Administrere komplekse prosjekter: Tips for å heve ferdighetene dine
Når det gjelder håndtering av komplekse prosjekter, er det så mye å ta hensyn til. Små problemer virker kanskje ikke som noen stor sak i begynnelsen, men jo mer komplekst prosjektet blir, desto større ringvirkninger kan et lite feiltrinn få.
Å håndtere komplekse prosjekter krever en grundig forståelse av vellykkede prosjektstyringsteknikker for å kunne navigere i utfordringene.
Selv om komplekse prosjekter ofte er svært alvorlige, kan det å håndtere dem være som å spille et videospill. I dette spillet møter du ulike nivåer, og hvert nivå har en spesifikk «skurk» som representerer en vanlig utfordring innen prosjektstyring.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er et komplekst prosjekt?
Et komplekst prosjekt er en type prosjekt som har høy grad av vanskelighetsgrad, kompleksitet, usikkerhet og risiko på grunn av ulike faktorer. Dette kan omfatte et stort team, et stort budsjett, mange interessenter med motstridende prioriteringer eller ny og fremvoksende teknologi.
Dette er det motsatte av et enkelt prosjekt. I et enkelt prosjekt har du et lite team, et tydelig mål og kanskje kort varighet. Et lite prosjekt kan for eksempel være å lage et sett med digitale annonsebanner, mens et komplekst prosjekt kan være å lage et helt nettsted fra grunnen av.
Formålet med prosjektstyringsprogramvare er å bidra til å holde orden på komplekse prosjekter, og kan være et viktig verktøy i denne prosessen.
Planlegg spillet ditt – sett mål og samle ressurser
Når du starter et komplekst prosjekt, er prosessen ikke så forskjellig fra å gjøre seg klar til å spille et nytt videospill.
Først må du installere spillet. I prosjektet ditt kan du begynne med å samle inn prosjektmandatet eller arbeidsbeskrivelsen som er signert av kunden eller andre interessenter.
Deretter kan du velge eller tilpasse figuren din. Velg navn, utseende, eventuelt tilbehør samt ferdighetene og egenskapene figuren skal ha mens du spiller. Dette ligner på å holde et oppstartsmøte for prosjektet, der du avklarer alles roller. Du kan til og med bruke et RACI-diagram for å vise dette for alle i teamet.
Deretter vil du bekrefte innstillingene dine. Sørg for at lyd- og bildeinnstillingene i spillet er akkurat slik du ønsker dem. Sett deg godt til rette i stolen eller sofaen. For et komplekst prosjekt i virkeligheten kan dette bety å klargjøre programvaren, håndtere varsler og sette opp SOP-ene sammen med malen for kommunikasjonsplanen, prosjektplanen og risikoregisteret.
Hvis spillet har en opplæring, kan du spille gjennom den for å forsikre deg om at du forstår alle reglene. I et komplekst prosjekt kan dette ligne mer på et internt oppstartsmøte eller en liten testoppgave for å sikre at alle har samme forståelse av hvordan dere skal samarbeide.
Til slutt kan du spille spillet eller gjennomføre prosjektet på en vellykket måte!
Ved å bruke all nødvendig tid på forberedelser sikrer du og teamet ditt at dere har samme forståelse, har besvart alle spørsmål og har alt som trengs for å lykkes – enten det gjelder et prosjekt eller en morsom spilløkt!
Naviger blant skurkene i komplekse prosjekter (og slik beseirer du dem)
Nivå 1: Samkjøring av interessenter – møtegramlingene
Skurk: Møtegramlingene
På det første nivået i spillet vårt møter vi en dødelig fiende: møtegramlingen. Denne figuren representerer interessenten som stadig krever statusoppdateringer, vanligvis i form av møter. En møtegramling kan også kreve en umiddelbar telefonsamtale, et Zoom-møte eller en Slack Huddle, noe som setter deg eller lagkameratene dine på prøve og tvinger dere til å skynde dere med forberedelsene.
I et svært komplekst prosjekt med mange små detaljer og mye som skal gjennomgås kan denne skurken også prøve seg på et spesialtrekk kalt «inn-og-ut», der vedkommende dukker opp i et planlagt møte, sporer av hele fokuset og deretter forlater møtet mens alle blir sittende og stirre etter dem.
I noen tilfeller kan en møtegremlin være en seniorinteressent som er lenger unna prosjektets daglige drift. Det kan være personen som har den endelige godkjenningen, eller som kontrollerer budsjettet. Selv om vedkommende derfor trenger jevnlige oppdateringer, kan måten de innhenter informasjon på være utmattende for deg som prosjektleder og dermed også for teammedlemmene dine.
Utfordringen
På dette nivået i spillet vårt er det ofte mer enn én møtegremlin til stede. Disse gremlinene kan ha ulike prioriteringer, kommunikasjonsstiler og til og med ulike spesifikke behov for hvilken type oppdatering de ønsker.
For eksempel kan CIO-en i kundens selskap be om møter og etterspørre informasjon om infrastruktur og datasikkerhet. Samtidig kan CMO-en ønske et ukentlig møte for å snakke om markedsførings-KPI-er og hvordan prosjektet ditt vil støtte vekst.
Det å beseire møtegremlinene dine kan føles mer som et spill der du slår ned muldvarper enn som en profesjonell kamp, men bruk av effektiv programvare for prosjektstyring kan bidra til å effektivisere kommunikasjonen. Det å avklare forventninger og forstå behovene til hver enkelt gremlin vil imidlertid hjelpe deg med å beseire dem på deres eget spill.
Slik klarer du nivået
Juksekoden her er å begrense effekten av møtegremlinene dine og maksimere teamets tid til å arbeide og holde fokus. Dette kan kreve litt kreativ avgrensning og håndtering fra din side. Du kan gjøre dette ved å:
- Lage en kommunikasjonsplan som alle (inkludert møtegremlinen) er enige om.
- Fastsette en regelmessig møtefrekvens.
- Etablere tydelige agendaer og mål for planlagte møter.
- Bruke prosjektstyringsverktøy til å følge opp beslutninger og tiltak, slik at møtegremliner kan få oppdateringer om fremdriften i sanntid.
- Sende proaktive, men asynkrone oppdateringer til møtegremliner med jevne mellomrom.
- Etablere perioder uten møter, slik at teamet får tid til konsentrert arbeid – og håndheve dem.
Nivå 2: Omfangs- og funksjonsglidning – Formskifteren
Skurkekarakter: Formskifteren
På det andre nivået kan du møte formskifteren. Denne skurken endrer enkelt form, legger til lemmer (eller andre egenskaper) eller endrer utseendet fullstendig, noen ganger flere ganger i løpet av noen få minutter.
Dette ligner på hvordan interessenter i et komplekst prosjekt kan be om flere revisjoner, nye funksjoner eller til og med en endring i retning på kort varsel.
Utfordringen
Oppdraget ditt her er å forsøke å hindre formskifteren i å skifte form, og hvis du ikke klarer det, forsøke å begrense antallet ganger den skifter form.
I et komplekst prosjekt kan du kanskje aldri eliminere omfangs- eller funksjonsglidning fullstendig, men du kan forsøke å begrense den og effekten den har på prosjektteamet så mye som mulig.
Slik klarer du nivået
For å klare dette nivået bør du innføre noen strategier for å:
- Fastsette tydelige prosjektgrenser.
- Regelmessig gjennomgå prosjektomfanget med interessentene.
- Implementere prosesser for endringskontroll.
Nivå 3: Høyrisikomiljøer
Skurkekarakter: Usikkerhetsmomentet
Selv om du ikke alltid kan se denne skurken, vil du helt sikkert merke dens tilstedeværelse. Når du beveger deg gjennom dette nivået, kan du oppleve at du må ta beslutninger uten å ha all informasjonen du trenger. Eller selv om du tror du har all nødvendig informasjon, kan denne skurken dukke opp fra skyggene og bringe med seg flere detaljer, krav eller forventninger som ikke ble kommunisert til deg og prosjektteamet ditt.
Hvis du noen gang har jobbet med eller ledet et komplekst prosjekt, er denne skurken sannsynligvis svært kjent for deg. Uforutsigbarhet og risiko er iboende i komplekse prosjekter, som ofte også er miljøer med høy risiko.
Utfordringen
Utfordringen du møter på dette nivået, er å minimere antallet ganger usikkerhetselementet dukker opp. Du vil kanskje aldri få dette tallet ned til null, men målet er likevel å få tallet så lavt som mulig.
I et prosjekt ønsker du også å minimere mengden usikkerhet eller tvetydighet teamet ditt står overfor. Derfor er det en viktig del av det å være prosjektleder å gjøre krav og oppgaver så tydelige som mulig.
Slik beseirer du nivået
Selv om det alltid finnes en viss usikkerhet når man starter et stort og komplekst prosjekt, finnes det noen ting du kan gjøre for å minimere tvetydighet, hjelpe teamet med å forstå avhengigheter og sørge for fremdrift i prosjektet. Dette omfatter:
- Stille spørsmål og gjennomføre intervjuer med interessenter
- Prioritere kartlegging før prosjektet starter
- Gjennomføre omfattende risikovurderinger og utarbeide risikohåndteringsplaner.
- Bruke smidige prosjektmetoder for å utvikle iterative planer og håndtere det ukjente.
- Ha kontinuerlig involvering og kommunikasjon med interessentene.
Nivå 4: Ressursbegrensninger
Skurk: Ressurshydraen
På dette nivået, som er et av de mest utfordrende nivåene i spillet vårt, skal du kjempe mot Ressurshydraen. Hver gang du og lagkameraten din håndterer én ressursbegrensning, dukker det opp tre nye – noen ganger alle samtidig.
Denne skurken representerer den ubarmhjertige utfordringen med å håndtere begrensede ressurser i kompleks prosjektledelse. Selv med de lengre tidslinjene, økte ressursene og større budsjettene som følger med større og mer komplekse prosjekter, finnes begrensningene fortsatt. Noen ganger er begrensninger i komplekse prosjekter enda vanskeligere å løse enn begrensninger i mindre og mer oversiktlige prosjekter.
Utfordringen
Ressursbegrensninger kan påvirke prosjektets tidslinje negativt og sette evnen din til å levere hele omfanget i fare. Reduser ressursbegrensninger med brukervennlige apper for prosjektledelse. Ha tillit til at du kan ta vanskelige beslutninger og finne kreative løsninger på ressursbegrensninger som dukker opp mens du spiller spillet eller arbeider med prosjektet.
Slik beseirer du nivået
For å beseire hydraen finnes det noen ting du kan gjøre for å håndtere organisasjonens ressurser basert på gjensidige avhengigheter eller endringer i tidsplanen, omfanget eller budsjettet. Dette omfatter:
- Prioritere prosjektelementer basert på verdien og innvirkningen på virksomheten eller brukerne.
- Være effektiv i fordelingen og håndteringen av ressursene.
- Legge inn buffertid eller slingringsmonn i prosjektplanen når det er mulig.
- Forhandle om ekstra ressurser eller justere prosjektomfanget etter behov.
- Bruke et omfattende prosjektstyringsdashbord til å følge arbeidsbelastning og prioriteringer nøye
- Gjennomgå og videreutvikle ressursferdighetene dine regelmessig for å holde dem ved like
Mestre spillet—avanserte teknikker for prosjektledelse
Øvelse gjør mester. Når du spiller spillet ditt eller leder flere prosjekter, tilegner du deg derfor nye teknikker for prosjektplanlegging som hjelper deg med å overvinne alle skurkene du måtte møte. Her er noen måter du kan videreutvikle ferdighetene dine på og bli i stand til å konkurrere på høyere nivåer.
Tilpasningsdyktige strategier og smidige svar
En måte å slå spillet på er å bruke noen av prinsippene knyttet til Agile-metodologier for å styrke fleksibiliteten og reaksjonsevnen i prosjektledelsen.
Dette kan innebære at dere arbeider i sprinter, slik at teamet kan fokusere på å levere verdi i mindre trinn. Sprinten bør avsluttes med en demonstrasjon av arbeidet som er fullført. Dette kan tilfredsstille møtegremlinene dine ved å gi dem jevnlig innsyn i fremdriften. Men hvis dette ikke føles tilstrekkelig for dem, kan du invitere dem til det daglige ståmøtet, bearbeidingen av backloggen eller avklaringsøktene. Ettersom Agile legger til rette for daglig samarbeid mellom utviklingsteamet og forretningsinteressentene, er dette ikke en uvanlig strategi.
En annen måte Agile kan hjelpe deg med å beseire skurkene på, er ved å tilby et rammeverk (sprinten og sprintmålet) som holder ukontrollert utvidelse av prosjektomfanget i sjakk. Når sprintmålet er satt og sprinten er planlagt, er det svært lite rom for å legge til mer omfang. Nye funksjoner kan legges til i backloggen og planlegges for fremtidige sprinter, noe som minimerer distraksjoner for teamet.
En kort sprint kan også bidra til å redusere noe av usikkerheten på kort sikt, ettersom teamet kan fokusere på oppgaven som ligger foran dem, og deretter ta hensyn til andre behov i fremtidige sprinter.
Teamdynamikk og rollefordeling
En annen måte å slå spillet på, eller lede et svært komplekst prosjekt, er å være svært tydelig på roller og ansvarsområder.
I alle flerspillerspill har hver spiller på laget en rolle i å erobre nivået og beseire skurken. Dette gjelder også gjennom livssyklusen til et komplekst prosjekt. I prosjektet ditt kan du dokumentere disse rollene i et RACI-diagram som du kan dele med det øvrige teamet for å minimere forvirring.
Som prosjektleder vil du også være ansvarlig for å lage en plan på hvert nivå og løse problemer sammen med resten av spillerne.
Du kan begynne med å sørge for at du har riktig antall spillere med riktige ferdigheter for nivået. Deretter kan du gå over i oppgavestyringsmodus og planlegge veikartet og de tilhørende oppgavene du skal fullføre for å beseire skurken.
Det viktigste poenget her er at du ikke trenger å klare deg alene. Teamarbeid er det som hjelper deg med å holde skurkene i sjakk.
Dette er ikke ulikt et komplekst prosjekt eller et megaprosjekt du påtar deg på jobb. Du begynner med å kartlegge prosjektets milepæler og teammedlemmene eller ressursene du trenger for å nå dem. Det kan være lurt å ta en tidlig prat med teamet for å diskutere eventuelle risikoer de ser basert på sine unike roller og tidligere erfaring med prosjektteam.
Dette vil hjelpe deg og teamet ditt med å være proaktive og sørge for at skurkene (eller prosjektrisikoene) ikke tar overhånd eller fører prosjektet ditt på avveie.
Legg til i lageret ditt—verktøy for prosjektledelse
Akkurat som du har ulike verktøy og juksekoder i et videospill, har du en mengde verktøy til rådighet som kan hjelpe deg med å lede komplekse prosjekter og hindre at noe kommer mellom deg og prosjektsuksess. Dette er grunnen til at folk bruker løsninger for prosjektledelse.
Programvaretyper omfatter (men er ikke begrenset til):
- Prosjektplanleggingsverktøy - Prosjektplanleggingsverktøy kan hjelpe deg med å lage prosjektplanen, tildele ressurser og sørge for at alle er på samme side. I tillegg til å dele planen med det interne teamet ditt, kan det være lurt å dele planen med kunder eller andre interessenter som en del av strategien din for effektiv kommunikasjon.
- Ressursstyringsprogramvare - Noen prosjektplanleggingsverktøy har også innebygde funksjoner for ressursstyring. Hvis ditt verktøy ikke har det, kan det imidlertid være lurt å investere i ressursstyringsprogramvare for å hjelpe deg med å forstå når teammedlemmer har for mange oppgaver eller ikke utnyttes godt nok.
- Samhandlingsverktøy - Samhandlingsverktøy er avgjørende i komplekse prosjekter. Dette kan omfatte videokonferanseverktøy som Google Meet eller Zoom, meldingsverktøy som Slack og Microsoft Teams, tavleprogramvare som Mural eller Miro, eller til og med skjermopptaksverktøy som Loom eller Vidyard for de gangene et møte nesten kunne vært en e-post, men trenger noen visuelle elementer.
- Arbeidsflytstyringsprogramvare - Denne programvaren kan hjelpe deg med å håndtere vanlige arbeidsflyter gjennom hele prosjektets livssyklus. Hvis du har gjentakbare arbeidsflyter, som å ta imot prosjektmedlemmer, en kvalitetssikringsprosess eller utrulling til produksjon, kan denne programvaren hjelpe deg med å automatisere disse prosessene og spare tid til viktigere ting, som å håndtere interessenter og den overordnede prosjektleveransen.
- Prosjektsporingsprogramvare - I store prosjekter er det også avgjørende å ha prosjektsporingsprogramvare. Selv om prosjektplanleggingsprogramvaren din også kan ha denne funksjonen, bør du sørge for at du har en løsning tilgjengelig. Fra å følge fremdriften på ulike milepæler eller leveranser til å se på de overordnede prosjektmålene, må du vite hvordan teamet ligger an med å fullføre prosjektet i tide.
- Risikostyringsprogramvare - Med økt prosjektkompleksitet følger det også ytterligere risiko. Å utarbeide og iverksette en risikostyringsplan kan hjelpe teamet (og interessentene) med å ligge i forkant når det gjelder risikoer. Hvis du ønsker et verktøy som kan hjelpe deg med dette, bør du vurdere å legge til risikostyringsprogramvare i prosjektets teknologistakk. Som prosjektleder kan du holde risikostyringsmøter gjennom prosjektet for å oppdatere risikologgen samt risikostyringsplanen.
Utforsking av typer prosjektstyringsprogramvare kan avdekke verktøy som øker produktiviteten og samhandlingen. Du kan snevre inn hvilken programvare du skal bruke når du har laget en liste over de viktigste funksjonene i prosjektstyringssystemet som teamet ditt trenger.
Lærdom fra hver gjennomspilling
Akkurat som det kan ta noen forsøk å klare hvert nivå i et vanskelig spill, vil det bli enklere å oppdage og eliminere skurkene eller problemene som lurer i skyggene og venter på å spolere suksessen din, jo mer øvelse du får i å følge opp komplekse prosjekter.
Men jo flere spill du spiller, desto flere strategier kan du trenge å utvikle for å beseire alle skurkene. Måten du håndterer et møtemonster på i ett spill, kan være svært annerledes enn hvordan du overvinner møtemonsteret du møter i et annet spill.
I denne artikkelen har vi presentert flere måter å gå opp et nivå på når det gjelder håndtering av komplekse prosjekter. Å velge noen strategier å iverksette kan hjelpe deg med å forbedre den nåværende prosessen og gjøre arbeidet enklere, mer transparent og mer effektivt.
Bli med i fellesskapet for digitale prosjektledere for å få mer innsikt i prosjektstyring
En stor takk til Sara Fisher og Kelsey Pierson for deres uvurderlige ideer og bidrag til denne artikkelen. Jeg fikk kontakt med Sara og Kelsey gjennom DPM-fellesskapet. Hvis du også ønsker å komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis, kan du bli med i medlemsfellesskapet vårt for å få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, samt komme i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
