Hoe creëer je wendbaarheid in projecten (met Dimitar Karaivanov van Kanbanize)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typefouten, want de bot is niet altijd 100% correct.

Ben Aston:

Lean, Scrum, Scrumban, XP, SAFe, DaD, LeSS, DSDM, Kaizen, Kanban. Klinkt dit bekend? Dit zijn slechts enkele van de frameworks die beschikbaar zijn voor agile levering. Maar wat is het beste en waarom? Blijf naar deze podcast luisteren om te begrijpen hoe je wendbaarheid in je projecten kunt creëren en wat de voordelen zijn van een Kanban-aanpak en -toolkit.

Bedankt dat je luistert. Ik ben Ben Aston, oprichter van The Digital Project Manager. Welkom bij de DPM-podcast. We hebben als missie om projectmanagers te helpen slagen en om mensen die projecten beheren te helpen betere resultaten te leveren. We zijn er om je te helpen je projectvaardigheden naar een hoger niveau te tillen. Bekijk thedigitalprojectmanager.com om meer te leren over onze trainingen en hulpmiddelen die we via lidmaatschap aanbieden. Deze podcast wordt mogelijk gemaakt door Clarizen, de leider in software voor enterpriseproject- en portfoliomanagement. Bezoek clarizen.com voor meer informatie.

Vandaag praat ik met Dimitar Karaivanov. Dimitar is ingenieur geworden CEO en medeoprichter van Kanbanize. Hij denkt lean. Hij past Kanban toe. Daarnaast heeft hij een achtergrond in softwareontwikkeling en procesverbetering. Hij heeft een aantal boeken geschreven: Lean Software Development With Kanban en How Can Portfolio Kanban Benefit Your Business? Ik denk dat het beeld duidelijk is. Hij is gepassioneerd door Kanban. Hallo Dimitar, bedankt dat je vandaag bij ons bent.

Dimitar Karaivanov:

Ben, bedankt dat je me hebt uitgenodigd. Het is een genoegen om met jou en je publiek te praten. Ik kijk uit naar deze podcast.

Ben Aston:

Geweldig dat je er bent. Je bent natuurlijk enorm gepassioneerd door Kanban en je hebt een heel product rondom Kanbanize gebouwd. Maar in je rol als CEO ben ik benieuwd wat dat in de praktijk betekent. Hoe ziet een typische dag eruit voor jou als CEO en medeoprichter van Kanbanize?

Dimitar Karaivanov:

Als CEO van het bedrijf, vooral van een bedrijf dat zich in een latere startupfase bevindt, draag je veel petten. Ik praat doorgaans met veel klanten, omdat ik vaak de rol van productmanager op me neem.

Ben Aston:

Juist.

Dimitar Karaivanov:

Daarna praat ik met engineering om de feedback die we van klanten hebben gekregen over te brengen. Ik houd me bezig met enterpriseverkoop. En natuurlijk besteed ik tijd aan strategie wanneer dat mogelijk is, omdat strategie een belangrijk onderdeel is van wat CEO's doen. Overigens kan strategie ook met Kanban worden toegepast. Misschien moeten we daar een paar minuten over praten.

Ben Aston:

Zeker. Maar voordat we daarop ingaan, ben ik benieuwd naar je ontstaansgeschiedenis. Hoe ben je ertoe gekomen software voor projectmanagement te maken?

Dimitar Karaivanov:

Dat ontstaat meestal uit noodzaak. Ik was verandermanager bij een groot Duits bedrijf. We maakten de overstap van watervalprocessen naar agile processen en brachten ongeveer 500 mensen van de oude manier van projecten uitvoeren naar Scrum. Scrum was de norm voor iedere nieuwe agileimplementatie. We trainden iedereen in Scrum. We hadden ongeveer 25 agile teams, maar ontdekten dat de teams wel enigszins stabiel konden leveren, terwijl het op managementniveau een chaos was. Daar bevonden zich de grotere werkonderdelen, zoals functies en epics. Ik realiseerde me dat we hulpmiddelen misten om zowel het teamniveau als het management- en coördinatieniveau te beheren. Zo ontstond Kanbanize, met als doel agile op te schalen binnen de organisatie.

Ben Aston:

Mooi. Toen je voor het eerst een projectmanagementtool begon en die opbouwde, heb je ongetwijfeld inspiratie gehaald uit andere tools die je goed vond, maar ook uit tools die je niet goed vond en waarvan je dacht dat je er zelf een moest bouwen. Waar kwam die eerste inspiratie vandaan?

Dimitar Karaivanov:

Bij dat bedrijf gebruikten we JIRA. Dat is de grote Godzilla van 300 kilo, waar je ook komt. Het bevat dus veel goede dingen. Maar het visuele aspect ontbrak, vooral acht of negen jaar geleden, of was op zijn minst zeer beperkt. Hoewel het veel goede concepten bevatte, kwam de echte inspiratie voor het opschalen van Kanban en agile binnen een organisatie vooral van een fysiek Kanbanbord. Met Kanbanize probeerden we te imiteren hoe je je werk op een fysiek Kanbanbord visualiseert, met als grote voordeel dat het digitaal is en dat je het met meerdere andere teams kunt verbinden. Ook kunnen gegevens worden samengevoegd zodat het management geïnformeerde beslissingen kan nemen. Het zijn eigenlijk twee tools: JIRA en fysieke Kanbanborden.

Ben Aston:

Juist. Je hebt natuurlijk je eigen projectmanagementtool gemaakt, maar ik ben benieuwd met welke andere tools Kanbanize integreert en welke tools je daarnaast gebruikt om je bedrijf te beheren.

Dimitar Karaivanov:

Ik zou Microsoft Teams niet willen missen, omdat ik denk dat dit de snelst groeiende toepassing in de geschiedenis van het internet is. Het is echt een krachtig hulpmiddel dat we ook met Kanbanize gebruiken. Ik besteed veel tijd aan Teams, vooral nu we allemaal op afstand werken. Daarnaast besteed ik waarschijnlijk de helft van mijn dag aan een tool die Flow-e heet. Je vindt die op flow-e.com en verrassend genoeg is het een tool van ons bedrijf. Het is Kanbanize voor je e-mail. Het is een visualisatielaag boven op je Outlook-e-mail die je inbox verandert in een Kanbanbord. Je kunt je e-mails visualiseren en gesprekken onderhouden in een Kanbanachtige weergave. Voor mij is dit een reddingsboei. Zonder deze tool zou ik letterlijk niet kunnen werken. Ik raad iedereen aan om hem uit te proberen. Hij is gratis.

Ben Aston:

Ik ga hem bekijken. Op dit moment staan er bij mij 1189 ongelezen e-mails. Als ik nog niet heb geantwoord, weet je waarom. Die gaan dan naar mijn kolom 'te lezen'.

Dimitar Karaivanov:

Ja, precies daarom hebben we Flow-e gemaakt. Het was simpelweg te pijnlijk om al die informatiestromen te beheren.

Ben Aston:

Laten we het over Kanbanize hebben. Je bent uiteraard de CEO van Kanbanize en dit was jouw idee, samen met de rest van het oorspronkelijke startupteam. We hebben al besproken dat het een digitaal Kanbanbord is dat voorspelbaarheid, analyses, gegevens en regels biedt. Voor wie is Kanbanize volgens jou het meest geschikt?

Dimitar Karaivanov:

We zijn specifiek ontworpen voor engineeringbedrijven. Dat kan software-engineering zijn, IT- en devopsactiviteiten, maar ook niet-IT-engineering, zoals productie, bouw en vergelijkbare sectoren. We hebben veel succesvolle klanten in de engineeringsector, maar worden ook gebruikt door marketing- en operationele teams, bijvoorbeeld bij banken en verzekeraars. Over het algemeen zijn er twee soorten gebruikssituaties: projectmanagement voor engineering en servicemanagement voor banken en verzekeraars. Dat zijn onze ideale klanten.

Ben Aston:

Ga je gang.

Dimitar Karaivanov:

Er is vanuit mijn ervaring een echte uitdaging. Projectmanagementmedewerkers plannen en schatten projecten vaak in. Dat plan wordt vervolgens omgezet in taken of werkitems, die meestal in een ander systeem terechtkomen. We hebben dan een perfect plan in PowerPoint of Microsoft Project, terwijl het daadwerkelijke werk in JIRA of ergens anders wordt uitgevoerd. Hoe krijg je dan informatie over de werkelijke status? Er zit niets anders op dan ernaar te vragen. Je moet mensen lastigvallen met vragen als: hoe ver zijn we hiermee, en welk percentage van deze taak is voltooid? Daarom zeiden we: dit probleem kunnen we oplossen met Kanban en specifiek met Kanbanize, door planning en uitvoering met elkaar te verbinden. We hebben in Kanbanize een speciale laag waarin je het werk plant en een speciale laag waarin je het werk uitvoert. Die twee zijn met elkaar verbonden en wisselen feedback uit. Wanneer het team aan iets begint, wordt de informatie automatisch doorgegeven aan de managementlaag waar het plan staat. Als we bijvoorbeeld zien dat het plan dreigt te mislukken, krijgt de projectmanager een melding en weet die automatisch dat er iets mis is. In plaats van een week te wachten, naar de status te vragen en dan te ontdekken dat we achterlopen, krijg je meteen een melding en kun je handelen.

Ben Aston:

Dat klinkt goed. De kern is natuurlijk dat mensen de tool moeten bijwerken. Hoe zorgt Kanbanize ervoor dat je in realtime kunt zien wat mensen doen en dat zij worden aangemoedigd om statussen bij te werken?

Dimitar Karaivanov:

Je hebt gelijk dat dit een probleem is. De oplossing is gebaseerd op de Kanbanmethode. Die methode is veel meer dan een whiteboard aan de muur. Er bestaat een volledige Kanban Maturity Model met meer dan 150 gangbare praktijken. Een belangrijk onderdeel van de Kanbanmethode zijn feedbacklussen. Dat zijn regelmatige vergaderingen op dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of driemaandelijkse basis. Tijdens de dagelijkse Kanbanbijeenkomst of stand-up komt het team voor het bord te staan. We bespreken iedere kaart die momenteel in uitvoering is en praten over de voortgang. We bespreken niet wie wat gisteren of vandaag heeft gedaan, maar het werk zelf. Wat is er met deze kaart gebeurd? Is de status bijgewerkt? Moet de kaart worden verplaatst? Staat ze op de juiste positie? Zo zorgen we ervoor dat kaarten minstens eenmaal per dag naar de juiste positie worden verplaatst.

Ben Aston:

Dat is goed. Het is interessant dat de nadruk op het werk ligt in plaats van op de persoon. Dat voorkomt dat iedereen alleen vertelt wat hij gisteren en vandaag heeft gedaan zonder dat je echt inzicht krijgt in de voortgang.

Dimitar Karaivanov:

Precies. De Kanban Maturity Model beschrijft zes volwassenheidsniveaus, met bijbehorende praktijken van eenvoudig tot complex. Tools zoals Trello brengen je meestal naar niveau één of twee, omdat ze functies missen die nodig zijn voor een volledig functionerende Kanbanimplementatie. Trello heeft bijvoorbeeld geen ingebouwde limieten voor werk in uitvoering. Met een goede Kanban-tool zoals Kanbanize kun je werk in uitvoering beperken over meerdere kolommen, horizontale banen, verschillende borden en personen. Ook krijg je direct toegang tot doorstroomstatistieken, zoals cyclustijd, cumulatieve stroomdiagrammen en Monte-Carlosimulaties voor prognoses op basis van historische doorvoer. Kanbanize is bedoeld voor geavanceerde Kanbanscenario's, vooral wanneer je Kanban binnen een organisatie opschaalt en senior management geïnformeerde beslissingen laat nemen.

Ben Aston:

Het onderliggende principe is dat je de doorvoer verhoogt door het aantal zaken waaraan je tegelijk werkt te beperken. Door werk in uitvoering te beperken, kunnen mensen zich beter concentreren en één onderdeel afronden voordat ze aan het volgende beginnen.

Dimitar Karaivanov:

Dat klopt, met één kanttekening: als je werk in uitvoering te sterk beperkt, kan dat je doorvoer juist belemmeren. Er is een balans tussen snelheid en optimale doorvoer. Iedere organisatie moet experimenteren om het optimale niveau voor haar context te vinden. We kunnen niet zeggen wat de beste limiet is zonder de context te kennen. Je moet experimenteren en de gegevens bekijken. Inspecteer iedere week de doorvoer. Is die voldoende? Dan heb je je ideale limiet gevonden.

Ben Aston:

Waar gaat Kanbanize naartoe? Wat staat er op jullie routekaart?

Dimitar Karaivanov:

We willen projectmanagers steeds meer ontlasten van berekeningen, schattingen en het uitvoeren van scenarioanalyses. We willen die vragen direct kunnen beantwoorden, zodat projectmanagers zich meer kunnen richten op de waarde die wordt gecreëerd. We willen monitoring en meldingen grotendeels overnemen door specifieke statistische algoritmen te introduceren. Ik ben voorzichtig met het woord kunstmatige intelligentie, omdat statistische algoritmen zoals Monte-Carlosimulaties momenteel vaak nauwkeuriger zijn. De sector beweegt zeker in die richting, maar het doel is betere algoritmen te vinden die projectmanagers van routinematige monitoring bevrijden.

Ben Aston:

Hoe zie je de rol van de projectmanager veranderen?

Dimitar Karaivanov:

De projectmanager moet steeds meer de interface zijn die niet alleen gegevens doorgeeft en zorgt voor communicatie, deadlines en vereisten, maar die de gegevens ook verrijkt en kritische vragen stelt. Is dit het juiste dat we bouwen? Is dit de juiste dienst die we produceren? De projectmanager moet het systeem naar verdere ontwikkeling duwen door de juiste en moeilijke vragen te stellen. Wanneer rapportages, urenregistratie en budgettering door software worden uitgevoerd, ontstaat er meer tijd om te focussen op wat er daadwerkelijk wordt geproduceerd en of dat de beste oplossing is voor het onderliggende probleem.

Ben Aston:

Je hebt ook geschreven over bedrijfswendbaarheid. Wat betekent dat voor jou?

Dimitar Karaivanov:

Voor mij betekent bedrijfswendbaarheid dat we in staat zijn onze markten tevreden te stellen door snelle leercycli en experimenten. Het is geen framework dat je implementeert of een afkorting die je gebruikt. Het is het vermogen om snel te experimenteren, als organisatie te leren en die kennis te gebruiken om meer waarde voor klanten te creëren.

Ben Aston:

Waarom heeft Kanban jouw voorkeur boven Scrum en waarom past het goed bij bedrijfswendbaarheid?

Dimitar Karaivanov:

Dat heeft te maken met een van de Kanbanprincipes: begin waar je bent en ontwikkel je vervolgens experimenteel. Er is geen alternatief dat zegt: begin met wat je nu doet en verbeter dat. Vaak moet je bij andere benaderingen een grote sprong maken, teams herstructureren en uitgebreide trainingen volgen. Kanban zegt: begin waar je bent, visualiseer wat er momenteel gebeurt en vraag vervolgens hoe je het beter kunt doen. Dat is een menselijke benadering van wendbaarheid. Ze veroorzaakt aanvankelijk minder stress en helpt mensen hun werk aangenamer te maken, zich op enkele zaken tegelijk te concentreren en minder vaak brandjes te moeten blussen.

Het grootste probleem is dat mensen denken dat Kanban slechts een visueel bord aan de muur is. Kanban is een omvangrijk kennisgebied met veel boeken en praktijken. Ik moedig luisteraars aan zich erin te verdiepen. Er is veel meer dan alleen een whiteboard.

Ben Aston:

Een voordeel is dat veel mensen de basis van Kanban begrijpen. Je kunt Kanban eenvoudiger uitleggen dan Scrum, waarvoor je een achterstand, sprints, ceremonies en verschillende rollen moet uitleggen. Kanban is een menselijker en laagdrempeliger toegangspunt tot agile werken. Je hoeft je volledige leveringsproces niet meteen te veranderen, in sprints te werken of alle ceremonies over te nemen.

Dimitar Karaivanov:

Als een bedrijf succesvol is en een product of dienst levert die klanten waarderen, doet het al iets goed. Het zou arrogant zijn om dat volledig te vervangen omdat wij denken dat ons framework het beste is. Het is beter om te kijken wat er werkelijk gebeurt en van daaruit te verbeteren.

Ben Aston:

Hoe verfijn je je workflow?

Dimitar Karaivanov:

Meestal doen we dat met wachtrijen en limieten voor werk in uitvoering. Wanneer je met een visueel bord werkt, zie je na verloop van tijd kaarten ophopen. Dat wijst op een problematisch punt in de workflow: een stap is te langzaam of de vorige stap levert te veel werk aan. Je onderzoekt waarom het werk zich opstapelt en verfijnt de workflow indien nodig. Je kunt bijvoorbeeld een kolom 'Gereed voor controle' toevoegen tussen 'In uitvoering' en 'Controle'. Als daar kaarten blijven liggen, is de controlefase een knelpunt. Dan beperk je het werk in uitvoering in die kolom. Wanneer de kolom vol is, stopt de vorige stap met nieuw werk produceren en helpt het team bij de controle. Je inspecteert, verfijnt, past limieten toe en kijkt opnieuw wat er gebeurt.

Ben Aston:

Het doel is knelpunten te verminderen, zodat kaarten zich niet opstapelen en werk daadwerkelijk wordt afgerond.

Dimitar Karaivanov:

We moeten dit voortdurend doen en daarbij de cyclustijd observeren. Cyclustijd is de tijd die kaarten op het bord doorbrengen voordat ze daadwerkelijk zijn voltooid. Hoe korter de cyclustijd, hoe beter. Wanneer de cyclustijd toeneemt, betekent dat waarschijnlijk dat werk zich opstapelt. Dan verfijn je de workflow en beperk je bepaalde stappen, zodat je het knelpunt niet overbelast.

Ben Aston:

Een andere tip is om van HIPO's naar HIPO's te gaan: van de mening van de hoogst betaalde persoon naar de optie met de hoogste waarschijnlijkheid. Je gebruikt dus echte gegevens om beslissingen te nemen. Hoe pas je dat toe binnen je eigen team?

Dimitar Karaivanov:

Wanneer ik iemand een beslissing uit de onderbuik zie nemen zonder gegevens te presenteren of te onderzoeken, begin ik vragen te stellen. Ik wil dat die persoon zich afvraagt hoe hij tot die conclusie is gekomen en of hij een beter geïnformeerde beslissing kan nemen. Iedereen wil gelijk hebben, maar wanneer gegevens beschikbaar zijn, verandert de discussie. Ik blijf tegen mijn teams zeggen: neem geen beslissingen op basis van onderbuikgevoelens. Meningen hebben we allemaal. Als je mijn mening met de jouwe vergelijkt, verlies je meestal. Zorg dus voor gegevens. Dit vraagt volharding en een cultuur waarin gegevens steeds opnieuw worden verlangd.

Ben Aston:

Wat is een goed startpunt voor iemand die met Kanban wil beginnen?

Dimitar Karaivanov:

Er zijn drie belangrijke stappen. Ten eerste: visualiseer je werk. Je hoeft geen expert te zijn. Gebruik een fysiek bord, plakbriefjes en enkele kolommen. Als er een probleem is dat je wilt oplossen, visualiseer dan eerst je werk. Ten tweede: beperk het werk in uitvoering. Als je honderd projecten hebt lopen, begin dan met een limiet van honderd en verlaag die geleidelijk totdat het beter gaat. Ten derde: volg een goede Kanbantraining. De Kanban University is de certificeringsinstantie en beschikt wereldwijd over honderden trainers. Ik raad aan dat ten minste de belangrijkste mensen in de organisatie een formele training volgen.

Ben Aston:

Het eerste visualiseren van de huidige workflow en het identificeren van pijnpunten kan heel waardevol zijn. Verschillende mensen hebben soms een ander beeld van hoe werk door de organisatie stroomt. Door het proces samen in kaart te brengen, bijvoorbeeld van strategie via UX-ontwerp, ontwikkeling, kwaliteitscontrole en release, kun je verschillen en knelpunten zichtbaar maken. Vervolgens kun je nadenken over het beperken van werk in uitvoering om de doorvoer te verhogen.

Bedankt, Dimitar. Dat was zeer nuttig. Ga voor meer informatie over Kanbanize naar kanbanize.com. Bedankt dat je vandaag bij ons was.

Dimitar Karaivanov:

Bedankt, Ben. Ik waardeer de uitnodiging. Het was erg leuk om met je te praten. Ik heb van het gesprek genoten. Laten we dit voortzetten.

Ben Aston:

Als je meer wilt leren en vooruitgang wilt boeken in je werk, sluit je dan aan bij onze community met een DPM-lidmaatschap. Ga naar thedigitalprojectmanager.com/ membership voor toegang tot onze teamtemplates, workshops, A.M.A.-sessies, spreekuren, e-books en meer. Als je hebt genoten van deze aflevering, abonneer je dan en blijf in contact via thedigitalprojectmanager.com. Tot de volgende keer. Bedankt voor het luisteren.