Ressursbelastning: viktige tips for prosjektledere
Ressursbelastning betyr å dele arbeidstimene som kreves for å fullføre et prosjekt, på de tilgjengelige timene til prosjektteamet ditt.
Enkelt, ikke sant?
Som med alt som har med ressursplanlegging og allokering å gjøre, er det mye mer ved ressursbelastning enn det man først skulle tro. La oss se nærmere på detaljene, slik at du kan forstå hvordan du bruker ressursbelastning effektivt. Det kan være verdt å vurdere programvare for ressursallokering, som er til stor hjelp når ressurser skal belastes optimalt.
Hva er ressursbelastning?
Ressursbelastning beregner hvor lang tid det vil ta å fullføre prosjektoppgaver basert på ressurstilgjengelighet, altså mengden arbeid prosjektteamet ditt er planlagt å ta på seg.
Programvare for ressursstyring eller programvare for prosjektplanlegging kan hjelpe deg med å sette opp ligningen, men det er nyttig å forstå tankegangen bak formelen. Heldigvis er dette et ganske enkelt konsept å forstå.
Hvis det var et matematikkproblem, ville det sett slik ut:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Arbeidstimer som kreves for å fullføre prosjektet
————————————————————
Tilgjengelige timer til å utføre arbeidet
Det første steget er selvsagt å fylle inn tallene. For å anslå telleren kan du se DPMs veiledning til prosessen for ressursstyring i prosjekter.
Her skal vi beregne nevneren – ressurstilgjengeligheten.
Den gale måten å gjøre det på
Hvis man antar at teammedlemmene er 100 % tilgjengelige for prosjektet, og at den vanlige arbeidsuken er på 40 timer, ganger man ganske enkelt 40 timer med antallet tilgjengelige ressurser, og deretter med antallet uker.
Hva er galt med regnestykket? Vi snakker om mennesker, ikke roboter. Når var sist gang du produserte åtte timers arbeid uten avbrudd? Hva med møter? Kaffepauser? Toalettpauser? For ikke å nevne betalt fri og sykefravær.
Den riktige måten å gjøre det på
Så i motsetning til det den tidligere sjefen din tror, bør ressursutnyttelse ikke være lik 100 %.
Hvis åtte timer per dag ikke er et realistisk anslag for ressursutnyttelse i forbindelse med prosjektplanlegging, hvilket tall er da rimelig?
Interessenter vil sannsynligvis ikke protestere mot et utgangspunkt på 5–6 timer per dag, når man tar hensyn til toalettpauser, bytte mellom prosjektoppgaver og de uunngåelige brannslukningsoppgavene.
Det er avgjørende å forstå ressursbelastning når man utvikler strategier for å håndtere flere prosjekter, for å forhindre overallokering og sikre at prosjektet lykkes.
Ressursbelastning kontra ressursutjevning
Nå som jeg har gått gjennom ressursbelastning, lurer du kanskje på en annen vanlig teknikk innen ressursstyring – ressursutjevning. Tabellen nedenfor oppsummerer de viktigste forskjellene mellom ressursbelastning og ressursutjevning.
| Aspekt ved prosjektet | Ressursbelastning | Ressursutjevning |
|---|---|---|
| Beregner mengden arbeid du forventer at teammedlemmene skal utføre basert på deres tilgjengelige kapasitet (det vil si ressursutnyttelse) | Ja | Nei |
| Tilpasser ressursallokeringen etter prioritet, prosjektets tidslinje, milepæler og budsjett | Nei | Ja |
| Prosjektets start- og sluttdato | Fast | Kan justeres for å håndtere ressurskonflikter |
Les denne artikkelen om teknikker for ressursutjevning for å lære mer.
Når bør ressursbelastning utføres?
Du bør utføre ressursbelastning i løpet av planleggingsfasen av prosjektet for å etablere et utgangspunkt for hvor mye tid medarbeiderne vil ha tilgjengelig til å vie til prosjektet. Men dette er ikke en øvelse der du kan «sette det opp og glemme det».
Du bør vurdere ressursbelastningen på nytt i overvåkings- og kontrollfasen av et prosjekt, ettersom mange faktorer kan påvirke tilgjengeligheten av ressurser:
- Nye prosjekter oppstår og krever tid fra kritiske ressurser
- Prosjektkravene endres, noe som påvirker prosjektets varighet og/eller hvilke ferdigheter som kreves
- Teamet har optimalisert arbeidsflyten og kan fullføre prosjektoppgavene på kortere tid.
Slik lager du et diagram for ressursbelastning
Diagrammer for ressursbelastning viser hvordan arbeidet fordeles i teamet. Det beste? Et diagram for ressursbelastning trenger ikke å være særlig mer avansert enn et regneark (selv om bruk av programvare for ressursplanlegging kan effektivisere prosessen). Følg disse trinnene for å lage malen til et diagram for ressursbelastning:
- Lag en matrise som sammenligner teammedlemmer med prosjektoppgaver
- Beregn antall timer som brukes på prosjektoppgavene
- Sammenlign det faktiske antallet timer med målutnyttelsesgraden.
1. Lag en matrise som sammenligner teammedlemmer med prosjektoppgaver
List opp teammedlemmene som støtter prosjektet, på Y-aksen. List opp oppgavene som kreves for å fullføre prosjektet, på X-aksen.
2. Beregn antall timer som brukes på prosjektoppgavene
Undersøk teammedlemmene for å få oversikt over hvor mange timer de bruker på prosjektoppgaver hver uke. I dette eksempelet antar jeg en standardarbeidsuke på 40 timer.
3. Sammenlign det faktiske antallet timer med målutnyttelsen
Nå som du forstår ressursplanlegging, bør du sammenligne dette med målutnyttelsen. I dette eksempelet har jeg bestemt at teammedlemmene bør sikte mot å bruke 6 timer per dag på prosjektoppgaver. Konfigurer betinget formatering for å varsle deg hvis noen overskrider målutnyttelsen sin.
Siden prosjektets start- og sluttdato er fastsatt, må du inngå noen kompromisser. Reduser omfanget av enkelte arbeidsoppgaver eller identifiser muligheter for prosessforbedring hvis du vil redusere hvor mye tid Bertram og Lisa bruker på prosjektoppgaver.
Hvorfor er ressursbelastning viktig i prosjektledelse?
Ressursbelastning er en viktig del av ressursstyringen. Det er nyttig for interessentene, teammedlemmene og deg! Når ressursbelastning utføres riktig:
- Holder interessentene dine fornøyde ved å sette realistiske forventninger til prosjektets suksess. En robust ressurskalender og det å ta hensyn til ressursbegrensninger gjør det mer sannsynlig at du overleverer enn at du lover for mye og leverer for lite.
- Reduserer risikoen for utbrenthet ved å sørge for at du ikke overbelaster teamet ditt.
- Forenkler jobben din som prosjektleder ved å forutsi ressursbehovet og arbeidet teamet ditt kan utføre på en nøyaktig måte.
Les mer om viktigheten av ressursstyring.
Hva skjer videre?
Vil du mestre de finere detaljene innen ressursbelastning? Sjekk ut ekspertutviklet opplæring fra vår DPM School.
