Slik lager du en innkjøpsstyringsplan i 8 enkle trinn
Du tenker kanskje – anskaffelser? Jeg ser ikke hvordan det gjelder min rolle som prosjektleder. Spoiler: Det gjør det.
Det skyldes at manglende bruk av en plan for anskaffelsesstyring og manglende samarbeid med anskaffelsesteamet introduserer unødvendig prosjektrisiko. Da jeg for eksempel ledet et internasjonalt utviklingsprosjekt, hadde evnen vår til å finne og administrere underleverandører og anskaffe kritisk utstyr en betydelig innvirkning på både prosjektbudsjettet og tidsplanen.
Selv om prosjektledere ofte ikke håndterer anskaffelser direkte, er det derfor nyttig å forstå prosessen, slik at du kan sørge for at den fungerer effektivt gjennom hele prosjektets livssyklus.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Denne artikkelen gjennomgår hovedpunktene ved å bygge en solid prosess for prosjektanskaffelser og forklarer hva du bør se etter når du gjør dette for første gang.
Hva er en plan for anskaffelsesstyring?
En plan for anskaffelsesstyring er rammeverket som lar deg beskrive anskaffelses- og driftsbehovene for et prosjekt på forhånd.
Den setter grensene for hele anskaffelsesprosessen, inkludert risikostyring, leverandørstyring og til og med hvilke typer kontrakter du skal bruke. Den omfatter også anskaffelsesaktiviteter gjennom hele prosjektets livssyklus, fra de innledende prosjektplanleggingsfasene til endelig levering og avslutning av kontrakter.
En solid anskaffelsesplan fra starten av bidrar til å få de øvrige prosjektteammedlemmene på samme side og tydeliggjør hva du trenger fra leverandørene for å sikre at du kan fullføre prosjektleveransene som er beskrevet i prosjektstyringsplanen.
Vanligvis leder en egen anskaffelsesleder anskaffelsesaktivitetene for et prosjekt, men prosjektlederen bør også delta i utformingen av anskaffelsesprosessen på grunn av dens innvirkning på prosjektbudsjettet og tidsplanen.
Hva er anskaffelsesstyring?
Anskaffelsesstyring er prosessen med å definere hvilke ekstra ressurser eller materialer du trenger til prosjektet (utover interne ressurser), og deretter administrere disse ressursene eller materialene for å fullføre prosjektleveransene.
Siden anskaffelsesstyring omhandler eksterne leverandører, omfatter den leverandørkontrakter. Anskaffelsesstyring inkluderer de ulike fasene i kontraktsgodkjenningsprosessen, for eksempel evaluering, anbudsinnhenting og utarbeidelse av formelle kontrakter.
I senere faser beskriver den resultatmål som avgjør hvordan du skal evaluere leverandørens prestasjoner.
Hva er en anskaffelseskontrakt?
En anskaffelseskontrakt er en avtale mellom organisasjonen din og en ekstern leverandør om levering av varer eller tjenester som kreves for å fullføre prosjektet.
Kontrakten etablerer et juridisk bindende forhold, slik at begge parter mottar det som er avtalt når det gjelder kvalitet, kostnad og tidsplan.
Anskaffelsesstrategi kontra anskaffelsesplan
Mens en anskaffelsesplan viser de taktiske trinnene du skal følge for å skaffe varer eller tjenester til prosjektet fra en tredjepart, setter en anskaffelsesstrategi visjonen for hvordan du skal samarbeide med leverandører om å levere varer og tjenester til prosjektet.
En anskaffelsesstrategi inneholder retningslinjer for valg av leverandører som hjelper deg med å nå virksomhetens mål. Elementer i en anskaffelsesstrategi kan omfatte:
- Å kjøpe inn fra en bestemt type leverandør, for eksempel en liten bedrift
- Å bare kjøpe inn fra land der organisasjonen din har lisens til å drive virksomhet
- Å velge å kjøpe inn bestemte tjenester fra tredjeparter for å redusere kostnadene eller på grunn av manglende intern kompetanse
Hvorfor er en anskaffelsesplan viktig?
Du utarbeider en plan for anskaffelsesstyring av et par grunner.
For det første hjelper den prosjektet med å holde seg innenfor budsjettet ved å gi en idé om hvor mye leverandørene og ressursene du anskaffer, vil koste. Den hjelper deg også med å sikre at leverandørene kan fullføre arbeidet innenfor rammene av prosjektplanen.
For det andre kan interessenter se på planen for anskaffelsesstyring tidlig i prosjektplanleggingsfasen for å forstå hva som anskaffes (slik at de unngår overraskelser). En god plan skaper realistiske forventninger til prosjektets anskaffelsesaktiviteter.
Hva bør inkluderes: 10 komponenter i en plan for anskaffelsesstyring
Ikke forveksle planen for anskaffelsesstyring med en arbeidsbeskrivelse, en forespørsel om tilbud (RFP) eller kostnadsfastsettelsesdokumenter.
En funksjonell anskaffelsesplan bør inneholde disse 10 komponentene:
- Nødvendige ferdigheter for å utvikle prosjektleveranser, kartlagt mot prosjektteammedlemmenes roller og ansvarsområder (inkludert ferdigheter og evner de ikke har , slik at du kan identifisere mangler)
- Krav til materialer og utstyr du må anskaffe
- Planlegging av prosjektet, særlig for prosjektleveranser og andre milepæler
- Kostnadsestimater
- Forutsetninger og begrensninger
- Prosesser og retningslinjer for leverandørstyring, inkludert beslutningskriterier samt prosjektteammedlemmenes roller og ansvarsområder
- En kortliste over forhåndskvalifiserte leverandører
- En risikostyringsplan
- Juridiske detaljer
- Betalingsplaner og budsjettspørsmål
Her er detaljene for hvert element i en tabell:
| Innkjøpskomponent | Dette omfatter | Hvem må involveres |
|---|---|---|
| Prosjektkrav kartlagt mot roller og ansvarsområder | Nødvendige ferdigheter for å gjennomføre prosjektleveranser, kartlagt mot de valgte prosjektteammedlemmene dine og det de skal gjøre. Beskriv tydelige ansvarsområder for hver person, utnytt styrkene deres og avklar forventningene på forhånd, helst med en antydning om metodene du vil bruke for å vurdere prestasjoner. Sørg for å inkludere ferdigheter og evner dere mangler, slik at du kan identifisere manglene. | Ideelt sett bør hele teamet involveres i dette, men på et stort prosjekt kan du begrense det til teamledere. Rådfør deg med ledelsen tidlig og ofte i tilfelle du må legge til noen i teamet. |
| Krav til materialer og utstyr | Spesifikasjoner for forsyninger eller utstyr som trengs til prosjektleveransene. | Prosjektlederen bør rådføre seg med fageksperter og, avhengig av prisen, innhente godkjenning fra toppledelsen. |
| Planlegging | Alt som gjelder prosjektets tidsramme. Dette omfatter arbeidede timer, møteplaner, prosjektmilepæler og leveringsdatoer for hver fase. | Dette kan være noe du gjør selv på et lite prosjekt, selv om du og innkjøpslederen bør holde hverandre oppdatert om både prosjekt- og innkjøpsplanene. |
| Kostnadsestimater | Denne er enkel. Legg sammen hva innkjøpene forventes å koste, og legg deretter til minst 10 % i reserve. Ta med noen retningslinjer for prosessen for godkjenning av utgifter, slik at du ikke senere blir sittende fast med å sette sammen en etterprøvbar prosess på sparket. | Deg selv og regnskapsavdelingen. Snakk med teamlederne for å finne ut hva de mener de trenger, legg på litt på det de forteller deg, og legg dette frem for ledelsen for godkjenning. Vær klar med et estimat for plan B hvis du får beskjed om at estimatene er for høye. |
| Forutsetninger og begrensninger | Gjør ditt beste her for å beskrive de beste, verste og mest sannsynlige forutsetningene for hvordan ting vil utvikle seg. Få oversikt over prosjektets begrensninger, og planlegg ut fra dem. | Begynn med ledelsen når det gjelder begrensningene dine, og arbeid deretter på egen hånd med å utvikle de mest sannsynlige forutsetningene. Hvis noen i teamet har spesifikk ekspertise, for eksempel en grafisk designer med erfaring innen webdesign, bør du også rådføre deg med dem. |
| Leverandørstyring | Noen må omsette prosjektkrav til konkrete bestillinger for leveranser. Du kommer til å signere ulike kontrakter i forskjellige formater med leverandørene dine, og dette er et godt sted å utarbeide malene du vil trenge. Du må også etablere utvelgelseskriterier, retningslinjer for hvordan du skal kommunisere med leverandørene, og hvem i teamet ditt som har fullmakt til å gjøre hva. | Prosjektledelsen og ledere på øverste nivå. Du kan til og med danne en arbeidsgruppe med leverandørrepresentanter, men vær oppmerksom på at du må ha separate interne og eksterne kommunikasjonskanaler. |
| Forhåndskvalifiserte leverandører | Du har sannsynligvis samarbeidet med noen av disse leverandørene på tidligere prosjekter. Hvis samarbeidet var positivt, setter du dem på kortlisten her. | Du kan ha direkte kontakt med leverandører du stoler på. Større prosjekter bør ha ett enkelt kontaktpunkt (innkjøpslederen) for leverandørene, noe som forenkler innhenting av tilbud og dokumentasjon av innkjøp mens alle arbeider med andre deler av prosjektet. |
| Risikostyring | Utarbeid planer for hva du skal gjøre hvis en leverandør ikke kan levere, eller hvis et problem i forsyningskjeden truer med å stanse arbeidet i en måned. Utarbeid reserveplaner og alternative prosesser for å håndtere disse risikoene. | Det kan hende du har en erfaren risikoleder som kan gjøre dette arbeidet for deg. Hvis du ikke er så heldig, faller dette ansvaret på prosjektlederen, som bør samarbeide med innkjøpslederen om å utvikle plan B-er (eller C-er, D-er og så videre). |
| Juridiske forhold | Nå er tiden inne for å løse juridiske spørsmål på forhånd. Dette kan omfatte relativt små detaljer, som hvilken kontraktstype som trengs, eller mer spesielle aspekter ved jurisdiksjon og kontraktsstyring. | Advokater! De er den første forsvarslinjen din for å beskytte organisasjonen mot potensielle problemer. |
| Budsjett | Kostnadsestimater viser hva du tror du kommer til å betale før du signerer en kontrakt. Når innkjøpskontraktene er ferdigstilt, blir de til innkjøpsbudsjettet ditt, som du betaler til leverandørene i henhold til en fastsatt plan. Bruk kostnadsestimater i planleggingsfasen, men oppdater med faktiske tall etter hvert som du bruker de tilgjengelige ressursene og får konkrete tall fra leverandørene selv. | Teamledere og regnskapsavdelingen må involveres i budsjettet. Innspill fra regnskapsførere er selvsagt viktig, men teamlederne må begrunne hvorfor de ligger under eller over budsjettgrensene. |
Slik lager du en innkjøpsplan
Nå som du vet hva du skal gjøre, er det nyttig å vite hvordan du skal gjøre det. Her er de åtte trinnene du bør følge når du setter deg ned for å utarbeide anskaffelsesplanen din.
1. Gå gjennom prosjektkravene og kartlegg dem opp mot tilgjengelige ressurser
Hvilke ferdigheter trenger du for å gjennomføre prosjektet? Gå gjennom prosjektkravene basert på prosjektomfanget, og snakk med fageksperter og kollegene dine innen prosjektledelse for å vurdere hva som kreves for å levere dette prosjektet på en vellykket måte.
Når du har kartlagt kravene, må du kontrollere dem opp mot hvem som er på teamet ditt og hvilke ferdigheter de har. Noter eventuelle mangler og ferdigheter eller evner dere mangler. Si at du jobber med et nettstedprosjekt for en klinikk som krever et komplekst system for timeplanlegging eller timebestilling, men at du ikke har en erfaren UX-designer internt. Noter dette før det andre trinnet nedenfor.
Ikke glem å ta med krav til materialer eller rekvisita du trenger.
Jo mer spesifikk du er på dette stadiet, desto bedre vil du være i stand til å finne ressurser basert på prosjektets og leveransenes behov.
2. Identifiser ferdigheter og andre behov som må anskaffes
Du kommer sannsynligvis ikke til å starte et prosjekt med 100 % av personene du trenger for å fullføre prosjektet på en vellykket måte. Når du har utarbeidet den første listen over teammedlemmenes roller og ansvarsområder, vil det nødvendigvis finnes mangler.
Samarbeid med HR for å identifisere personer som er tilgjengelige for deg, og som kan dekke disse manglene, og få dem med på laget. Hvis du for eksempel trenger noen som kan programmere i Python, er det en spesifikk ferdighet som noen i selskapet bør ha. Hvis ikke, må du kanskje finne en frilanser som arbeider til en rimelig timepris.
Å oppdage disse manglene i planleggingsfasen sparer deg for mye bryderi senere.
3. Lag en tidsplan for prosjektet og anskaffelsen
En plan uten en tidsplan er dagdrømmeri, så finn frem kalenderen og fyll den ut. Vær så realistisk som mulig når det gjelder milepæler. Ikke glem å ta hensyn til helger og helligdager. Er det for eksempel realistisk å anta at ingen på teamet ditt kommer til å ta sommerferie?
Samtidig trenger du en anskaffelsesplan som angir start- og sluttdatoer for anskaffelsen, samt hvor mange dager eller timer som kreves.
En tydelig tidsplan gjør det enklere å oppdage mulige hindringer på forhånd. Sørg for å bevare grunnplanen som et underlag for fremtidig prosjektplanlegging.
4. Fastsett ytelsesstandarder for leverandører
Utarbeid upartiske kriterier for vurdering av leverandørenes ytelse, og kommuniser disse standardene direkte til leverandøren for å unngå overraskelser for noen av partene.
At kalenderen er ferdig, er til stor hjelp på dette stadiet, siden den gir leverandørene en idé om hvor alvorlige tidsfristene dine er. Du bør også beskrive den forventede prosessen for leveranser (tips: en konsekvent prosess på tvers av leverandører hjelper deg med å holde orden internt).
5. Fastsett kontraktskategorier og kostnader
Dette er en vanskelig juridisk problemstilling, og det finnes ingen erstatning for eksperthjelp når du utarbeider kontrakter. Krever anskaffelsen skriftlige kontrakter, eller godtar delstaten din en muntlig avtale? Kommer du til å trenge en tjenestekontrakt, en kjøpsavtale eller en opphavsrettslig frigivelse? Spør juristteamet, og følg rådene deres.
6. Vurder risikoer
En ærlig risikovurdering er et viktig verktøy for planleggingen av prosjektet. På dette stadiet er det viktig å:
- identifisere sannsynlige farer knyttet til anskaffelsen som kan føre prosjektet på avveie
- på forhånd vurdere hvor stor skade som kan oppstå
- vurdere hvor sannsynlig hvert potensielle problem er, og mulige tiltak for å redusere risikoen
- dokumentere funnene dine
- gå gjennom og oppdatere risikovurderingen gjennom hele prosjektets livssyklus for å forhindre at prosjektet sporer av og at fokuset går tapt.
7. Godkjenn kontrakter
Anskaffelsesprosessen krever kontrakter, og kontrakter trenger en fungerende godkjenningsprosess for å sikre at alt foregår korrekt og fungerer problemfritt.
Utarbeid prosessen for kontraktsgodkjenning på forhånd, og følg prosessen nøye så lenge prosjektet pågår. Hver gang du legger til en ny leverandør eller bytter forretningspartner, bør du revurdere kontraktsprosessen og gjøre nødvendige justeringer for å fjerne hindringer.
More Articles
8. Administrer leverandørene
Hvis dette er ditt første prosjekt som omfatter anskaffelser, tenker du kanskje at det ikke er nødvendig å detaljstyre leverandørene dine. Denne tilbakeholdne tilnærmingen fungerer kanskje for de fleste av dem, særlig leverandører du har samarbeidet med tidligere, men det skal bare én forsinkelse til for å ramme hele prosjektet ditt.
Ikke ta det på sparket.
Utvikle en plan for hvordan du skal kommunisere anskaffelsesbehovene dine til leverandørene og følge med på deres evne til å nå de fastsatte målene. Inkluder en rekke tiltak som på en skånsom måte kan hjelpe leverandørene tilbake på et produktivt spor, blant annet økonomiske sanksjoner for kostnadsoverskridelser og forsinkelser som ligger innenfor leverandørenes kontrollområde.
Programvare for anskaffelsesstyring
Et godt oppsett for programvare for anskaffelsesstyring kan effektivisere samarbeidet med leverandørene og spare deg for mye tid og arbeid med manuelle prosesser. Se etter programvare som tjeneste (SaaS) og skybaserte systemer med oppdaterte sikkerhets- og funksjonalitetsoppdateringer.
Ideelt sett bør programvaren din inneholde:
- En måte å spesifisere krav på i planleggingsfasen
- En motor som automatisk genererer innkjøpsordrer
- En rapporteringsfunksjon som produserer enkle resultater du kan lese med et øyekast
- En måte å generere regnskapsoppstillinger og andre dokumenter du kan sende videre til regnskapsavdelingen eller juridisk avdeling for deres egne innspill som en del av prosessen (dette kan også gjøres med programvare for prosjektstyring innen regnskap)
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
