Veiledning i ressursstyring for byråer: Slik blir arbeidet gjort

Ressursene dine, som har navn og arbeider innenfor ulike kreative fagområder, trenger spesifikk informasjon for å holde det gående på riktig måte! Det starter med den innledende planleggingen og veikartleggingen av ethvert prosjekt. 

Author's Tip

Mange verktøy, som programvare for kreativ prosjektstyring og programvare for reklamebyråer, inkluderer funksjoner for ressursstyring nettopp av denne grunnen.

 

Det er vanligvis ganske vanskelig å utføre ressursstyring i byrået uten et verktøy: Du har ikke et sentralisert sted for å følge med på utnyttelsesgrad eller hvem som arbeider med hva, eller for å forutsi hvem du vil trenge til fremtidige prosjekter som kommer i løypen.

Dette viktige forarbeidet begynner i avgrensningsfasen for mindre prosjekter, og disse samtalene foregår ofte omtrent slik:

• Kundeansvarlig (AM): Kunden har et nytt produkt. De trenger en lanseringsvideo som viser de nye funksjonene, og som kan brukes på hjemmesiden og i sosiale kanaler. 
• Prosjektleder (PM): Det høres bra ut! Når skal den være ferdig? Er det noen begrensninger i prosjektbudsjettet vi må ta hensyn til? Bevegelsesgrafikk? Voiceover? Arkivopptak? Opptak av B-roll? Har de eksisterende ressurser vi kan gå gjennom? Har de behov for flere varianter av handlingsoppfordringen (PS: dette er en klassisk årsak til omfangsøkning)? 
• AM: De har altså et lanseringsarrangement mot slutten av måneden, og administrerende direktør vil bruke den som en hypevideo for å lansere PowerPoint-presentasjonen sin (så den må kunne bygges inn i PowerPoint). Kan en del av den være en versjon som går i loop, og brukes som en teaser? 
• PM: Klart. Men siden det er slutten av måneden, kan et opptak bli vanskelig. Vi har heller ikke snakket om budsjettet eller eksisterende ressurser. Hvis det er mye bevegelsesgrafikk, trenger vi person X. På grunn av tidsplanen hadde det også vært bra å bruke X, siden vedkommende tidligere har gått fra manus til grovklipp med denne kunden, noe som har spart oss for minst én eller to runder. 

Basert på hvordan dette utvikler seg, kan du identifisere hvem som vil være nødvendig, hva de vil trenge, og hvor mye kapasitet som vil kreves av dem. Du vil også kunne beregne honorarer og direkte kostnader på riktig måte, og til slutt avgjøre om dette prosjektet kan gjennomføres innenfor de eksisterende rammene, uten å bidra til utbrenthet. 

Avhengig av størrelsen på byrået ditt foregår denne typen samtaler mer eller mindre kontinuerlig, med deltakelse fra bestemte personer avhengig av omfang og kompleksitet. 

Slik utføres ressursstyring i byråer

Som oftest «regner du deg bakover fra en dato». Det betyr at du planlegger alle de viktigste trinnene som må gjennomføres for å nå et bestemt resultat innen dato X. Det er enkelt nok hvis du kjenner spillet. Hvis ikke, bør du ta kontakt med de viktigste interessentene dine. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Tildel ressurser 

La oss anta at du vet hva vi skal lage, når det skal være ferdig og hva budsjettet er. Hvordan finner du ut hvem som faktisk har tid og de nødvendige ferdighetene, ikke har ferie i kritiske perioder, og som til syvende og sist kan levere? La oss begynne bakfra. 

Matematikken er ganske enkel; det er puslespillet som byr på utfordringer. Hvor mange arbeidsdager er det mellom prosjektets startdato og den endelige fristen? Du skulle tro dette var like enkelt som det høres ut. Det er det ikke. 

La oss se på den økende hasten bak tidsfristene:

• Nivå 1: Kunden har fri på mandag, så de ønsker å ha alt klart torsdagen før. De vil teste det i PowerPoint på fredag for å forsikre seg om at alt fungerer, og håndtere eventuell feilsøking ved behov.
• Nivå 2: Kunden har fri på mandag, men noen medlemmer av kundeteamet vil være tilgjengelige og kan begynne å teste på fredag, og deretter gjøre eventuelle endringer på mandag.
• Nivå 3: Kunden forteller deg at den viktigste interessenten uansett ikke vil se noe før mandag. De kan gjøre eventuelle endringer da og forberede presentasjonen på onsdag.
• Nivå 4: Kunden forteller deg at alle endelige filer må leveres tirsdag morgen. All feilsøking og kvalitetssikring vil bli håndtert på tirsdag.
• Trusselnivå midnatt: Kunden ber deg sende filene tirsdag innen klokken tolv. De tar det videre derfra. 

Noen leveringsdatoer ligger så tett opp mot tidspunktet da materiell må være publisert at selv om du teknisk sett har levert, har leveringsdatoen skapt så mye stress at kunden kanskje ikke vil be deg om å jobbe med flere prosjekter.

2. Lag en prosjektplan

Når du har hele bildet klart for deg, inkludert mulige planer A, B, C og D, kan du sette opp en fullstendig tidslinje. Smartsheet er et utmerket, formålsrettet verktøy for ressursstyring som gjør dette på en god måte. Kundedatoer og interne datoer kan enkelt filtreres, og kritiske milepæler kan enkelt fremheves for viktige interessenter. 

Med de riktige avhengighetene på plass kan du informere prosjektteamene og kunden om når det er nødvendig med en avgjørende handling, eller når det må tas en beslutning som driver fremdriften, inkludert en absolutt siste startdato (dvs. hvis vi ikke starter innen dato X, vil dette ikke skje). 

Med denne første prosjektplanen er det på tide å begynne prosessen med å identifisere de viktigste personene. Se det grunnleggende eksempelet på en tidslinje nedenfor. Med denne kan du planlegge bakover med hensyn til permisjon, når kunden ikke er på kontoret, helligdager og andre mulige konflikter. 

Author's Tip

Jeg kan ikke understreke nok hvor verdifullt det er å bruke programvare til denne oppgaven. Se denne listen over programvare for ressursstyring spesifikt for markedsføring her, eller prøv disse verktøyene for prosjektstyring innen markedsføring.

3. Kontroller ressurskompatibilitet

I mitt forrige byrå ba prosjektlederne om team til en bestemt oppgave og varighet. Når vi antar at øvelsen ovenfor er grundig gjennomført og vi nå kjenner konsekvensene for tidsplanen, kan vi vurdere eventuelle ytterligere hensyn.

Her er trakten for vurdering av oppdrag som vi brukte i byrået vårt:

Først så vi på kompetansen ved å stille følgende spørsmål. 

• Har teammedlemmet det som trengs for den aktuelle kunden? 
• Hvilket senioritetsnivå har de i kundevendte roller?
  • Kjenner de merkevaren? Kan de tilføre noe nytt?
  • Er de konsekvente, utholdende og pålitelige?
• Hvor godt samarbeider de med kollegene sine i teamet?

Deretter så vi på ressursutnyttelsen.

• Har de tilstrekkelig kapasitet til å levere på en vellykket måte?
• Vil de kunne ivareta ansvaret som kreves på alle viktige datoer?
  • Har de planlagt permisjon eller andre kundekonflikter, for eksempel reiser i forbindelse med opptak eller presentasjoner ansikt til ansikt?

Denne samtalen om vurdering av hensyn fant sted mellom avdelingsledere og driftsavdelingen. Avdelingslederne vil først og fremst vite om den aktuelle personen har kapasitet. Til dette kan programvare for tidsregistrering raskt gi innsikt i hva alle jobber med, når det skal leveres, når permisjon er planlagt, og hvilke andre konflikter som kan finnes. 

Med denne informasjonen for hånden, og med kjennskap til tidspunktet og hvem som kan ta på seg arbeidet, kan en endelig og internt kvalitetssikret prosjektplan (av alle interessenter) forsvares. Denne «forsvaringen» av prosjektplanen er avgjørende for å få alle som kan bli påvirket av tidsplanen, samlet i samme rom.

Vanlige utfordringer med ressursstyring i byråer

Selvfølgelig er ikke dette virkeligheten, særlig ikke i markedsførings- og reklamebyråer. Eksemplene nedenfor er bare noen av måtene hindringer kan oppstå på. 

Her er et eksempel på en samtale, hentet fra tidslinjen vår i Smartsheet. 

• PM: Denne tidslinjen fungerer bare hvis alle holder seg til disse datoene. Det er ikke rom for å gå glipp av gjennomganger eller forsinke tilbakemeldinger!
• AM: Forstått. Jeg videreformidler dette til kunden. Takk for at du sendte det over.
• Kunde: Takk for denne tidslinjen. Kan vi endre datoen for den andre gjennomgangen? Administrerende direktør er bortreist.

Og her er et annet eksempel.

• PM: Det ser ut til at du har satt av fire timer om dagen den neste uken. Stemmer det? 
• Art director: Ja, og det gjelder bare kunde X. Dessuten er timene som er satt av til meg for kunde Y, altfor få. Jeg har fullstendig for mye å gjøre de neste to ukene.
• Drift og ressursplanlegging (som nettopp hentet ut en utnyttelsesrapport) til PM: Hvorfor er art directoren bare fakturerbar 70 %? Tildeler du ikke vedkommende arbeid?
• PM: Øhhhhm …

Ikke glem tidsregistrering og timelister!

• Utøvende kreativ leder: Vennligst inkluder jobbnumre i møteinvitasjonene, slik at jeg kan gå tilbake og fylle ut timelistene mine for måneden.
• Økonomi: [Alle e-postmottakere i byrået] Det er slutten av måneden. Send inn timelistene før arbeidsdagen er over på fredag.
• Drift og ressursplanlegging: Må jeg godkjenne mer enn 400 linjer med timelister? I dag? Inkludert leverandørfakturaer? Nå skal du høre.
• PM: Kult! Prosjektet mitt er i rute; jeg ligger faktisk langt under budsjettet!
  • Samme PM: HVA??? Vi har fortsatt en måned igjen, og jeg har nesten overskredet budsjettet. Det er bare én dag siden jeg hentet ut den forrige rapporten.
• Økonomi: Ingen frilansere før sent i andre kvartal. 
• Drifts- og PM-teamet: Kan du ta dette prosjektet?
  • Hele byrået: Jeg drukner i arbeid, men greit.
• Ny virksomhet: Vi trenger et team i dag!
  • PM: Greit, la meg sjekke frilansere. 
  • Utøvende kreativ leder: Når kan vi gi interne team spennende muligheter?
  • PM: Nå? 
  • ECD: Hvem har kapasitet? 
  • PM og drift: Det ser ut til at ingen har det. 
  • Økonomi: Ingen frilansere. 

Ingen av disse tingene er uoverkommelige. De kan høres ut som fullstendige hindringer, men alt er en forhandling, uansett hvordan det virker i utgangspunktet. Gode kommunikasjonsevner, god ressursplanlegging og målrettet problemløsning kan enkelt hjelpe teamene forbi disse utfordringene. 

Det mer lumske problemet er forestillingen om at disse problemene ikke burde eksistere i utgangspunktet. De oppstår ikke alle samtidig eller med samme hyppighet og intensitet, men når du vurderer forretningsstrategien og tilnærmingen din, vil beslutningen du tar, føre med seg sine egne utfordringer. 

I siste instans er god ressursstyring i byrået nøkkelen til lønnsomhet.

Slik prioriterer du lønnsomhet

Er vi lønnsomme? Hvordan vet vi det? Det korte svaret er å spørre økonomiavdelingen. Men det bør du også vite.

En måte å finne ut av dette på er å se på utnyttelsesgrader. Dette er i hvilken grad ressurser, som ansatte og utstyr, brukes effektivt og hensiktsmessig til å gjennomføre prosjekter og initiativer. Det er en måleenhet som brukes til å vurdere hvor godt byrået maksimerer produktiviteten og kapasiteten til ressursene sine.

God ressursutnyttelse kan føre til høyere EBITDA (resultat før renter, skatt, av- og nedskrivninger) og høyere inntekter.

Inntekter viser til den samlede inntekten eller omsetningen som genereres av et selskap, en organisasjon eller en enkeltperson gjennom de primære forretningsaktivitetene deres. Det representerer pengene som tjenes gjennom salg av varer, levering av tjenester eller andre inntektskilder. 

Inntekter er en grunnleggende del av regnskapet og en viktig indikator på en virksomhets resultater og lønnsomhet. Det inkluderer ikke fradrag for utgifter, skatter eller andre kostnader, og gir dermed et samlet mål på hvor mye penger som kommer inn i virksomheten.

Kort oppsummert ønsker økonomiavdelingen å: 

• Maksimere EBITDA
• Maksimere inntektene
• Maksimere ressursutnyttelsen

Økonomiavdelingen kan gjøre dette fordi: 

• Økonomiavdelingen elsker penger
• Eller fordi økonomiavdelingen ønsker en stabil virksomhet i vekst og elsker penger 
• Eller fordi økonomiavdelingen ønsker en stabil virksomhet i vekst som aldri må gjennomføre permitteringsrunder ... og elsker penger! 

Spøk til side – denne rollen er avgjørende for et byrås langsiktige suksess, og derfor bør vi sette pris på økonomiavdelingen. Samarbeid med økonomiavdelingen – få dem med på laget! Mye praktisk innsikt kan komme fra rapportering om ressursutnyttelse fra økonomiavdelingen (du kan også prøve rapporteringsprogramvare for markedsføringsbyråer eller ganske enkelt rapporteringsprogramvare for byråer, slik at du ikke alltid er avhengig av økonomiavdelingen for å få tallene). 

Utfordringer med å opprettholde lønnsomheten

Her er noen strategier for å kontrollere kostnader eller skape en bedre balanse mellom arbeid og fritid når lønnsomhet er prioritert.  

Argumenter for og mot å drive med et slankt team:

• For: Du holder teamet tett og deler seirene. Du kan stå imot tøffe tider og legge til rette for langsiktig drift.
• Mot: Det kan føre til utbrenthet, som igjen fører til høy utskifting og lav jobbtilfredshet, slik at langsiktig drift blir et omstridt mål. 

Argumenter for og mot å ha en stor tilgjengelig bemanning:

• For: Du har en solid gruppe å velge fra når det trengs team. Det blir enkelt å håndtere forespørsler med kort leveringstid og uventede muligheter. Du får muligheten til å unngå frilansere i nye forretningspresentasjoner, slik at mer arbeid kan beholdes internt. 
• Mot: Å opprettholde en stor bemanning i magre tider kan føre til permitteringer og skape et inntrykk av ustabilitet, særlig hvis det skjer flere runder i løpet av kort tid.

Argumenter for og mot frilansere:

• For: De kan potensielt sette av flere timer og jobbe i helgene for å sikre en seier i siste liten. De vil være dedikert til én enkelt oppgave, med færre avbrytelser eller distraksjoner. Du kan ha mange spesifikke, kortsiktige ansettelser med høy grad av spesialisering innen et bestemt område. 
• Mot: Frilansere kan være uberegnelige, og det er ofte ikke dokumentert hva de kan. Det kan hende at de ikke fungerer godt i en bestemt bedriftskultur. De er ofte dyre og kan medføre utfordringer knyttet til fakturering, betaling og tillit.

Jeg har erfaring med byråer som både har drevet med et slankt team og med stor tilgjengelig bemanning. Som med alt annet er gode tider gode tider. Når tidene er dårlige? Vel, da er de ikke gode. Begge deler har brukt underleverandører og frilansere med både gode og dårlige resultater. 

Byrået som drev med et slankt team, håndterte de tøffe tidene på en mer elegant måte, basert på min personlige erfaring (det vil si uten permitteringer).

Slik bruker du frilansere

Hvis det er for mye arbeid og ikke nok ressurser, kan du bygge opp en gruppe med pålitelige frilansere. Snakk med andre, få navn, bygg nettverket ditt, og trekk deretter en kanin opp av hatten når du har funnet den rette personen til jobben. Bruk av prosjektstyringsprogramvare for frilansere kan hjelpe deg med å følge opp oppgaver, effektivisere kommunikasjonen og sørge for at tidsfristene overholdes – selv om du administrerer en gruppe bidragsytere som jobber eksternt.

Hvis frilansarbeid ikke er et alternativ, handler det om det grunnleggende innen prosjektoppfølging og planlegging, å samarbeide med den andre prosjektlederen om deres viktige datoer og å flytte mellom deler av prosjektene med høyt og lavt behov så godt som mulig. 

Hvis heller ikke det er et alternativ, er siste utvei å flytte datoer eller ta igjen tiden i en senere fase. Kvelds- og helgearbeid bør være unntaket, ikke regelen. Det viktigste er proaktiv og forutseende kommunikasjon samt forventningsstyring. Unngå fallgruven med å komme overraskende for sent til en frist. 

Hvis dere har en person som arbeider med drift eller ressursplanlegging, bør du støtte vedkommende og sende navn på frilansere. De kan få dem registrert og kvalitetssikret som leverandører, slik at de er klare til å hentes inn når det oppstår behov.

Hvis dere har for lite arbeid, kan du støtte den forretningsansvarlige ved å hjelpe til med å oppdatere materiell for utgående kommunikasjon, eller arbeide med å fornye internt materiell og videoer. 

Uansett hva du gjør, må du sørge for å drive arbeidet fremover på en produktiv måte. Tenk som en oppstartsbedrift, og ta ansvar for å bidra til arbeidet med å skaffe nye kunder. Personer som ikke er fullt utnyttet, kan potensielt bruke de ikke-fakturerbare timene sine på dette. 

Hva skjer videre?

Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og prøvefiler, og få kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.