Een communicatieplan voor een project maken [+ sjabloon]
Op één lijn komen: Een communicatieplan beschrijft de methoden, frequentie en kanalen voor de uitwisseling van informatie tussen projectteams en belanghebbenden, zodat iedereen die betrokken is op één lijn zit en duidelijke verwachtingen heeft.
Afstemming met projectplanning: Het maken van een communicatieplan gaat hand in hand met projectplanning, zodat u vooraf beslissingen kunt nemen over hoe informatie wordt gedeeld, in plaats van urgente informatie onjuist te delen omdat u geen plan had opgesteld.
Sjablonen schieten te hulp: In plaats van uw communicatieplan voor een project helemaal vanaf nul te maken, kunt u ons sjabloon downloaden om het proces te versnellen, of eenvoudigweg tekst uit een bestaand project kopiëren en plakken en deze naar behoefte aanpassen.
Een communicatieplan voor een project helpt je te bepalen hoe je met belangrijke belanghebbenden wilt communiceren. Zonder zo’n plan zul je moeite hebben om de verwachtingen van belanghebbenden te beheren, iedereen op de hoogte te houden en chaos binnen je projectteam te voorkomen.
Zo maak je een effectief communicatieplan, gebruik je het om de orde te bewaren en houd je je project op weg naar succes.
Wat is een communicatieplan?
Een communicatieplan is een strategische blauwdruk waarin staat beschreven hoe informatie wordt uitgewisseld tussen het projectteam en belanghebbenden. Het bevat details over de methoden, frequentie en kanalen voor communicatie, zodat iedereen die betrokken is geïnformeerd en op één lijn is en effectief kan samenwerken.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
In eenvoudigere bewoordingen is het een soort kaart die laat zien hoe iedereen binnen een project met elkaar communiceert, inclusief de interne communicatie tussen teamleden. Het vertelt je wat de communicatiebehoeften van elke persoon zijn: wie welk type informatie moet ontvangen, wanneer die persoon deze nodig heeft en hoe deze wordt verzonden.
Een communicatieplan voor een project hoeft niet formeel te zijn, maar het moet wel worden vastgelegd zodat iedereen het kan raadplegen. Zo weet iedereen wat er speelt, is iedereen het eens over de gemaakte afspraken en kan iedereen goed samenwerken, vooral wanneer er online wordt gewerkt of met digitale communicatietools.
Hier volgt een (zeer) kort overzicht:
Een communicatieplan schrijven
Dit zijn de stappen om een gedegen communicatieplan voor projectmanagement te schrijven en op te stellen:
- Begrijp de parameters van je project
- Bepaal je communicatiedoelen
- Breng belanghebbenden in kaart
- Bepaal de communicatiefrequentie
- Bepaal de communicatiemethoden
1. Begrijp de parameters van je project
Bepaal de parameters van het project, waaronder de omvang van het project, informatie over het bedrijf van de klant, de projectopleveringen, de planning en wie er deel uitmaken van het projectteam.
Houd rekening met de communicatiestijlen van je team en klant:
- Hoe succesvol is de communicatie tot nu toe geweest?
- Heeft je klant aangegeven bepaalde communicatievoorkeuren te hebben—nemen ze bijvoorbeeld meestal de telefoon wanneer ze een vraag hebben, of zijn ze vooral op e-mail gericht?
- Hebben jullie elkaar persoonlijk of via video ontmoet?
- Hoe vaak heeft je team rechtstreeks contact met je over een project? Geven ze de voorkeur aan schriftelijke context boven vergaderingen?
- Welke behoeften op het gebied van public relations zijn er, als die er zijn?
Zodra je inzicht hebt in het team en de klanten met wie je werkt, kun je dit gaan vastleggen in een communicatieplan voor het project.
2. Bepaal je communicatiedoelen
Noteer wat succesvolle projectcommunicatie inhoudt, niet alleen voor je klant, maar ook voor je team. Gebruik deze lijst als leidraad bij communicatiegerelateerde beslissingen.
Neem een lijst op met meetwaarden of KPI’s die je kunt gebruiken om te meten of je succesvol communiceert, en voeg deze rechtstreeks toe aan je communicatieplan. Dit kan bijvoorbeeld het aantal e-mails zijn dat je elke week verzendt of ontvangt, het aantal e-mails of berichten dat ongelezen blijft, enzovoort.
3. Breng belanghebbenden in kaart
Breng in kaart wie op de hoogte moet worden gehouden van je project en welke informatie zij willen of moeten ontvangen. De belangrijkste belanghebbende aan de kant van de klant wil misschien gedetailleerde statusupdates over afzonderlijke taken of over wie eraan werkt, terwijl de leidinggevende van die persoon misschien alleen algemene projectupdates nodig heeft.
Noteer ook de contactgegevens van iedereen en bewaar deze in je plan.
4. Bepaal de communicatiefrequentie
Houd op basis van de projectdoelen rekening met hoe vaak je met verschillende belanghebbenden moet communiceren en welke inhoud je moet opnemen.
Je kunt meerdere benaderingen gebruiken, zoals wekelijkse check-ins om de projectplanning en het budget te bespreken, dagelijkse check-ins voor vragen die tussendoor opkomen en regelmatige vergaderingen om belangrijke mijlpalen van het project te presenteren.
Houd je projectparameters en doelen in gedachten—deze zouden je moeten helpen bepalen welke soorten informatie vaker of minder vaak moeten worden gecommuniceerd.
5. Bepaal de communicatiemethoden
Sommige belanghebbenden ontvangen updates misschien liever via e-mail, Slack of een dashboard dat je hebt ingesteld voor statusupdates. Dit soort informatie is ook belangrijk om op te nemen in je communicatieplan en het houdt belanghebbenden tevreden.
Soms bepaalt de informatie die je communiceert wat de juiste communicatiemethode is. Het is bijvoorbeeld het beste om projectstarts te houden tijdens persoonlijke bijeenkomsten (of via een videogesprek), maar snelle vragen kunnen via Slack of e-mail worden afgehandeld. Noteer aan welke methoden je belanghebbenden de voorkeur geven en wanneer je hen nodig hebt voor grotere mijlpaalbijeenkomsten, zodat ze hier vooraf van op de hoogte zijn.
Wat je moet opnemen in een projectcommunicatieplan
Hoewel de specifieke inhoud van je communicatieplan voor projectmanagement kan variëren afhankelijk van het type en de omvang van het project, zijn er een aantal belangrijke onderdelen die je in elk projectcommunicatieplan moet opnemen.
Belangrijkste belanghebbenden
Noteer de belangrijkste belanghebbenden, waaronder je primaire contactpersoon bij de klant. Voeg contactgegevens toe, zoals telefoonnummers en e-mailadressen, zodat iedereen die toegang heeft tot het communicatieplan deze informatie kan vinden.
Teamleden
Neem elk lid van het projectteam op, samen met hun rollen. Dit is handig voor iedereen die nieuw is bij of niet vertrouwd is met het project. Geef aan welke teamleden verantwoordelijk zijn voor het opleveren van resultaten, het leiden van strategische gesprekken en/of het voeren van technische gesprekken met belanghebbenden.
Communicatiemethoden
Beschrijf de belangrijkste communicatiemethoden en kanalen die je gebruikt om contact op te nemen met belanghebbenden, zoals e-mail, telefoongesprekken, vergaderingen, Slack of andere kanalen. Voeg opmerkingen toe over de voorkeurskanalen van belanghebbenden.
Communicatietypen
Vermeld welke informatie moet worden gedeeld en hoe die wordt gedeeld, wat erin moet staan en wie de doelgroep is. Het kan bijvoorbeeld nodig zijn om wekelijks statusrapporten over het project aan de klant te verstrekken. Denk na over het communicatiemechanisme, de distributielijst en welke informatie in het rapport moet worden opgenomen. Software voor klantrapportages kan je hierbij helpen (of overweeg open source-rapportagetools als je met een beperkt budget werkt).
Communicatiestijlen
Maak onderscheid op basis van de belanghebbende en de communicatiemethode. Geeft een bepaalde belanghebbende bijvoorbeeld alleen de voorkeur aan formele communicatie, of kun je een wat informelere toon gebruiken?
Vergaderschema
Hoewel je dit gedurende het project zo nodig kunt aanpassen, is het handig om aanvankelijk een idee te hebben van hoe vaak je met belanghebbenden zult overleggen. Afhankelijk van de omvang van het project wil je misschien ook aangeven hoe vaak je de klant een e-mail stuurt. Vergeet ook interne teamvergaderingen niet.
Belangrijkste boodschappen
Bepaal voor elke belanghebbende de belangrijkste boodschap of informatie die je wilt communiceren. Wat is de juiste boodschap die bij deze groep aanslaat? Bepaal daarnaast welke specifieke feedback of gegevens je van belanghebbenden nodig hebt om het bewijs van concept te valideren en te verfijnen.
Communicatiedoelen
Een goed communicatieplan voor projectmanagement bevat communicatiedoelen. Zo zorg je ervoor dat je beslissingen neemt met de gewenste resultaten in gedachten.
Voorbeeld van een projectcommunicatieplan
Op basis van de bovenstaande onderdelen kan een voorbeeld van een projectcommunicatieplan er als volgt uitzien.
Communicatiedoelen
Vermeld de communicatiedoelen van het project vooraf, zodat iedereen die toegang heeft tot het plan kan instemmen met beslissingen die bijdragen aan het behalen van die doelen. Zorg ervoor dat ze meetbaar zijn.
Informatie over belanghebbenden en communicatievoorkeuren
Een tabel kan handig zijn om projectbelanghebbenden en hun voorkeuren op te sommen.
Bij complexere projecten wil je de notitieskolom misschien opsplitsen om meer details te delen (je zou bijvoorbeeld een extra kolom kunnen maken om de beschikbaarheid van belanghebbenden of andere informatie te delen die cruciaal is voor hoe en wanneer je communiceert).
Communicatietypen
Gebruik dit gedeelte om na te denken over de manieren waarop je met je belanghebbenden communiceert. Dit helpt ervoor te zorgen dat de communicatie consistent, betekenisvol en succesvol is.
Voordelen van projectcommunicatieplannen
Door een communicatiestrategie te ontwikkelen en te documenteren, verlopen je projecten soepeler en help je projectfalen te voorkomen.
Verbeterde projectplanning
Een projectcommunicatieplan vormt een aanvulling op je projectplan door meer details te beschrijven over hoe het team zal samenwerken.
Als je vooraf beslissingen hebt genomen over hoe je cruciale informatie zult delen, waaronder welk communicatiekanaal je gebruikt, door wie en met welke frequentie, hoef je dit niet later te doen wanneer je dringende updates hebt maar niet weet met wie je ze moet delen (dit is vooral belangrijk bij het plannen van projecten op afstand).
Ons projectplansjabloon kan je helpen deze communicatiestrategie vanaf het begin te structureren, zodat de informatiestroom en afstemming binnen het team gedurende het hele project soepel verlopen.
Juiste verwachtingen van belanghebbenden
Je moet communicatieverwachtingen vooraf definiëren om überhaupt een kans te hebben dat het project soepel verloopt.
Door de klant vroeg in het projectproces te laten weten wat die kan verwachten, bepaal je de toon voor het hele project. Het is ook nuttig als belanghebbenden vooraf weten wat je van hen nodig hebt, zodat ze voorbereid zijn wanneer het zover is.
Het begint met verwachtingen en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn zit. Ik maak altijd een communicatiebrief wanneer ik een project start, waarin staat: “Zo kun je me bereiken, wanneer ik het meest beschikbaar ben en via welke kanalen je me het beste kunt bereiken.” De communicatiebrief is ook een goede plek om verwachtingen rond reactiesnelheid te verduidelijken. Om je beste werk voor de klant te kunnen doen, moet je je kunnen concentreren en heb je bijvoorbeeld niet voortdurend je e-mail open (behalve op echt cruciale momenten).
Eenvoudiger beheer van belanghebbenden
De beste manier om belanghebbenden te beheren is een communicatieplan op te stellen, dat plan te volgen en het te gebruiken om succesvol te communiceren over het doel en de projectmijlpalen (en indien nodig opnieuw af te stemmen).
Een projectcommunicatieplan bevordert een gedeeld begrip van de communicatieworkflow, zodat iedereen weet wat er op je project gebeurt en wat er zou moeten gebeuren.
Ik kwam bij een klant in een situatie terecht waarin alles een grote puinhoop was, maar dat werd pas duidelijk toen het te laat was. Er waren kleine waarschuwingssignalen, zoals dat de klant na de startbijeenkomst niet erg responsief was en niet reageerde op controlemomenten, waardoor we meteen vastliepen in het project. Ik besefte dat we geen vast ritme hadden. Ongeacht wat er in onze agenda’s staat, zijn er geen verwachtingen over hoe we communiceren. Een communicatieplan had een enorm verschil gemaakt en vanaf het begin een manier geboden om te zeggen: “We bereiken geen van de dingen die we zouden moeten bereiken, en dit is een waarschuwingssignaal”.
Download het sjabloon voor een projectcommunicatieplan
Download ons sjabloon voor een projectcommunicatieplan om eenvoudig alle contactgegevens en instructies te verzamelen die je nodig hebt voor je projecten. Er is ook een ingevuld voorbeeld opgenomen waarin de beste werkwijzen voor het invullen van je communicatieplan worden getoond.
Een projectcommunicatieplan gebruiken
1. Deel het met je team
Door het plan met je team te delen, informeer je hen over je communicatieritme—dat van invloed is op hun werk en opleverdatums—maar geef je hen ook meer context over hoe en met wie je communiceert. Door deze informatie te delen, kan je team je ondersteunen bij de uitvoering van het plan.
2. Blijf op koers
Plan belangrijke projectvergaderingen zodra je een plan hebt opgesteld en voeg herinneringen aan je agenda toe voor regelmatige controlemomenten en zelfs projectmails, zodat je op koers blijft met de belangrijke punten die je in je plan hebt vastgelegd.
Als je op enig moment merkt dat je afwijkt van je communicatieplan en moeite hebt om het weer op te pakken, heroverweeg dan de aanpak die je hebt vastgesteld:
- Sluit deze nog steeds aan bij je projectdoelen?
- Zijn de doelen of belanghebbenden sinds de start van het project op enige manier veranderd?
- Zijn er op dit moment in het project effectievere manieren om projectinformatie te communiceren?
Bekijk deze lijst met projectmanagementsoftware voor hulp bij het volgen van de projectvoortgang en het verstrekken van nauwkeurige informatie aan belanghebbenden.
Je vindt hier ook meer communicatiestrategieën voor projectmanagement.
Wat vind jij?
Welke tactieken vind jij het meest effectief bij het opstellen van projectcommunicatieplannen? Neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers via DPM-lidmaatschap!
