Arbeidsstyring: En komplett veiledning
Etter hvert som en organisasjon vokser i størrelse og kompleksitet, blir det stadig vanskeligere å håndtere de mange bevegelige delene i et prosjekt eller en prosess på tvers av team. Implementering av et arbeidsstyringssystem kan være en nyttig strategi for å følge opp oppgavelister uten å miste helhetsbildet.
I denne artikkelen gjennomgår jeg de viktigste komponentene og trinnene i arbeidsstyring og deler noen tips som kan hjelpe deg med å komme i gang.
Hva er arbeidsstyring?
Arbeidsstyring er et system for å koordinere arbeidsflyter slik at organisatoriske forretningsprosesser kan gjennomføres. Å forstå og optimalisere prosesser, særlig når de innebærer avhengigheter mellom tverrfunksjonelle team, øker produktiviteten og sparer organisasjoner for tid og penger.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du bør vurdere å implementere et arbeidsstyringssystem etter hvert som organisasjonen skalerer, slik at du kan håndtere økt kompleksitet og fremme teamsamarbeid.
Hvorfor er arbeidsstyring viktig?
Arbeidsstyring er viktig for å forbedre arbeidsprosesser, effektivisere prosjekter og øke produktiviteten og ansvarligheten, slik at virksomheter kan nå målene sine.
Arbeidsstyringssystemer standardiserer kommunikasjonsverktøy og protokoller for å sikre at alle har informasjonen de trenger for å utføre arbeidet sitt effektivt. De definerer roller og ansvarsområder tydelig for å fremme et effektivt arbeidsmiljø. De følger også fremdriften til viktige oppgaver og avhengigheter for å sikre at arbeidet gjennomføres i riktig rekkefølge og holder seg innenfor prosjektets tidsplaner.
Arbeidsstyring kontra prosjektstyring
Prosjektstyring innebærer å planlegge, gjennomføre og overvåke et sett med aktiviteter som kreves for å fullføre et definert arbeidsomfang i tråd med virksomhetens mål.
Arbeidsstyring fokuserer på å optimalisere arbeidsflytstyringen, slik at oppgaver utføres så effektivt som mulig. Dette kan gjelde både prosjektoppgaver og driftsprosesser.
Tabellen nedenfor fremhever de viktigste forskjellene mellom arbeidsstyring og prosjektstyring:
Arbeidsstyring kontra prosjektstyring
Viktige komponenter i arbeidsstyring
Ved å forstå de viktigste komponentene i et arbeidsstyringssystem blir det enklere å utarbeide et solid arbeidsstyringsprogram for organisasjonen. Disse komponentene omfatter:
1. Oppgavestyring
Arbeidsstyringssystemer identifiserer hvilke oppgaver som kreves for en prosess eller et prosjekt, tildeler teammedlemmer til å fullføre oppgavene basert på tilgjengelighet og kompetanse, og sørger deretter for at teamet har det de trenger for å få jobben gjort. Etter hvert som arbeidet skrider frem, rapporterer arbeidsstyringssystemer også om fremdriften i oppgavene.
2. Optimalisering av arbeidsflyt
Optimalisering av arbeidsflyt handler om å gjøre arbeidsflytene så effektive som mulig for å minimere eventuell ventetid under gjennomføringen. Begynn med å katalogisere og kartlegge de eksisterende arbeidsflytene for å finne overleveringspunktene mellom teamene. Juster deretter etter behov for å forenkle antallet involverte trinn og gjøre overgangene smidigere.
3. Samarbeid & kommunikasjon
Arbeidsstyringssystemer bør ha en kommunikasjonsplan som definerer hyppigheten og formatet for kommunikasjon med interessenter.
I tillegg til en plan bør arbeidsstyringssystemer også inneholde et sentralisert system for kommunikasjon og samarbeid for å fremme samordning mellom interessenter og tilgjengelighet til informasjon.
Hvis du også samarbeider med leverandører i forbindelse med prosjektene dine, anbefaler vi at du tar en titt på vår veiledning i leverandørstyring.
4. Ressursstyring
Du kan ikke styre oppgaver, arbeidsflyter og kommunikasjon uten ressursstyring.
Systemer for arbeidsstyring definerer hvilke ressurser som kreves for å utføre identifiserte oppgaver, tildeler ressurser basert på tilgjengelighet og kompetanse, og utvikler og leder teamet for å fullføre definerte oppgaver, samtidig som nødvendige justeringer gjøres underveis.
5. Rapportering & analyse
Når du har fått på plass systemet for arbeidsstyring, kan du følge med på ting som fullføring av oppgaver, ressursfordeling og kostnadsbesparelser. Overvåk kontinuerlig ytelsen til systemet for arbeidsstyring for å forbedre de eksisterende prosessene dine.
Trinn i arbeidsstyringsprosessen
Effektiv arbeidsstyring sørger for at arbeidet flyter smidig fra planlegging til ferdigstillelse. Det skaper også en tilbakemeldingssløyfe for kontinuerlig forbedring av organisasjonens prosesser.
Her er de viktigste trinnene i arbeidsstyringsprosessen:
1. Identifisering av arbeid
Når interessentene har blitt enige om de ønskede resultatene for prosessen din, bryter du ned de angitte målene og leveransene i separate oppgaver.
Hvis du for eksempel bestemmer deg for å forbedre prosessen for oppdatering av nettstedet, slik at du kan publisere endringer raskere, begynner du med å lage en liste over oppgavene som inngår i den eksisterende prosessen.
2. Arbeidsplanlegging
Som en del av arbeidsplanleggingen må du anslå hvor lang tid du tror hver oppgave vil ta, avgjøre hvem som bør arbeide med den basert på ressurstilgjengelighet og kompetanse, og utarbeide et kostnadsestimat for prosjektet eller prosessen din.
Oppdatering av nettstedet kan for eksempel kreve at markedsføringsteamet utarbeider tekstinnhold, og at utviklingsteamet publiserer endringene. Finn ut hvem fra markedsføringsteamet og hvem fra utviklingsteamet som skal arbeide med dette, og hvor lang tid det vil ta (eventuelt ved hjelp av et RACI-diagram). Multipliser forventet varighet for hvert teammedlem med dennes timesats for å beregne totalkostnaden.
3. Arbeidsplanlegging
Når du har listen over oppgaver og beregnet varighet, setter du oppgavene i riktig rekkefølge for å lage en prosjektplan. Ikke glem å legge inn buffere i tilfelle noen av estimatene dine viser seg å være for korte.
I vårt enkle eksempel med et nettsted vet vi at markedsføringsteamet må utvikle innhold før utviklingsteamet kan publisere endringene, så vi bør planlegge oppgavene deretter.
4. Gjennomføring av arbeid
Under gjennomføringen tildeler du oppgaver til teammedlemmer og legger til rette for samarbeid på tvers av team, slik at arbeidet kan fullføres så effektivt som mulig.
Du kan for eksempel oppdage at utviklingsteamet kan fullføre enkelte trinn før det mottar det endelige innholdet fra markedsføringsteamet, noe som sparer tid under gjennomføringen.
5. Oppfølging av arbeid
På dette stadiet rapporterer du om fremdriften i oppgavene til interessentene og vurderer om arbeidsproduktene oppfylte de fastsatte suksesskriteriene.
Hvis suksesskriteriet ditt for eksempel var å kunne gjennomføre endringer på nettstedet 20 % raskere, sammenligner du hvor lang tid det tok å fullføre prosessen med utgangspunktet ditt.
6. Arbeidsanalyse
Bruk kontinuerlig dataene du samler inn via systemet for arbeidsstyring, til å hjelpe deg med beslutningstaking i sanntid. Du kan også bruke dataene til å forbedre fremtidige prosesser.
Hvis du for eksempel legger merke til at utviklingsteamet har problemer med å oppdatere nettstedet i tide på grunn av konkurrerende prioriteringer, kan du vurdere å investere i produktverktøy som gjør det mulig å omgå utviklingsressurser og la markedsføringsteamet håndtere oppdateringer av nettstedet selvstendig.
Hva kjennetegner god arbeidsstyring?
Kjennetegn på god arbeidsstyring omfatter:
- Dokumentasjon av arbeidsflyter og prosesser som kan gjentas, inkludert definerte roller og ansvarsområder på tvers av tverrfunksjonelle team.
- En etablert prosess for ressursstyring for å vurdere hvem som arbeider med hva, og for å kunne omfordele ressurser etter hvert som nye prioriteringer oppstår
- Gode nøkkelindikatorer for oppgavestyring, inkludert tid til ferdigstillelse, overholdelse av budsjettet og interessentenes tilfredshet.
Fordeler med arbeidsstyring for prosjektledere
Arbeidsstyring gir flere fordeler for prosjektledere:
- Økt produktivitet: De ansatte forstår rollene og ansvarsområdene sine og blir dermed mer effektive når de fullfører oppgaver, forbedrer arbeidskvaliteten og øker gjennomstrømningen.
- Bedre oversikt: Tydelig definerte ansvarsområder og arbeidsflyter fremmer åpenhet rundt hvem som gjør hva og når, og effektiviserer overleveringspunktene for raskere gjennomføring.
- Bedre samarbeid: Sentraliserte verktøy og kommunikasjonsprotokoller gjør det enklere å samarbeide på tvers av funksjoner.
- Mer effektive arbeidsflyter: Dokumentering av eksisterende arbeidsflyter, identifisering av problemområder og samarbeid med teamene for å effektivisere prosessene eliminerer unødvendige trinn og risikoen for dobbeltarbeid
- Datadrevne beslutninger: Ved å bruke dataene du samler inn til å ta beslutninger om ressursfordeling, planlegging og finansiering kan du redusere risikoen betydelig.
Beste praksis for arbeidsstyring
Her er noen anbefalte fremgangsmåter for å implementere et system for arbeidsstyring:
- Sett tydelige mål og prioriteringer: Samarbeid med interessentene for å samordne målene dere prøver å nå. Er for eksempel problemområdet ditt å velge de riktige initiativene å satse på? Eller prioriterer dere godt, men har utfordringer med å fordele ressurser effektivt? Når dere har nådd enighet, utformer dere systemet for arbeidsstyring med disse målene i tankene.
- Standardiser prosesser og arbeidsflyter: Effektiviser prosesser og arbeidsflyter i hele virksomheten for å forenkle gjennomføringen, fjerne hindringer og gjøre det mulig for teamene å utføre sitt beste arbeid.
- Bruk programvare for arbeidsstyring: Utnytt prosjektstyringsprogramvare til å automatisere vanlige arbeidsflyter. Du kan til og med konfigurere varsler som gir deg beskjed om potensielle problemer med oppgavestyring før de oppstår (f.eks. at en ressurs er overbelastet.)
- Overvåk og juster kontinuerlig: Du vil ikke vite om systemet for arbeidsstyring fungerer som det skal, med mindre du overvåker ytelsen. Etabler måleparametere for suksess, og juster prosessene etter behov for å opprettholde systemets funksjon.
Slik kommer du i gang med arbeidsstyring
Det kan være krevende å implementere arbeidsstyring, særlig hvis du er ny på prosessen og/eller organisasjonen din er ny på konseptet. Her er en rekke trinn du kan følge for å komme i gang:
1. Vurder nåværende arbeidsflyter
Intervju interessenter for å forstå og dokumentere de eksisterende arbeidsflytene, slik at du kan identifisere eventuelle hull eller forbedringsområder.
2. Definer tydelige mål for arbeidsstyringen
Samordne målene for systemet for arbeidsstyring og hvordan dere skal følge fremdriften. Dette sikrer at interessentene tar i bruk en konsekvent tilnærming for å prioritere og håndtere identifiserte problemer.
3. Velg de riktige verktøyene for arbeidsstyring
En stor del av systemet for arbeidsstyring er teknologistakken du skal bruke til å dokumentere, spore og rapportere om drifts- og prosjektprosessene dine. Når du tar beslutningen, bør du vurdere funksjoner som prosjektplan, veikart eller visualiseringer av Gantt-diagrammer, funksjoner for tidsstyring og tilgjengelige integrasjoner.
4. Etabler standardiserte prosesser
Gå gjennom de eksisterende arbeidsflytene og tilhørende problemområder, og endre deretter arbeidsflytene for å redusere disse problemområdene. Dette inkluderer å håndtere eventuelle problemer med uorden på arbeidsplassen. Standardiser prosessene der det er mulig, slik at hvert team ikke har en litt annerledes versjon av den samme arbeidsflyten.
5. Opplær og integrer teamet ditt
Når du har kartlagt de nye og forbedrede arbeidsflytene, må du gjøre dem kjent for de berørte teamene for å sikre at de støtter dem. Disse prosessene vil bryte sammen uten samarbeid, så ta deg tid til å forsikre deg om at interessentene støtter dem.
6. Overvåk og gjenta
Etter hvert som du tilpasser deg det nye systemet for arbeidsstyring, må du sørge for å kontinuerlig overvåke ytelsen, samle inn tilbakemeldinger og gjenta prosessen for å sikre at arbeidsstyringen fortsatt er nyttig for organisasjonen.
De beste verktøyene for arbeidsstyring
Prosjektstyringsverktøy og samarbeidsverktøy for virksomheter kan bidra til vellykket arbeidsstyring.
For eksempel kan en løsning for arbeidsstyring tilby funksjoner som sentraliserte samarbeidsapper, fillagring, tidsregistrering og prosjektdashbord som viser deg hvordan arbeidet utvikler seg, samt varsler om mulige flaskehalser i arbeidsflytene dine.
Se listen vår over den beste programvaren for arbeidsstyring i virksomheter for å finne det som passer for organisasjonen din:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bli med for mer innsikt i prosjektledelse
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
