Hoe kiest u een methodologie voor projectmanagement op ondernemingsniveau?

Dus wat is een methodologie voor organisatiebreed projectmanagement (EPMM) precies?

Wat is organisatiebreed projectmanagement?

Traditionele methoden voor projectmanagement richten zich op één project met duidelijk gedefinieerde doelstellingen, terwijl organisatiebreed projectmanagement (EPM) erop gericht is alle projecten binnen een organisatie gezamenlijk te beheren.

EPM bekijkt de organisatie als geheel en niet als een som van afzonderlijke onderdelen. Het geeft prioriteit aan en benadrukt strategische bedrijfsdoelstellingen om alleen die projecten te kiezen die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Het beheert alle organisatieprojecten gezamenlijk en implementeert strategieën voor projectmanagement om de effectiviteit en efficiëntie op grote schaal te verbeteren.

Projecten worden binnen een organisatie niet op zichzelf uitgevoerd. Ze worden doorgaans georganiseerd onder projectportfoliomanagement (PPM). Organisatiebreed projectportfoliomanagement (EPPM) brengt portfolio-, programma- en projectmanagement strategisch op één lijn (meestal met behulp van EPPM-software) met als doel synergieën te creëren die waarde opleveren. Het omvat al het volgende:

1. Implementatie van software voor organisatiebreed projectmanagement of software voor organisatiebrede workflows om projectmanagers te helpen hun projecten effectief te beheren en het senior management te helpen alle projecten binnen het bedrijf te volgen door hun een geconsolideerd overzicht te bieden.
2. Het oprichten van een bureau voor organisatiebreed projectmanagement (EPMO) om de inspanningen op het gebied van projectmanagement te centraliseren en te coördineren.
3. Het kiezen (of ontwikkelen) van een EPMM en deze binnen het hele bedrijf implementeren.
4. Projectmanagers trainen in het effectieve gebruik van de EPMM en de gekozen projectmanagementtool.
5. Het creëren van een centrale opslagplaats voor het opslaan en terugvinden van verschillende richtlijnen en artefacten voor projectmanagement.
6. De capaciteiten van het bedrijf op het gebied van projectmanagement voortdurend verbeteren.

Kort gezegd is het doel van EPM om de effectiviteit en kwaliteit van projectmanagement te verhogen en ervoor te zorgen dat projecten waarde opleveren voor het bedrijf.

Wat is een methodologie voor organisatiebreed projectmanagement?

Er zijn honderden, zo niet duizenden, manieren om een project te beheren. De managementstijl verschilt per sector en is voor elke afzonderlijke projectmanager anders. Een EPMM stroomlijnt en verenigt verschillende stijlen voor projectbeheer onder één overkoepelend kader.

Een EPMM is een geheel van principes, procedures, richtlijnen, workflows en technieken voor het beheren van projecten binnen een organisatie. Het omvat ook een verzameling sjablonen, controlelijsten, formulieren en andere nuttige artefacten die door de aangewezen manager voor organisatiebrede projecten en projectsponsor worden gebruikt om hun projecten te beheren.

Een EPMM coördineert, implementeert en stroomlijnt standaardpraktijken voor alle projecten op organisatieniveau. Het standaardiseert alle onderstaande elementen van projectmanagement:

1. Risico-identificatie, -analyse, prioritering, respons en beheersing
2. Schatting van doorlooptijd, kosten en middelen
3. Regelmatige monitoring en beheersing van projecten
4. Periodieke projectevaluaties en beoordelingen
5. Middelenbeheer
6. Kwestiebeheer en escalatiemechanisme
7. Kwaliteitsbeheer en defectpreventie
8. Continue verbetering
9. Documentbeheer
10. Kwantitatief projectmanagement

Voordelen van methodologieën voor organisatiebreed projectmanagement

Hoewel 25% van het bruto binnenlands product (bbp) in ontwikkelde landen wordt besteed aan het uitvoeren van projecten, ontbreekt er doorgaans samenhang in de manier waarop verschillende projecten binnen een organisatie worden beheerd. Dit leidt over het algemeen tot dubbel werk en verspilling van inspanningen. Organisaties lopen vaak winstgevende kansen mis door inconsistente besluitvorming.

Uit het rapport Pulse of the Profession uit 2018 van het Project Management Institute (PMI) bleek dat er elke 20 seconden meer dan $1,000,000 wordt verspild. Dit bedrag komt overeen met ongeveer $2 biljoen die elk jaar wordt verspild. Organisaties kunnen deze verspilling beheersen door een EPMM te implementeren.

Naast het beheersen van verspilling kan de implementatie van EPMM leiden tot:

1. Minder herstelwerk
2. Oplevering van hoogwaardige resultaten
3. Verbetering van vaardigheden en productiviteit van personeel
4. Verbeterde voorspelbaarheid en minder projectrisico's
5. Verbeterde projectopleveringen
6. Algehele verlaging van projectkosten en verbetering van de winstgevendheid van de organisatie

Volgens Villanova University verhogen bedrijven die overstappen op een EPM-model hun winst met maximaal 20%. Senior managers binnen een organisatie moeten projecten strategisch op elkaar afstemmen en projectmanagers instrueren dezelfde methodologie te volgen om herhaling van werkzaamheden te voorkomen, het succespercentage van projecten te verbeteren en projectfalen te verminderen.

Een methodologie voor organisatiebreed projectmanagement implementeren

De implementatie van een nieuwe projectmanagementmethode verbetert niet alleen de efficiëntie van een organisatie, maar helpt haar ook haar capaciteiten te vergroten. Het is echter belangrijk om de juiste methodologie te kiezen.

Er zijn duizenden gepubliceerde projectmanagementmethodologieën en mogelijk tienduizenden niet-gepubliceerde en bedrijfsspecifieke methodologieën. En laten we niet vergeten dat projectmanagement een vakgebied in ontwikkeling is, waarin elke dag nieuwe benaderingen worden aangedragen.

Een methodologie vinden die goed bij een organisatie past, is als zoeken naar een speld in een hooiberg. Laten we desondanks enkele populaire methodologieën bekijken.

In grote lijnen worden projectmanagementmethodologieën onderverdeeld in drie categorieën:

1. Voorspellend
2. Agile
3. Specifieke doeleinden

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Voorspellende methodologieën

Deze methodologieën zijn nuttig wanneer er een hoge mate van zekerheid bestaat over de vereisten en technologie, en projecten weinig risico met zich meebrengen. Hoewel de term voorspellend vrij populair is, worden deze methodologieën ook planmatig, serieel of waterval genoemd.

Bij projecten die deze methodologieën gebruiken, stellen projectmanagers aan het begin van een project het grootste deel van het organisatiebrede projectplan op en leggen ze de vereisten vooraf vast.

Hier zijn enkele populaire voorspellende methodologieën:

PRINCE2 (Projecten in gecontroleerde omgevingen)

PRINCE2 werd oorspronkelijk ontwikkeld door de Britse overheid voor het uitvoeren van IT-projecten. Het is nog steeds geschikt voor grote IT-gerichte initiatieven. Het is een methodologie voor projectgovernance en net als elk voorspellend projectmanagementraamwerk verdeelt het het volledige project in meerdere fasen.

Levenscyclus van softwareontwikkeling (SDLC)

SDLC verwijst over het algemeen naar een groep traditionele methodologieën die een gefaseerde aanpak volgen om nieuwe software te ontwikkelen of bestaande software opnieuw te ontwikkelen. Hierbij wordt een project doorgaans verdeeld in vijf fasen: vereisten, ontwerp, ontwikkeling, testen en implementatie.

De taken verlopen volledig lineair en volgen een gestructureerde aanpak, waarbij elke fase opeenvolgend begint nadat de vorige fase is voltooid.

PRiSM (Projecten waarin duurzame methoden worden geïntegreerd)

PRiSM-projectmanagement is een op principes gerichte methodologie die is gebaseerd op de P5-standaard voor duurzaamheid in projectmanagement. Deze verschilt van verschillende traditionele methodologieën omdat ze ideeën omvat voor het beheren van de volledige levenscyclus van een bedrijfsmiddel en niet alleen van het project.

De levenscyclus ervan volgt een aanpak met vijf fasen, waaronder planning vóór het project, adoptie van het product/de dienst en integratie. De fasen na het project omvatten het realiseren van voordelen.

2. Agile-methodologieën

Een Agile-methodologie is nuttig wanneer er weinig zekerheid bestaat over de vereisten of technologie en projecten een hoger risico hebben. Teams die deze methodologieën gebruiken, verwachten dat de vereisten gedurende het hele project voortdurend veranderen. 

Daarom wordt een incrementele en iteratieve aanpak gebruikt om feedback te verkrijgen voor een betere planning van het volgende deel van het project. De plannen worden herzien en incrementeel bijgewerkt naarmate er meer informatie beschikbaar komt uit de beoordeling van opleveringen.

Welke organisaties zouden agile projectmanagement moeten gebruiken?

1. Projecten met een klein team
2. Vereisten veranderen vaak
3. Vereisten kunnen niet vooraf volledig worden gedefinieerd
4. Teams zijn volwassen en zelforganiserend

Enkele populaire Agile-methodologieën zijn:

Scrum

Scrum-ontwikkeling vindt plaats rond korte iteraties, die sprints worden genoemd. Elke sprint levert een incrementeel werkend product op dat tegen het einde door eindgebruikers kan worden gebruikt. De tijdsduur van een sprint ligt vast en is doorgaans zeer kort. De duur van een sprint bedraagt over het algemeen 2-4 weken, maar kan ook langer zijn.

Scrumban

Scrumban is een hybride aanpak. Zoals de naam suggereert, combineert deze Scrum en Kanban. Hierbij worden Scrum-principes gebruikt voor de uitvoering van het project, terwijl afzonderlijke taken vanuit Kanbanborden aan het sprintplan worden toegevoegd.

Het belangrijkste voordeel is dat teamleden voortdurend taken kunnen ophalen van Kanbanborden op basis van hun capaciteit/mogelijkheden. Ze hoeven aan het begin niet voor elke sprint het werk te bepalen.

Extreem programmeren (XP)

Extreem programmeren wordt gebruikt in projecten met een hoog tempo en strakke deadlines. Deze aanpak gebruikt korte ontwikkelingscycli met releases aan het einde van elke cyclus.

Dit helpt bij een snelle doorlooptijd en het maximaliseren van de productiviteit. De aanpak omvat een vastgelegde reeks regels die alle projectteamleden moeten volgen. Deze regels zijn gebaseerd op vijf waarden: eenvoud, communicatie, feedback, respect en moed.

Crystal

In tegenstelling tot andere methodologieën richt Crystal zich niet op hulpmiddelen en processen. Deze methodologie werd door IBM ontworpen om projectresultaten te verbeteren door de aandacht te richten op mensen en de manier waarop zij met elkaar omgaan.

In het bijzonder wordt gekeken naar vaardigheden, deskundigheid, bekwaamheid en samenwerking tussen teamleden. Het is een lichtgewichtmethodologie die gemakkelijk kan worden aangepast.

Deze methodologie lijkt enigszins op Scrum, omdat het werk wordt uitgevoerd binnen een vastgestelde periode, met feedbacklussen om het project vooruit te helpen. Ze is mogelijk niet geschikt voor virtuele teams, omdat er frequente communicatie en regelmatig brainstormen nodig zijn.

3. Methodologieën voor specifieke doeleinden

Naast de methodologieën voor de volledige projectlevenscyclus zijn er methodologieën die nuttig zijn voor specifieke onderdelen van een project, zoals planning en risicobeheer. Enkele populaire methodologieën in deze categorie zijn:

Methode van het kritieke pad (CPM)

CPM is geen methodologie voor het volledige project. Het is eerder een planningsmethodologie die helpt bij het opstellen en bewaken van een geoptimaliseerde projectplanning. Deze werkt volgens het principe van het kritieke pad, dat kan worden gedefinieerd als het langste pad om het project binnen de kortst mogelijke tijd te voltooien.

Hierbij worden de voorganger en opvolger van een projectactiviteit geïdentificeerd en wordt een netwerkdiagram opgesteld om het kritieke pad van het project te bepalen. CPM heeft enkele ernstige nadelen: het maakt gebruik van optimistische schattingen van de duur, gebruikt buffers verkeerd en gaat uit van een onbeperkte beschikbaarheid van middelen.

More Articles

• Wat is een projectsponsor? Hun rol en verantwoordelijkheden
• Projectmanagement voor evenementen 101: een beginnersgids
• De ultieme gids voor factoren in de ondernemingsomgeving

Projectmanagement volgens de kritieke keten (CCPM)

Net als CPM is ook CCPM een planningsmethodologie. CCPM gebruikt CPM als onderliggende methodologie, maar probeert de nadelen van CPM weg te nemen. Het vermijdt taakbuffers, maar gebruikt drie soorten buffers om de nadelen van CPM te ondervangen: invoerbuffers, projectbuffers en middelenbuffers.

Kanban 

Kanban gebruikt een reeks borden om de projectworkflow weer te geven. Borden zijn visuele elementen die een vooraf gedefinieerde projectachterstand bevatten. Teamleden halen het werk voortdurend uit de achterstand op basis van hun capaciteit en vaardigheden.

Het werk wordt door een reeks kolommen op het bord verplaatst. Elke kolom staat voor een fase van het algehele projectproces. Kanban is uitstekend geschikt om de voortgang van een project te bewaken, omdat het een visueel overzicht biedt van de status van elk werkonderdeel op een bepaald moment.

Een methodologie voor projectmanagement op ondernemingsniveau kiezen voor uw organisatie

Projectmanagement op ondernemingsniveau richt zich op de kerntaken en strategische doelstellingen van de organisatie. Daarom begint de keuze van een EPMM met een gedetailleerde beoordeling van de huidige projecten, de organisatiecultuur en de omgevingsfactoren van de onderneming.

Er bestaat geen enkele beste projectmanagementmethode die alle probleemsituaties kan aanpakken, vooral niet bij grote bedrijven. De keuze van een EPMM varieert afhankelijk van de behoeften van elke organisatie. Wat in de ene sector goed werkt, is mogelijk niet geschikt voor een andere.

Bedrijven moeten bepalen welke methodologie het meest geschikt is voor hun werk. Ze moeten zich richten op consistentie en herhaalbaarheid bij project- en procesbeheer.

Overweeg deze vragen bij het vaststellen van een EPMM:

1. Tot welke sector behoort uw bedrijf en wat zijn de algemene beste praktijken in uw sector?
2. Wat voor soort projecten voert uw organisatie uit?
3. Over welke vaardigheden en competenties beschikken uw medewerkers en welke training moet worden gegeven voordat een nieuwe methodologie wordt geïmplementeerd?
4. Welk implementatiebudget en welke implementatietermijn heeft u?
5. Neemt uw organisatie doorgaans complexe projecten aan?
6. Hoe groot is uw organisatie? Kan één EPMM in de hele organisatie worden geïmplementeerd?
7. Hoe vaak veranderen uw projecten doorgaans? Kunnen deze veranderingen worden aangepakt met traditionele methodologieën?
8. Wat zijn de voorkeuren van het hoger management, de projectmanager en andere belanghebbenden bij het project?

Gerelateerd artikel: Weet u niet zeker welke methodologie u voor een project moet gebruiken? 5 voorbeelden ter inspiratie