De 11 grootste uitdagingen bij projectmanagement: zo overwin je ze

In dit artikel zie je verwijzingen naar een recent onderzoek dat in 2020 werd uitgevoerd en waarin respondenten werd gevraagd wat op dat moment hun grootste uitdaging was. Niet alle uitdagingen die hier worden besproken, waren in dat onderzoek opgenomen.

1. Conflicten binnen het projectteam

Conflicten binnen het projectteam kunnen worden veroorzaakt door, zoals sommige respondenten in ons onderzoek aangaven, een giftige werkomgeving of botsende persoonlijkheden, maar ook door een gebrek aan verantwoordelijkheid binnen het projectteam, wat samenwerking en teamwork eveneens ontmoedigt.

Wanneer teams te maken hebben met slechte communicatie of miscommunicatie en niet op het juiste niveau samenwerken, kan dit leiden tot projectfalen.

Volgens de Harvard Business Review wordt 39% van de conflicten veroorzaakt door verschillen in communicatie en 22% door onduidelijke verwachtingen.

Effectieve communicatie en het stellen van verwachtingen zijn twee belangrijke gebieden waarvoor projectmanagers verantwoordelijk zijn. Dat betekent dat ze het risico op conflicten volledig kunnen verkleinen (en ook conflictoplossingstactieken kunnen gebruiken wanneer er toch een conflict ontstaat).

Zo los je dit op

• Volg een specifieke training in projectleiderschap en technieken voor conflictoplossing. Deze kan hulpmiddelen bieden voor het omgaan met conflicten en andere minder ideale situaties. 
• Stel een duidelijke hiërarchie, SMART-projectdoelen en projectdoelstellingen en een systeem van verantwoordelijkheid vast. Plan regelmatig overleg met teamleden en houd hen verantwoordelijk voor deadlines en kwaliteitsnormen.
• Implementeer bewezen tactieken om de psychologische veiligheid te vergroten. Zo voelen teamleden zich gehoord en gerespecteerd, wat conflicten helpt verminderen.

2. Beperkte beschikbaarheid van middelen

Projectmanagers hebben moeite om middelen aan hun projecten toe te wijzen, vooral wanneer projecten gelijktijdig lopen en teams verdeeld zijn over concurrerende prioriteiten.

Reactie
dooru/beachbabe74 uit de discussie
inprojectmanagement

Hoewel een deel hiervan kan worden opgelost door een goede fase van projectplanning, heeft het ook te maken met het projectbudget. Projecten met een kleiner budget hebben vaak minder toegewezen middelen, ook al hebben ze mogelijk een scope van het werk waarvoor meer middelen nodig zijn.

Zo los je dit op

• Maak jezelf vertrouwd met belangrijke tactieken voor middelenbeheer, zoals middelen nivelleren en middelen afvlakken. Beide kunnen helpen om de belasting van middelen over teamleden te verdelen, maar gebruik het afvlakken van middelen wanneer je een harde deadline hebt die niet kan worden gewijzigd. 
• Verbeter je mogelijkheden voor het voorspellen van benodigde middelen. Hoe eerder je weet welke middelen je nodig hebt, hoe eerder je ze kunt reserveren, zodat je zeker weet dat je iedereen hebt die je nodig hebt. 
• Gebruik software voor middelenbeheer. Dit is de eenvoudigste manier om toewijzingen aan te passen, de capaciteit en werklast van het team te bewaken en in te schatten welke middelen je daadwerkelijk nodig hebt.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Gebrek aan training of vaardigheden op het gebied van projectmanagement

Projectmanagers worden vaak zonder formele training in hun rol geplaatst (hoewel die meestal later volgt) en zonder de vaardigheden op het gebied van projectmanagement, technische vaardigheden of sociale vaardigheden die hen op succes zouden voorbereiden.

Verschillende respondenten van onze enquête merkten op dat een gebrek aan zelfvertrouwen hun grootste uitdaging was, en drie respondenten gaven specifiek aan dat ze nieuw waren in projectmanagement. Eén respondent merkte op dat diegene “moeite had om [hun] vaardigheden uit te breiden van basaal managen naar het managen van kleinschalige projecten.”

Hoe je dit kunt overwinnen

• Oefen om flexibel te blijven, ongeacht het type of de omvang van het digitale project dat je beheert. Pas je snel aan verschillende situaties aan en leer van je fouten. 
• Maak tijd voor persoonlijke ontwikkeling en training in projectmanagement. Sluit je aan bij communitygroepen en netwerk met je vakgenoten. Onze Slack-community (onderdeel van het DPM-lidmaatschap) is een geweldige plek om deel te nemen aan het gesprek.
• Volg onze cursus Digititaal projectmanagement beheersen, die nu beschikbaar is via het DPM-lidmaatschap. De cursus behandelt de volledige levenscyclus van projecten, evenals belangrijke methodologieën, zoals agile projectmanagement en de watervalmethode, en tactieken om succesvolle projecten op te leveren.

4. Gebrek aan duidelijke processen

Veel respondenten van onze enquête merkten op dat hun grootste uitdaging op het gebied van projectmanagement te maken had met processen, zowel specifieke projectprocessen als bedrijfsprocessen. Verschillende antwoorden gaven aan dat hun organisatie niet over werkstromen beschikte en dat het aan projectmanagers was om deze te creëren en te implementeren.

Anderen raakten gefrustreerd doordat anderen de vastgestelde processen niet volgden.

Reactie
dooru/wookiedaywalker uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe je dit kunt overwinnen

• Gebruik sjablonen bij het opstellen van procesdocumenten. Dit bespaart je tijd en voorkomt verwarring, omdat je eenvoudig een bestaand procesdocument kunt bewerken in plaats van er een vanaf nul te maken. Je kunt sjablonen maken op basis van je bestaande documenten, of er zijn veel gratis en betaalde sjablonen beschikbaar die een goed uitgangspunt kunnen bieden. 
• Voer een analyse van de grondoorzaak uit. Voordat je oplossingen gaat bedenken, kun je een grondoorzaakanalyse gebruiken om te begrijpen waarom processen worden overgeslagen of niet werken. Dit kan hiaten in de training, onduidelijk eigenaarschap of hulpmiddelen die de werkstroom niet ondersteunen aan het licht brengen.
• Stel een verandermanagementcommissie samen om nieuwe processen en wijzigingen in bestaande processen uit te rollen. Neem teamleden uit verschillende afdelingen op, zodat iedereen inspraak kan hebben en zich achter het nieuwe proces kan scharen.

5. Binnen de projectscope blijven

Verschillende respondenten gaven aan dat de scope hun grootste uitdaging was: met name binnen de projectscope blijven, scope-uitbreiding voorkomen en lastminute wijzigingen in de scope beheren. Scope-uitbreiding komt meestal van klanten (“Ik hoopte gewoon…” “Nog één idee…”) maar kan ook afkomstig zijn van teamleden die echt indruk willen maken. 

Een respondent wees op het watervaleffect van scopewijzigingen en het daaropvolgende stakeholdermanagement dat ontstaat wanneer scopewijzigingen ook wijzigingen in de projectplanning of het budget vereisen.

Hoe je dit kunt overwinnen

• Verwijs terug naar het werkoverzicht en/of de projectscopeverklaring. Als een klant iets vraagt dat niet in een van deze documenten is opgenomen, verwijs dan terug naar het document zodat diegene het kan bekijken. 
• Implementeer een proces voor wijzigingsverzoeken. Als een klant bijvoorbeeld een functie wil die oorspronkelijk niet in de scope was opgenomen, laat diegene dan een wijzigingsverzoek invullen waarin wordt beschreven welke gevolgen het creëren van die functie heeft voor het budget, de planning en de middelen van het project. De klant kan het wijzigingsverzoek bekijken en besluiten niet door te gaan, maar als dat wel gebeurt, kun je de projectplanning of het budget vervolgens naar behoren aanpassen.

6. Gebrek aan zicht op de voortgang

Projectmanagers klagen er vaak over dat ze zich niet bewust zijn van projectvertragingen of problemen totdat het te laat is, en dat ze geen zicht hebben op hoeveel werk er is voltooid in verhouding tot hoeveel budget en tijd er zijn besteed. 

En dan hebben we het nog niet eens over het feit dat het opsporen van deze informatie zonder een goede rapportageoplossing enorm veel tijd kost: 

Reactie
door uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe los je dit op?

• Gebruik projectmanagementsoftware. Hiermee kun je dashboards maken om statistieken bij te houden, zoals hoeveel budget er is gebruikt, wat de capaciteit van elk middel is en welk percentage van een taak of mijlpaal is voltooid. Je kunt ook zien aan welke andere projecten je teamleden werken, zodat je prioriteiten kunt beoordelen en indien nodig kunt bijsturen. 
• Bereken de verdiende waarde. Dit is een metriek die een geldwaarde toekent aan de voortgang van je project, zodat je de hoeveelheid bestede tijd direct kunt vergelijken met het bestede budget. 
• Stem regelmatig af met je teamleden. Plan regelmatig een-op-eengesprekken om een volledig beeld te krijgen van hun werklast, eventuele blokkades of uitdagingen waar ze tegenaan lopen en hoe je hen beter kunt ondersteunen. 

7. Mensen aansturen die niet rechtstreeks aan jou rapporteren

Projectmanagers zijn vaak niet de directe managers van de teamleden die aan hun projecten werken.

Ze hebben niet noodzakelijkerwijs zeggenschap over hun planning, werktijden, het proces dat ze volgen of de manier waarop ze werken. Dit kan leiden tot conflicten tussen de projectmanager en het team, tussen projectmanagers en andere managers of tussen verschillende teamleden. 

Hoe los je dit op?

• Bouw een goede band op met je teamleden, zodat ze het gevoel hebben dat ze bij je terechtkunnen met zorgen over hun werklast. Door iemand als persoon te leren kennen, wordt het gemakkelijker om moeilijke gesprekken met die persoon te voeren. 
• Plan regelmatig (wekelijks, tweewekelijks enzovoort) vergaderingen voor alle managers (zowel projectmanagers als andere managers) om prioriteiten en mogelijke conflicten over middelen te bespreken en ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit, zodat teamleden niet van verschillende mensen verschillende boodschappen horen, wat frustratie en verwarring kan veroorzaken. 
• Stel open vragen aan teamleden over hun werklast of voorkeuren en vermijd sturende of neerbuigende vragen.

8. Tegenstrijdige prioriteiten

Organisaties hebben veel projecten lopen en de middelen die voor die projecten nodig zijn, kunnen schaars zijn, zoals hierboven besproken. Teamleden hebben vaak behoorlijk veel tegelijk te doen, wat het moreel en de motivatie kan verlagen. En dan hebben projectmanagers het zelf vaak ook druk met meerdere projecten met verschillende prioriteitsniveaus.

Dit vat het behoorlijk goed samen: 

Reactie
door uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe los je dit op?

• Implementeer taakbeheersoftware en projectmanagementapps of tools. Deze kunnen je helpen in de gaten te houden waar je teamleden aan werken en welke andere projecten en taken aan hen zijn toegewezen. 
• Maak een prioriteringsmatrix en categoriseer taken op basis van hoe belangrijk of dringend ze zijn, en schrap alles wat zowel onbelangrijk als niet dringend is. 
• Leer delegeren. Hoewel projectmanagers verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van het werk, hoeven zij niet per se degenen te zijn die het werk doen. Betrek het team bij het brainstormen over tactieken voor risicobeheer of noodplannen.

9. Nauwkeurige schattingen maken

Het inschatten van de tijd die een taak in beslag zal nemen en dus van hoeveel budget deze zal gebruiken, is altijd een uitdaging voor zowel projectmanagers als teamleden.

Projectmanagers zijn niet degenen die het werk uitvoeren en teamleden kunnen terughoudend zijn om zich aan een specifieke tijdsduur te verbinden, vooral als ze niet over alle informatie beschikken, wat soms het geval is.

Hoe je dit kunt oplossen

• Gebruik schattingstechnieken zoals schatten op basis van analogieën, parametrisch schatten of schatten met drie punten. Bij schatten op basis van analogieën worden gegevens uit eerdere projecten gebruikt en bij parametrisch schatten worden specifieke variabelen uit vergelijkbare projecten gehaald en toegepast op de parameters van het huidige project. Bij schatten met drie punten wordt het gemiddelde genomen van het best mogelijke scenario, het slechtst mogelijke scenario en het meest waarschijnlijke scenario.
• Gebruik ons sjabloon voor een projectschatting (beschikbaar via een DPM-lidmaatschap). Gebruik ons sjabloon en checklist om ervoor te zorgen dat je klanten de meest nauwkeurige schatting presenteert die mogelijk is. 

10. Gebrek aan communicatie

Wanneer teamleden niet met elkaar communiceren of projectbelanghebbenden niet de juiste informatie of goedkeuringen verstrekken om het project vooruit te helpen, wordt het potentiële risico op mislukking van het project groter.

Reactie
dooru/wookiedaywalker uit de discussie
inprojectmanagement

Hoe je dit kunt oplossen

• Maak een duidelijk communicatieplan. Hierin wordt beschreven hoe het projectteam, de projectmanager en de belanghebbenden gedurende het project informatie uitwisselen. Vermeld welke kanalen je gebruikt en hoe vaak je communiceert, evenals hoe vaak je voortgangsvergaderingen houdt (persoonlijk of telefonisch). 
• Houd een goede projectkick-off en organiseer daarnaast een bijeenkomst voorafgaand aan de kick-off met jezelf en de klant. Dit helpt om een goede verstandhouding op te bouwen, zodat je gedurende de rest van het project goed kunt communiceren. Ook worden hiermee de verwachtingen voor het niveau en de frequentie van de communicatie gedurende het project vastgesteld. 

11. Teams die in silo's werken

Wanneer teamleden in hun eigen kleine wereld werken en feedbacklussen niet bestaan, lijdt de kwaliteit van het werk eronder, wordt werk dubbel uitgevoerd en is het niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

Dit leidt uiteindelijk tot veel frustratie binnen het projectteam en bij belanghebbenden, waardoor het moreel en de motivatie dalen en het team zich niet meer betrokken voelt bij het werk. 

Hoe je dit kunt oplossen

• Implementeer een RACI-matrix. Deze maakt duidelijk wie verantwoordelijk is, wie eindverantwoordelijk is, wie wordt geraadpleegd en wie wordt geïnformeerd over specifieke projecttaken en opleveringen. Vul de matrix strategisch in om silo's te verminderen en zorg ervoor dat de teamleden met de rol “geraadpleegd” de juiste personen zijn om feedback te geven.
• Stel een feedbacklus in. Dit omvat het verzamelen van feedback op het werk zelf, maar projectmanagers moeten ook altijd vragen om feedback op processen, belemmeringen en het verloop van het project als geheel. Hoe meer je processen verbetert en manieren vindt om silo's af te breken, hoe meer het moreel en de kwaliteit van het werk zullen verbeteren.

Wat nu?

Voor hulp bij effectief projectmanagement en het oplossen van deze en andere veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van projectmanagement, schrijf je in voor onze community voor leden en neem deel aan het gesprek in Slack met honderden andere digitale projectmanagers.