Hvorfor team hater tidsregistrering & hvordan du kan endre meningene deres
En oppgave som ser ut til å samle folk i gjensidig motvilje, er tidsregistrering. Hvorfor er det slik? Hva om organisasjonen din krever at du og teamet ditt registrerer prosjektarbeidet på en timeliste? I denne artikkelen skal jeg utforske noen av grunnene til at prosjektteam hater tidsregistrering, og hva en prosjektleder kan gjøre for å oppmuntre til det.
Her er et eksperttips med én gang: Mesteparten av tiden kommer du og prosjektteamet ditt til å bruke programvare for tidsregistrering. Stol på meg: Dette er mye bedre enn et Excel-regneark eller en timeliste på papir. Å velge et brukervennlig alternativ gjør det langt enklere å få teamet ditt til faktisk å bruke det – mer om det senere!
Hva er tidsregistrering, og hvorfor gjør team det?
Tidsregistrering er prosessen med å registrere hvor mye tid som brukes på oppgaver og prosjekter, for å overvåke produktivitet, administrere ressurser og sørge for at prosjekter holder tidsplanen og budsjettet. Prosjektteam bruker tidsregistrering av ulike grunner. Disse grunnene er ofte knyttet til organisasjonens mål, behov innen prosjektstyring og hensyn til effektivitet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bortsett fra den grunnleggende grunnen «Jeg hater det, men noen ba meg om å gjøre det», er dette noen vanlige grunner til at team innfører tidsregistrering for ansatte:
- Bedre fakturering og kundehåndtering: For organisasjoner og byråer som fakturerer kunder basert på tiden som brukes på prosjekter, er det avgjørende å holde oversikt over fakturerbare timer gjennom tidsregistrering for å kunne sende korrekte fakturaer. Det gir en tydelig og oversiktlig registrering av tiden som er brukt på kundeoppdrag. Dette kan bidra til å begrunne kostnader og opprettholde gode kunderelasjoner.
- Mer nøyaktige prosjektestimater: Tidsregistrering brukes ofte til å overvåke og administrere tiden som brukes på ulike oppgaver og aktiviteter. Dette gjør det enklere å anslå hvor mye tid lignende oppgaver kan ta i fremtidige prosjekter, og gjør prosjektplanleggingen mer nøyaktig. Tidsregistrering kan også brukes i prosjektstyring for å kontrollere hvor nøyaktige estimatene er, og gjøre justeringer hvis estimatene ser ut til å være feil. Det kan også bidra til å identifisere risikoer som kan påvirke prosjektresultatene.
- Bedre ressursallokering: Tidsregistrering gjør det mulig for prosjektteam å forstå hvordan ressurser, inkludert hvert teammedlems tid og ferdigheter, fordeles på prosjektet. Denne informasjonen er verdifull for å optimalisere ressursallokeringen og sørge for at arbeidsmengden er balansert, og at teammedlemmene ikke blir overbelastet eller utnyttet for lite, noe som kan bidra til utbrenthet. Dette kan innebære allokeringsmetoder som å omfordele oppgaver til andre teammedlemmer, hente inn flere teammedlemmer eller eventuelt frilansere, eller forlenge tidsrammene for oppgaver eller prosjekter.
- Bidrar til forbedring av prosesser og arbeidsflyt: Data fra tidsregistrering kan analyseres for å identifisere muligheter for å forbedre prosesser og arbeidsflyter. Prosjektledere kan identifisere mønstre, vurdere hvor effektive prosesser og arbeidsflyter er basert på forhåndsdefinerte måleparametere, og ta datadrevne beslutninger for å øke den samlede effektiviteten. Du kan for eksempel legge merke til at flere teammedlemmer bruker mye tid på den samme oppgaven, noe som betyr at du må finne en måte å redusere tiden de bruker på, eller fjerne en hindring som påvirker dem.
Hvorfor hater team tidsregistrering?
1. Opplevd detaljstyring
Ingen liker å føle at de blir overvåket. Følelsen av å ha ‘storebror’ som følger med på deg hvert eneste minutt av arbeidstiden, gjør folk ukomfortable.
Tidsregistrering kan oppfattes som en form for detaljstyring, der ansatte føler at alle bevegelser de gjør, blir overvåket og kontrollert. Dette kan føre til manglende tillit, demotivasjon og et negativt arbeidsmiljø og en negativ arbeidskultur.
2. Straff for unøyaktige estimater
Prosjektteam (og spesielt agile prosjekt-team) kan mislike tidsregistrering hvis den registrerte tiden måles opp mot arbeidsestimater. Hvis prosjektteam blir bedt om å oppgi et estimat for planlagt arbeidsinnsats og varighet, kan de føle at tidsregistrering er en måte å kontrollere hvor nøyaktige estimatene deres er.
Teammedlemmer kan bekymre seg for at de vil bli holdt ansvarlige eller straffet for å ha gitt et unøyaktig estimat hvis de bommer. Dette kan være spesielt problematisk for team som arbeider med kreative eller forsknings- og utviklingsprosjekter.
3. Uønsket administrativ oppgave
Ingen liker administrative «unyttige» oppgaver. Selv om noen av prosjektteammedlemmene dine kanskje allerede bruker produktivitetsverktøy til å organisere seg, kan de se på tidsregistrering som en ekstra administrativ oppgave som tar tid fra det faktiske arbeidet deres. Hvis prosessen med å registrere egen arbeidstid er tungvint eller krever mye tid og innsats, skaper det frustrasjon.
4. Mangel på åpenhet og tillit
Hvis formålet med tidsregistrering ikke kommuniseres på en effektiv måte, eller hvis bruken av dataene som er registrert, ikke er åpen, kan ansatte stille spørsmål ved prosessens verdi og nødvendighet. Dette kan skape en giftig kultur der ansatte kan føle at de ikke blir vist tillit til å utføre arbeidet sitt. Dette er ikke den typen kultur eller arbeidsmiljø noen ønsker å jobbe i.
Hvorfor er tidsregistrering viktig for prosjektteam?
Tidsregistrering kan være svært viktig for et prosjekt. Prosjektlederen kan ønske at teamene registrerer tid av flere grunner.
Her er noen vanlige fordeler med tidsregistreringsverktøy for team:
- Gir innsikt i produktiviteten: Tidsregistrering kan brukes til å analysere produktiviteten til teamet og de enkelte ansatte. Ved å forstå hvordan tid og innsats brukes, kan du identifisere flaskehalser i prosjektet, mangler, ineffektivitet og områder med forbedringspotensial. Denne datadrevne tilnærmingen kan gi grunnlag for strategier og planer som forbedrer den samlede produktiviteten og de ansattes arbeidsmoral.
- Bidrar til kostnadskontroll: Tidsregistrering bidrar til å kontrollere kostnadene ved å gi innsikt i den faktiske tiden, innsatsen og pengene som brukes på prosjekter. Denne informasjonen er avgjørende for nøyaktig budsjettering og for å unngå kostnadsoverskridelser. Dette er spesielt viktig for prosjekter der det er avtalt en fast prosjektkostnad (eller brukes en fastpriskontrakt) med kunder, eller for prosjekter som må holde seg innenfor budsjettrammene fastsatt av en kunde.
- Sikrer overholdelse av juridiske og kontraktsmessige forpliktelser: I noen tilfeller kan krav til etterlevelse, juridiske avtaler eller kontraktsavtaler gjøre tidsregistrering nødvendig. Tidsregistrering sikrer at arbeidet utføres i samsvar med fastsatte standarder og retningslinjer for prosjekter som har regulatoriske krav eller krav til etterlevelse som pålegger tidsregistrering. Dette er ofte tilfelle innen rådgivning, juridiske tjenester og andre fagområder der kunder krever detaljerte oversikter over arbeidet de ansatte har utført.
- Bedre tidsstyring: Teammedlemmer vil kunne se hvordan de bruker tiden sin, og avgjøre om de bruker for mye (eller for lite) tid på bestemte oppgaver. Ved å få muligheten til å gjennomgå sine egne tidsdata på slutten av dagen eller uken, for eksempel, kan teammedlemmer justere tiden og innsatsen de legger i ulike prosjekter eller oppgaver for å øke lønnsomheten.
4 måter prosjektledere kan få teamet med på tidsregistrering
Å få et prosjektteam med på tidsregistrering kan være en følsom prosess som krever effektive kommunikasjonsstrategier, tydelige fordeler og en støttende tilnærming. Her er noen strategier du kan bruke for å oppmuntre teamet til å ta i bruk tidsregistrering:
1. Forklar formålet med tidsregistrering
Det første steget for å få teamet med på laget er å kommunisere tydelig hvorfor tidsregistrering innføres. Understrek at det ikke handler om detaljstyring, men om å forstå hvordan tiden brukes for å forbedre effektiviteten og produktiviteten. Som prosjektleder kan du bidra til å forklare formålet ved å fremheve fordelene for både teamet og organisasjonen.
2. Knytt tidsregistrering til mål
Det andre steget er å knytte tidsregistrering til prosjektteamets overordnede mål og ambisjoner. Når teammedlemmene ser hvordan tiden deres bidrar til å nå større mål (eller «helhetsbildet»), kan de bli mer motiverte til å registrere tiden nøyaktig. Dette har også den fordelen at teammedlemmene får en bedre forståelse av prosjektets og organisasjonens mål og ambisjoner.
3. Velg brukervennlige verktøy
Hvis du vet at teamet ditt er motvillig til å registrere tiden, hvorfor velge et vanskelig og tungvint verktøy? For å oppmuntre teamet til å gjøre det bør du velge en tidsregistreringsapp som er enkel å bruke og integreres sømløst i teamets arbeidsflyt. Hvis verktøyene er brukervennlige, krever minimal innsats og er tilpasset bransjen din (f.eks. tidsregistreringsprogramvare for konsulenter), er det mer sannsynlig at teammedlemmene tar dem i bruk uten at du må be dem om det eller minne dem på det.
Se etter stemplingsverktøy og AI-programvare for tidsregistrering med funksjonalitet som lar deg og teamet automatisere tidsregistreringen (f.eks. ved å starte en tidtaker når en bestemt fane åpnes), samt integrasjoner med prosjektstyringsprogramvaren eller annen faktureringsprogramvare for å skape et helhetlig tidsregistreringssystem.
4. Gå foran med et godt eksempel
Hvordan skal du oppmuntre folk til å gjøre noe hvis du ikke gjør det selv? Som prosjektleder bør du gå foran med et godt eksempel og vise at du er opptatt av tidsregistrering. Når prosjektmedlemmene ser at lederne deltar aktivt, setter det en positiv tone for hele teamet. Dette vil oppmuntre andre til å gjøre det samme.
Finn flere beste praksiser for tidsregistrering her.
Hva skjer nå?
Har du flere ideer til hvordan du kan oppmuntre teamet ditt til å registrere tiden sin? Bli medlem og bli med i samtalen i Slack-fellesskapet vårt sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere. Du får også tilgang til over 100 maler, eksempler og prøver på prosjektdokumentasjon, noe som vil spare deg tid og hjelpe deg på vei mot vellykkede prosjekter.
