Hva er ressursrisiko, og hvordan håndterer du den effektivt
Håndter risiko som en proff: Ressursrisiko skyldes mangel på tilstrekkelige eller riktige ressurser, ofte på grunn av budsjettbegrensninger, mangel på kompetanse eller problemer i forsyningskjeden. Proaktiv håndtering og kreative løsninger er avgjørende for å redusere denne risikoen.
Løsninger for begrensede budsjetter: Når du står overfor budsjettbegrensninger, bør du vurdere å forlenge prosjektets tidslinje, redusere omfanget eller levere mindre komplekse resultater for å fullføre prosjektet uten å overskride budsjettet eller gå på kompromiss med funksjonaliteten.
Lag gode estimater: Unøyaktige estimater kan føre til ressursrisiko. Forbedre estimatene dine ved å ta hensyn til kompleksitet og uforutsette hendelser, og sett av tilstrekkelig tid og budsjett til å fullføre prosjektet.
Som prosjektleder har du ikke alltid kontroll over hvilke ressurser som er tilgjengelige. Dette gjør ressursrisiko i et prosjekt til en reell utfordring.
Slik kan du håndtere den proaktivt og reagere trygt, forbedre ferdighetene dine innen ressursstyring og øke sannsynligheten for at prosjektet lykkes.
Hva er ressursrisiko?
Ressursrisiko er en spesifikk type prosjektrisiko som oppstår når man ikke har nok ressurser (eller de riktige ressursene) til å fullføre prosjektarbeidet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ressursrisiko kan skyldes at man ikke har tilstrekkelig budsjett, nok medarbeidere, bestemte ferdigheter eller riktig programvare eller utstyr til å utføre prosjektarbeidet. Årsaker kan være endringer i tidsplanen, mangel på kjernekompetanse eller problemer i forsyningskjeden.
Eksempler på ressursrisiko
For å hjelpe deg med å forberede deg bedre på å håndtere ressursrisiko og forbedre ressursallokeringen (når tiden kommer), skal vi se på noen eksempler fra virkeligheten og hvordan du kan håndtere dem for å redusere risikoen.
Mangel på ressurser
De fleste prosjekter møter ressursbegrensninger, med mindre du har ubegrenset budsjett, tid, de beste talentene og alt nødvendig utstyr. Vanlige ressursmangler skyldes budsjettbegrensninger, mangel på kompetanse eller utilstrekkelig tid på grunn av overbooking eller forsinkelser i ansettelser.
Hvis du mangler budsjett, må du tenke kreativt. Du kan kanskje forlenge tidsplanen (slik at du får de riktige ressursene på plass for å fullføre prosjektet uten å pådra deg overtidskostnader) eller levere et mindre komplekst produkt eller resultat (redusere omfanget) som likevel løser oppgaven.
Hvis du for eksempel har et begrenset budsjett for et webutviklingsprosjekt, kan du begynne med en mal og tilpasse den i stedet for å lage et komplett, skreddersydd design. Denne tilnærmingen hjelper deg med å levere et funksjonelt produkt til en lavere kostnad.
Du kan også lage beredskapsplaner eller ha et spesifikt beredskapsbudsjett som du kan benytte ved et underskudd. Noen byråer ber om et beredskapsbudsjett på 10-20% for å dekke mulige kostnadsoverskridelser utover de opprinnelige estimatene.
Uventet fravær
Uventet fravær oppstår når teammedlemmer tar fri på kort varsel på grunn av sykdom, dødsfall eller utbrenthet. Dette er vanskelig å planlegge for i de fleste tilfeller.
Reduser risikoen ved å anta at det vil skje, og legg inn slingringsmonn i prosjektets tidsplaner for å unngå forsinkelser. Et annet alternativ er å opprette et system (ved hjelp av programvare for ressursstyring av medarbeidere) der teammedlemmer kan dekke for hverandre hvis noen uventet blir borte.
Unøyaktige estimater
Unøyaktige prosjektestimater kan føre til ressursrisiko hvis du undervurderer hvor mange personer, hvor mye tid eller hvilket budsjett som kreves. Hvis du for eksempel vet at teamet ditt vanligvis bruker 10 timer på å utforme en enkel forside til et nettsted, bør du legge til noen timer for en mer kompleks side.
Når det gjelder budsjettestimering, kan du også møte risiko hvis kunden eller andre interessenter har inntrykk av at prosjektet bør koste mindre enn det faktisk vil koste.
La oss for eksempel si at du blir engasjert til å bygge et nettsted for en konsulentvirksomhet. De har $100,000 til prosjektet, men du mener at de trenger minst $125,000 for å unngå budsjettoverskridelser, og du ønsker å prise prosjektet til $150,000 for å holde det innenfor forventet lønnsomhet. I dette tilfellet kan du møte risiko hvis du bestemmer deg for å bestille prosjektet for $100,000 eller anslår at du kan gjennomføre det med et mindre budsjett.
Overallokering
Overallokering oppstår når du har tildelt for mange ressurser til ett prosjekt. Dette kan føre til prosjektforsinkelser i annet arbeid, og det kan også føre til at de øvrige ressursene dine blir underutnyttet.
En av de beste strategiene for å redusere denne risikoen er regelmessig kapasitetsplanlegging. På denne måten kan du se om noen i prosjektet ditt har kapasitet til annet arbeid, og få dem til å jobbe med flere prosjekter samtidig. Det finnes imidlertid en viktig begrensning: For mye kontekstbytte kan sette den overordnede prosjektgjennomføringen i fare og føre til utbrenthet.
Kompetansegap
Kompetansegap er en potensiell risiko; vurder teamets ferdigheter og flagg eventuelle gap som kan påvirke prosjektresultatene.
For eksempel kan prosjektledelse av programvareutvikling uten en ekspert på brukeropplevelse føre til en mindre optimal brukeropplevelse når applikasjonen lanseres.
Når du starter et nytt prosjekt, må du liste opp ressurskravene før du utfører ressursplanlegging eller allokering, slik at du vet hva som trengs, og flagge eventuelle gap når alle ressursene er tildelt.
Konflikter
Planleggingskonflikter kan utgjøre en ressursrisiko hvis du ikke oppdager dem tidlig. Når du kartlegger prosjektmilepæler, må du merke deg når et prosjektmedlem har flere milepæler i samme uke eller på samme dag.
Hvis for eksempel Prosjekt A har en kundepresentasjon om to uker, og designeren din er involvert i å forberede presentasjonen og har mange revisjoner som skal leveres samme dag for redesign av nettstedet til Kunde B, bør du se om du kan flytte én av oppgavene for å sikre at designeren har nok tid til å fokusere på oppgavene som skal utføres.
Hvis tidsfristene ikke kan flyttes, kan en annen designer bistå med redigeringer eller støtte prosjektet på andre måter. Dette dekker ikke bare kundens behov, men hjelper også designeren med å utvikle verdifulle ferdigheter innen kreativ retning for karrieren sin.
Avhengigheter
Håndtering av avhengigheter er også en kritisk del av ressursrisikostyringen. For å forstå hvor avhengighetene dine finnes (og risikoene knyttet til dem), bør du utføre kartlegging av avhengigheter som en del av prosjektplanleggingsprosessen.
Hvis en avhengig oppgave trekker ut i tid, kan det sette hele prosjektets tidsplan i fare. Et forsinket kjøp av et nettstedsdomene kan for eksempel føre til hektisk arbeid under lanseringen av nettstedet. Dette kan være spesielt katastrofalt hvis det valgte navnet allerede er kjøpt av noen andre.
Et annet vanlig eksempel, med flere eksterne faktorer, er design og utvikling. Hvis kunden eller interessenten din bruker for lang tid på å godkjenne de endelige designene før utviklingen starter, vil én av to ting skje.
Prosjektet kan gå glipp av lanseringen eller kreve en forhastet tidsplan, noe som øker risikoen for feil i utviklingen. Sørg derfor for at kunden eller interessenten din forstår denne risikoen når du ber om tilbakemeldinger på designet.
Slik reduserer du ressursrisiko
Det beste rådet jeg kan gi for å redusere ressursrisiko, er å identifisere den proaktivt. Dette kan være enklere sagt enn gjort, men jo flere prosjekter du leder, desto oftere vil du se de samme risikoene igjen. Dette kan hjelpe deg med å planlegge proaktivt og forhindre at de setter prosjektet ditt i fare.
1. Identifiser potensielle ressursmangler
Når du starter nye prosjekter eller initiativer, bør du identifisere potensielle ressursmangler før du begynner. Bruk et prognoseverktøy til å lage prototyper av dine potensielle prosjektplaner, se hvor det finnes ressursgap, og avhjelp deretter eventuelle mangler før de oppstår.
2. Gjennomfør kapasitets- og arbeidsbelastningsplanlegging
Kapasitetsstyring og planlegging av arbeidsbelastning kan hjelpe deg med å ligge i forkant av ressursrisiko. Det er som å se rundt hjørnet før du tar til høyre på rødt lys. Du kan se hva som kommer, og time bevegelsene dine helt riktig.
Hvis du jobber i et byrå eller i et prosjektbasert team, bør dere møtes jevnlig for å gjennomgå utnyttelsesgraden for ressursene og se hvem som har for lite eller for mye arbeid, slik at risikoen kan reduseres i sanntid.
Ha disse møtene regelmessig (det vil si ikke bare i begynnelsen av et nytt prosjekt). Dette skyldes at prosjektplaner og prosjektomfang kan endres avhengig av mange faktorer, noe som kan føre til flaskehalser og endrede ressursbehov.
3. Hold teammedlemmene engasjert
Å holde teammedlemmene dine engasjert gjennom hele prosjektets livssyklus kan også bidra til å redusere ressursrelaterte risikoer. Med et engasjert team er det mindre sannsynlig at du opplever uplanlagt fravær, underutnyttelse eller utbrenthet. Ressurser med ledig kapasitet kan se etter flere måter å bidra til prosjektet eller relaterte initiativer på.
Hvis du har problemer med å holde teamet engasjert, kan du organisere noen teambyggingsaktiviteter. Det kan være så enkelt som å sette av tretti minutter til å spille et spill, snakke om noe annet enn arbeid (hvis du har et lite team) eller ta en kaffepause – alt dette fungerer både fysisk og virtuelt.
4. Planlegg etterfølgere
Planlegging av etterfølgere skjer ikke ofte nok i de fleste organisasjoner. At noen slutter underveis i et prosjekt, kan være utrolig forstyrrende, spesielt hvis vedkommende har ferdigheter som er vanskelige å erstatte.
Som en del av risikovurderingen bør du se på prosjektressursene dine og ferdighetene deres for å finne ut hvem du kan utvikle internt, slik at de kan tilegne seg ferdighetene som trengs dersom noen skulle slutte. Du bør også se på hvem du kan ha tilgjengelig på din virtuelle benk hvis du oppdager et ressursgap.
Organisasjonens opplæringsprogrammer bør ta hensyn til hvordan dere kan utvikle teammedlemmenes ferdigheter, slik at de blir klare for fremtidig karriereutvikling.
Denne typen kompetanseheving gagner alle – organisasjonen vil ha ressursene som trengs for å erstatte dem som har gått videre, og den enkelte vil ha mer attraktive ferdigheter som kan bidra til videre karriereutvikling.
5. Reduser avhengigheter
Bruk arbeidsflytene og avhengighetskartet ditt til å finne alle stedene der avhengigheter medfører risiko. Hvis du ikke er sikker på hva du skal se etter, bør du vurdere steder der en forsinkelse hos én person kan forsinke hele prosjektet.
Hvis du for eksempel lager innhold til en messebod som må trykkes og sendes innen en bestemt dato, må du sørge for at personen som lager og godkjenner innholdet, rekker å gjøre sin del i tide. Minn alle involverte parter på hvor viktig det er å holde fremdriften. For å holde orden kan du bruke et program for ressursplanlegging til å koordinere avhengigheter knyttet til menneskelige ressurser eller utstyr.
Hvis delene ikke sendes til trykkeriet i tide, blir de ikke ferdige tidsnok til frist for forsendelse, og til slutt vil de ikke bli distribuert på messegulvet.
6. Følg med på utnyttelsesgraden
Selv om vi allerede har snakket om ressursutnyttelse, ville det være feil av meg å ikke minne deg på at dette ikke er en aktivitet man gjør én gang. Regelmessig overvåking av utnyttelsesgraden og nødvendige justeringer kan bidra til å holde bemanningsnivået optimalt.
Hvis folk er overbooket eller underutnyttet, bør du finne årsaken. Hvis utvikler A for eksempel arbeider raskere enn utvikler B, men begge har samme arbeidsmengde, kan utvikler A oppleve ledig tid mens utvikler B strever og arbeider overtid.
7. Planlegg for uforutsette hendelser
Et siste råd om å redusere ressursrisiko er å planlegge for uforutsette hendelser. Du kjenner alle de dårlige klisjeene om de best lagte planene – hvorfor ikke lage noen ekstra planer? På den måten har du noen ideer klare for å hindre at en risiko som kan velte prosjektet, faktisk oppstår. Dette kan bidra til å redusere stresset for alle involverte i prosjektet (inkludert deg)!
Verktøy for håndtering av ressursrisiko
Du trenger ikke å håndtere ressursrisikoen alene! I tillegg til å samarbeide med teamet ditt om strategier for risikoreduksjon, kan flere verktøy for ressursplanlegging hjelpe deg med denne oppgaven.
Den viktigste fordelen med programvare for ressursplanlegging er at du kan bruke den til å lage et avhengighetskart som viser hvor oppgaver kan overlappe, eller forutsi hvordan ressursene dine utnyttes (eller vil bli utnyttet) over tid.
Når du skal velge riktig verktøy for ressursstyring til prosjektene dine, er dette noen av de beste alternativene:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Hvis du arbeider i en mer spesialisert bransje, kan programvare for lagerressursstyring eller programvare for styring av kunderessurser passe bedre til behovene dine.
Bli med for flere innsikter om ressurshåndtering
Hvis du trenger mer støtte når det gjelder ressurshåndtering og risikostyring, kan du bli med i medlemsfellesskapet vårt. Fra webinarer og maler til daglige samtaler med andre erfarne prosjektledere har vi alt du trenger for å utvikle deg i rollen og karrieren din!
