12 beste fremgangsmåter for digital prosjektledelse for 2026
Det finnes et enormt antall beste praksiser for digital prosjektledelse der ute – faktisk virker det som om alle som jobber med prosjektledelse i den digitale sfæren, har sin egen unike liste! Noen har overordnede filosofier om håndtering av risiko eller interessentenes forventninger. Andre sverger til spesifikke verktøy og taktikker for tids eller håndtering av mennesker.
Det kan være litt overveldende å vite hvilke beste praksiser som handler om personlig smak, og hvilke som er avgjørende for at du skal lykkes. Derfor har jeg begynt å samle noen av de viktigste beste praksisene som diskuteres i det globale fellesskapet vårt av prosjektfagfolk med fokus på det digitale. Nedenfor har jeg delt noen av favorittene våre, som har hjulpet medlemmene våre med å bygge opp en portefølje av suksesser innen prosjekter og utvikle karrieren sin.
Det er også verdt å merke seg at etter hvert som du får mer erfaring og blir mer robust som prosjektleder, vil du kunne utarbeide dine egne personlige beste praksiser basert på hva som fungerer best for deg og teamene dine. Opplæring og kan også hjelpe deg med å oppdage nye beste praksiser for ledelse eller forbedre dem du allerede bruker.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
12 beste praksiser for digital prosjektledelse
Selv om disse tipsene først og fremst er rettet mot nyere prosjektledere (eller de som ønsker å bli prosjektledere, men som ennå ikke har erfaring), kan også mer erfarne prosjektledere alltid ha nytte av en oppfriskning.
1. Forplikt deg til kontinuerlig forbedring
Digitale prosjekter har vanligvis fordelen av rask, trinnvis fremdrift. Selv om det høye tempoet og de mange bevegelige delene kan virke overveldende, gir dette også en enorm mulighet til å lære og forbedre seg i samme tempo.
Når du avslutter en sprint, eller som en del av prosessen med å avslutte et prosjekt, bør du sette av tid til å gjennomføre en prosjektevaluering med ditt, og om mulig også med kunden eller sponsoren din. Dette vil hjelpe deg med å forstå hvordan sprinten eller prosjektet gikk, sett fra perspektivene til de ulike personene som var involvert.
For å spre lærdommen i ditt bør du være en pådriver for å dele denne lærdommen. Idémyldring og testing av gjennomførbare prosesser og metoder kan gjøre innsikter fra prosjektevalueringer tilgjengelige for andre som skal følge en lignende vei i prosjektet sitt.
2. Velg prosjektstyringsprogramvare som fungerer på samme måte som teamet ditt jobber
I en mer analog og sekvensiell kontekst er hovedbrukeren av et … vel, en . Men når det gjelder digitale løsninger, er ofte så mye mer enn det.
Ved å ta i bruk Gantt-diagrammer og ressursplanleggere kan teamet ditt bruke et digitalt verktøysett til å administrere sine egne oppgaver, registrere tiden sin samt automatisere og styre arbeidsflyter. Det gjør det også mulig for kunder å se et sanntidsdashbord og delta i samtalen, i tillegg til at det kan integreres med mange andre verktøy for å gi et helhetlig bilde.
Avhengig av størrelsen på ditt, prosjektenes art og metoden du bruker, kan den «riktige» for deg være svært forskjellig fra det PM-vennen din i det store konsulentselskapet mener er best. For å ta den beste beslutningen for deg og ditt kan du begynne med listen vår over den beste for å finne den rette for ditt bruksområde.
3. Ta tak i risikoene sammen!
Nye digitale løsninger introduserer i seg selv nye risikoer som kan endre seg dramatisk etter hvert som et utvikler seg. For å gi deg selv best mulig sjanse til å fange opp alle de viktigste risikoene bør du bygge en kultur for samarbeid om risikostyring ved å involvere teamet og interessentene dine i risikostyringsaktiviteter gjennom hele prosjektet. Vurder å bruke Delphi-teknikken for å styrke gruppens beslutningstaking og identifisering av risikoer uten skjevheter på et tidlig tidspunkt.
Tidlig i prosessen, mens du utarbeider risiko-planen din og det innledende risikoregisteret, bør dere begynne å identifisere risikoer som gruppe. Bruk ulike perspektiver til å utarbeide strategier for å håndtere risikoer, og sørg for at de risikoansvarlige er innforstått med hva som forventes av dem.
Etter hvert som skrider frem, fortsett å bygge videre på risikoregisteret ditt. Gjør risikovurdering til en del av den vanlige rytmen eller , og oppmuntre medlemmer og interessenter til å melde fra om nye risikoer når de oppdager dem, slik at du har nok tid til å unngå eller minimere konsekvensene.
4. Velg en prosjektmetodikk som passer arbeidet
De som arbeider digitalt, kan diskutere i det uendelige om hvorvidt er bedre enn fossefallsmetoden, eller om en hybrid av de to er bra eller dårlig, men faktum er at metodikken må passe arbeidet.
Avhengig av natur, typen , preferansene til og behovet for å knytte seg til kundens eller sponsorens bredere organisatoriske arbeidsmåter, vil enkelte metodikker eller andre metodikker ha fordeler fremfor de andre. Veiledningen vår om metodikker kan hjelpe deg med å velge den riktige.
En viktig faktor i denne beslutningen er preferanse. Selv om beslutningen til syvende og sist kan være opp til deg som , sørg for å rådføre deg med ditt for å få enighet og innspill fra alle. En metodikk er langt mindre nyttig når ingen i tar den i bruk.
5. Bygg tillit gjennom åpenhet
Prosjektsponsoren eller kunden din forstår kanskje ikke alle de tekniske komponentene og risikoene i fullt ut, og de kan være avhengige av at du er en trygghetens ledestjerne, men de er ikke dumme.
Selv om det kan være fristende å bruke sjargongpregede prosjektledelsesuttrykk og forvrengte versjoner av sannheten for å tåkelegge problemer og unngå ubehagelige situasjoner på kort sikt, er de langsiktige gevinstene som virkelig vil styrke karriereutviklingen din, forankret i relasjonene og tilliten du bygger ved å navigere i det vanskelige sammen.
Når det er mulig, bør du ta deg tid til å bygge tillit hos kundene dine. Lær opp kunden eller sponsoren din, og forklar kompleksiteten. Hvis det oppstår et problem, bør du gjøre de nødvendige forberedelsene for å finpusse budskapet ditt, men prioriter å kommunisere det før heller enn senere. Og selvfølgelig bør du alltid presentere gjennomførbare løsninger på alle problemer du legger frem – ikke la kunden eller sponsoren din stå uten svar når de trenger å forklare situasjonen for lederne sine.
6. Sett tydelige KPI-er
De viktigste suksessfaktorene for et kan ofte bli bagatellisert, misforstått eller lett glemt. Kortsiktighet under et kan føre til at et produkt lanseres i en verden som ikke lenger har bruk for det. Og når et digitalt produkt først er lansert, kan manglende måling av ytelsen begrense viljen til å fortsette med produktplanen.
I starten av hvert bør du fastsette KPI-er og være tydelig på kriteriene for å oppfylle disse KPI-ene. Velg et lite antall måleverdier for å holde fokusert på de viktigste målene. Ellers risikerer du å spre deg selv og ditt for tynt over for mange KPI-er, slik at du ikke når noen av dem.
Dette er spesielt viktig for digitale prosjekter, siden det finnes så mange KPI-er å velge mellom. Det er avgjørende å finne de mest relevante for å sikre at du entydig kan fastslå at et er vellykket, og unngå å følge med på måleverdier som egentlig ikke sier så mye.
Hvis for eksempel økte konverteringer er for , er det bedre å følge med på konverteringsrater enn på måleverdier som trafikk eller visninger.
7. Opprett standardprosesser som er gjennomførbare … Gå deretter gjennom dem på nytt!
Uten fastsatte prosjektstyringsprosesser og standarder tar det ikke lang tid før ting kommer ut av kontroll.
Hvis du oppretter standardprosedyrer for ting som oppstart, oppstartsmøter, risiko og kvalitets, slipper du å finne opp hjulet på nytt hver gang.
Det viktigste er å opprette prosesser som ditt faktisk vil ta i bruk og opprettholde, og deretter fortsette å gå gjennom og tilpasse dem etter hvert som organisasjonen endrer seg og vokser.
En risiko prosess for en svært synlig, storskala implementering av et offentlig økonomisystem er sannsynligvis ikke den riktige prosessen å følge hvis du er et på fire personer som bruker Kanban for å lansere en ny funksjon i bildedelingsappen din.
På samme måte vil prosessen du brukte da du var et på 15 personer som jobbet på samme kontor, sannsynligvis ikke fungere når dere har vokst til 130 ansatte fordelt på 3 forskjellige kontinenter.
8. Kommuniser mer enn nødvendig – på en effektiv måte
Uttrykket «kommuniser mer enn nødvendig – på en effektiv måte» kan høres ut som en selvmotsigelse for noen, men i den digitale prosjektverdenen kan det være avgjørende for om man lykkes eller mislykkes.
Når tverrfunksjonelle team arbeider intenst mot et sprintmål ved hjelp av ulike verktøy som har kommunikasjonsfunksjoner (men aldri sjekker e-posten sin), er det avgjørende å sørge for at budskapet ditt når frem, og at du har riktig informasjon til kunden eller sponsoren din.
Legg til det faktum at ditt kanskje jobber eksternt på tvers av 3 tidssoner – ingen av dem er kundens tidssone – og du har et godt utgangspunkt for effektiv overkommunikasjon.
Mine beste fremgangsmåter?
For det første bør du lage en som alle kan slutte seg til, selv om det bare er en fast rytme for seremonier og enighet om hvilke verktøy som brukes til hvilke typer kommunikasjon.
Oppdater deretter og kundene dine jevnlig om statusen for , tidsplanen og budsjettet.
Gi ditt muligheten til å stille spørsmål, og sørg for at alle er på samme side når det gjelder oppdateringer fra kunden og ny informasjon om . Dette vil få frem spørsmål og problemer før de oppstår, og hjelpe medlemmer med å bekrefte antakelsene sine før de går videre med en feilaktig antakelse.
Regelmessige innsjekkinger med kunder vil øke åpenheten og tilliten, og gi kundene muligheten til å stille spørsmål også.
Fremfor alt må du håndheve . Hvis den slutter å fungere på grunn av endringer i , må du bygge den opp på nytt slik at den kan følges. Det ville vesten er ingen måte å kommunisere på når du håndterer kompleksiteten i et .
9. Få kontroll på briefingprosessen
Den digitale verden bidro til å utvikle mange av de beste metodene vi har for å arbeide i hybride konfigurasjoner med eksterne team og team på stedet. Men selv da er effektiviteten til et bare så god som evnen det har til å kommunisere abstrakte ideer tydelig med hverandre. Derfor er briefing så viktig.
En god brief inneholder nok informasjon til å gi tydelig retning uten å inneholde så mye informasjon at den blir overdrevent detaljstyrende for målgruppen. Utfordringen er at det finnes ulike typer briefer for ulike formål.
En brief kan for eksempel ta utgangspunkt i den overordnede konteksten for og deretter gå i dybden på viktige milepæler og budsjett. En brief kan derimot inneholde årsaken til at noe må gjøres (f.eks. en brukerhistorie), samt krav og begrensninger.
10. Vær åpen for å bli involvert tidlig
Ofte blir ledere for hentet inn i et rett før (eller kanskje til og med etter) oppstarten. Det kan bety at du arver et mindre enn ideelt arbeidsomfang, eller at du føler at du hele tiden prøver å ta igjen det tapte når det gjelder alle detaljene som ble diskutert før kontrakten ble signert.
Selv om salgsprosessen kanskje ikke passer med din natur, kan det være svært nyttig å prøve å bli involvert i mens utformes. Du vil ikke bare ha mer bakgrunnsinformasjon når starter, men du kan også påvirke tilnærmingen, vise verdien av ferdighetene dine innen prosjektledelse i en forretningsutviklingskontekst og kanskje til og med fremme karrieren din mens du holder på.
11. Identifiser et pågående problem å arbeide med
Lag en løpende liste over utfordringer eller spørsmål du har møtt under prosjekter, og som du ikke helt vet hvordan du skal håndtere. Det kan ganske enkelt være at du mangler riktig verktøy eller leverandør, for eksempel «alle hater den nåværende programvaren vår for tidsregistrering!» eller «jeg trenger en bedre liste over fotografer!» Det kan også være en personlig utfordring – «jeg har problemer med å planlegge prosjektoppstarter og kundene mine er uvitende.»
En gang i måneden tar du frem denne «listen over utfordringer» og velger ett problem du skal bruke en time på å arbeide med. Noen av punktene på listen kan ha en rask løsning – for eksempel å undersøke ny programvare for tidsregistrering for å se hvilke andre alternativer som kan være bedre, eller å samle en liste over foretrukne leverandører. Noen av problemene kan kreve feilsøking fra flere vinkler.
Hvis det er noe som stadig dukker opp, kan du prøve å bruke årsaksanalyse for å undersøke hvorfor det skjer, og hva som bidrar til det. Det kan innebære å bryte ned arbeidsflyten for prosjektoppstart, innhente tilbakemeldinger fra kunder eller identifisere interne hindringer du ikke hadde vurdert.
Hvis du for eksempel stadig har problemer med å planlegge prosjektoppstarter, kan du undersøke om noen har skrevet råd om dette, eller se om du kan avtale et møte med lederen eller mentoren din for å diskutere mulige løsninger. Over tid vil du fortsette å legge til punkter på denne listen, men du vil også begynne å krysse av ting etter hvert som du tilegner deg nye ferdigheter og verktøy for jobben.
12. Følg opp folkene dine
Minst én gang i måneden bør du sørge for å følge opp hver person på teamet ditt. Hvis du jobber i et lite prosjektlederteam og føler deg ambisiøs, kan du spise lunsj med hver person én gang i måneden. Hvis du jobber i et stort team med medlemmer som jobber eksternt, kan denne oppfølgingen være så enkel som en samtale ved kaffemaskinen eller en direktemelding i Slack.
Du trenger ikke å grille alle eller kreve å få vite om deres dypeste følelser, men det vil gjøre mye for forholdet til kollegene dine, og hjelpe deg med å håndtere prosjekter effektivt, hvis du vet hvordan arbeidet påvirker teamet ditt.
Selvfølgelig kan du også holde det lett og finne ut hvilke serier de ser på, hvilke podkaster de lytter til, hvilke artikler om prosjektledelse de leser, og hvor de planlegger å reise på neste ferie.
Føl deg frem til når det kan være et godt tidspunkt å starte en uformell samtale, og la deretter praten utvikle seg naturlig. Du vet aldri når disse samtalene kan føre til mer inngående relasjoner eller samarbeid, eller til at du oppdager en detalj som kan være nyttig i den videre prosjektplanleggingen din.
Noen spørsmål jeg liker å stille under disse månedlige oppfølgingene:
- «Hva har du jobbet med i det siste som du liker veldig godt eller virkelig misliker?»
- «Hvordan synes du det går med ledelsen av dette prosjektet, og hva kan forbedres?»
- «Har du ressursene du trenger?»
- «Hva gleder du deg til?»
Hva skjer videre?
Hvis du vil ha enda mer informasjon om hva digital prosjektledelse handler om, kan du bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, eksempler og mønstre, samt komme i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere i Slack.
