12 beste praktijken voor projectmanagement op afstand voor 2026
Op dit moment kunnen we gerust stellen dat vrijwel iedereen die in de digitale sector werkt, op zijn minst een deel van de tijd op afstand werkt.
Voor projectmanagers brengt dit enkele unieke uitdagingen met zich mee. Hoe blijf je afgestemd met je team als je elkaar niet persoonlijk kunt ontmoeten? Hoe zorg je ervoor dat je team op het juiste moment aan de juiste dingen werkt? En hoe regel je dit allemaal terwijl je je stressniveau onder controle houdt?
Ik heb mijn beste werkwijzen voor projectmanagement op afstand verzameld voor het beheren van je projecten en teams, evenals enkele strategieën die ik gebruik om stress te beheersen en een burn-out te voorkomen.
Create a Free Account to Read More
Unlock this piece and join a community of forward-thinking leaders discovering tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Wat is projectmanagement op afstand?
Projectmanagement op afstand omvat dezelfde procedures, methodologieën en doelstellingen als projectmanagement, maar het verschil is dat de projectmanager bij eerstgenoemde niet fysiek bij het projectteam aanwezig is.
Het projectteam kan volledig op afstand werken en zich op verschillende locaties bevinden, als hybride team werken of samen op kantoor werken.
Projectmanagers op afstand moeten manieren vinden om het hele team samen te brengen, ervoor te zorgen dat iedereen bij zijn taak blijft en het project op te leveren, met als extra uitdaging dat ze niet persoonlijk met het team samenwerken.
7 strategieën voor het beheren van teams en projecten op afstand
Hier zijn enkele van mijn beste tips en trucs om projecten (en teamleden) goed in de gaten te houden. Ik paste deze al lang vóór het werken op afstand toe, dus sindsdien heb ik ze aangepast aan mijn routine voor projectmanagement op afstand.
1. Omkoping
Ik heb altijd gezegd: “Snoep maakt vrienden.” Bij elke kantoorbaan die ik heb gehad, kwam ik binnen met een grote snoeppot die ik vulde met allerlei lekkernijen. Je zou verbaasd zijn hoeveel mensen vrolijk naar je bureau komen als je hun favoriete lekkernijen hebt.
Ik hield in de gaten (of vroeg ronduit) wat sommige van mijn lastigere teamleden vaak aten. Wanneer ik een bijzonder krappe deadline had, wist dat een teamlid aan concurrerende prioriteiten werkte, of wanneer ik slecht nieuws of zelfs een onnozele vraag had, nam ik een paar snoepjes waarvan ik wist dat ze die het lekkerst vonden. Vervolgens liep ik naar hun bureau en liet ik het snoep gewoon achter. Ik zei niets, ik liet het snoep gewoon achter.
Ongeveer een uur later stuurde ik een bericht of e-mail om te vragen of ze even tijd hadden om te praten – en dat was bijna altijd zo, omdat ze zo dankbaar waren.
Dus wat is de versie hiervan op afstand? De omkoping wordt gewoon wat ingewikkelder. Ik kom er nog steeds achter wat ze lekker vinden en waar ze blij van zouden worden. Vervolgens stuur ik hun iets dat ik zelf inpak, of laat ik het artikel bezorgen vanuit Amazon.com of een lokale winkel bij mijn teamgenoot in de buurt.
Ik koop lang niet zo vaak iemand om als toen ik nog persoonlijk werkte, maar over het algemeen vergeten mensen zelden dat je in zulke situaties extra moeite voor hen hebt gedaan.
Bij ontwikkelaars zou ik dit kunnen doen midden in een lange programmeerperiode of bij een bepaalde mijlpaal, en aan het begin van een ontwerpcyclus voor UX- en UI-teams. Voor een QA-team stuur ik meestal iets aan het begin als het een ingewikkeld project is om te testen, of aan het einde als het project vanuit hun perspectief eenvoudiger is.
Wanneer een project is afgerond, zoek ik iets uit waar elk van mijn teamleden blij van zou worden en stuur ik dat op. Volledig op afstand werkende teams krijgen zelden fysieke extraatjes, omdat ze niet allemaal op dezelfde plek zijn. Als je dit aan het einde doet, worden ze dus enorm enthousiast om opnieuw met je samen te werken aan het volgende project—even als dat project naar verwachting een lastige klus wordt.
2. Creëer een teamsfeer
Probeer het team tijdens de projectstart enthousiast te maken voor het project. In het verleden probeerde ik altijd een echte teamsfeer te creëren door al mijn teamleden en hun rollen binnen het project te benoemen, zelfs als we al 100 projecten samen hadden gedaan.
Ik kijk iedereen in de ogen, wat een gevoel van eigenaarschap creëert, waarbij het team verantwoordelijkheid neemt voor zijn deel van het project. Het is heel subtiel, maar ik heb gemerkt dat het wonderen doet om teamleden betrokken te houden.
Aan het einde van het project vieren de meeste projectmanagers dit op een bepaalde manier. Bij eerdere kantoorbanen kon dat betekenen dat we gingen lunchen, eerder stopten met werken en in de kantoorkeuken genoten van eten en drinken, of zelfs gewoon die laatste statusvergadering hielden waarbij iedereen elkaar een highfive gaf. Ik bedank elk teamlid en kijk hen opnieuw in de ogen.
Tijdens mijn projectstarts op afstand begin ik met het verspreiden van een uitgebreidere agenda voor de projectstart (los van de agenda die ik al met de uitnodiging voor de vergadering heb meegestuurd), met daarin nuttige informatie over elk teamlid, zelfs als we al 100 projecten samen hadden gedaan.
Ik vermeld de naam, discipline, tijdzone (erg handig als je mensen over de hele wereld hebt) en een of ander interessant weetje. Soms gaf ik ze bijnamen en soms waren het uitweidingen over dingen die ik over hen wist.
Het is veel meer werk en een beetje flauw (oké, behoorlijk flauw), maar het doel is dat ik teamwork aanmoedig, teambuilding bevorder en dat oogcontact vervang door een andere vorm van verbinding.
3. Houd je team betrokken
Wanneer je op kantoor een voortgangsvergadering leidt, kun je gemakkelijk zien wie betrokken is en wie niet. Maar als je op afstand werkt, is een van je belangrijkste uitdagingen om mensen op een zodanige manier betrokken te houden dat je uiteindelijk je teamsamenwerking op afstand verbetert.
Bovendien zullen de meeste mensen tijdens een fysieke vergadering niet duidelijk laten merken dat ze niet opletten (tenzij ze hun telefoon hebben meegenomen, in welk geval dat juist heel duidelijk is). Je kunt ook de sfeer in de ruimte aanvoelen om te weten wanneer iemand misschien bezwaar wil maken of een opmerking heeft, en je kunt zien wanneer het team collectief begint af te dwalen en de vergadering moet eindigen.
Die luxe heb je niet als je op afstand mensen aanstuurt, zelfs niet als je via video werkt. Videoconferenties (met een hulpmiddel zoals Zoom) maken het natuurlijk een stuk gemakkelijker om te zien of iemand duidelijk met iets anders bezig is, maar je krijgt nog steeds hun lichaamstaal niet te zien en je kunt niet zeker weten of ze niet aan het multitasken zijn. Om projectmanagement op afstand te laten werken, moet je hen dus op andere manieren betrokken houden.
Misschien vraag je ze om een update te geven over de voortgang van hun deel van het project, samen met hun favoriete televisieserie uit hun jeugd. Misschien vraag je je ontwerper om de update van je ontwikkelaar in 10 woorden of minder te geven—dit kan behoorlijk grappig zijn als je het toelaat, of onthullend als je team het serieus neemt.
Ontdek waar je team enthousiast van wordt en verwerk dat in je vergaderingen.
4. Voer een gesprek voordat je iets vraagt
De meeste projectmanagers stormen niet zomaar het kantoor van iemand anders binnen om een vraag te stellen zonder eerst hallo te zeggen. Als je dit doet, denk dan alsjeblieft na over je aanpak. Heel weinig mensen reageren daar goed op! Het is heel gemakkelijk om iemands ruimte binnen te vallen door via Slack een vraag te sturen zonder hallo te zeggen, omdat het communicatiemiddel gewoon anders aanvoelt. Maar in wezen is het hetzelfde.
Nu ik op afstand werk, begin ik meestal met hallo zeggen en vragen hoe hun dag verloopt. Vervolgens vraag ik of het een goed moment is voor een korte vraag, die waarschijnlijk ongeveer 10 minuten zou kosten om te bespreken. Vermeld indien mogelijk altijd hoeveel tijd je denkt nodig te hebben, want dan kunnen zij eerlijk aangeven of ze daar tijd voor hebben.
Ik beëindig het gesprek door een korte vraag over hun privéleven te stellen, zoals: “Hé, hoe is de wedstrijd van je dochter laatst afgelopen?” Het hoeft geen langdradig gesprek te zijn, maar vergeet niet dat we allemaal mensen zijn en niet alleen computers die via Slack of andere communicatiekanalen reageren.
5. Informeer naar de voortgang zonder micromanagement
Een voordeel van werken op kantoor met je teamgenoten is dat je kunt zien wanneer ze op kantoor zijn, aan hun bureau zitten en waar ze ogenschijnlijk aan werken. Als projectmanager wil je er zeker van zijn dat het werk wordt gedaan, zodat er geen verrassingen ontstaan wanneer een deadline nadert.
Wanneer je op afstand werkt, kan informeren naar de voortgang al snel voelen als oppassen, en geen enkele professional waardeert dat. Een goede aanpak die ik gebruik, is bijhouden welk percentage van langetermijntaken is voltooid en mijn teamgenoten regelmatig om updates vragen wanneer ik weet dat ik aan belanghebbenden moet rapporteren.
Op die manier weten ze dat ik gewoon mijn werk doe en niet voortdurend achter hen aan zit. Je kunt teamgenoten ook verantwoordelijk maken voor het bijwerken van de voortgang tijdens regelmatige voortgangsvergaderingen (die ook ontzettend belangrijk zijn voor een team op afstand, omdat teamleden elkaar op kantoor niet toevallig tegenkomen), vragen om werk in uitvoering te zien (dit is een echte test van wat er is gedaan tegenover wat er nog moet gebeuren), of ronduit vragen: “Hé, denk je dat je die deadline nog op tijd gaat halen?”
Eén ding dat je niet wilt doen, is het te vaak vragen, of te kort na de vorige keer dat je het vroeg. Je moet je team op afstand vertrouwen, misschien zelfs meer dan je je team op locatie zou vertrouwen, om hun werk af te krijgen. Ze zullen je respect waarderen en daar respect voor teruggeven.
6. Wees menselijk
Dit sluit echt aan bij alles wat we al hebben besproken: misschien ben je een projectmanager op afstand die op afstand werkt via machines en software, maar jullie zijn allemaal mensen, en dat kan uit het oog worden verloren.
Het is nog belangrijker om ervoor te zorgen dat mensen jou als persoon kennen en dat jij elk teamlid als persoon kent, vanwege de aard van je werk. Vertel wat grappen als dat bij je persoonlijkheid past. Vraag naar hun familie en huisdieren. Vraag hoe het weer vandaag bij hen is.
Als je wereldwijd met teamgenoten werkt, neem dan een paar seconden de tijd (het is zo ontzettend eenvoudig) om op te zoeken hoe je “hallo” of “dank je wel” zegt in hun moedertaal. Dit is een van de effectiefste manieren die ik heb gevonden om contact te maken met iemand die in een ander land werkt.
Voor mijn vrienden in het VK of Canada doe ik mijn best om wat slang te gebruiken of woorden op die gekke manier te spellen die zij hebben (”centre” zeggen in plaats van “center” is beslist wat deftiger). Als je met mensen in verschillende tijdzones werkt, zeg dan “goedemorgen” of “goedemiddag”, afhankelijk van hun tijd.
7. Investeer in projectmanagementsoftware
Projectmanagementsoftware en andere hulpmiddelen voor taakbeheer en werkbeheer zijn cruciaal om projecten überhaupt uit te voeren—of dat nu op kantoor of op afstand is. Je zult het gemakkelijker vinden om de voortgang te volgen (zodat je je teamgenoten minder hoeft lastig te vallen) en de meeste projectmanagementsoftware bevat allerlei ingebouwde communicatie- en samenwerkingshulpmiddelen.
Als je in een bureauomgeving werkt, kun je overwegen om projectmanagementsoftware voor bureaus te gebruiken, die speciaal is ontworpen om om te gaan met het snelle, klantgerichte karakter van bureauwerk. Deze tools helpen workflows te stroomlijnen, meerdere projecten tegelijk te beheren en de samenwerking binnen teams te optimaliseren, waardoor werken op afstand efficiënter en transparanter wordt.
Als je zelfstandig of met een klein aantal samenwerkingspartners werkt, kun je overwegen om projectmanagementsoftware voor freelancers te gebruiken. Deze is ontworpen om individuele projectmanagers te helpen georganiseerd te blijven, tijd bij te houden, klanten te factureren en taken te beheren zonder de extra complexiteit van tools die voor grote teams zijn ontwikkeld.
Als het gaat om het op afstand uitvoeren van projecten, zijn er verschillende tools die het meest geschikt zijn voor projectmanagement op afstand en teams op afstand. Deze bieden extra hulpmiddelen en functionaliteiten voor zaken als videogesprekken, cloudopslag, automatiseringen, gedeelde Gantt-diagrammen en Kanbanborden, en tools voor teambeheer en betrokkenheid.
Tools voor projectmanagement op afstand moeten ook zo toegankelijk mogelijk zijn, voor het geval sommige teamleden geen bekabelde internetverbinding hebben, en het delen van bestanden en documenten binnen het team faciliteren (soms zelfs over landsgrenzen heen). Een goede mobiele app is ook altijd mooi meegenomen.
5 manieren om stress als projectmanager op afstand te verminderen
Hier zijn mijn belangrijkste tips om kalm te blijven en een burn-out te voorkomen terwijl je op afstand werkt (wat maar al te vaak voorkomt!).
1. Richt je werkplek in
De meeste projectmanagers hebben een specifieke manier waarop ze hun bureau graag organiseren om zo efficiënt mogelijk te werken. Dit is doorgaans veel belangrijker voor projectmanagers dan voor veel andere functies, omdat van projectmanagers wordt verwacht dat ze zoveel aspecten van meerdere projecten beheren.
In mijn vorige kantoorbaan had ik twee whiteboards, twee grote prikborden van kurk, twee monitoren, een draadloos toetsenbord en een draadloze muis, en twee bureaulampen met zachte verlichting.
Het kostte me een tijdje om mijn werkplek precies goed in te richten, zoals voor veel projectmanagers geldt, die afhankelijk zijn van georganiseerde, beheersbare ruimtes om hun werk gedaan te krijgen. Als er iets niet op zijn plek stond in mijn kantoor, kon ik me maar moeilijk concentreren. De meeste projectmanagers weten wat ze nodig hebben om zich georganiseerd te voelen.
Waarom bakenen zoveel projectmanagers op afstand dan slechts een klein plekje in hun huis af met een lampje en een of twee laden? Als je serieus op afstand wilt werken, moet je je kantoor als een echt kantoor behandelen. Als je geen aparte kamer voor je kantoor hebt, moet je accepteren dat je werkplek eruitziet als een werkplek.
Mijn werkplek bevindt zich in mijn werkkamer. Wanneer we besluiten om in die kamer te ontspannen als ik niet aan het werk ben, moeten we dus rekening houden met de twee whiteboards, de grote prikborden van kurk, de meerdere monitoren en de bureaulampen die ik nodig heb om efficiënt te werken. Verklein je werkplek niet omdat het een kantoor op afstand is—anders kun je worden afgeleid doordat je je ongeorganiseerd voelt.
2. Stel grenzen
Thuiswerkers hebben grenzen nodig om werk en privéleven van elkaar te scheiden. Terwijl de meeste werkgevers bang zijn dat hun medewerkers op afstand de hele dag op de bank Netflix kijken, hebben projectmanagers op afstand het tegenovergestelde probleem: vaker wel dan niet werken we veel te veel uren, omdat ons werk 24 uur per dag, 7 dagen per week voor ons beschikbaar is. Grenzen worden dus van het grootste belang om te voorkomen dat we opgebrand raken of budgetten overschrijden.
Deze grenzen hoeven niet overdreven formeel of ingrijpend te zijn—ze moeten gewoon werken. Mijn grenzen zijn schoenen en lampen. Als ik thuis ben en werk, draag ik schoenen en staan mijn bureaulampen aan. Als ik klaar ben met werken, zijn mijn bureaulampen uit, zelfs als ik schoenen aan heb.
Veel mensen met een aparte kantoorruimte doen gewoon de deur dicht. Ik denk dat projectmanagers meerdere signalen nodig hebben om te stoppen met werken, anders kunnen we in de verleiding komen om toch nog “één e-mail extra te controleren”. Wat je ook kiest als grens, zorg er gewoon voor dat je consequent bent, zodat het een tweede natuur wordt en niet iets waar je te veel over hoeft na te denken.
3. Zoek menselijk contact
Het werk van projectmanagers is niet eenvoudig. Je hebt de leiding over het project, maar vaak niet over de mensen. Je bent verantwoordelijk voor het resultaat, maar je voert het werk niet zelf uit. Dat is erg frustrerend en die frustratie kan zich soms opstapelen als je nergens terechtkunt.
Er zijn manieren om stoom af te blazen—een verandering van omgeving, een wandeling buiten, een kleine snack—waar zowel thuiswerkers als kantoormedewerkers gebruik van kunnen maken. Het ene opvallende aspect dat thuiswerkers niet tot hun beschikking hebben, zijn andere mensen.
Of je nu je hart wilt luchten over je werk of gewoon een tijdje over iets anders wilt praten, contact met collega's is een essentieel onderdeel van de kantoorcultuur.
Remote projectmanagers moeten overdag met andere mensen kunnen praten, anders lopen we het risico op een inzinking, of veroorzaken we, voor degenen onder ons die met andere mensen samenwonen, dat zij een inzinking krijgen.
De eerste keer dat ik op afstand werkte, sprak ik overdag met niemand, behalve via werkmails met collega's en klanten. Wanneer mijn man 's avonds thuiskwam, uitgeput na een lange werkdag waarin hij met mensen had moeten praten, sprong ik boven op hem. Dat was voor geen van ons beiden goed.
Nu heb ik twee vriendennetwerken waarmee ik gedurende de dag praat: het ene is een fantastische groep vakgenoten met wie ik over projectmanagementkwesties kan praten en input kan krijgen over projectdilemma's, en het andere is een fantastische groep mensen die niets met projectmanagement te maken hebben, met wie ik over het leven in het algemeen, Westworld of SNL-sketches kan praten.
Belangrijk om op te merken: ik praat gedurende de dag met deze mensen wanneer mijn planning dat toelaat. Ik beperk mijn toegang tot persoonlijke e-mail en Slack-kanalen tijdens werktijd niet, omdat dit mijn enige uitlaatklep is. Ik laat deze interactie nooit mijn werkprestaties beïnvloeden, maar zonder deze interactie lijdt mijn werk eronder. Zoek uit wat voor jou het beste werkt.
4. Werk buitenshuis (buiten je huis)
Zelfs als je overdag toegang hebt tot netwerken van vakgenoten of vrienden, moet je af en toe proberen tijd vrij te maken om in de buurt van andere mensen te zijn. Ik noem mezelf een thuiswerkende professional op afstand, niet iemand die “vanuit huis werkt”, omdat werken “vanuit huis” te beperkend is. Werk zo nu en dan vanuit een koffiezaak, zoek een coworkingruimte of ga misschien zelfs even langs bij je plaatselijke bibliotheek.
Je hoeft geen gesprekken aan te knopen met vreemden, maar de aanwezigheid van andere mensen kan je nieuwe energie geven en je het gevoel geven dat je deel uitmaakt van de samenleving. Alles wat je kunt doen om jezelf zo nu en dan (of vaker!) het huis uit te krijgen, helpt voorkomen dat je een kluizenaar wordt en zorgt ervoor dat je je projectmanagementspel op peil houdt.
5. Benut de voordelen
Ik ken zoveel projectmanagers die zich zorgen maken dat ze iets doen wat als egoïstisch kan worden opgevat: de laatste goodiebag uit de bedrijfskantine pakken, het eerste stuk pizza nemen of zichzelf bij naam noemen in hun feliciterende e-mail over de projectlancering aan de hele groep.
Ik doe hetzelfde. Daarom merk ik vaak dat ik het gevoel heb dat ik eigenlijk geen gebruik zou moeten maken van de voordelen van werken op afstand. Vervolgens herinner ik mezelf eraan dat tijd nemen voor dingen die me gelukkig maken, zonder mijn beschikbaarheid voor werk of mijn output in gevaar te brengen, me juist een betere projectmanager maakt.
Dus neem ik de honden twee keer per dag mee naar buiten om tennisballen te gooien. Ik doe een was in de machine, zodat ik me er later geen zorgen over hoef te maken. Ik draag elke dag een joggingbroek, zodat ik tijdens het werken zo comfortabel mogelijk ben. Het maakt me geen mindere projectmanager om daadwerkelijk gebruik te maken van de voordelen van een werksituatie op afstand.
Wat nu?
Probeer deze strategieën en beste werkwijzen voor projectmanagement op afstand uit op jezelf en je externe projectteam. Probeer ze allemaal als je nu op afstand werkt, dat in de toekomst van plan bent of zelfs als je slechts af en toe vanuit huis werkt.
Deze strategieën voor projectmanagement op afstand toepassen wanneer dat mogelijk is, maakt je werk waarschijnlijk eenvoudiger en bevredigender. Alles wat je kunt doen om een cultuur van menselijke interactie te creëren in een wereld vol computerschermen en getypte reacties, moet je doen — je zult merken dat werken op afstand uiteindelijk helemaal niet zo op afstand is.
Vind hier meer strategieën voor projectmanagement en lees hier meer over resourcebeheer voor externe teams.
