Hva er flaskehalser i prosjektledelse og hvordan håndtere dem
Flaskehalser kan ødelegge prosjekter: Flaskehalser som ressursbegrensninger, forsinkede godkjenninger og ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget kan hindre fremdriften alvorlig, og føre til overskredne tidsfrister og økte kostnader.
Slik unngår du flaskehalser: Noen måter du kan unngå flaskehalser på, er å innføre beredskapsplaner, omfordele ressurser etter behov eller gjennomføre kortsiktige prosessjusteringer.
Ta i bruk programvare: Programvare for ressursstyring kan hjelpe deg med å oppdage potensielle flaskehalser på forhånd og gjøre justeringer for å redusere dem, slik at du sparer tid og krefter som kan brukes på strategiske aktiviteter.
Flaskehalser i prosjektstyringen kan blant annet omfatte ressursbegrensninger, forsinkelser i godkjenninger eller ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget. De vil forsinke prosjektet og kan føre til at tidsfrister overskrides og budsjettet sprekker hvis du ikke er forsiktig.
Nedenfor skal jeg diskutere typene flaskehalser i prosjektstyring, hvordan du håndterer dem, og hvorfor det er viktig å ha en plan for å redusere flaskehalser dersom (og når) de oppstår.
Hva er en flaskehals i prosjektstyring?
Flaskehalser i arbeidsflyten er blokkeringer som bremser arbeidsflyten, og som ofte fører til en opphopning av leveranser, ressurser og oppgaver som blir sittende fast bak dem. Flaskehalser kan skyldes at ressurser ikke er tilgjengelige, motstridende prioriteringer, uklare roller og ansvarsområder eller forsinkede godkjenninger.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Flaskehalser er som å ha for mange limefrukter i Corona-flasken din – det kommer nesten ikke noe velsmakende Corona ut av flaskehalsen fordi limefruktene hindrer det kalde ølet i å komme gjennom. Frustrerende, ikke sant? Det samme gjelder flaskehalsene i prosjektet ditt.
Typer flaskehalser
Flaskehalser i prosjektstyring kan deles inn i to ulike kategorier:
- Utøverbaserte flaskehalser er knyttet til personer som arbeider med eller i tilknytning til prosjektet. Eksempler omfatter ressursbegrensninger, ineffektiv og uklar kommunikasjon, forsinkelser i godkjenninger (fra kunder eller teammedlemmer) og manglende ansvarsplassering for roller.
- Systembaserte flaskehalser er knyttet til prosessene, teknologien og verktøyene rundt et prosjekt. Dette omfatter ineffektive prosesser, ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget, teknologiproblemer som forårsaker feil, resultater av lav kvalitet og forsinkelser.
Hvilke problemer forårsaker flaskehalser?
Uansett hvor mye planlegging du gjør, og hvor mange planer for risikoreduksjon du setter i verk, vil flaskehalser fortsatt oppstå. Her er noen eksempler på problemene som følger med flaskehalser.
Overskredet budsjett og misfornøyde interessenter
Flaskehalser kan føre til økte arbeids- og ressurskostnader, lengre prosjektforløp og ineffektivitet i arbeidsflytene. Økte kostnader reduserer også prosjektets lønnsomhet.
Du må enten be kunden om mer penger (noe ingen ønsker å gjøre), eller så må organisasjonen din dekke ekstrakostnadene. Uansett er interessentene dine misfornøyde.
Her er noen løsninger på dette:
- Bruk tilbakeplaner og analyse av rotårsaker for å finne potensielle flaskehalser, ressursbegrensninger og ineffektivitet før de eskalerer.
- Kommuniser tidlig og ofte (og gjennom hele planleggingsfasen av prosjektet) med kundene for å legge til rette for potensielle budsjettsamtaler senere om å få mer budsjett.
- Implementer strategier for arbeidsbelastningsstyring for å sikre at teamet har riktig mengde arbeid å håndtere og ikke blir utbrent.
Overskredne tidsfrister og svekket teammoral
Arbeidskvaliteten og teammoralen blir begge svekket når teammedlemmer prøver å ta igjen tidsfrister som ble overskredet på grunn av manglende riktig prioritering. Dette fører også til budsjettoverskridelser og kan ha en kjedereaksjon på prosjektets fremdrift. Kunder eller interessenter kan også miste tillit og tiltro hvis flaskehalsene som forårsaker disse kvalitetsproblemene, ikke løses raskt.
Her er noen løsninger på dette:
- Gå jevnlig gjennom oppgaver med teammedlemmene i ukentlige møter eller daglige standup-møter.
- Prioriter tidlig og ofte.
- Kommuniser potensielle risikoer til interessenter og kunder tidlig og ofte, slik at de ikke blir tatt på sengen i siste øyeblikk.
- Flytt alle oppgaver som ikke har høy prioritet, til en oppgavekø slik at teamet ikke forveksler dem med prioriterte oppgaver.
- Gi teamet mulighet til å gi tilbakemeldinger på hva som fungerer, og hva som ikke fungerer. Det er de som utfører arbeidet, så de har innsikt i flaskehalser som kan eller er i ferd med å oppstå.
Hvordan håndtere flaskehalser
Ressursstyring og flaskehalser er vanskelig når du står midt i prosjektets arbeidsflyt. Slik kan du redusere, unngå og håndtere dem under prosjektet.
Under prosjektplanleggingen
Planlegg for ressursoptimalisering
Gjør en grundig analyse av teammedlemmenes ferdigheter og styrker før prosjektet starter. Sørg for at du har de riktige ressursene planlagt for de riktige oppgavene, til riktig tid og med de riktige verktøyene.
Dette gjøres best ved hjelp av ressursstyrings- og verktøy for ressursplanlegging som Resource Guru, Float og Productive, prosjektstyringsverktøy som Gantt-diagrammer, eller oppgavebaserte planleggingsverktøy som Asana eller Monday.com.
Etabler tydelige kommunikasjonskanaler
Lag en kommunikasjonsplan, møtefrekvens og eskaleringsprosedyre, slik at alle som er involvert i prosjektet, forstår ansvarsområdene sine, hvordan de skal kommunisere eventuelle problemer, og hvem de skal eskalere til når problemer oppstår.
Miro og FigJam er gode verktøy for prosesskartlegging, og Slack og Microsoft Teams er gode samarbeidsverktøy for å kommunisere status, problemer eller tilbakemeldinger om et prosjekt.
Utarbeid beredskapsplaner
Identifiser prosjektets kritiske sti og eventuelle prosjektavhengigheter i denne for å legge til rette for suksess og redusere flaskehalser som kan oppstå. Implementer beredskapsplaner hvis du identifiserer en flaskehals som ikke kan unngås.
Metoden for kritisk sti (CPM), en av mange metoder for ressursallokering, gjør det mulig å identifisere de viktigste oppgavene i et prosjekt og tildele ressurser til dem, slik at tid, omfang og budsjett overholdes. Be også om å få delta i omfangsfastsettelsen før organisasjonen din selger prosjektet, slik at du kan gjennomgå budsjettet og omfanget og sørge for at det er realistisk!
Bruk historiske data og erfaring til analyse av flaskehalser
Dokumenter tidligere erfaringer og identifiser når flaskehalser oppsto, hvilken innvirkning de hadde, og hvordan du løste dem i tidligere prosjekter. Dette vil hjelpe hele prosjektstyringsteamet med å lære av tidligere erfaringer og implementere lærdommer i fremtidige prosjekter.
Notion er et godt skriveverktøy for å organisere lærdommer fra prosjekter og gir alle i teamet tilgang til denne kunnskapen (du finner alternativer til Notion her). Du bør også gjennomføre retrospektiver ved hjelp av et samarbeidsverktøy som FigJam eller Miro. Dette bidrar til å identifisere hva som fungerte godt, og hva som trenger forbedring, slik at du kan oppdatere fremtidige prosjektprosesser og arbeidsflyter og sørge for at flaskehalser ikke oppstår, at det planlegges for dem, eller at det finnes løsninger klare til umiddelbar implementering.
Under prosjektgjennomføringen
Identifiser og analyser flaskehalser raskt
Flaskehalser oppstår. Ikke stress – hvis du har planlagt for det, er du godt forberedt. Hvis ikke, kan du bruke disse metodene for raskt å identifisere og vurdere problemet og holde prosjektet i gang:
- Følg ofte med på prosjektets fremdrift for å identifisere flaskehalser før de gjør for stor skade.
- Gjennomfør umiddelbart en årsaksanalyse og innhent tilbakemeldinger fra teamet for å fastslå nøyaktig hva problemet er, og hvorfor flaskehalsen oppsto. Hvis du vet hvorfor det skjedde, kan du sannsynligvis forhindre at det skjer igjen og forklare det bedre for interessentene når du kommuniserer hva du trenger for å løse det.
Omfordel ressurser
I mange tilfeller kan det å tilføre flere ressurser ganske enkelt bidra til å løse flaskehalsen. Slik gjør du det:
- Gjennomfør en prioritetsanalyse av oppgavene som er direkte knyttet til flaskehalsen, slik at du kan tildele ressurser direkte til dem.
- Hvis du henter ressurser fra andre prosjekter, bør du gjennomføre en ressursprioritering og prioritetsanalyse av alle relevante prosjekter på virksomhetsnivå for å sikre at løsningen din ikke fører til ytterligere forsinkelser eller får en kjedereaksjon på andre problemer.
Prøv et verktøy som Float, som gir sanntidsinnsikt i teammedlemmenes arbeidsbelastning og ressurstilgjengelighet. Trello with Butler kan også hjelpe deg med å automatisere og følge opp fordelingen av arbeidsbelastning på tvers av oppgaver, mens TeamGantt gir en visuell oversikt over arbeidsbelastning og tidsplaner.
Gjør kortsiktige prosessjusteringer
Det kan hende du må snu prosjektprosessen på hodet i full fart for å løse en flaskehals, men vær forberedt på å begrense den ekstra påvirkningen.
Prøv å bytte til en metode for smidig prosjektledelse, som bruker sprinter og iterativ planlegging for å justere ressursbehovene dynamisk i resten av prosjektet. Dette gjør det mulig å tilpasse seg raskt til nye flaskehalser og løse den aktuelle flaskehalsen raskt.
Bruk Trello til å opprette et separat Kanban-brett for å håndtere umiddelbare flaskehalser, samt integrasjons- og arbeidsflytverktøy som Zapier til å konfigurere midlertidige automatiseringsregler for flaskehalser.
Verktøy for håndtering av flaskehalser
Det finnes et stort utvalg av programvare for ressursstyring som gjør det enklere å løse flaskehalser og automatiserer tidkrevende oppgaver som kapasitetsplanlegging i Kanban, prioritering av oppgaver og prosjekter og omlegging av tidsfrister.
Her er noen andre fremtredende funksjoner ved disse programvareverktøyene:
- De gir deg og interessentene dine innsyn i fremdriften og problemene som forårsaker flaskehalser (og i mange tilfeller tidligere enn hvis du fulgte opp dette manuelt).
- De muliggjør automatisering og frigjør tid ved å håndtere oppgaver som omfordeling av ressurser. Ved å la deg opprette forgjenger-relasjoner flyttes oppgaver dessuten automatisk basert på justeringer av avhengigheter som tidligere krevde manuelt arbeid.
- Programvaren har funksjoner for dataanalyse som hjelper deg med å prognostisere ressurser for fremtiden, analysere tidligere data for å ta informerte beslutninger om nye prosjekter og innføre parametere for å unngå tidligere problemer eller flaskehalser.
Her er mine anbefalinger for den beste programvaren for ressursstyring på markedet:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bli med for mer innsikt i prosjektledelse
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt, få tilgang til over 100 maler, eksempler og illustrasjoner, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
