Hvorfor prosjektledere trenger et personlig organisasjonssystem i 2026
Hvorfor snakker vi om et personlig organisasjonssystem?
Vel, jeg var så heldig å ha en mentor tidlig i karrieren som var utrolig organisert. Jeg lurte stadig på hvordan hun husket de minste detaljene fra møter som hadde funnet sted flere måneder tidligere. Alle ville jobbe med henne fordi de visste at de kunne stole på henne.
Etter hvert som jeg utviklet meg i karrieren, visste jeg at dette var den typen prosjektleder jeg ønsket å være. Pålitelig, detaljorientert og stadig overraskende folk med hvor mye informasjon jeg klarer å holde i hodet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Det viser seg at hemmeligheten er å ikke stole på hjernen i det hele tatt.
Hvorfor prosjektledere trenger et personlig organisasjonssystem – og hvordan du lager ditt
Når du balanserer flere prosjekter, kunder og team, kan du oppleve å bli konstant bombardert med alt mulig innkommende. Dette inkluderer e-poster, Slack-varsler, kalenderpåminnelser eller bare et «raskt spørsmål» når du passerer en kollega på vei ut av kontoret.
Å være organisert handler om hvordan du håndterer alle disse ad hoc-oppgavene, forespørslene, samtalene, varslene (osv.) hver dag, slik at du kan se på arbeidet ditt og vite at du jobber strategisk med aktivitetene som fører deg mot målene dine.
Hvordan holder du deg organisert på jobben? Du må utvikle ditt eget personlige organisasjonssystem.
Verktøy kontra systemer
La oss få dette unna. Det finnes noen gode verktøy, som produktivitetsapper og programvare for tidsstyring, som kan hjelpe deg med å organisere oppgavene og tiden din, men verktøy er ikke systemer. Google Kalender er et flott verktøy for å administrere timeplanen din, men hvordan du bruker det, avgjør hvor effektivt det er. Hvordan du bruker det, er systemet ditt.
Tenk på det slik: Selv om du har alle verktøyene på kjøkkenet for å arrangere det perfekte middagsselskapet, kommer du til å ha noen sultne gjester hvis du ikke planlegger strategisk hvordan du skal bruke hvert enkelt verktøy.
Hovedpoeng: Et personlig organisasjonssystem er et sett med regler du lager for deg selv, slik at du kan håndtere de mange inntrykkene og oppgavene du må forholde deg til i livet.
Noen nyttige verktøy for personlig organisering
Todoist
Dette er en kraftig, men brukervennlig app for å lage gjøremålslister. Du kan kategorisere listeelementer i prosjekter, tildele prioritetsnivåer og angi gjentakende oppgaver.
Boomerang for Gmail
Jeg liker å beskrive dette som et «ansvarsverktøy» fordi det hjelper deg med å holde andre ansvarlige for å svare på e-poster. Du kan opprette tilpassede innstillinger for hver e-post du sender, slik at e-posten for eksempel dukker opp øverst i innboksen igjen hvis ingen svarer innen to dager.
Google Kalender
Dette verktøyet trenger ingen introduksjon, men det er verdt å nevne fordi det, selv om det er enkelt, er et av de kraftigste organiseringsverktøyene du har til rådighet når det brukes riktig. En stor del av organisasjonssystemet mitt handler om å finne ut hvordan og når jeg ønsker å motta varsler fra Google Kalender.
Fokusforsterker
Dette verktøyet for personlig organisering er utviklet for å hjelpe brukere med å skape produktive arbeidsvaner ved å minimere distraksjoner og opprettholde fokus gjennom tidsblokkering. Det er basert på Pomodoro-teknikken (en teknikk for tidsavgrensning). Du kan bruke dette til å strukturere arbeidssyklusene dine og registrere og analysere arbeidstiden din.
Taskful
Taskful er et produktivitetsverktøy som ligner på Todoist. Det fine med dette gjøremålslisteverktøyet er at det lar deg opprette deloppgaver for å gjennomføre større oppgaver, og at det finnes en enkel fremdriftslinje som viser hvor nær oppgaven er å bli fullført. Denne appen har også et intuitivt design og enkle funksjoner som er svært lette å navigere i, selv for nye brukere.
Toggl
Toggl er et tidsregistreringsverktøy med et svært flott og strømlinjeformet design. Du kan bruke det til å registrere tiden du bruker på hver oppgave og kategorisere tiden din med etiketter og prosjekter. Hvis du er usikker på hvor tiden din forsvinner i løpet av dagen, kan du få et realistisk bilde av hvordan du bruker dagene dine ved å bruke et gratis tidsregistreringsverktøy som Toggl.
IFTTT
IFTTT («hvis dette, så det») er en app du kan bruke til å synkronisere aktiviteter mellom de andre appene dine og på tvers av enheter.
Jeg tar dette med på listen over verktøy for personlig organisering fordi det kan hjelpe deg med å automatisere mange av de små organiseringsoppgavene du kanskje gjør i løpet av dagen, som å sikkerhetskopiere filer, legge inn data i regneark og hundrevis av andre oppgaver.
Det tar litt tid å finne ut den beste måten å bruke det på, men når du først har funnet de automatiserte arbeidsflytene som fungerer for deg, kan det spare deg for mye tid og frigjøre mental kapasitet til større tanker.
Utform ditt personlige system for organisering
Jeg liker å utforme mitt personlige system med utgangspunkt i at jeg kommer til å glemme noe i det øyeblikket det er ute av syne. Hvis noen forteller meg noe viktig som jeg må gjøre senere, må jeg legge det inn i Todoist, selv om jeg ikke har tid til å dokumentere det ordentlig. For eksempel:
Noen ganger, når du har møter rett etter hverandre, har du ikke tid til å omsette møtenotatene dine til oppgaver. Det kan begynne å føles som det klassiske bildet av Lucy og Ethel, der de desperat prøver å holde tritt med en endeløs strøm av godteri.
Bortsett fra at du ikke håndterer deilig sjokolade, men et transportbånd fullt av tidskritiske forespørsler. Når dette skjer, kan du bruke 5 sekunder på å minne deg selv på å gå gjennom notatene senere. Effektive strategier for notatskriving kan også bidra til å redusere oppryddingen og organiseringen som kreves i etterkant.
Dette er bare én regel som fungerer godt for meg, men du må lage ditt eget sett med regler for å avgjøre hvordan og når du bruker hvert verktøy i prosjektstyringsverktøykassen din.
Lag ditt eget sett med regler for personlig organisering
1. Lag en liste over innsignalene dine.
Begynn med å tenke på hvilke typer innsignaler du har i livet ditt. Noen eksempler er:
- Slack-varsler
- E-poster fra kunder
- Oppgaver fra møter
- Regninger på papir i posten (æsj)
- Samtaler rundt kaffemaskinen
- Kalendervarsler
2. Spør: Hvor mye forvarsel trenger du for å håndtere disse i tide?
La oss si at du vil huske å sende en budsjettoppdatering til kunden din. Du må sende den onsdag morgen, men du trenger også minst 30 minutter til å sette sammen budsjettrapporten, og du må sørge for at kontoeieren har godkjent den før du sender den til kunden.
Å sette påminnelsen til onsdag morgen er rett og slett for sent, så du må sette opp en påminnelse tirsdag ettermiddag om å ferdigstille rapporten og sende den til kontoeieren. Deretter trenger du en ny påminnelse onsdag morgen for å kontrollere at den er godkjent, og så sende den.
Du bør ikke stole på at Google Calendar automatisk setter påminnelser for deg. Når jeg går om bord på et fly, får jeg ofte et (automatisk generert) kalender varsel for flyreisen min. Jeg synes det er morsomt. Hvis du ikke stolte på noe annet enn Google Calendar for å huske den kommende flyreisen din, ville du gått glipp av den hver gang.
3. Finn ut hvilket nivå av varsling eller påminnelse du trenger.
Trenger du et tåkelurhorn eller et forsiktig dytt? Noen punkter på oppgavelisten din haster mer enn andre. Påminnelsen om å gå i tide til et kundemøte bør være langt mer forstyrrende enn påminnelsen om å be om fri neste måned.
For forsiktige dytt liker jeg å sette opp gjentakende påminnelser i Todoist. Jeg ser oppgaven i innboksen min, og jeg vet at det er noe jeg må gjøre en gang i løpet av dagen. Et annet godt alternativ er å bruke Boomerang eller Slack-funksjonen «minn meg på det». Du kan fortsette å utsette påminnelsen til du faktisk har tid til å håndtere den.
For virkelig tidskritiske oppgaver bør du sørge for at du ser varselet uansett hva du holder på med. Sørg for at du ser disse påminnelsene på datamaskinen og telefonen din. Når jeg har noe jeg virkelig ikke kan gå glipp av, stiller jeg en alarm på telefonen som en ekstra sikkerhetskopi til Google Calendar-varselet.
4. Sett av regelmessig tid til å organisere deg.
Den beste måten å sørge for at du faktisk bruker det personlige organiseringssystemet ditt på, er å sette av tid til det. Jeg liker å være en av de første på kontoret. Det er stille og ingen har møter, så det er det perfekte tidspunktet for å orientere meg om dagen.
Hvis det ikke er et alternativ for deg, kan du legge inn tid til organisering i kalenderen. Blokker av tiden, ellers blir det sannsynligvis ikke noe av. Avhengig av kalendersystemet organisasjonen din bruker, kan du ganske enkelt sette tiden til «opptatt», slik at ingen prøver å planlegge noe i dette tidsrommet.
Enda bedre: Merk denne tiden på en mer iøynefallende måte. Det er et godt eksempel for teamet ditt å se at du tar deg tid til å få orden på livet ditt. Prosjektledere er tross alt mennesker.
Fordelen med et personlig organiseringssystem = tillit
Selvfølgelig ønsker mange av oss å bli mer organiserte fordi vi vet at det kan hjelpe oss med å bli mer produktive på jobb. Men det finnes andre, mer subtile fordeler ved å ha et solid personlig organiseringssystem: hver gang organiseringssystemet ditt fungerer, gjør du et godt inntrykk.
Kollegene, medarbeiderne, kundene og sjefen din lærer alle å stole på deg. På samme måte hjelper det deg å stole på menneskene du jobber med når du vet at de er organiserte. Ingen liker å jobbe på en uorganisert arbeidsplass eller sammen med noen de ikke kan stole på.
Hver gang jeg har hatt ansvar for en nyansatt medarbeider, har jeg fulgt denne regelen: Jeg bryr meg ikke om hvilket system du bruker, så lenge det fungerer.
Selv om du ikke har direkte underordnede, kan du påvirke hele organisasjonen din ved å gå foran med et godt eksempel. Neste gang noen gir deg en oppgave, kan du prøve å svare noe sånt som: «Skjønner. Jeg setter en påminnelse til meg selv om å gjøre det torsdag morgen, og følger opp med deg da.»
Ved å gi et detaljert svar viser du dem at du har en plan for å håndtere det, og du forteller dem når de kan forvente å høre fra deg. Du øker ikke bare tilliten deres til deg, men styrker også tilliten du har til deg selv når du konsekvent følger opp forpliktelsene dine.
Hva nå?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modellbesvarelser, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
