Komplett veiledning i arbeidsflyter for forvaltning av digitale ressurser

Typer arbeidsflyter for digital kapitalforvaltning

Det finnes mange typer arbeidsflyter for digital kapitalforvaltning som du kan ha behov for å opprette eller administrere hvis du leder prosjekter med et betydelig antall ressurser. Dette kan blant annet være:

• Ressursbaserte arbeidsflyter: En ressursbasert arbeidsflyt fokuserer på livssyklusen til individuelle filer. Et produktbilde kan for eksempel gå gjennom stadier som oppretting, gjennomgang, godkjenning og publisering. Alle disse trinnene spores i én arbeidsflyt som fokuserer på den individuelle ressursen som opprettes.
• Prosjektbaserte arbeidsflyter: Prosjektbaserte arbeidsflyter administrerer flere relaterte ressurser samlet, ofte knyttet til en kampanje eller lansering. Tenk på en sesongbasert markedsføringskampanje med hundrevis av bilder, annonseformater og videoer som går gjennom gjennomgang og godkjenning. Hvis noe endres i én av ressursene (en tekstbit, fargen på hatten til noen osv.), overføres endringen globalt til alle ressursene. Du kan se denne typen arbeidsflyt brukt i legemiddelreklame for sikkerhetsinformasjon eller indikasjoner for legemidler.
• Samarbeidsbaserte arbeidsflyter: Disse arbeidsflytene handler om samarbeid og kan innebære redigering i sanntid av flere interessenter. Kreative team, byråer, frilansere og kundene deres kan samarbeide om videoredigering, designfiler eller presentasjoner i en delt DAM-plattform eller under en direkte redigeringsøkt. DAM-plattformer kan bidra til å gjøre asynkront samarbeid mer gjennomførbart.
• Godkjenningsarbeidsflyter: Godkjenningsarbeidsflyter bestemmer hvem som gjennomgår og godkjenner ressurser før de publiseres. Dette bidrar til å opprettholde merkevarekonsistens og etterlevelse, noe som er spesielt viktig i regulerte bransjer som helsevesen, forsikring eller ernæring. Selv i mindre regulerte bransjer bidrar godkjenningsarbeidsflyter til å sikre at ressursene følger retningslinjene for merkevaren.
• Transaksjonsbaserte arbeidsflyter: Bruk transaksjonsbaserte arbeidsflyter når systemer eller avdelinger utveksler ressurser. Når en fotograf for eksempel laster opp bilder fra et arrangement til verktøyet ditt for digital kapitalforvaltning, kan de automatisk videresendes til redaktøren.
• Arkiveringsarbeidsflyter: Disse arbeidsflytene fokuserer på å ta gammelt eller overbrukt innhold ut av bruk og lagre det. Du merker ressursene med relevante metabeskrivelser, kategoriserer dem og lagrer dem for juridiske formål, etterlevelse eller fremtidig gjenbruk.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Viktige komponenter i arbeidsflyter for digital kapitalforvaltning

DAM-funksjonene og arbeidsflytkomponentene du trenger, kan variere avhengig av typen arbeidsflyt du oppretter eller administrerer. Disse komponentene kan blant annet være:

• Mediebibliotek: Mediebiblioteket er et sentralt knutepunkt for alle dine digitale ressurser. Det er her du laster opp, organiserer og får tilgang til innholdet ditt, helst med visuelle forhåndsvisninger og kraftig søkefunksjonalitet. Et avansert mediebibliotek kan romme og organisere ulike typer digitale ressurser og håndtere en rekke filtyper. Du bør kunne angi tillatelser for teammedlemmer basert på rollen deres og ressursene som er godkjent for bruk.
• Metadata: Tenk på metadata som etiketter for ressursene. Dette går utover titler eller filnavn og kan omfatte tagger, filbeskrivelser, datoen ressursen ble opprettet og datoen ressursen skal tas ut av bruk. Metadata kan hjelpe deg med å optimalisere mediebiblioteket og gjøre det enklere å finne, organisere, sortere og gjenbruke de digitale ressursene du allerede har.
• Godkjenning: Trinnene i godkjenningsprosessen definerer hvem som må gjennomgå og godkjenne hver ressurs. Dette bidrar til å unngå det fryktede kaoset med filnavn som «final_final_v4» og «final_final_v4_REVISED» og sørger for at merkevarestandardene opprettholdes.
• Distribusjon: Distribusjon sørger for at ferdigstilte ressurser leveres til de riktige personene eller plattformene, enten det er et CMS, en planlegger for sosiale medier eller en partnerportal. Det kan også innebære å angi tillatelser slik at de riktige personene i teamet ditt kan bruke ressursene når de trenger dem.
• Sikkerhet: Sikkerhetskomponenter kan omfatte tilgangskontroller, tillatelser og oppsett av revisjonsspor. De sørger for at de riktige personene har tilgang til å beskytte de digitale ressursene dine og forhindrer misbruk eller datainnbrudd. Du kan også være ansvarlig for å administrere digitale ressurser for klienter eller kunder og sørge for at hver kunde bare har tilgang til sine egne ressurser og ikke andre kunders, eller enda verre, konkurrenters.
• Vedlikehold: Vedlikehold er en løpende del av en god arbeidsflyt for håndtering av digitale ressurser. Dette kan omfatte regelmessig planlagt opprydding i filer, oppdateringer av metadata og gjennomganger av tillatelser. Uten dette regelmessige vedlikeholdet kan DAM-programvaren bli svært rotete og betydelig mindre nyttig over tid.
• Programvare for håndtering av digitale ressurser: Programvare for håndtering av digitale ressurser samler alle de andre komponentene og prosesstrinnene og kan bidra til å effektivisere prosessene for håndtering av digitale ressurser. Mange av de nyere verktøyene er skybaserte, og noen er til og med AI-drevne. Dette gjør det enklere å finne ressurser og automatisere arbeidsflytene dine.

Livssyklus for håndtering av digitale ressurser

Slik kan livssyklusen for håndtering av digitale ressurser se ut:

• Planlegging: Definer hvilke ressurser som må opprettes, for hvem, innen når og hvordan de skal brukes.
• Opprettelse: Dette kan omfatte utforming av ressurser samt all innholdsproduksjon (tenk alternativ tekst, bildetekster og annonsetekst).
• Innhenting: Last opp ressurser til DAM-systemet og merk dem med relevante metadata. Godkjenningsprosessen kan finne sted før eller etter dette trinnet, avhengig av hvordan organisasjonen din foretrekker å gjennomføre godkjenninger, eller hvor mange godkjenninger som kreves.
• Lagring: Organiser digitale filer på et sentralt sted, og legg dem til i mindre biblioteker eller mapper for enkel tilgang. Systemet kan bruke automatisk tagging for å legge til metadata, for eksempel datoen for opplastingen eller navnet på personen som lastet opp filen, slik at søkemulighetene blir bedre.
• Transformasjon: Ressurser kan endre størrelse, formateres på nytt eller tilpasses ulike filformater eller distribusjonskanaler.
• Distribusjon: Ferdigstilte ressurser deles internt eller publiseres eksternt.
• Styring: Tildel og håndhev tillatelser, lisenser og regler for overholdelse.
• Arkivering: Flytt eldre ressurser til langtidslagring eller arkiver.

Fordeler med arbeidsflyter for håndtering av digitale ressurser

Arbeidsflyter for håndtering av digitale ressurser kan være nyttige for organisasjonen din og gjøre jobben din som prosjektleder betydelig enklere. Her er noen fordeler med håndtering av digitale ressurser: 

• Forbedret merkevarekonsistens: Sentralisert lagring og tillatelsesbaserte kontroller bidrar til å sikre at bare godkjente merkevareressurser brukes. Dette oppmuntrer til bruk av godkjente ressurser og reduserer risikoen for at teammedlemmer bruker ikke-godkjente ressurser. Sentralisert lagring gir én pålitelig kilde og hjelper mindre markedsføringsteam med å opprettholde samsvar med merkevaren i alle brukssituasjoner som krever merkevareressurser.
• Bedre samarbeid: Et system for digital ressursforvaltning og arbeidsflyter for digital ressursforvaltning gjør det mulig for team å samarbeide på tvers av avdelinger, tidssoner eller byråer uten dobbeltarbeid. Alle har tilgang til det sentrale ressursarkivet og kan samarbeide om ressurser på en mer effektiv måte.
• Bedre avkastning på innhold: Gjenbruk av eksisterende ressurser unngår unødvendig arbeid og maksimerer avkastningen på innholdsinvesteringen din. Hvis du leier inn frilansere eller betaler lønn for å lage nye ressurser eller markedsføringsmateriell, får du bedre avkastning på investeringen ved å gjøre endringer eller finne nye bruksområder for eksisterende digitale ressurser.

Eksempel på arbeidsflyt for digital ressursforvaltning

La oss si at du jobber for en stor netthandelsbedrift, og at markedsføringsteamet ditt lanserer et nytt produkt. 

1. De leier inn en fotograf for å ta bilder av det nye produktet både alene og med ulike bakgrunner til de innledende kampanjene.
2. Fotografen laster deretter opp de endelige, redigerte produktbildene til DAM-systemet ditt. Systemet legger automatisk til metadata som filnavnet, navnet på den som lastet opp filen, datoen for opplastingen og filtypen, og fotografen legger til en kort beskrivelse av hvert bilde.
3. Deretter går det kreative teamet gjennom bildene og markerer dem de ønsker å bruke på nettstedet og i hver type annonsekampanje de har planlagt. De sender disse til merkevareansvarlige ved hjelp av godkjenningsarbeidsflyten i DAM-systemet.
4. De merkevareansvarlige godkjenner deretter de beste bildene og ber tekstforfatterne bruke disse filene og legge til annonsetekst. Annonsene sendes tilbake til den merkevareansvarlige for godkjenning.
5. Når de er godkjent, endres størrelsen på ressursene, og de merkes for hver annonsestørrelse og hvert format som trengs til kampanjene. De endelige annonsene sendes videre for distribusjon på de ulike annonseplattformene.
6. Siden teamet ditt også ønsker å markedsføre det nye produktet i sosiale medier, deler du de digitale ressursene i deres endelige format med de sosiale medieansvarlige, som eksporterer de endelige filene i optimaliserte formater for Instagram, LinkedIn og TikTok – alt uten e-poster frem og tilbake, tapte filer eller problemer med versjonskontroll.
7. Etter lanseringen arkiveres annonser eller kreativt materiell med tekst om introduksjonstilbud, og nye annonser for løpende markedsføring opprettes og distribueres til de relevante teammedlemmene.

Utfordringer med arbeidsflyter for digital ressursforvaltning

Noen av de vanligste utfordringene prosjektledere og kreative team kan møte når de setter opp arbeidsflyter for digital ressursforvaltning, er:

• Manglende bruk: Team kan motsette seg å bruke nye systemer hvis de er for kompliserte, eller hvis «reglene» er uklare eller ikke ordentlig definert. Noen opplever også at gamle vaner er vanskelige å endre, og foretrekker å lagre egne filer lokalt (noe som ikke er bra for konsistens eller oversikt).
• Uensartede metadata: Uten standardisering av metadataene og merkestrukturen blir det vanskelig å søke etter og gjenbruke ressurser. Dette kan være en del av utfordringene med bruk som vi diskuterte ovenfor, men det kan også være en selvstendig utfordring. Å løse dette problemet kan også bidra til økt bruk.
• Udefinerte roller og ansvarsområder: Forsinkelser i tilbakemeldinger eller uklare ansvarsområder kan forsinke godkjenningen av ressurser eller gjøre det vanskelig for teammedlemmer å vite hvilke ressurser de kan bruke, og når eller hvor de kan bruke dem.

Verktøy for håndtering av DAM-arbeidsflyter

Plattformer for digital ressursforvaltning er utviklet for å automatisere og støtte alle trinnene i arbeidsflyten din. De omfatter ofte integrasjoner med verktøy som Adobe Creative Cloud, prosjektstyringsprogramvare, innholdsforvaltningssystemer og nettverk for innholdslevering.

Her er mine anbefalinger av de beste verktøyene for digital ressursforvaltning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Air — Best for AI-driven asset organization
2. 2. MediaValet — Best for AI-powered search & collaboration
3. 3. Bynder — Best for enterprise brand consistency
4. 4. Acquia DAM (Widen) — Best for configuration and customization
5. 5. ImageKit — Best for AI-powered DAM with media delivery
6. 6. Stockpress — Best for role-based team collaboration
7. 7. Pics.io — Best for mid-markets wanting unlimited storage
8. 8. 4ALLPORTAL — Best for integrated DAM and PIM
9. 9. Filecamp — Best affordable DAM with unlimited users
10. 10. Tagbox.io — Best for AI-powered visual search

Med en kortliste tilgjengelig kan du se gjennom demoer av DAM-programvare for å se hvordan noen av disse alternativene håndterer reelle arbeidsflyter.

Tips for håndtering av DAM-arbeidsflyter

Enten du er ny innen håndtering av arbeidsflyter for digitale ressurser eller sliter med noen av de vanlige utfordringene, har jeg satt sammen noen tips som kan hjelpe deg med å bli ekspert på forvaltning av digitale ressurser eller videreutvikle ferdighetene dine.

• Definer roller og ansvarsområder tydelig. Dette omfatter hvem som oppretter, godkjenner, distribuerer og arkiverer ressurser. Dette kan variere avhengig av typen ressurs eller kampanjen ressursene brukes til å støtte.
• Standardiser metadataene og merkingspraksisen fra starten av, men vær fleksibel i tilfelle det oppstår muligheter til å forbedre denne praksisen over tid.
• Automatiser gjentakende oppgaver der det er mulig, for å redusere mengden manuelt arbeid og risikoen for feil.
• Gjennomfør regelmessige revisjoner for å rydde opp i og arkivere utdaterte filer samt gjennomgå tillatelser. Du bør ha en prosess for å avslutte teammedlemmers tilgang, som inkluderer å tilbakekalle tilgangen til systemet for forvaltning av digitale ressurser når de forlater organisasjonen eller prosjektet deres avsluttes.
• Gi teamet opplæring og tydelig dokumentasjon for å oppmuntre til bruk. Belønn og anerkjenn dem som bruker verktøyet på en god måte.

Bli med for å få mer innsikt i forvaltning av digitale ressurser

Vil du ha flere tips, triks eller beste praksiser for håndtering av prosjekter som bruker mange digitale ressurser? Bli med i DPM-fellesskapet for å få mer. Du finner også mer informasjon om favorittverktøyene våre, klare maler og innsiktsfulle artikler skrevet av erfarne prosjektledere.