Wat is een risicoregister & hoe maak je er een [sjabloon]

De inhoud van een risicologboek varieert afhankelijk van een aantal factoren, zoals de behoeften van de klant, de omvang en complexiteit van het project en het type project.

Voorbeeld van een risicoregister

Zo zou een eenvoudig risicoregister eruit kunnen zien. Je kunt deze zo eenvoudig of complex maken als je wilt, maar zorg ervoor dat je alle noodzakelijke informatie vastlegt die jij en je belanghebbenden nodig hebben om weloverwogen beslissingen te nemen.

Veelvoorkomende risicoscenario's bij het opnieuw lanceren van een website zijn vertraagde goedkeuringen, ontbrekende omleidingen, integratiefouten en onbeschikbaarheid van ontwikkelaars. De onderstaande tabel geeft voorbeelden van risicoscenario's en hoe een projectmanager deze kan beoordelen en erop kan reageren.

Voorbeeld van een risicoscenario	Risicobeoordeling	Reactieplan & eigenaar
R01: Vertraagde goedkeuringen kunnen de lancering uitstellen.	Waarschijnlijkheid: hoog. Impact: hoog.	Stel deadlines voor goedkeuring vast en wijs een vervangende goedkeurder aan. Eigenaar: projectmanager.
R02: Ontbrekende omleidingen kunnen het organische verkeer verminderen.	Waarschijnlijkheid: gemiddeld. Impact: hoog.	Breng bestaande URL's in kaart en test omleidingen vóór de lancering. Eigenaar: SEO-verantwoordelijke.
R03: Integratiefouten kunnen de functionaliteit van de website verstoren.	Waarschijnlijkheid: gemiddeld. Impact: hoog.	Test integraties vroegtijdig en bereid alternatieven voor. Eigenaar: technisch verantwoordelijke.
R04: Onbeschikbaarheid van ontwikkelaars kan de implementatie vertragen.	Waarschijnlijkheid: gemiddeld. Impact: gemiddeld.	Leid teamleden op voor meerdere taken en documenteer de implementatiestappen. Eigenaar: verantwoordelijke voor ontwikkeling.

Let op: dit zijn illustratieve beoordelingen. Werkelijke beoordelingen zijn afhankelijk van de omstandigheden van het project.

Sjabloon voor een risicoregister 

Hier vind je een sjabloon voor een risicoregister met verschillende complexiteitsniveaus (je moet lid zijn om toegang te krijgen tot het sjabloon).

Dit is het eerste complexiteitsniveau van het sjabloon:

Gebruik het eenvoudige risicoregister wanneer het merendeel van de risico's binnen de controle van het project- en klantteam valt en weinig impact heeft op andere onderdelen van de organisatie.

Het tweede complexiteitsniveau is het beknopte risicoregister.

Gebruik dit wanneer onderdelen van de organisatie met een laag tot gemiddeld risico mogelijk worden beïnvloed en jij, je klant en je team meer controle hebben over het actieplan.

Zo ziet het meest complexe niveau van het risicoregister in de template eruit.

Gebruik deze wanneer andere delen van het bedrijf mogelijk gevolgen ondervinden van het risico of ervoor verantwoordelijk zijn. Hierbij wordt uitgebreid gerapporteerd over de financiële impact en ernst. De waarschijnlijkheid van deze risico's ligt mogelijk buiten je controle, maar je moet er wel rekening mee houden en erover rapporteren.

Vind hier meer templates voor projectmanagement.

Waarom een risicoregister gebruiken?

Het doel van het risicoregister is om te dienen als centrale plek voor alle potentiële risico's, de gevolgen ervan en de manier waarop je van plan bent deze aan te pakken.

Het helpt de verwachtingen van belanghebbenden en teamleden te managen rond het vermijden of beperken van risico's en creëert een gevoel van verantwoordelijkheid en urgentie om deze aan te pakken voordat ze uitgroeien tot catastrofale problemen die later moeilijker op te lossen zijn.

Notitie

Je gebruikt misschien liever een \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/raid-log/\u0022\u003eRAID-logboek\u003c/a\u003e om risico’s bij te houden. Deze zijn doorgaans uitgebreider dan risicoregisters en bevatten aannames (of acties), problemen en afhankelijkheden (of beslissingen).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wat neem je op in een risicoregister?

Voor elk risico dat je in je register vastlegt, moet je het volgende opnemen:

• Identificatienummer of naam van het risico: Elk specifiek risico moet een nummer hebben dat er consequent aan wordt gekoppeld en wordt gebruikt in tools en statusrapporten.
• Wat kan er misgaan? Geef een beschrijving van het risico (bijv. een capaciteitsrisico, zoals problemen met de beschikbaarheid van resources in het team, waardoor de voortgang kan vertragen en vertragingen kunnen ontstaan).
• Wat kunnen we eraan doen? Beschrijf het plan voor risicobeperking of de risicorespons om de impact van het risico te voorkomen of te verkleinen (bijv. maak een gedetailleerd resourceplan per week waarin staat wanneer specifieke resources nodig zijn).
• Risico-eigenaar: Dit is de persoon die verantwoordelijk is voor het rapporteren over de impact en waarschijnlijkheid van het risico. Deze persoon is verantwoordelijk voor het oplossen van het risico en voor het informeren van jou over eventuele wijzigingen in het risico.
• Impact en waarschijnlijkheid van het risico: Dit staat ook bekend als risicoanalyse en is jouw beoordeling van de waarschijnlijkheid dat de risico-gebeurtenis zich voordoet en van de impact die deze op je project zal hebben.
• Prioriteit van het risico: Op basis van je beoordelingen van de waarschijnlijkheid en impact van het risico ken je aan elk risico en je geplande respons daarop een prioriteitsniveau toe.
• Status van het risico: Statussen kunnen bestaan uit open & in planning, open & wordt gemonitord, gesloten en gerealiseerd.
• Risicocategorie: Dit is het projectonderdeel dat gevolgen zal ondervinden of waaronder dit probleem valt.

Wanneer gebruik je een risicoregister?

Ik werk mijn risicoregister gedurende het hele project bij, omdat risico's veranderen wanneer tijdlijnen verschuiven, belanghebbenden hun inbreng geven en nieuwe afhankelijkheden ontstaan.

• Projectplanning: Maak het register aan voordat het werk begint, zodat je team risico's kan identificeren, eigenaars kan toewijzen en vroegtijdig reacties kan plannen.
• Projectstart: Bespreek risico's met belanghebbenden om prioriteiten, verwachtingen voor rapportages en mitigatieplannen te bevestigen.
• Wijzigingen in de scope: Werk het register bij wanneer tijdlijnen, budgetten, personeelsbezetting of opleveringen veranderen en nieuwe risico's introduceren.
• Belangrijke mijlpalen: Bekijk onopgeloste risico's opnieuw vóór lanceringen, goedkeuringen of belangrijke overdrachten die de oplevering kunnen beïnvloeden.
• Statusvergaderingen: Bespreek actieve risico's regelmatig, zodat je team afgestemd blijft op prioriteiten en vervolgstappen.
• Nieuwe blokkades: Voeg risico's toe wanneer problemen, vertragingen of afhankelijkheden tijdens de uitvoering ontstaan en de voortgang bedreigen.
• Projectafsluiting: Sluit risico's af zodra ze geen invloed meer hebben op het project of het probleem is opgelost.

Een risicoregister maken

Hieronder vind je de stappen om een solide en effectief risicoregister voor projectmanagement te maken:

1. Risico's identificeren

Brainstorm over alle mogelijke risico's die zich tijdens je project kunnen voordoen. Hieronder staan enkele vragen die ideeën kunnen opleveren:

• Is er een groot of klein klantenteam? 
• Hoeveel niveaus van besluitvormers zijn er? 
• Is er een bestuur betrokken dat voortdurend over het project moet worden geïnformeerd of nauw betrokken is bij het besluitvormingsproces?
• Heeft dit project gevolgen voor anderen binnen de organisatie?
• Heeft je klant veel oog voor detail en wil die op de hoogte blijven van details, of vertrouwt de klant jou en je teamleden?
• Is de complexiteit hoog of laag? 
• Zijn er meerdere bedrijfsafdelingen bij het project betrokken? 
• Is er een groot aantal middelen betrokken?
• Is er veel aandacht voor gegevens- en/of beveiligingsvereisten?

Je beschikt mogelijk niet over de expertise om alle potentiële risico's te identificeren. Maak risicobeheer daarom een teamprestatie tijdens de projectplanning. Voer een afzonderlijk gesprek met je klantenteam en doe dezelfde oefening.

2. Risico's inschatten

Voer een risicobeoordeling uit om te bepalen hoe waarschijnlijk het is dat elk risico zich voordoet en welke impact het op je project kan hebben. Het kan nuttig zijn om dit soort kwalitatieve risicoanalyse in een risicomatrix uit te zetten, zodat je de relatieve niveaus van potentiële impact en waarschijnlijkheid kunt visualiseren.

In deze fase noteer je ook de risicocategorie (bijvoorbeeld: vormt het een bedreiging voor de projectplanning, het budget enzovoort) en het prioriteitsniveau volgens je matrix voor impact en waarschijnlijkheid (de risico's rechtsboven hebben de hoogste prioriteit).

Ken ook aan elk risico een status toe. Als je je nog in de planningsfase van je project bevindt, zijn alle risico's 'open' of 'in planning', maar naarmate je verdergaat met het project en risico's zich voordoen (of niet), werk je de status indien nodig bij naar 'in de gaten houden', 'gesloten' en 'gerealiseerd'.

Handige tip

Afhankelijk van het aantal risico’s in je logboek kun je ze categoriseren op basis van de fase waarin de kans het grootst is dat ze zich voordoen.

3. Reactieplannen voor risico's maken

Plan je reactie op elk risico. Wat doe je als het zich voordoet? Welke stappen kun je nemen om het te voorkomen of de impact ervan te beperken?

Er zijn verschillende strategieën voor risicobeheer die je kunt gebruiken, maar reacties op risico's vallen over het algemeen in vier hoofdcategorieën:

• Vermijding: Dit houdt in dat je concrete stappen onderneemt om de kans dat het risico werkelijkheid wordt, weg te nemen.
• Overdracht: Dit betekent dat je het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor het risico elders onderbrengt (bijvoorbeeld door de opslag en beveiliging van gegevens uit te besteden aan een externe leverancier).
• Beperking: Dit houdt in dat je stappen onderneemt om de negatieve impact van het risico te verminderen. Dit wordt gebruikt wanneer je het risico niet volledig kunt vermijden.
• Acceptatie: Dit betekent dat je het risico erkent, maar geen noodplan invoert tenzij het risico werkelijkheid wordt.

Wanneer je mogelijke reacties op elk risico overweegt, moet je rekening houden met de mogelijke impact van de reactie zelf. Hier zijn enkele mogelijke neveneffecten om in gedachten te houden:

• Inherent risico: Dit zijn de risico's die je voor het project hebt geïdentificeerd.
• Restrisico: Risico's die blijven bestaan, zelfs nadat een risicoreactie of beheersmaatregelen zijn geïmplementeerd
• Secundair risico: Een nieuw risico dat ontstaat door het uitvoeren van een reactie op een ander risico

4. Wijs eigenaars toe

Wijs iemand uit je team of uit het team van de klant aan die verantwoordelijk is voor elk risico. Deze persoon voert de geplande risicoreactie uit, houdt hier toezicht op en bewaakt de status van het risico gedurende het hele project.

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het merendeel van de risico's binnen het project, maar dat hoeft niet volledig op jouw schouders te rusten. Je kunt de klant bijvoorbeeld verantwoordelijk maken voor het back-upplan als die de inhoud voor hun website niet kan aanleveren op het moment dat dit was toegezegd (waardoor de projectplanning in gevaar komt).

5. Bewaak en pas aan

Houd je risicoregister gedurende het hele project bijgewerkt. Controleer het minimaal elke keer wanneer je een mijlpaal of belangrijke oplevering voltooit, of wanneer een risico werkelijkheid wordt of succesvol wordt vermeden.

Bewaar het op een handige plek, vooral op een plek waar het hele team er toegang toe heeft en het indien nodig kan bekijken.

Je risicoregister bijhouden

Het maken van een risicoregister is pas het begin. Om het gedurende het hele project bruikbaar te houden, moet je risico-inschattingen bijwerken, opvolging geven aan reactieplannen en ervoor zorgen dat het team weet wanneer prioriteiten veranderen.

Zo houd je je risicoregister bij naarmate je project vordert:

1. Stel een beoordelingsschema op: Beoordeel het register tijdens reguliere statusvergaderingen en vóór belangrijke projectmijlpalen. Risico's met een hoge prioriteit hebben mogelijk vaker aandacht nodig.
2. Beoordeel bestaande risico's opnieuw: Controleer of de waarschijnlijkheid, impact of prioriteit van elk risico is veranderd. Een naderende lanceringsdeadline kan bijvoorbeeld de urgentie van vertraagde goedkeuringen door de klant vergroten.
3. Volg op met risico-eigenaars: Bevestig dat de toegewezen teamleden hun reactieplannen uitvoeren. Werk acties, deadlines en verantwoordelijkheden bij wanneer dat nodig is.
4. Werk de risicostatussen bij: Voeg nieuw geïdentificeerde risico's toe, sluit risico's die niet langer relevant zijn en verplaats risico's die zich hebben voorgedaan naar je proces voor het beheren van problemen.
5. Communiceer belangrijke veranderingen: Breng opkomende risico's, achterstallige acties en veranderingen in prioriteit onder de aandacht, zodat belanghebbenden weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Een goed bijgehouden risicoregister moet je team een duidelijk beeld geven van welke risico's aandacht nodig hebben, wie verantwoordelijk is en wat er vervolgens moet gebeuren.

Beste werkwijzen voor risicoregisters

Hier volgen enkele beste werkwijzen voor risicoregisters die je gedurende je project kunt toepassen.

• Bewaar het risicoregister op een zichtbare plek waar alle partijen het regelmatig kunnen bekijken, zoals in de projectmanagementsoftware of de tool voor risicobeheer die je gebruikt.

• Behandel risico zoals je budget, tijd en scope zou behandelen. Bespreek het tijdens je statusvergaderingen en in je statusrapporten, zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden. Dit vermindert ook verrassingen die een project kunnen stilleggen of een relatie kunnen schaden.
• Maak voor kleinere projecten waarvoor een complex risicoregister overdreven is een item aan in je projectmanagementtool en voeg risico's toe als subitems. Zo kun je ze op een eenvoudige manier bijhouden. Je kunt opmerkingen over oplossingen of veranderende niveaus van ernst of prioriteit overzichtelijker schrijven dan in een Excel-spreadsheet.

Veelvoorkomende valkuilen en beperkingen van risicoregisters

Risicoregisters helpen projectmanagers om problemen te voorzien, maar ze hebben beperkingen. Ze kunnen niet elk risico voorspellen en het eenvoudigweg documenteren van een mogelijk probleem garandeert niet dat het wordt voorkomen.

Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen en manieren om deze te overwinnen:

• Te veel risico's met een lage prioriteit bijhouden: Een overvol register kan het moeilijker maken om kritieke bedreigingen te identificeren. Richt je op risico's met de grootste mogelijke impact en geef deze dienovereenkomstig prioriteit.
• Vertrouwen op subjectieve beoordelingen: Beoordelingen van waarschijnlijkheid en impact zijn vaak afhankelijk van het individuele oordeel. Gebruik consistente beoordelingscriteria en betrek relevante belanghebbenden om beoordelingen betrouwbaarder te maken.
• Risico's identificeren zonder actie te ondernemen: Een lijst met mogelijke problemen beschermt je project niet. Wijs risico-eigenaren aan, definieer responsplannen en leg duidelijke verantwoordelijkheden vast.
• Onverwachte risico's over het hoofd zien: Geen enkel register kan elk mogelijk scenario vastleggen. Stimuleer voortdurende risico-identificatie en houd noodplannen bij voor onverwachte verstoringen.

Wanneer is een risicoregister misschien niet nodig?

Niet elk project heeft een gedetailleerd, zelfstandig risicoregister nodig. Voor kleine projecten met een lage complexiteit en beperkte afhankelijkheden kan een eenvoudige risicotracker of checklist binnen je projectmanagementsoftware voldoende zijn.

Risicoregisters mogen ook geen vervanging zijn voor issue-logboeken, noodplanning of regelmatige communicatie. Ze zijn het meest effectief wanneer ze worden gebruikt als onderdeel van een breder risicomanagementproces dat teams helpt om op onzekerheid te reageren in plaats van deze alleen te documenteren.

Wat nu?

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om bronnen en best practices te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en uitgewerkte cases, en maak contact met honderden andere digitale projectmanagers op Slack.