Versjonskontroll for digital ressursforvaltning: Slik fungerer det
Jeg er sikker på at du, akkurat som meg, da du var liten, drømte om å ha ansvar for versjonskontrollprosessen for forvaltning av digitale ressurser for hundrevis og tusenvis av enkeltressurser.
Greit nok, dette var ren sarkasme. Personlig synes jeg denne delen av prosjektstyring er mer kjedelig enn å klippe gress, ett enkelt strå om gangen, men den er avgjørende for mange digitale og kreative prosjekter (og heldigvis kan den gjøres langt mindre kjedelig med programvare for forvaltning av digitale ressurser).
Hvis implementering av et bedre DAM-system står på prosjektlederens ønskeliste for i år, får du her en kort beskrivelse av hva det er, og hvordan du kan sikre bedre versjonskontroll i ditt system.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er versjonskontroll i forvaltning av digitale ressurser?
Versjonskontroll i forvaltning av digitale ressurser er prosessen med å håndtere ulike versjoner eller revisjoner av en digital ressurs og sørge for at alle arbeider med den samme versjonen av ressursen, slik at merkevaren fremstår konsekvent.
Det finnes mange måter å utføre versjonskontroll på, enten du har et formelt system for forvaltning av digitale ressurser eller ikke. Du kan for eksempel bruke filnavnet til å fortelle brukerne hvilken versjon av en ressurs filen inneholder, eller legge til metadata for å gjøre filene enklere å søke etter. Finn flere beste praksiser for DAM her.
Hvorfor versjonskontroll er viktig
Versjonskontroll er viktig av mange grunner, særlig når du arbeider med mye digitalt innhold eller mange ressursversjoner som kan være svært like, men brukes på forskjellige måter (eller når nye versjoner legges til med jevne mellomrom).
Men før vi går inn på de spesifikke grunnene til at det er viktig, deler Sandra De Biasi den overordnede grunnen til å ha versjonskontroll.
Du vil at DAM-systemet ditt skal være den eneste pålitelige kilden. Du vil ikke laste opp nye versjoner separat; du vil oppdatere den eksisterende versjonen for å opprettholde versjonshistorikken.
La oss nå se på noen av de viktigste grunnene til at det er viktig å ha en god prosess for versjonskontroll:
- Det bidrar til å unngå at feil ressurs brukes på feil sted: Forestill deg en tidligere versjon av ressursen med en skrivefeil eller eldre merkevarefarger. Du vil ikke hente dette inn i et aktuelt kreativt arbeid. Systemet kan også hjelpe når du har den samme ressursen i ulike størrelser.
- Du kan enklere spore endringer og revisjoner: Når du og de kreative teamene dine har mange versjoner under arbeid, eller samarbeider med en kunde om å lage en ny digital ressurs, bør du ikke bare spore versjoner, men også notere hva som er endret. På denne måten kan du høflig minne en interessent på det når vedkommende kommer tilbake med den samme tilbakemeldingen som for tre runder siden (men som ble forkastet i forrige revisjon).
- Det gjør samarbeid enklere: Når et system for versjonskontroll kombineres med lettfattelige navnekonvensjoner for ressursene dine, kan det gjøre ressursstyringssystemet mer brukervennlig og effektivisere prosessen. Med én felles kilde til sannhet vil hvert teammedlem kunne finne den nyeste versjonen av ressursen de trenger. Dette forutsetter imidlertid at systemet ditt er oppdatert (det vil si at eldre ressurser arkiveres når de utløper).
- Det gir et revisjonsspor: Dette er enda viktigere når det gjelder merkevareressurser i strengt regulerte områder som legemiddelindustrien eller helsesektoren, men alle medieressurser kan dra nytte av å ha et revisjonsspor på plass, eller i det minste spore endringer, spesielt hvis ressursene oppdateres ofte. Hvis du arbeider i en strengt regulert bransje, bør du vurdere å ta en sertifisering i digital ressursstyring for å sikre at du ikke går glipp av noe i forbindelse med revisjoner.
- Det øker effektiviteten og produktiviteten: Du tenker kanskje ikke at versjonskontrollsystemer og økt effektivitet og produktivitet henger sammen, men et godt versjonskontrollsystem kan redusere feil og gjøre det enklere og raskere å finne de riktige ressursene i riktige størrelser og formater. Det tar mindre tid å sette opp systemet og administrere navnekonvensjoner for filer enn å bruke feil ressurser på feil steder og deretter måtte gjøre arbeidet på nytt.
- Det opprettholder merkevarestandarder og retningslinjer: Versjonskontroll kan også være viktig når man tar hensyn til merkevarestandarder og beskyttelse av merkevareressurser. Etter hvert som merkevareressurser utvikler seg og endres, er det viktig å sikre at alle teammedlemmer bruker ressurser som er i tråd med merkevaren. Et system som tydelig identifiserer merkevareressurser, gjør det langt enklere å sikre samsvar. Det er spesielt viktig å administrere versjonskontroll for merkevareressurser på netthandelsnettsteder, så bruk av en DAM for netthandel er en populær løsning.
Slik hjelper DAM-programvare med versjonskontroll
Hvis du håndterer et stort antall ressurser (alt fra noen hundre til noen tusen), kan programvare for digital ressursstyring være akkurat det du trenger for å hjelpe deg med å organisere ressursene dine og administrere versjonskontrollprosessen.
Det finnes et overveldende antall verktøy på markedet (mer om det senere), men generelt bør du velge programvare som enkelt kan tilby et sentralt arkiv for alle dine digitale ressurser.
Dette bør du se etter:
- I tillegg til å lagre ressursene dine bør programvaren gjøre det enkelt å opprette og vedlikeholde navnekonvensjoner og interne metadata for å beskrive hver ressurs.
- Du bør også velge programvare som har innebygd versjonssporing, slik at alle enkelt kan se versjonshistorikken og finne riktig ressurs. Vi har alle sett delte stasjoner fulle av filer som heter clientinfographicV1, clientinfographicV2, clientinfographicV3, clientinfograpghicFINAL, clientinfographicFINALREVISED og så videre. God programvare kan bidra til å gjøre dette langt tydeligere.
- En annen DAM-funksjon du bør se etter, er tilgangskontroll eller funksjonalitet som begrenser tilgang basert på rolle eller andre spesifikke kriterier. På denne måten har brukerne bare tillatelse til de digitale ressursene de kan ha behov for å bruke. Dette kan også bidra til å hindre at folk bruker eldre versjoner av ressurser, ved å fjerne tilgangen til dem.
Denne typen programvare har flere fordeler å tilby organisasjoner. Finn ut mer om avkastningen på DAM-investeringer her, og følg med på trender innen digital ressursstyring for å sikre at verktøyet du vurderer, er det beste som er tilgjengelig.
Verktøy for håndtering av versjonskontroll
Når det gjelder digital ressursstyring, eller mer generelt systemer for innholdsstyring, finnes det mange alternativer på markedet. Det riktige verktøyet for teamet ditt vil avhenge av teamets størrelse, spesifikke bruksområder for DAM og selvfølgelig budsjettet du har til å investere i verktøyet. Jeg anbefaler å utarbeide en RFP for digital ressursstyring for å hjelpe deg med å sammenligne alternativene dine.
For å hjelpe deg med å velge riktig verktøy for håndtering av digitale ressurser for teamet ditt, har vi også samlet en liste over noen av de beste vi har sett, slik at du kan komme i gang.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Før du tar en endelig beslutning om et verktøy, bør du se på noen demoer av verktøy for håndtering av digitale ressurser og prisene for hvert DAM-verktøy for å forsikre deg om at verktøyet du velger, passer godt til behovene dine. I tillegg kan du se nærmere på spesifikk programvare for versjonskontroll av dokumenter som kanskje passer bedre til behovene dine.
Disse verktøyene (samt programvare for dokumentsammenligning) kan hjelpe med versjonskontroll ved å oppbevare alle ressursene på ett sentralt sted, gi detaljerte revisjonshistorikker og kontrollere hvem som har tilgang til de ulike ressursene, og når.
Et annet punkt du bør vurdere, er integrasjoner. Et verktøy for håndtering av digitale ressurser som kan integreres med de andre verktøyene du bruker i arbeidsflytene dine, kan bidra til å effektivisere prosessene og gjøre teamet ditt mer effektivt.
Bli med oss for mer innsikt i håndtering av digitale ressurser
Enten du leder prosjekter for utforming og utvikling av nettsteder eller fokuserer på sosiale medier og annonsering, er det mange medlemmer av DPM-fellesskapet vårt som, i likhet med deg, er opptatt av å håndtere de digitale ressursene sine bedre.
Bli med oss for å få tilgang til ressurser og et nettverk av kolleger som du kan lære av og utveksle ideer og beste praksis med.
