Workflowprocessen in kaart brengen: handleiding met voorbeelden

Je maakt diagrammen waarin elke stap in een proces wordt beschreven, samen met de relaties en afhankelijkheden ertussen, zodat iedereen kan begrijpen hoe werk wordt uitgevoerd. Deze techniek wordt onder andere veel gebruikt in de productie, gezondheidszorg, financiële sector en informatietechnologie.

Waarom procesmapping van workflows gebruiken?

Procesmapping van workflows is belangrijk omdat het zorgt voor een duidelijke visualisatie van de workflow. Hierdoor kun je knelpunten en inefficiënties in je proces eenvoudig identificeren, je activiteiten stroomlijnen en de manier waarop jij en je team werken voortdurend verbeteren.

Hier zijn enkele andere voordelen van procesmapping: 

• Verbetert de duidelijkheid voor betere besluitvorming en probleemoplossing
• Helpt kosten te verlagen
• Maakt het eenvoudiger om het proces te begrijpen en te communiceren aan teamleden en belanghebbenden
• Moedigt teams aan om hun workflows regelmatig te beoordelen en te optimaliseren

Soorten procesmapping van workflows

Dit zijn enkele belangrijke soorten proceskaarten die je voor dit proces kunt gebruiken.

• Stroomschema's: Stroomschema's worden gemaakt met eenvoudige vormen en pijlen die de stappen in een basisproces en de relaties ertussen weergeven. Een eenvoudig stroomschema is gemakkelijk te maken en te begrijpen, waardoor het een goed uitgangspunt is voor eenvoudige workflows.
• Proceskaarten op hoofdlijnen: Proceskaarten op hoofdlijnen worden gebruikt in de beginfase van procesmapping om een algemeen beeld van de workflow te krijgen. Ze richten zich op de belangrijkste stappen en betrokkenen, zodat je het geheel kunt overzien en gebieden voor procesverbetering kunt identificeren.
• Gedetailleerde proceskaarten: Gedetailleerde proceskaarten bieden een grondiger beeld van het proces en bevatten invoer, uitvoer en beslismomenten. Hierdoor zijn ze ideaal voor complexe processen en voor het identificeren van specifieke verbeterpunten en mogelijke oplossingen.
• Banenkaarten: Baan­diagrammen of -kaarten verdelen processen in banen die een ander team of een andere afdeling vertegenwoordigen. Dit verduidelijkt rollen en verantwoordelijkheden en maakt het gemakkelijker om overdrachtsmomenten en mogelijke knelpunten te identificeren. Ze zijn nuttig voor processen waarbij meerdere teams of afdelingen betrokken zijn.
• Waardestroomkaarten: Waardestroomkaarten bieden een gedetailleerd beeld van een proces en richten zich op de stroom van materialen en informatie. Ze worden veel gebruikt in de productie, het beheer van toeleveringsketens en autoreparatie, en helpen verspilling te identificeren en te elimineren. Software voor projectmanagement in de automobielsector kan hierbij ook nuttig zijn.
• SIPOC-diagrammen: Een SIPOC-diagram richt zich op leveranciers, invoer, het proces, uitvoer en klanten. Ze zijn nuttig om de belangrijkste elementen van een proces te begrijpen en verbeterpunten te identificeren. Vaak worden ze gebruikt in de beginfase van workflowmapping om een algemeen beeld van de workflow te krijgen.

Symbolen voor procesmapping van workflows

Hier zijn enkele veelgebruikte symbolen voor procesmapping van workflows:

• Begin/einde: Dit symbool geeft het begin of einde van een proces aan. Het heeft doorgaans de vorm van een ovaal. 
• Processtap: Dit staat voor een afzonderlijke stap of taak die in het proces moet worden voltooid en heeft meestal de vorm van een rechthoek.
• Stroom: Het stroomsymbool geeft de richting van het proces aan. Het wordt weergegeven als een pijl.
• Beslissing: Het beslissingssymbool geeft een punt in het proces aan waarop een beslissing moet worden genomen. Het heeft meestal de vorm van een ruit.
• Vertraging: Dit symbool geeft een pauze of vertraging in het proces aan. Het wordt weergegeven als een halve ovaal.
• Document: Het documentsymbool staat voor een document of stukje informatie dat in het proces wordt gebruikt of geproduceerd. Het wordt weergegeven als een rechthoek met een golvende onderrand.
• Handmatige invoer: Dit symbool geeft een stap aan waarvoor menselijke tussenkomst nodig is en wordt weergegeven als een parallellogram.
• Deelproces: Dit symbool staat voor een kleiner proces binnen de grotere werkstroom. Het wordt meestal weergegeven met een rechthoek met een dubbele rand.

Een werkproces in kaart brengen

Hier volgen de stappen om de werkprocessen van je bedrijf correct te creëren en te beheren.

1. Bepaal welk proces je in kaart wilt brengen

Voordat je een werkproces creëert, bepaal je welke processen kritiek zijn, welke processen voor verbetering vatbaar zijn en waar de grenzen tussen processen liggen. Hierdoor wordt het eenvoudiger om ze in kaart te brengen en te analyseren.

Begin met het doornemen van de doelen en doelstellingen van je bedrijf. Denk na over processen die aansluiten bij de organisatiedoelen en een aanzienlijke invloed hebben op de prestaties. Houd rekening met huidige processen die problemen of inefficiënties vertonen.

2. Wijs een proceseigenaar aan

Wijs een proceseigenaar aan die toezicht houdt op het in kaart brengen, ervoor zorgt dat de implementatie succesvol verloopt, direct betrokken is bij het dagelijkse werk en de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen en veranderingen door te voeren.  

Deze persoon stelt ook de benodigde middelen en ondersteuning beschikbaar, fungeert als het belangrijkste aanspreekpunt voor vragen of zorgen en zorgt ervoor dat het in kaart brengen aansluit bij de algemene doelen en doelstellingen.

3. Noteer alle activiteiten, invoer en uitvoer

Noteer alle activiteiten, invoer en uitvoer die met het proces samenhangen, splits het proces op in afzonderlijke onderdelen en leg elke stap gedetailleerd vast. Je moet ook de afhankelijkheden tussen de stappen in het proces noteren, evenals de vereisten waaraan bij elke stap moet worden voldaan voordat het proces naar de volgende stap kan doorgaan.

4. Bepaal de volgorde van de stappen

Breng de stappen in de juiste volgorde. Rangschik de activiteiten logisch, zodat de werkelijke stroom van het proces of een natuurlijke volgorde die een vloeiende, logische gang creëert, wordt weergegeven. In deze fase ontdek je mogelijk aanvullende afhankelijkheden die je eerder over het hoofd hebt gezien—noteer deze. 

5. Maak een stroomdiagram

Maak een stroomdiagram (wat je met behulp van een AI-generator voor stroomdiagrammen kunt doen om tijd te besparen), zodat je het volledige proces kunt visualiseren. Hierdoor wordt het eenvoudiger om het proces te begrijpen en te analyseren en wordt de communicatie en samenwerking met andere betrokkenen bij het proces bevorderd. 

Zorg ervoor dat je de juiste stroomsymbolen selecteert om verschillende elementen van het proces weer te geven en rangschik de symbolen in de juiste volgorde, zodat de volgorde van activiteiten en beslispunten wordt weergegeven.

Overweeg voor werkprocessen met meerdere beslissingsvertakkingen een indeling met een beslissingsstroomdiagram om voorwaardelijke logica en daaropvolgende resultaten duidelijk weer te geven.

6. Leg het werkproces vast met software

Leg het werkproces vast met software voor werkprocesbeheer of hulpmiddelen voor procesdiagrammen. De meeste hulpmiddelen bieden sjablonen, intuïtieve interfaces en alle symbolen die je nodig hebt om gedetailleerde en professionele procesdiagrammen te maken. Ik raad ook aan software te gebruiken, omdat het eenvoudiger wordt om je werkprocessen bij te werken en aan te passen wanneer ze veranderen.

Begin met het invoeren van de procesinformatie in het hulpmiddel. Een van de voordelen van software voor werkprocesbeheer is dat je hiermee een digitale versie van je stroomdiagram kunt maken en alle activiteiten, beslispunten, invoer en uitvoer kunt opnemen.

7. Deel het proces

Identificeer de belangrijkste belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden over het in kaart gebrachte proces en kies de meest geschikte methode om het proces te delen. Dit kan bestaan uit presentaties, vergaderingen, workshops of digitale platforms zoals e-mail of samenwerkingstools.

Breng de wijzigingen of verbeteringen die zijn aangebracht onder de aandacht en benadruk de voordelen van het nieuwe proces. Je moet ook feedback en vragen aanmoedigen, zodat belanghebbenden het proces volledig begrijpen en zich betrokken voelen bij de oefening om het proces in kaart te brengen.

Voorbeelden van werkstroomprocessen in kaart brengen

Deze voorbeelden van het in kaart brengen van bedrijfsprocessen laten zien hoe dit jou en je bedrijf helpt jullie doelen te bereiken.

Verkoopproces

Zo kan je werkstroomoverzicht eruitzien voor een mogelijk verkoopproces:

• Het verkoopteam identificeert potentiële klanten via verschillende kanalen.
  • De invoer: Marketingmateriaal, contactgegevens en gegevens uit tools voor het genereren van potentiële klanten.
  • De uitvoer: Een lijst met potentiële klanten die klaar zijn voor de volgende stap in het verkoopproces.
• Het verkoopteam beoordeelt de potentiële klanten om hun potentieel te bepalen en ze te prioriteren.
  •  De invoer: De lijst met potentiële klanten en de kwalificatiecriteria. 
  • De uitvoer: Een lijst met gekwalificeerde potentiële klanten die klaar zijn voor opvolging.  
• Het verkoopteam gaat in gesprek met gekwalificeerde potentiële klanten en begeleidt hen door de verkooppijplijn.
  • De invoer: De lijst met gekwalificeerde potentiële klanten, verkoopmateriaal en voorstellen. 
  • De uitvoer: Ondertekende contracten en nieuwe klanten. 

Inkoopproces

Zo kan je werkstroomoverzicht eruitzien voor een mogelijk inkoopproces:

• Een afdeling stelt vast dat er behoefte is aan materialen. 
• Het inkoopteam beoordeelt voorraadniveaus, productieschema's en verkoopprognoses om de benodigde hoeveelheid en het type materialen te bepalen.
  • De invoer: Voorraadgegevens, productieplannen en verkoopprognoses. 
  • De uitvoer: Een inkoopaanvraag.
• Het inkoopteam beoordeelt potentiële leveranciers op basis van criteria zoals prijs, kwaliteit, levertijd en betrouwbaarheid.
  • De invoer: De inkoopaanvraag, leveranciersinformatie en beoordelingscriteria. 
  • De uitvoer: Een geselecteerde leverancier en een inkooporder.  
• Er wordt een bestelling geplaatst.
• De materialen worden ontvangen.

Tools voor het in kaart brengen van werkstroomprocessen

Hier zijn enkele softwaretools die je kunt gebruiken bij het in kaart brengen van je werkstroomprocessen:

• Met software voor werkstroomdiagrammen kun je visuele overzichten van je processen maken. Hierdoor kun je inefficiënties gemakkelijker signaleren, verantwoordelijkheden verduidelijken en ervoor zorgen dat het werk soepel blijft verlopen.
• Met software voor werkstroombeheer kun je je werkstromen centraliseren en automatiseren om vertraagde taken, miscommunicatie en inefficiënties te verminderen en je te richten op het werk dat ertoe doet.
• Met tools voor werkstroomautomatisering kun je repetitieve en handmatige taken automatiseren. Hierdoor wordt het beheren van je projecten eenvoudiger en hoef je minder onnodige tijd en energie te besteden aan repetitieve taken en bedrijfsprocessen.

Tips voor het in kaart brengen van werkstroomprocessen

Hier zijn enkele aanvullende tips voor het in kaart brengen van werkstroomprocessen.

1. Betrek belanghebbenden

Betrek belanghebbenden vanaf het begin om ervoor te zorgen dat je alle relevante perspectieven vastlegt en een volledig inzicht in het proces krijgt. Dit helpt het draagvlak en de steun voor de mappingoefening te vergroten, evenals de kans op succes.

Als je bijvoorbeeld een proces in de toeleveringsketen in kaart brengt, betrek dan teamleden van inkoop, productie en logistiek. Organiseer workshops of brainstormsessies om open communicatie en samenwerking te bevorderen. Vergeet niet hen tijdens de implementatie- en evaluatiefasen betrokken te blijven houden en regelmatig updates te geven.

2. Houd het eenvoudig

Richt je op de belangrijkste activiteiten, invoer, uitvoer en beslispunten die het proces definiëren. Gebruik duidelijke en beknopte taal om elk element te beschrijven en vermijd jargon of technische termen voor projectmanagement die belanghebbenden in verwarring kunnen brengen.

Maak een stroomdiagram voor projectmanagement, gebruik standaardsymbolen en voorkom dat je het diagram met te veel informatie overlaadt. Zorg ervoor dat je het stroomdiagram overzichtelijk en opgeruimd houdt: gebruik passende tussenruimtes en voorkom overlappende lijnen of symbolen. Hierdoor wordt het voor iedereen gemakkelijker om het proces te begrijpen en te beheren.  

3. Evalueer voortdurend en voer verbeteringen door

Evalueer je werkstromen regelmatig om ze nauwkeurig en relevant te houden. Processen kunnen in de loop der tijd veranderen door zaken als nieuwe technologieën, marktomstandigheden of organisatorische veranderingen.

Regelmatige evaluaties helpen je afwijkingen of veranderingen te identificeren die moeten worden aangepakt. Zorg ervoor dat je als onderdeel van het regelmatige evaluatieproces feedback van het team verzamelt. 

4. Gebruik voorbeelden uit de praktijk

Gebruik tijdens het doorlopen van je proces een echt voorbeeld uit je werk. Dit biedt praktische context en helpt belanghebbenden zich met het proces te identificeren. Voorbeelden kunnen ook helpen om de impact van verbeteringen te benadrukken.

Als je bijvoorbeeld een klantenserviceproces in kaart brengt, gebruik dan een scenario uit de praktijk waarin een klant contact opneemt met je bedrijf over een probleem. Doorloop het proces stap voor stap en laat zien hoe het probleem wordt geregistreerd, gediagnosticeerd en opgelost. 

Neem deel voor meer inzichten in workflowbeheer

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modeluitwerkingen, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.