Slik kommer du inn i prosjektledelse (med Suze Haworth)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podkasten, der vi går lenger enn teori for å gi ekspertråd til prosjektledere som vil lede bedre digitale prosjekter. Takk for at du lytter. Jeg er Ben Aston, grunnleggeren av The Digital Project Manager.

Da jeg vokste opp, så jeg for meg at jeg skulle bli jagerflypilot, og senere advokat, men karriererådene jeg fikk på skolen, var at jeg burde vurdere en karriere som renovasjonsarbeider – en som går rundt og henter alles søppel. De hadde tydeligvis andre ideer enn meg. Jeg kunne kanskje fortsatt ha blitt en av disse tingene, men å bli digital prosjektleder var aldri noe jeg planla å gjøre. Faktisk har det for de fleste prosjektlederne jeg har møtt, vært noe de har havnet i, snarere enn noe de planla som karriere. Men hvis du har bestemt deg for at du vil bli prosjektleder, hvordan gjør du det?

Det er det dagens podkast handler om. Fortsett å lytte for å finne ut hvordan du kan bli digital prosjektleder. I dag har jeg med meg Suze. Hei, Suze.

Suze Haworth:

Hei, Ben.

Ben Aston:

Suze er en av våre faste DPM-eksperter hos The Digital Project Manager, og hun arbeider nå som frilansende senior digital prosjektleder i London. Hun har lang erfaring med mange ulike kunder og byråtyper, så jeg tror dagens samtale blir svært nyttig. Men Suze, la oss begynne med det vi nettopp snakket om. Jeg vil at du skal fortelle litt om dine siste ferieeventyr. Det er egentlig svært vanskelig å få tak i Suze, fordi hun vanligvis er på ferie et eller annet sted. Hun er digital prosjektleder, men også litt som en heltidsferierende. Suze, for dem som lurer på hvor digitale prosjektledere drar på ferie, kan du fortelle oss hvor de drar?

Suze Haworth:

Du får det til å høres ut som om jeg ikke jobber i det hele tatt. Men ja, etter at jeg begynte som frilanser, har jeg kunnet planlegge tiden min litt bedre, så jeg reiser en god del mer. Den siste ferien min, som jeg kom hjem fra i går, gikk til Sudan. Ikke akkurat et typisk feriemål, vet jeg.

Ben Aston:

Når man reiser til et sted som Sudan, står det på Utenriksdepartementets liste over steder man ikke bør reise til?

Suze Haworth:

Nei, faktisk er det Sør-Sudan man ikke bør reise til for øyeblikket, og det er et annet land. Sudan er faktisk helt trygt å reise til i områdene jeg besøkte. Jeg var i hovedstaden Khartoum og reiste deretter opp langs Nilen, til ulike arkeologiske steder og historiske sudanesiske steder underveis.

Ben Aston:

Prosjektleder du feriene dine like mye som du prosjektleder prosjektene dine, eller er det en avslappet affære der du bare vandrer rundt i Afrika?

Suze Haworth:

Jeg er skyldig i å prosjektlede reisene mine, men det gjelder når jeg organiserer dem selv. Denne gangen var det faktisk kjæresten min som organiserte den. Han er egyptolog, så jeg ble med på en tur han deltok på som ekspert. Den var faktisk svært stramt organisert, og jeg var litt bekymret for det, fordi jeg liker å organisere mine egne ting og reiser. Det var litt sånn «oi» å gi fra seg kontrollen til noen andre. Men i et land som dette var det ganske praktisk å ha en guide med oss.

Ben Aston:

Hvordan føltes det å bli prosjektledet?

Suze Haworth:

Interessant. Å få beskjed om når man skulle stå opp, når frokosten var og hva vi skulle gjøre i løpet av dagen, er ikke noe jeg vanligvis-

Ben Aston:

Ga det deg noen nye ideer om hvordan du kan prosjektlede teamene dine på en annen måte?

Suze Haworth:

I det siste har jeg nok blitt litt mer avslappet med tiden min. Derfor var det en god vekker å måtte følge svært stramme tidsplaner og tidspunkter. Guiden vår var veldig flink til å holde oss i rute, selv om han sa at sudanesisk tid vanligvis er litt senere enn vanlig tid.

Ben Aston:

Har du fått en jobb på plass når du kommer hjem fra ferien?

Suze Haworth:

Nei. Jeg har faktisk fri til etter jul, fordi jeg skal reise bort igjen. Jeg har ikke en jobb ennå, for med frilansarbeid i London dukker oppdrag vanligvis opp en uke eller to før kontrakten starter. Det blir derfor sannsynligvis en siste liten titt i begynnelsen av januar.

Ben Aston:

Hvis du ser etter en fremragende senior prosjektleder som elsker ferie-

Suze Haworth:

Det kan du ikke si.

Ben Aston:

Nei, beklager. Suze er tilgjengelig. Hun er kjempeflink. Flott. La oss skifte spor og snakke litt om historien din og hvordan du faktisk ble prosjektleder. Jeg vil gjerne vite mer om utdanningsbakgrunnen din og hva du planla å gjøre. Som jeg sa, lå det liksom i kortene at jeg skulle bli renovasjonsarbeider, men det ble aldri noe av. Hvilke karriereråd fikk du på skolen?

Suze Haworth:

Jeg hadde også en forferdelig opplevelse. Vi fylte ut et av disse skjemaene der man setter et merke ved ulike spørsmål. Det var omtrent fem forskjellige svaralternativer for hvert spørsmål. Resultatet ble «fengselsbetjent». Jeg tenkte bare: «Greit.» Som barn ville jeg selvsagt også bli skuespiller. På et tidspunkt ville jeg bli arkeolog, og jeg ville bli flyvertinne. Alle yrker som begynte med A, selv om jeg ikke tror det hadde noe med saken å gjøre. Jeg hadde altså flere ting jeg ville bli, men på den tiden var prosjektledelse, særlig innen digitalt arbeid, ikke egentlig etablert. Jeg vokste opp mens internett kom og ble stadig mer brukt, men det fantes ikke egentlig en slik rolle å se opp til. Derfor var det aldri en jobb jeg så for meg. Jeg havnet bare i det, slik jeg tror mange prosjektledere gjør.

Ben Aston:

Hva studerte du på universitetet til slutt? Du skulle jo bli alt mulig som begynte med A.

Suze Haworth:

Jeg valgte ganske enkelt faget jeg likte best på videregående.

Ben Aston:

Kunst.

Suze Haworth:

Nei, jeg valgte ikke kunst. Jeg liker kunst, men var ikke fantastisk flink. Jeg valgte engelsk litteratur. Jeg visste egentlig ikke hva jeg ville gjøre etterpå, og det var et bredt fag jeg likte godt. Derfor valgte jeg det på universitetet, og etter universitetet visste jeg fortsatt ikke helt hva jeg ville gjøre. Jeg tok en mastergrad og jobbet også en periode i en mobiltelefonbutikk.

Ben Aston:

Hva tok du mastergrad i?

Suze Haworth:

Kommunikasjonsstudier. Det er et ganske bredt fag, men det henger sammen med engelsk litteratur. Mange av ferdighetene fra engelsk litteratur var analytiske ferdigheter, lesing og skriving. Det er ferdigheter man kan overføre til andre yrker, og man trenger ikke nødvendigvis å ende opp med noe som er direkte knyttet til graden. Mange spurte om jeg ville bli lærer og undervise i engelsk litteratur. Det ville jeg ikke, men ferdighetene fra studiene har hjulpet meg gjennom hele karrieren.

Ben Aston:

Hvordan gikk du fra å være mobiltelefonselger til prosjektleder?

Suze Haworth:

Jeg hadde begynt å se på markedsføring, reklame og lignende fagområder. Jeg søkte på mange jobber i Leeds, en by nord i Storbritannia, og fikk jobb i et byrå. Det var et integrert byrå med direkte markedsføring og litt digitalt arbeid. Jeg søkte på en stilling som kontoansvarlig. På den tiden skilte de ikke tydelig mellom prosjektledelse og kundeansvar, så det var en bred rolle som omfattet kundeansvar, kundeservice og prosjektledelse. Jeg fikk jobben, og det ble en inngangsstilling i bransjen. Derfra utviklet alt seg.

Ben Aston:

Det er interessant. Historien min ligner ganske mye. Jeg studerte politikk og internasjonale relasjoner og jobbet i ulike deler av reklamebransjen. Jeg trodde jeg ville inn i reklame, så jeg jobbet i flere reklamebyråer og prøvde å komme inn på et traineeprogram. Jeg endte som kundeansvarlig i et byrå. På mange måter er det en lignende vei: ta en tilfeldig grad og begynn i et byrå. Men jeg lurer på om du, femten år senere, fortsatt ser for deg at du alltid skal være prosjektleder.

Suze Haworth:

Ja, det gjør jeg faktisk – eller jeg vil i alle fall alltid være involvert i prosjektledelse på en eller annen måte. Selv om jeg havnet i det, begynte jeg først i en rolle innen kundeansvar og beveget meg gradvis videre. Da jeg forsto forskjellen mellom prosjektledelse og kundeansvar, merket jeg at jeg passet bedre til prosjektledelse. Det var der jeg fant nisjen min: leveransen av prosjektene og det å lede dem. Jeg ser derfor for meg at jeg alltid vil gjøre noe som har med dette å gjøre.

Ben Aston:

Ville du anbefalt prosjektledelse som karriere til barna dine?

Suze Haworth:

Ja, absolutt. Særlig digital prosjektledelse. Det finnes mange ulike typer prosjektledere i mange bransjer, men digitalt arbeid er en svært spennende bransje. Den endrer seg hele tiden, så du jobber ikke i en statisk bransje som er lik om ti år. Den utvikler seg så raskt at jobben og rollen din også utvikler seg. Det gjelder fra da jeg begynte, til hvordan prosjektledelse ble sett på i byråene den gangen, og hvordan den ses på i dag. Jeg vil absolutt anbefale det.

Ben Aston:

Hva ville du gjort hvis du ikke var prosjektleder? Ville du vært arkeolog?

Suze Haworth:

Nei, det vet jeg ikke. Man trenger mye tålmodighet og må kunne fokusere på én oppgave over lang tid. Det jeg liker med prosjektledelse, er at du gjør mange forskjellige ting som en del av rollen. Du må håndtere mye på én gang, veksle mellom ulike oppgaver og styre forskjellige ting. Jeg liker det. Det holder rollen variert. Hvis jeg ikke skulle jobbet med dette, ville jeg fortsatt gjort noe med reising. Ideelt sett noe som reisefotograf.

Ben Aston:

La oss gå inn på noen av tingene du skriver om i artikkelen din. Jeg tror mange som lytter, gjør det fordi de vil vite hvordan de kommer inn i prosjektledelse. Du snakker om praktiske ferdigheter og personlige ferdigheter. De praktiske ferdighetene handler blant annet om estimering, dokumentasjon, teknisk forståelse, risikostyring, prosesser og hvordan vi leder prosjekter fra oppstart til levering. Hvilke råd vil du gi til noen som prøver å lære disse ferdighetene?

Suze Haworth:

Jeg liker å kalle dem praktiske og personlige ferdigheter, heller enn harde og myke ferdigheter, fordi «harde» og «myke» kan høres litt negativt ut. Jeg tok ingen kurs i prosjektledelse. Det fantes ikke så mye av det da jeg begynte, så jeg lærte hovedsakelig på jobben gjennom erfaring. Jeg mener fortsatt at det er en svært god måte å lære de praktiske ferdighetene som kreves for å bli prosjektleder. Læring gjennom å gjøre er noe jeg virkelig tror på.

Hvis du er ny i bransjen og aldri har hatt en prosjektlederjobb før, trenger du ikke nødvendigvis å kunne lage en prosjektplan i et bestemt program når du går på intervju. Mye av dette lærer du gjennom erfaring. Du kan likevel søke praksisplasser eller internship i byråer eller på kundesiden, der du kan få erfaring med prosjektledelse. Men mange av de praktiske ferdighetene lærer du på jobben i en prosjektlederrolle.

Det er alltid lurt å forberede seg til intervju. Les deg opp på temaet og få en idé om hvilke ferdigheter som kreves av en prosjektleder. Tenk på overførbare ferdigheter. Selv om du aldri har laget en prosjektplan i MS Project, har du kanskje styrt tidsfrister før? Kanskje du har hatt en jobb der tidspunkter var svært viktige, og der du måtte sørge for å levere til riktig tid. Tenk på situasjoner fra tidligere jobber, universitetet eller andre sammenhenger der du måtte håndtere frister. Det handler om overførbare ferdigheter som kan brukes på de praktiske ferdighetene du trenger som prosjektleder.

Ben Aston:

Jeg er enig. Mange av de praktiske ferdighetene vi trenger som prosjektledere, kan læres ganske raskt på jobben. Vi har også DPM-skolen. På dpmschool.com kan du lese om kurset vårt, «Mastering Digital Project Management», et intensivkurs på sju uker der vi lærer bort estimering, prosjektplanlegging, prosjektoppstart samt styring og kontroll av prosjekter.

Men det du snakker om, er også svært viktig: de personlige ferdighetene vi trenger. De kan overføres mellom roller, men er vanskelige å lære. Du kan gå på skole for å lære om dem, men før du faktisk står i situasjonen, er det vanskelig å vite hvordan du vil reagere. Hva slags person eller karakter mener du kjennetegner en god prosjektleder?

Suze Haworth:

De personlige ferdighetene er selve kjernen i det å være en god prosjektleder. Rollen har utviklet seg mye. Tidligere handlet fokuset om å levere til tiden, innenfor omfanget og på budsjett. Nå opplever jeg at den er mer en lederrolle og litt mer strategisk enn før. Når jeg intervjuer prosjektledere, ser jeg på hvordan de møter utfordringer, løser problemer og håndterer vanskelige situasjoner. Har de eksempler på hvordan de har håndtert problemer i teamet eller med kunden? Det handler om å være rolig i en krise, være åpen og ærlig og kommunisere tydelig.

En viktig ferdighet er også organisering. Hvordan organiserer de seg selv og et team? Klarer de å tenke strategisk, ikke bare lage en daglig oppgaveliste, men se fremover mot prosjektet som helhet og forstå hvordan de skal lede prosjektet videre? Problemløsning, ledelse og organisering er derfor noen av de viktigste personlige ferdighetene. Kommunikasjon er også avgjørende. Bare det å snakke med noen og forstå hvordan de kommuniserer, gir deg mye informasjon.

Ben Aston:

Fra mitt perspektiv finnes det personlige ferdigheter, praktiske ferdigheter og et karakterelement. Prosjektledere må være utholdende og ville komme til bunns i ting. Gode prosjektledere sitter ikke bare tilbakelent og venter på at ting skal ordne seg. De driver prosjektene fremover, samler teamet og tar ansvar. Det er vanskelig å måle, men du merker når en prosjektleder har energi og får andre med seg.

Du kan være prosjektadministrator og koble sammen ulike deler mens prosjektet skjer rundt deg. Men de beste prosjektlederne leder prosjektet, har et strategisk perspektiv, er utholdende, finner roten til problemene og hjelper teamet med å gjøre sitt beste arbeid. Det handler om å tørre å stille vanskelige spørsmål og sette seg selv i ukomfortable situasjoner når det er nødvendig for prosjektet.

Suze Haworth:

Absolutt. Du må ha driv, men samtidig være en hyggelig person. Du må ikke være redd for å skape litt friksjon. For omtrent ti år siden hadde jeg en god samtale med administrerende direktør i selskapet jeg intervjuet hos. Hun snakket om skillet mellom kundeansvar og prosjektledelse og sa at de likte dette skillet fordi kundeansvarlige kunne være de «snille politibetjentene», mens prosjektlederne ofte var de «strenge politibetjentene».

Du beskytter prosjektet, leveransene, tidsplanen, budsjettet, omfanget og teamet. Kundeansvarlige kan beskytte kunden, mens prosjektlederen beskytter prosjektet. Da kan du si fra når kunden ikke gir tilbakemeldinger eller ikke overholder frister. Du kan være den strenge parten fordi du må beskytte prosjektet.

Ben Aston:

Som prosjektleder gjør du sannsynligvis ikke jobben din ordentlig hvis du aldri skaper litt friksjon. Vi samler mennesker med motstridende meninger og ideer og prøver å finne en vei videre. Hvis alle fikk viljen sin hele tiden, ville ingenting blitt gjort. Vi må noen ganger ta vanskelige beslutninger og vite at noen blir misfornøyde. Hvis ingen blir misfornøyde, kan hele prosjektet mislykkes.

Suze Haworth:

Ja. Du må også kunne ta vanskelige samtaler. Hvis et teammedlem ikke leverer og det påvirker prosjektet, må du snakke med vedkommende. Hvis du må fortelle kunden at noe blir forsinket, er det en vanskelig samtale, men du må kunne beskytte prosjektet og drive det videre.

Ben Aston:

Hva liker du minst ved å være prosjektleder? Hva er den verste delen av jobben for noen som vurderer prosjektledelse?

Suze Haworth:

Jeg liker dårlig å bli sett på som administrasjonspersonen eller den som får alle de små oppgavene som ingen andre vil gjøre. Som prosjektleder er du midtpunktet i prosjektet og har kontakt med alle. Derfor blir du ofte sett på som personen som skal bestille alle møtene, samle folk i møterommet og utføre alle administrative oppgaver som designere og utviklere ikke vil gjøre. Det misliker jeg. Jeg prøver ofte å få folk til å gjøre ting selv, og det irriterer noen.

Prosjektlederen ender lett opp med oppgaver som ikke dekkes av tydelige roller i prosjektet. Jeg har gjort alt fra innlegging av innhold og innholdsproduksjon til kvalitetssikring. Oppgaver som ingen andre har ansvar for, kan fort havne hos prosjektlederen. Det er noe man bør prøve å sette grenser for, fordi man allerede har nok å gjøre.

Ben Aston:

Eller du kan omfavne det og bli tekstforfatter, designer eller utvikler. Prosjektledere er ofte generalister. Vi kan litt tekstforfatting, litt skissering, kravspesifikasjon, forretningsanalyse og kvalitetssikring. Vi kan fylle hullene. Vi er ikke eksperter på alt, men vi kan nok til å gjøre en rask HTML-endring eller legge inn innhold i et CMS.

Karrieremessig har du gått fra kundeansvarlig til prosjektleder og nå senior prosjektleder. Du har jobbet fast og jobber nå som frilanser for å få mer fleksibilitet. Hvor går veien videre?

Suze Haworth:

Nylig gikk jeg også inn i en rolle som prosjektdirektør. Jeg leder fortsatt prosjekter som senior prosjektleder, men jeg leder også et arbeidsprogram og følger opp andre prosjektledere i det daglige. Deretter finnes det roller som leder for prosjektledelse eller leveranseansvarlig. Jeg tror ikke det er helt riktig for meg ennå. Jeg liker kombinasjonen av å være involvert i prosjekter og samtidig ha en mer strategisk rolle som prosjektdirektør. Jeg er ikke helt klar for å slutte å lede prosjekter.

Ben Aston:

Det har også vært min erfaring. Når du går inn i en mer administrativ rolle, leder du et prosjektlederteam og jobber kanskje med forretningsutvikling, definerer prosjekter og starter dem opp, men overleverer dem til andre. Du leverer sjelden prosjektene selv. Det er en ganske annerledes rolle.

La oss avslutte positivt. Hvorfor liker du å være prosjektleder?

Suze Haworth:

Du er et sentralt punkt i prosjektet. Du koordinerer hele prosjektet og følger det fra begynnelse til slutt. Du er involvert i alt og får se hele prosjektet gjennomføres. Det er fint å kunne se det ferdig og vite at du har bidratt til å lede det.

Du får også jobbe på tvers av mange fagområder. Prosjektledelse er fagområdet ditt, men du samarbeider med designere, utviklere, kvalitetssikrere og UX-folk. Du får bredere kunnskap av det. Digitalbransjen endrer seg raskt og er spennende. Ting står ikke stille, du lærer hele tiden og nye utfordringer dukker opp.

Ben Aston:

Da jeg begynte som digital prosjektleder, jobbet vi med mange bannerkampanjer og enkle HTML-nettsteder, mens mye av det spennende arbeidet foregikk i Flash og ActionScript.

Suze Haworth:

Jeg skulle akkurat til å si Flash.

Ben Aston:

Det var komplisert og morsomt, men vi gjør ikke slikt lenger. Det er interessant hvordan ting utvikler seg og endrer seg. Du må lære ny teknologi og nye ferdigheter for å få prosjektene gjennomført.

Ben Aston:

For å oppsummere hvordan man kommer inn i prosjektledelse: Du må lære de praktiske ferdighetene og de personlige ferdighetene. Hvis du er interessert i prosjektledelse, bør du begynne å lede ting. Led deg selv, finn muligheter til å lede andre og prøv å bygge noe. Du kan for eksempel lage ditt eget nettsted i WordPress. Det er enkelt, men gir deg forståelse for noen av de tekniske ferdighetene du trenger. Mye av dette lærer du likevel på jobben.

Det er derfor viktig å skaffe seg erfaring. Finn en jobb på nybegynnernivå. Du må kanskje gjøre mye administrativt i starten, men du får innsikt i rollen. Vi snakket også om intervjuer: Forbered deg, tenk gjennom hva du skal si og hvilken historie du skal fortelle for å overbevise noen om at du kan bli en god prosjektleder. Gjør intervjuforberedelser og bygg nettverk, for det kan gi deg muligheter. Suze, tusen takk for at du ble med oss i dag.

Suze Haworth:

Takk.

Ben Aston:

Suze er en av DPM-ekspertene våre og deltar også i den kommende skolen vår for digital prosjektledelse, som starter i februar. Hvis du trenger opplæring i prosjektledelse og vil lære praktiske og personlige ferdigheter, bør du sjekke den ut. Det er et intensivkurs på sju uker med interaktive videoleksjoner, panelsamtaler, gruppediskusjoner og mulighet for veiledning. Gå til DPMschool.com og meld deg på før kurset blir fullt.

Hvis du vil bidra i samtalen, kan du kommentere innlegget og gå til ressursseksjonen på thedigitalprojectmanager.com for å bli med i Slack-teamet vårt. Der finner du mange interessante samtaler om hvordan man kommer inn i prosjektledelse og reisen som prosjektleder. Takk for at du lyttet.