en heel wat grijze gebieden.

Krijg advies en hulp van honderden andere digitale projectmanagers door lid te worden en deel te nemen aan het gesprek in Slack! Je krijgt ook toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en voorbeeldprojectdocumenten, waarmee je tijd bespaart en je kansen op projectsucces vergroot.