12 beste fremgangsmåter for digital prosjektledelse i 2026
Det finnes et enormt antall beste praksiser for digital prosjektledelse der ute – faktisk ser det ut til at alle som jobber med prosjektledelse i det digitale feltet, har sin egen unike liste! Noen har overordnede filosofier for håndtering av risiko eller interessentenes forventninger. Andre sverger til bestemte verktøy og taktikker for tids eller ledelse av mennesker.
Det kan være litt overveldende å vite hvilke beste praksiser som handler om personlig smak, og hvilke som er avgjørende for at du skal lykkes. Derfor har jeg begynt å samle noen av de beste praksisene som diskuteres blant vårt globale fellesskap av digitalt orienterte fagfolk. Nedenfor har jeg delt noen av favorittene våre, som har hjulpet medlemmene våre med å bygge opp en portefølje av vellykkede er og utvikle karrieren sin.
Det er også verdt å merke seg at etter hvert som du blir mer erfaren og får mer praktisk erfaring som , vil du kunne utvikle dine egne personlige beste praksiser basert på hva som fungerer best for deg og teamene dine. Opplæring og kurs kan også hjelpe deg med å oppdage nye beste praksiser for , eller forbedre de du allerede bruker.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
12 beste praksiser for digital prosjektledelse
Selv om disse tipsene først og fremst er rettet mot nyere prosjektledere (eller de som ønsker å bli prosjektledere, men som ennå ikke har erfaring), kan også mer erfarne prosjektledere alltid ha nytte av en oppfriskning.
1. Forplikt deg til kontinuerlig forbedring
Digitale prosjekter har vanligvis fordelen av rask, iterativ fremdrift. Selv om det høye tempoet og de mange bevegelige delene kan virke overveldende, gir dette også en enorm mulighet til å lære og forbedre seg i samme tempo.
Når du avslutter en sprint eller som en del av prosessen for avslutning, bør du sette av tid til å gjennomføre en retrospektiv gjennomgang av prosjektet med ditt, og om mulig også med kunden eller sponsoren din. Dette vil hjelpe deg med å forstå hvordan sprinten eller gikk, sett fra perspektivene til de ulike personene som var involvert.
For å spre læringen i hele ditt bør du være en pådriver for å dele denne læringen. Idémyldre og test gjennomførbare prosesser og metoder for å gjøre innsikt fra retrospektive gjennomganger tilgjengelig for andre som skal følge en lignende vei i sitt .
2. Velg prosjektstyringsprogramvare som fungerer på samme måte som teamet ditt jobber
I en mer analog og sekvensiell kontekst er den primære brukeren av et verktøy for … vel, en . Men når det gjelder digitale løsninger, er ofte så mye mer enn det.
Ved å flytte Gantt-diagrammer og ressursplanleggere kan teamet ditt bruke et digitalt verktøysett til å administrere egne oppgaver, registrere tidsbruken og automatisere og styre arbeidsflyter. Det gjør det også mulig for kunder å se et sanntidsdashbord og delta i samtalen, i tillegg til at det kan integreres med mange andre verktøy for å gi et helhetlig bilde.
Avhengig av størrelsen på ditt, prosjektenes art og metoden du bruker, kan den «riktige» for deg være svært annerledes enn det PM-vennen din i det store konsulentselskapet mener er best. For å ta den beste beslutningen for deg og ditt kan du begynne med listen vår over den beste for å finne den riktige for ditt bruksområde.
3. Ta tak i risikoene direkte … sammen!
Nye digitale løsninger introduserer i seg selv nye risikoer som kan endre seg og utvikle seg dramatisk etter hvert som et skrider frem. For å gi deg selv best mulig sjanse til å fange opp alle de viktigste risikoene bør du bygge en kultur for samarbeidende risikostyring ved å involvere teamet og interessentene dine i risikostyringsaktiviteter gjennom hele prosjektet. Vurder å bruke Delphi-teknikken for å styrke gruppens beslutningstaking og fordomsfrie risikoidentifisering på forhånd.
Tidlig i prosessen, mens du oppretter risikoplanen og det innledende risikoregisteret, bør du begynne å identifisere risikoer som gruppe. Bruk ulike perspektiver til å utarbeide strategier for å håndtere risikoer, og sørg for at de risikoansvarlige er innforstått med hva som forventes av dem.
Etter hvert som skrider frem, fortsett å føye til i risikoregisteret ditt. Gjør risikovurdering til en del av den faste rytmen eller dine, og oppfordre medlemmer og interessenter til å varsle om nye risikoer når de oppdager dem, slik at du har nok tid til å unngå eller minimere konsekvensene.
4. Velg en prosjektmetodikk som passer til arbeidet
De som jobber digitalt, kan diskutere i det uendelige om er bedre enn fossefallsmetoden, eller om en hybrid av de to er bra eller dårlig, men faktum er at metodikken må passe til arbeidet.
Avhengig av prosjektets natur, typen i , preferansene til og behovet for å tilpasse seg kundens eller sponsorens bredere organisatoriske arbeidsmåter, vil visse eller andre metodikker ha fordeler fremfor de andre. Veiledningen vår om metodikker kan hjelpe deg med å velge den riktige.
En viktig faktor i denne beslutningen er preferansene til ditt. Selv om beslutningen til syvende og sist kan være opp til deg som , sørg for å rådføre deg med ditt for å få enighet og innspill fra alle. En metodikk er langt mindre nyttig når ingen i tar den i bruk.
5. Bygg tillit gjennom åpenhet
Prosjektsponsoren eller kunden din forstår kanskje ikke alle de tekniske komponentene og risikoene i fullt ut, og de kan stole på at du skal være en trygg og tillitvekkende veileder, men de er ikke dumme.
Selv om det kan være fristende å bruke sjargongpregete prosjektstyringsuttrykk og fordreide fremstillinger av sannheten for å tåkelegge problemer og unngå ubehagelige situasjoner på kort sikt, er de langsiktige gevinstene som virkelig vil styrke karriereutviklingen din, forankret i relasjonene og tilliten du bygger ved å håndtere de vanskelige tingene sammen.
Når det er mulig, bør du ta deg tid til å bygge tillit hos kundene dine. Lær opp kunden eller sponsoren din, og forklar kompleksiteten. Hvis det oppstår et problem, bør du gjøre de nødvendige forberedelsene for å finpusse budskapet ditt, men prioriter å kommunisere det før heller enn senere. Og selvfølgelig bør du alltid presentere gjennomførbare løsninger på alle problemer du tar opp – ikke la kunden eller sponsoren din stå tomhendt når de trenger å forklare situasjonen for sjefene sine.
6. Sett tydelige KPI-er
De viktigste suksessfaktorene for et kan ofte minimeres, misforstås eller lett glemmes. Kortsiktighet under et kan føre til at et produkt introduseres i en verden som ikke lenger har bruk for det. Og når et digitalt produkt først er lansert, kan manglende måling av ytelsen begrense viljen til å fortsette med produktplanen.
I starten av hvert må du etablere KPI-er og være tydelig på kriteriene for å oppfylle disse KPI-ene. Velg et lite antall måleverdier for å holde fokusert på de viktigste målene. Ellers risikerer du å spre deg selv og for tynt over for mange KPI-er, slik at du ikke når noen av dem.
Dette er spesielt viktig for digitale prosjekter, siden det finnes så mange KPI-er å velge mellom. Det er avgjørende å finne de mest relevante for å sikre at du entydig kan fastslå at et er vellykket, og unngå å følge med på måleverdier som egentlig ikke sier særlig mye.
Hvis økte konverteringer for eksempel er , er det bedre å følge med på konverteringsrater enn på måleverdier som trafikk eller visninger.
7. Opprett standardprosesser som fungerer … og gå tilbake til dem!
Uten etablerte prosesser og standarder for prosjektstyring tar det ikke lang tid før ting kommer ut av kontroll.
Hvis du oppretter standardprosedyrer for ting som , oppstartsmøter, risiko og kvalitets, slipper du å finne opp hjulet på nytt hver gang.
Nøkkelen er å opprette prosesser som faktisk vil ta i bruk og opprettholde, og deretter fortsette å gå gjennom og tilpasse dem etter hvert som organisasjonen endrer seg og vokser.
En prosess for risiko for en svært synlig implementering i stor skala av et offentlig økonomisystem er sannsynligvis ikke den riktige prosessen å følge hvis du er et på fire personer som bruker Kanban for å lansere en ny funksjon i en app for bildedeling.
På samme måte vil prosessen du brukte da du var et på 15 personer som jobbet på ett kontor, sannsynligvis ikke fungere når dere har vokst til 130 ansatte fordelt på 3 forskjellige kontinenter.
8. Kommuniser mer enn nødvendig – på en effektiv måte
Uttrykket «kommuniser mer enn nødvendig på en effektiv måte» kan høres ut som en selvmotsigelse for noen, men i den digitale prosjektverdenen kan det være avgjørende.
Når tverrfunksjonelle team i et kaos av aktivitet arbeider mot et sprintmål samtidig som de bruker ulike verktøy med kommunikasjonsmuligheter (men aldri sjekker e-posten), er det avgjørende å sørge for at budskapet ditt når frem, og at du har riktig informasjon til kunden eller sponsoren din.
Legg til at ditt kanskje jobber eksternt på tvers av 3 tidssoner – ingen av dem er kundens tidssone – og du har god grunn til å kommunisere mer enn nødvendig på en effektiv måte.
Mine beste anbefalinger?
For det første bør du utarbeide en som alle kan slutte seg til, selv om det bare innebærer en fast rytme for seremonier og enighet om hvilke verktøy som skal brukes til hvilke typer kommunikasjon.
Oppdater deretter og kundene dine regelmessig om status, tidslinje og budsjett for .
Gi ditt mulighet til å stille spørsmål, og sørg for at alle er på samme side når det gjelder oppdateringer fra kunden og ny informasjon om . Dette vil få frem spørsmål og problemer før de oppstår, og hjelpe med å bekrefte antakelsene sine før de går videre med en feilaktig antakelse.
Regelmessige avklaringer med kundene vil øke åpenheten og tilliten, og gi kundene mulighet til å stille spørsmål også.
Fremfor alt må du håndheve . Hvis den slutter å fungere på grunn av endringer i , må du utarbeide den på nytt slik at den kan følges. Det ville vært helt uegnet å kommunisere på måfå når du håndterer kompleksiteten i et .
9. Få kontroll på orienteringsprosessen
Den digitale verdenen bidro til å forme mange av de beste metodene vi har for å arbeide i hybride konfigurasjoner med eksterne team og team på stedet. Likevel er effektiviteten til ethvert bare så god som evnen det har til å kommunisere abstrakte ideer tydelig til hverandre. Derfor er orientering så viktig.
En god inneholder nok informasjon til å gi tydelig retning uten at det er så mye informasjon at den blir kvelende detaljstyrende for målgruppen. Utfordringen er at det finnes ulike typer orienteringer for ulike formål.
En kan for eksempel ta utgangspunkt i den overordnede konteksten for og deretter gå i dybden på viktige milepæler og budsjett. En kan på sin side inneholde grunnen til at noe må gjøres (f.eks. en brukerhistorie), samt kravene til og begrensningene.
10. Vær åpen for å involvere deg tidlig
Ofte blir ledere for hentet inn i et like før (eller kanskje til og med etter) oppstarten. Det kan bety at du overtar et mindre enn ideelt arbeidsomfang, eller at du føler at du hele tiden prøver å ta igjen etterslepet på alle detaljene som ble diskutert før kontrakten ble signert.
Selv om salgsprosessen kanskje ikke passer med naturen din, kan det være svært nyttig å prøve å involvere deg i mens utformes. Ikke bare vil du ha mer bakgrunnsinformasjon når faktisk starter, men du kan også påvirke fremgangsmåten, vise verdien av dine prosjektlederferdigheter i en forretningsutviklingssammenheng, og kanskje til og med fremme karrieren din samtidig.
11. Finn et pågående problem å jobbe med
Før en løpende liste over utfordringer eller spørsmål du har møtt under prosjekter, og som du ikke helt vet hvordan du skal håndtere. Det kan ganske enkelt være at du mangler riktig verktøy eller leverandør, for eksempel «alle hater programvaren vår for tidsregistrering!» eller «jeg trenger en bedre liste over fotografer!» Det kan også være en personlig utfordring – «jeg har problemer med å planlegge prosjektoppstarter og kundene mine er uvitende.»
En gang i måneden tar du frem denne «listen over utfordringer» og velger ett problem du skal bruke en time på å jobbe med. Noen av punktene på listen kan ha en rask løsning – for eksempel å undersøke ny programvare for tidsregistrering for å se hvilke andre alternativer som kan være bedre, eller å samle en liste over foretrukne leverandører. Noen av problemene kan kreve feilsøking fra flere vinkler.
Hvis det er noe som stadig dukker opp, kan du prøve å bruke årsaksanalyse for å undersøke hvorfor det skjer, og hva som bidrar til det. Det kan innebære å bryte ned arbeidsflyten for prosjektoppstarten, innhente tilbakemeldinger fra kunder eller identifisere interne hindringer du ikke hadde vurdert.
For eksempel, hvis du fortsatt har problemer med å planlegge prosjektoppstarter, kan du undersøke om noen har skrevet råd om emnet, eller se om du kan avtale et møte med lederen eller mentoren din for å diskutere mulige løsninger. Over tid vil du fortsette å legge til punkter på denne listen, men du vil også begynne å krysse av punkter etter hvert som du tilegner deg nye ferdigheter og verktøy for jobben.
12. Følg opp folkene dine
Minst én gang i måneden bør du sørge for å følge opp hver person på teamet ditt. Hvis du jobber i et lite prosjektlederteam og føler deg ambisiøs, kan du spise lunsj med hver person én gang i måneden. Hvis du jobber i et stort team med medlemmer som jobber eksternt, kan denne oppfølgingen være så enkel som en samtale ved kaffemaskinen eller en direktemelding i Slack.
Du trenger ikke å grille alle eller kreve å få vite om deres innerste følelser, men det vil ha mye å si for kollegene dine og hjelpe deg med å lede prosjekter effektivt hvis du vet hvordan arbeidet påvirker teamet ditt.
Selvfølgelig kan du også holde samtalen lett og finne ut hvilke serier de ser på, hvilke podkaster de lytter til, hvilke artikler om prosjektledelse de leser, og hvor de planlegger å reise på neste ferie.
Finn ut når det kan være et godt tidspunkt å starte en uformell samtale, og la deretter praten utvikle seg naturlig. Du vet aldri når disse samtalene kan føre til mer inngående relasjoner eller samarbeid, eller til at du oppdager en detalj som vil være nyttig i prosjektplanleggingen din fremover.
Noen spørsmål jeg liker å stille under disse månedlige oppfølgingene:
- “Hva har du jobbet med i det siste som du virkelig liker eller virkelig misliker?”
- “Hvordan synes du det går med ledelsen av dette prosjektet, og hva kunne vært forbedret?”
- “Har du ressursene du trenger?”
- “Hva gleder du deg til?”
Hva skjer videre?
Hvis du vil ha enda mer informasjon om hva digital prosjektledelse innebærer, kan du bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, samt komme i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
