Hoeveel online tools heeft een digitaal project nodig?

1. Je bent een nieuwer bedrijf en je technologiestack is zeer beperkt, met alleen de absolute basis — misschien gebruik je zelfs één tool voor alles. Waarschijnlijk gebruik je voornamelijk freemiumprojectmanagementtools.
2. Je organisatie is verder gevorderd op de volwassenheidsschaal en je gebruikt liever een aantal tools, één voor elke functie — interne teamcommunicatie, projectplanning, voortgangsbewaking, rapportage, een CRM en ga zo maar door.

Maar welke aanpak werkt beter? Mijn bevindingen bieden een startpunt om over deze vraag na te denken.

Ik ontdekte het volgende:

• Het gemiddelde aantal tools dat in een digitaal project wordt gebruikt, is 5,6.
• Het populairste type tool was projectmanagementsoftware.
• De meest genoemde afzonderlijke tool was Google Workspace (voorheen bekend als G Suite).

Als je hier nieuw bent, kan het nuttiger zijn om eerst te beginnen met waarom je in de eerste plaats projectmanagementsoftware zou gebruiken.

De details over het gebruik van projectmanagementtools

Zoals ik al aangaf, is het gemiddelde aantal tools dat in een digitaal project wordt gebruikt 5,6. Elke reactie op mijn enquête bevatte doorgaans software voor projectplanning of projectplanning in de tijd, e-mail, een communicatietool voor interne communicatie en software voor bestands- en documentbeheer.

Hier volgt een overzicht van de populairste typen tools. Het aantal vermeldingen staat voor het aantal keer dat een tool binnen die categorie in een reactie werd genoemd.

Het aantal keer dat elk type software in de reacties op mijn enquête werd genoemd.

De categorie ‘overig’ omvatte:

• Taakbeheer­software
• Software voor het volgen van bugs
• CRM-software
• Service- of helpdesksoftware

Projectmanagementsoftware werd veruit het meest besproken. We hebben elders geschreven over het belang en de voordelen van projectmanagementsoftware, maar het volstaat om te zeggen dat deze tegenwoordig essentieel is voor efficiënt en effectief projectmanagement.

De meest genoemde tool was Google Workspace, voorheen bekend als G Suite. Dit onderstreept dat elke organisatie behoefte heeft aan het organiseren, opslaan en creëren van bestanden, evenals de prominente positie van Google Workspace als bekende en betrouwbare software die deze mogelijkheden biedt.

In vergelijking daarmee werd een breder scala aan specifieke projectmanagementsoftware genoemd. In de reacties werden 11 verschillende projectmanagementsoftwaretools genoemd, tegenover 5 verschillende tools voor het organiseren, opslaan en creëren van bestanden.

Hoewel het vorige cirkeldiagram het aantal keer liet zien dat elk type software werd genoemd, ongeacht de specifieke tool die werd vermeld, laat dit diagram zien hoeveel verschillende specifieke tools binnen elke categorie werden genoemd, waarbij verschillende tools meer dan één keer werden genoemd. Het aantal verschillende tools is een telling van elke afzonderlijke tool die in alle reacties werd genoemd.

Het aantal verschillende tools dat in elke softwarecategorie in de reacties op mijn enquête werd genoemd.

De andere categorie bevatte:

• Taakbeheersoftware
• Software voor het bijhouden van bugs
• CRM-software
• Service- of helpdesksoftware

Het is de moeite waard om op te merken dat sommige antwoorden meerdere softwareprogramma's binnen dezelfde categorie noemden. Zo zei een respondent dat die Basecamp en Airtable gebruikte. Hoewel de respondent elk programma voor verschillende doeleinden gebruikte, zijn beide programma's projectmanagementsoftware.

Probeer deze Airtable-tips en -trucs om optimaal gebruik te maken van je projectmanagementsoftware.

Methodologie

Voor dit artikel verzamelde ik gegevens door op onze website een Typeform in te sluiten met de vraag “Hoeveel tools gebruik je gemiddeld in je digitale projecten?”, door het aan DPM-leden te vragen en door de vraag op sociale media te plaatsen.

Sommige DPM-leden beantwoordden de vraag met zowel tools die ze in het verleden gebruikten als tools die ze nu gebruiken. Ik telde die als twee afzonderlijke antwoorden. We ontvingen 12 antwoorden.

Ik berekende het gemiddelde aantal tools en categoriseerde de tools die in de antwoorden werden genoemd. In verschillende antwoorden werd een tool genoemd die onderdeel is van Google Workspace. Ik telde een vermelding van één tool (zoals Google Sheets) als een vermelding van Google Workspace.

Als in het antwoord meerdere tools werden genoemd die onderdeel zijn van Google Workspace, telde ik dat als één vermelding van Google Workspace. Microsoft Office-tools werden afzonderlijk geteld.

Wat is het optimale aantal tools voor een project?

Het onderzoek dat voor dit artikel is uitgevoerd, wijst op een grotere vraag — wat IS het juiste aantal tools om in een digitaal project te gebruiken?

Zoals met alles in digitaal projectmanagement, hangt dat tot op zekere hoogte af van je unieke project. Denk na over welke soorten tools je nodig hebt — een communicatietool, projectmanagementtool, financieel beheertool en andere soorten tools. Wat is strikt noodzakelijk of vereist voor je project?

De grens voor je project en team ligt daar waar je voor elk type tool dat je nodig hebt één tool hebt, zonder er zoveel te hebben dat je dezelfde gegevens in meerdere tools gaat invoeren.

Je kunt hier meer lezen over de gebruiksscenario's van projectmanagementsoftware.

Projectmanagementsoftware is een breed onderwerp en we hebben het op verschillende manieren behandeld. Ik wil je wijzen op nog een paar bronnen over tools die beschikbaar zijn via het lidmaatschap van The Digital Project Manager:

• Onze podcastaflevering met Gray Mackenzie van Zenpilot over zijn filosofie voor het selecteren van projectmanagementtools.
• Onze ‘Stel me alles’-sessie met Andy McCormick, waarin hij met onze leden over Jira praat.
• Een gesprek met Olivia Montgomery van Capterra over hoe je optimaal gebruikmaakt van tooldemo's.

Als je geïnteresseerd bent in de andere gesprekken die we in onze community voeren, of wilt bijdragen aan toekomstig onderzoek, krijg dan toegang via het lidmaatschap van The Digital Project Manager.