5 vanlige funksjoner i ressursstyringsprogramvare
Som prosjektleder kjenner du den konstante utfordringen med å administrere, følge opp og prognostisere ressurser for prosjektene dine (særlig når du administrerer flere prosjekter samtidig). Uten de riktige verktøyene kan denne oppgaven raskt bli overveldende, noe som fører til prosjektforsinkelser, budsjettoverskridelser og utbrente team.
Programvare for ressursstyring er utviklet for å hjelpe deg med å håndtere denne utfordringen ved å tilby verktøy som kan forbedre effektiviteten, oversikten og kontrollen over ressursene dine. Nedenfor kan du lese om de viktigste funksjonene i programvare for ressursstyring, slik at du kan ta en informert beslutning når du skal velge riktig verktøy for behovene dine.
Hvilke funksjoner er vanlige i programvare for ressursstyring?
Her er de vanligste funksjonene som tilbys av de fleste plattformer for ressursstyring, og som kan hjelpe deg med å optimalisere ressursbruken, forbedre prosjektresultatene og skape suksess i organisasjonen din.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Synlighet
Hele poenget med å bruke programvare for ressursstyring er å få en bedre forståelse av nøyaktig hva som skjer med ressursene dine. Verktøyet bør gi deg oversikt over:
- Hva er tilgjengeligheten til hvert teammedlem?
- Hvilke ferdigheter eller hvilken funksjon bidrar hvert teammedlem med?
- Hva kommer ressursbehovet til å være i fremtiden?
- Hvilke ressurser er det mangel på?
Dårlig oversikt fører uunngåelig til prosjektforsinkelser og til og med prosjektets fiasko. Når du har tydelige visninger som viser denne informasjonen, vet interessentene hva som skjer akkurat nå, og hva som forventes fremover.
2. Kapasitetsplanlegging
De fleste programmer for ressursstyring gir deg også et tydelig bilde av kapasitetsplanleggingen: hvilke oppgaver hver person har, og hva prioriteringene deres er. Er arbeidsmengden overveldende? Blir en ressurs ikke utnyttet fullt ut?
Ved å vite hva som skjer i et prosjekt på oppgavenivå for hver ressurs, kan prosjektledere planlegge effektivt og sørge for at folk jobber med de riktige tingene til riktig tid.
Det finnes også en rekke spesifikke verktøy for kapasitetsplanlegging du kan undersøke.
3. Økonomi
Programvaren for ressursstyring bør også hjelpe deg med å holde oversikt over estimerte prosjektkostnader og de faktiske utgiftene. Dette er en viktig del av prosjektplanleggingen – hvis et prosjekt går langt over budsjett, er det ikke sikkert at mer finansiering er tilgjengelig, og prosjektet kan mislykkes.
Ved å forstå kostnadene for ressursene dine kan du også planlegge bedre for resten av prosjektet. Med en mal for ressursplanlegging eller et verktøy kan du også finne ut hvor det brukes for mye penger.
Kan for eksempel planlegging av riktig ressurs, som et automatisert verktøy for oppgavehåndtering, spare penger sammenlignet med å ansette en person til å utføre oppgavene manuelt?
En enkel måte å administrere menneskebaserte ressurser på er å la dem bruke programvare for tidsregistrering, som Toggl. Få en tydelig oversikt over hvor mye tid de bruker på en oppgave, og hvor mye det vil koste.
4. Samarbeid
Det er avgjørende at prosjektmedlemmene kommuniserer med hverandre for å gjøre sitt beste arbeid i et prosjekt. Slik er det også med ressursstyring. La oss si at det er et problem med ressursplanleggingen, og at en tjeneste du trenger er fullbooket. Ved å bruke programvare for ressursplanlegging med samarbeidsverktøy kan dere jobbe sammen for å løse problemet raskere.
5. Rapportering
Rapportering og tilgang til viktige analyser er avgjørende for enhver prosjektleder. Du må vite hva som skjer i flere prosjekter, og hva resultatene er, både for å kunne gjøre viktige endringer og for å presentere dem for lederne dine i møter om prosjektoppdateringer.
Rapporteringsfunksjoner hjelper deg med å følge med på hvordan et prosjekt utvikler seg, hvor ressursene brukes mest effektivt, og hvor det finnes mangler som kan forbedres i prosessene. Uten rapportering kan du oppleve prosjektforsinkelser og ineffektivt arbeid.
Les mer om spesifikke bruksområder for programvare for ressursstyring her.
Andre nyttige hensyn for ressursbehovene dine
Alle virksomheter har ulike behov når det gjelder programvare for ressursstyring. Så hvilke funksjoner bør du fokusere på når du velger en løsning for behovene dine? Still deg selv disse spørsmålene:
Hvor tilgjengelig er den?
Programvare som er installert lokalt, har sine begrensninger, for eksempel at det er vanskelig å dele data som er lagret lokalt, og at dataene må sikkerhetskopieres regelmessig.
Hvis det bare er det lille teamet ditt under samme tak, trenger det kanskje ikke å være noe stort problem. Men hva skjer når teamet vokser? Hva om dere befinner dere over hele verden eller jobber hjemmefra? Dere må alle ha tilgang til prosjektinformasjonen i sanntid.
Skybaserte plattformer har en fordel her, ettersom de ofte er tilgjengelige på ulike enheter og derfor er mer fleksible.
Hvilke typer ressurser har du?
Hvis den viktigste ressursen din er mennesker, finnes det flere plattformer for ressursstyring som er utviklet for å administrere team. Hvert teammedlem kan ha sin egen brukerkonto og registrere tid mens de arbeider med bestemte deler av et prosjekt.
Hvis du trenger programvare som kan håndtere tjenester, utstyr og arealressurser, er dette litt mer komplisert. Du trenger en plattform som behandler menneskelige og ikke-menneskelige ressurser likt, slik at du kan budsjettere, følge opp og organisere effektivt i det samme systemet.
Hvor enkelt er det å implementere?
For å si det enkelt: Folk kommer ikke til å bruke et program hvis det er mer til hinder enn til hjelp. Det er verdifullt å velge programvare som gjør det enkelt for folk å logge inn på flere enheter. Et Gantt-diagram, et Kanban-tavle og en grafvisning gir ulike måter å vise tidslinjer, oppgaver og kommunikasjon på.
Kan den skaleres for fremtiden?
Det kan være lurt å velge et gratis verktøy for ressursstyring hvis du vil prøve ut alternativene dine. Men hvis virksomheten din vokser, bør du sørge for at plattformen passer behovene dine på lang sikt.
Undersøk hvor enkelt det er å legge til nye brukere, og om plattformen støtter virksomhetens overordnede langsiktige mål, eller om den bare er en rask nødløsning.
Slik får du mest mulig ut av programvare for ressursstyring
Ressursplanlegging bidrar til å administrere ressurser og fører forhåpentligvis til et mer vellykket prosjekt. Det er ingen vits i å bruke programvare til å administrere ressursene dine hvis du ikke vet hva de er, eller hvordan de brukes.
Det trenger ikke være vanskelig eller ta mye verdifull tid å lage en ressursplan. Her får du en oversikt over hvordan du kan planlegge ressursene dine før du velger programvare for ressursstyring.
Lag en liste over alle ressursene
Først må du vite hvilke ressurser du planlegger å involvere i prosjektene dine. Det gjelder ansatte, eksterne kontraktører, lokaler som møterom, utstyr som PC-er og tjenester som programvareabonnementer.
Ressursens rolle
Deretter må du tydeliggjøre hva hver av disse ressursene bidrar med. Tenk på følgende for medlemmer av prosjektteamet:
- Hvilke ferdigheter har de
- Fagområder de har ekspertise på
- Kvalifikasjoner
- Erfaring
Hvis det ikke er en menneskelig ressurs, bør du tenke på:
- Hvor befinner den seg?
- Hvilken funksjon tilbyr den?
Derfra vil du vite hvordan ressursene du har listet opp, er knyttet til prosjektet ditt.
Tidsplaner
For å innlemme disse ressursene i den overordnede prosjektplanen, legger du dem til i en tidslinje:
- Hvilke deler av prosessen er de involvert i?
- Når trengs de?
- Når blir de tilgjengelige igjen?
Bestilling
Dette knytter sammen trinn én og tre. Når du har forstått hvilke ressurser som er tilgjengelige og når, kan du begynne å bestille dem i henhold til den overordnede prosjektplanen.
Herfra kan en plattform for ressursstyring til og med automatisere deler av bestillingen ved å varsle når en ressurs ikke er tilgjengelig eller er dobbeltbooket.
