10 technieken voor diep werk om je te helpen focussen

Het kan ook een complexe taak zijn, zoals plannen voor de komende week, maand of het komende kwartaal, of zelfs het schrijven van een artikel (ja, dit artikel voor jou schrijven over geconcentreerd werk was voor mij ook geconcentreerd werk)!

Geconcentreerd werk versus oppervlakkig werk

Bij geconcentreerd werk gaat het om taken die je volledige aandacht vereisen, terwijl oppervlakkig werk bestaat uit eenvoudige zaken die je tijdens de werkdag tussen vergaderingen of andere belangrijke taken door kunt afhandelen.

Je zou bijvoorbeeld een korte e-mail of een vraag via Slack kunnen beantwoorden terwijl je luistert naar een teamlid dat zijn of haar werk presenteert tijdens een interne vergadering. Het is prima om dit soort oppervlakkig werk op gepaste momenten te combineren met andere activiteiten. Geconcentreerd werk vereist meer concentratie; voorbeelden hiervan zijn het schrijven van een langere e-mail waarvoor onderzoek en nadenken nodig zijn, of het maken van een presentatie voor een klantvergadering.

Waarom is geconcentreerd werk belangrijk?

Geconcentreerd werk is belangrijk omdat complex, strategisch werk een project, team of organisatie vooruithelpt. Het vermogen om je op dit geconcentreerde werk te richten is cruciaal. Als dat niet lukt, loopt je werk vertraging op.

Als je bijvoorbeeld een functieomschrijving voor een nieuwe medewerker moet schrijven zodat deze kan worden goedgekeurd en gepubliceerd, maar je je niet langer dan tien minuten achter elkaar kunt concentreren, kan dat de werving vertragen en meer werk opleveren voor degenen die de extra taken op zich nemen (waaronder jijzelf)!

4 soorten geconcentreerd werk

Niet al het geconcentreerde werk is hetzelfde. Cal Newport, de auteur van het populaire zakelijke boek Deep Work, beschrijft vier verschillende soorten geconcentreerd werk, die hij de vier filosofieën van geconcentreerd werk noemt.

• Monastiek: Bij monastiek geconcentreerd werk werk je vele dagen met vrijwel volledige focus. Bij monastiek geconcentreerd werk werk je meerdere dagen zonder afleiding. Voor een digitale projectmanager met actieve projecten is dit niet realistisch. Toch kan het bijzonder krachtig zijn om tussen projecten een of twee dagen vrij te houden voor geconcentreerd werk.
• Bimodaal: Bimodaal geconcentreerd werk brengt enige balans in de planning. Sommige dagen van de week zijn gereserveerd voor diepe concentratie (d.w.z. het monastieke type) en andere dagen voor al het overige. Als je bijvoorbeeld in een adviesfunctie werkte, zou je maandag en vrijdag kunnen gebruiken voor geconcentreerd werk en dinsdag, woensdag en donderdag voor e-mails, klantvergaderingen en ander oppervlakkig werk.
• Ritmisch: Bij ritmisch geconcentreerd werk deel je je werkdag op in tijdsblokken (over het algemeen ongeveer 90 minuten) voor geconcentreerd werk en houd je de rest van de dag vrij voor andere zaken. Afhankelijk van het aantal en type projecten dat je beheert, lukt het misschien om op de meeste dagen een of twee van deze blokken voor geconcentreerd werk in te plannen.
• Journalistiek: Het journalistieke type geconcentreerd werk is waarschijnlijk het meest herkenbaar voor veel projectmanagers, omdat het inhoudt dat je geconcentreerd werk doet wanneer de tijd het toelaat. Omdat velen van ons gewend zijn om meerdere dingen tegelijk te doen, voelt dit misschien het meest vertrouwd, vooral als je bij een bureau werkt en veel kleinere projecten hebt.

10 technieken voor geconcentreerd werk

Ongeacht je filosofie over geconcentreerd werk of het type geconcentreerd werk dat je toepast, zijn hier enkele productiviteitstools en technieken die je kunt gebruiken om optimaal gebruik te maken van je tijd voor geconcentreerd werk en goede focusgewoonten.

1. Geef prioriteiten aan

Prioriteiten stellen zorgt ervoor dat je je focustijd zo efficiënt mogelijk gebruikt. Begin met het beantwoorden van deze vraag: “welke ene taak heeft de grootste impact als ik die tijdens deze sessie kan afronden?” Kies daarnaast een paar andere taken met hoge prioriteit om aan te werken voor het geval je de huidige taak afrondt voordat je werksessie voorbij is.

2. Creëer een routine en rituelen

Het kan helpen om een routine en rituelen te hebben voor de overgang naar sessies met geconcentreerd werk. Dit kan inhouden dat je nog even kort door sociale media scrolt voordat je de modus ‘niet storen’ inschakelt, of dat je collega's laat weten dat ze je tijdens je blok voor geconcentreerd werk niet mogen storen tenzij het een noodgeval is.

Over noodgevallen gesproken: zorg ervoor dat je deze term voor je team definieert. Voor mij persoonlijk is een noodgeval: het kantoor staat in brand, iemands website ligt eruit of iemand is hier om me een miljoen dollar te geven. Alles wat niet op deze lijst staat, kan wachten totdat mijn sessie met geconcentreerd werk is afgelopen.

Overweeg om een beloningsritueel toe te voegen. Dit kan alles zijn wat je maar wilt—een pauze van 10 minuten, een heerlijke afhaalmaaltijd, een borreluur met vrienden of een andere traktatie die je motiveert om geconcentreerd te werken.

3. Plan je dagen en blokkeer tijd

Zoals met alles wat prioriteit heeft, plan je je sessies voor diep werk in je agenda. Zo heb je ononderbroken blokken voor de modus voor diep werk. Als je dit vergeet, kan een collega midden in wat een perfect blok voor diep werk had kunnen zijn een vergadering in je agenda zetten.

Wanneer je controle hebt over je planning, kun je waarschijnlijk meer blokken voor diep werk inplannen. Misschien moet je concessies doen voor grote teamvergaderingen die lastiger te plannen zijn, maar als je je agenda kunt beheren, zullen je uitdagingen op het gebied van tijdmanagement aanzienlijk afnemen.

Wat ik graag doe wanneer ik grote, lege blokken in mijn agenda heb (en vrij lijk te zijn), is ze blokkeren met de notitie “Vraag het voordat je iets inplant.” Op die manier kan ik, als ik de tijd nodig heb om een artikel, een werkbeschrijving of presentatie te schrijven, of een andere vorm van diep werk te doen, bepalen wanneer ik een pauze moet nemen voor een vergadering of om met een collega of klant te overleggen (in plaats van dat iemand gewoon een uitnodiging in mijn agenda zet en ik me onder druk gezet voel om die te accepteren).

4. Houd je tijd bij

Hoewel we allemaal graag een hekel hebben aan tijdregistratie, kan het gedurende een korte periode of voor zeer specifieke taken nuttig zijn. Als je bijvoorbeeld denkt dat het te lang duurt om werkbeschrijvingen te schrijven, houd dan de tijd bij. Zet telkens wanneer je gaat zitten om aan een werkbeschrijving te werken je timer aan en kijk hoeveel tijd je er daadwerkelijk aan besteedt.

Wanneer je je tijdregistraties bekijkt, analyseer dan wanneer je de meeste tijd aan deze taak besteedt. Is dat wanneer je eraan probeert te werken in kortere blokken, in plaats van er 1-2 uur voor uit te trekken en het af te ronden? Voor sommige cognitief veeleisende taken kan werken in kortere sessies contraproductief zijn, omdat je zorgvuldig moet lezen om te onthouden waar je was gebleven en weer in de taak te komen.

Het benutten van gegevens uit tijdregistratie om dit te onderbouwen kan krachtig zijn, en een van de voordelen van productiviteitstools is dat ze doorgaans ingebouwde functies voor tijdregistratie en rapportage hebben. Ik heb geleerd dat ik meestal overschat hoeveel tijd taken kosten, vooral wanneer het om vervelende activiteiten gaat. Ook onderschat ik vaak hoeveel tijd ik besteed aan de niet-cognitief veeleisende taken op mijn takenlijst (hallo, e-mails controleren en reageren op Slack-berichten).

5. Beperk contextwisselingen en multitasken

Het doel van diep werk is om een staat van flow te bereiken (een techniek die wordt ondersteund door statistieken over tijdmanagement), zodat je je volledig op de taak kunt richten en helemaal kunt opgaan in het werk. Dat lukt zeker niet als je aan het multitasken bent.

Van context wisselen, of proberen te veel dingen tegelijk te doen, kan je focus kosten. Misschien voltooi je slechts 80% van drie of vier dingen, en waarschijnlijk niet zo goed als wanneer je je had kunnen concentreren. Dit is ook een recept voor een burn-out (of op zijn minst voor een erg vermoeid en weinig voldaan gevoel).

Als je dus een grote taak hebt, gebruik dan je technieken voor tijdsblokkering, plan een week van bimodaal werken (waarbij je een paar dagen besteedt aan diep werk en een paar dagen aan al het andere), of gebruik andere technieken voor tijdmanagement. Zo kun je kwalitatief werk leveren voor zowel je project voor diep werk als al het andere dat je moet doen.

6. Beperk afleidingen

Diep werk en volledige focus zijn geen vaardigheden die je van de ene op de andere dag ontwikkelt. Je moet consequent diep werk oefenen om het soort focus te bereiken dat nodig is om de meest mentaal veeleisende taken of professionele activiteiten aan te pakken.

Als je nieuw bent op de arbeidsmarkt of overstapt van een fysiek veeleisendere baan naar een functie als kenniswerker, kan lang stilzitten een uitdaging zijn. Probeer afleidingen tot een minimum te beperken. Kijk naar je werkplek en let op wat je afleidt. Staat er muziek of een televisie aan? Praten mensen? Ligt er rommel in je gezichtsveld die steeds je aandacht trekt?

Gebruik indien mogelijk een app die je helpt focussen, of stel een timer in op 10 -15 minuten en gebruik die tijd om afleidingen tot een minimum te beperken. Of dat nu betekent dat je de muziek uitzet (of je focusafspeellijst aanzet), wat was opvouwt en opruimt, of de vuile vaat uit je werkruimte haalt: de tijd die je vooraf neemt, helpt je om kwalitatief hoogstaand diep werk te doen zodra je begint.

7. Stel doelen en houd ze bij

Zoals ik al aangaf, kan het erg moeilijk zijn om jezelf ertoe te dwingen op specifieke tijdstippen of op verzoek te gaan zitten en het meest intensieve diep werk te doen. Het is belangrijk om realistische doelen te stellen voor hoeveel diep werk je op een dag of in een week kunt doen.

De meesten van ons hebben vaste werktijden, dus het is belangrijk om uit te zoeken hoe je zoveel mogelijk diep werk kunt doen binnen de tijd die je beschikbaar hebt. Hier kunnen doelen stellen en je voortgang bijhouden goed van pas komen.

Overweeg om als doel te stellen dat je per week drie sessies van 90 minuten diep werk doet. Naarmate je eraan gewend raakt, kun je overwegen meer sessies toe te voegen of de sessies langer te maken, afhankelijk van wat volgens jou het productiefst is en het beste aansluit bij je behoeften.

8. Neem de tijd om te rusten

Diep werk zonder rust en ontspanning is een recept voor een burn-out. Je verliest veel van de voordelen van diep werk (of van de tijd die je ervoor reserveert) als je te opgebrand bent om het effectief te doen.

Als je merkt dat taken steeds langer duren of dat je interesse in je werk verliest, neem dan een pauze, ook als dat tegenintuïtief lijkt. Hoe meer je probeert jezelf ertoe te dwingen, hoe minder effectief het wordt als je opgebrand bent. Leer de eerste tekenen van een burn-out te herkennen en creëer een dagelijkse routine rond pauzes en rust.

9. Stel een timer in

Als je ooit de Pomodoro-techniek hebt gebruikt, weet je hoe nuttig een timer kan zijn. Bij deze manier van werken besteed je ongeveer 20 minuten aan diep, geconcentreerd werk en neem je tussen de sessies door een paar minuten rust of een pauze.

Voor een sessie diep werk zijn 20 minuten misschien niet genoeg, dus probeer je timer in te stellen op 90 minuten. Zo hoef je je geen zorgen te maken dat je de tijd uit het oog verliest en iets mist, en kun je je concentreren op de taken die voor je liggen.

10. Schakel je meldingen uit

Dit lijkt misschien nogal vanzelfsprekend, maar het is gemakkelijk om het te vergeten. Als je gaat zitten voor een sessie diep werk, schakel dan alle meldingen uit. Dit betekent e-mailmeldingen, meldingen op je mobiele telefoon of smartwatch en meldingen van je browser.

Zet alle apparaten op Niet storen. Als je op kantoor werkt of thuis met huisgenoten of familieleden bent, laat ze dan weten dat je aan een sessie diep werk begint en niet gestoord mag worden, tenzij het kantoor of huis in brand staat.

Als ik diep werk doe terwijl ik bij familie verblijf of op reis ben, laat ik iedereen weten dat ik gedurende een bepaalde periode niet gestoord mag worden, tenzij het een noodgeval is (of, je weet wel, de man van Publisher’s Clearinghouse langskomt met een cheque die groot genoeg is om met pensioen te kunnen gaan).

Doe met ons mee voor meer tips en trucs voor diep werk

Wil je meer leren over diep werk of weten hoe je meer tijdsblokken kunt vinden waarin jij en je team volledig kunnen opgaan in diep werk? Sluit je aan bij onze community van ervaren en betrokken projectmanagers om meer te leren over diep werk en andere vaardigheden die verband houden met projectmanagement!