Prosjektteam uten prosjektledere: Utforsking av prosjektlederdilemmaet
Galen Low får selskap av Julia Ryzhkova, produktsjef i Railsware, for å diskutere hvordan én organisasjon lykkes med å utvikle komplekse programvareløsninger ved hjelp av distribuerte, selvstyrte team, og hva dette betyr for digital prosjektledelse generelt.
Høydepunkter fra intervjuet:
- Julia Ryzhkova er en IT-fagperson basert i Kiev som i over 15 år har flyttet grensene for forretningsprosessledelse og digital produktledelse. Hun har vært forretningsanalytiker, PMO-direktør, produktdirektør og kundeopplevelsesdirektør, og har jobbet med merkevarer som Heinz, Yandex, Adidas og Zyxel for å implementere virksomhetssystemer i stor skala. [0:55]
- I dag er Julia produktsjef i Railsware, der hun jobber i teamet for Coupler.io. Der leder hun distribuerte, selvstyrte smidige team som utvikler produkter med høy utbredelse, og som nå er blitt kjente navn, som Calendly. [1:18]
- Utenom jobben underviser Julia i forretningsprosess- og prosjektledelse ved Lviv Business School, og oppdrar babyen sin til å bli en del av neste generasjon kvinner innen teknologi. [1:30]
- Nylig utviklet Railsware BRIDGeS-rammeverket – et fleksibelt beslutningsrammeverk der du på et overordnet nivå kan beskrive problemet ditt og deretter omgjøre det til en løsning. Julia bidrar til å spre kjennskap til det gjennom jungeltelegrafen. De utviklet det over mer enn 15 år, og dette er begynnelsen på å åpne det for offentligheten. [2:09]
- Julia jobber også ved Lviv Business School, og for tiden gjennomfører de et offentlig nettbasert kurs om forretningsprosesser. Julia håper at dette vil forbedre den generelle modenheten i Ukrainas kultur for forretningsprosesser. [2:49]
- I dag er Julia produktsjef, noe som betyr at hun leder produkter – utvikling, markedsføring, prisstrategi og salgsstyrke. Hun har teknologisk utdanning, noe som hjalp henne mye, men hun liker ikke å programmere. Da Julia så etter karrieremuligheter, lette hun etter noe der hun kunne lage en algoritme, men la noen andre programmere den. Slik ble hun BA. Deretter formet det lederferdighetene hennes, og hun ble teamleder for BA-er, prosjektleder og leder for BA-avdelingen. [5:15]
- Julia la merke til at resultatene av arbeidet hennes var avhengige av produktet hun jobbet med. Derfor bestemte hun seg for å gå over til R&D som produkteier og bli en del av produktet. Deretter vokste produktet, teamet vokste, de fikk flere produkteiere, og Julia ble assisterende produktdirektør med ansvar for halvparten av scrum-teamene. [5:55]
- Julia ble også direktør for kundeopplevelse, og hun ledet supporten – alt som gjaldt tjenester, support, akademi og så videre. Hun klarte å bygge gode prosesser og oppnå gode resultater. [6:24]
- Julia ønsket å fokusere på fordelene for kundene, samtidig som prosessledelsen ble liggende et annet sted. For henne er det forskjellen mellom produkt- og prosjektledelse. [7:17]
Produktledere fokuserer på de fleste produktene og kundene, mens prosjektledelse fokuserer på prosessen og resultatene av den.
Julia Ryzhkova
- Teamstrukturen i Railsware avhenger av hvilke prosjekttyper de jobber med. De er et produktstudio, noe som betyr at de utvikler produkter for seg selv og for andre selskaper. [8:28]
- I Railsware liker de å automatisere alt, og noen ganger finner de ikke et verktøy på markedet som faktisk kan utføre deler av det de trenger. Da bestemmer de seg for at de kan utvikle noe til egne formål. Deretter bruker de det, lanserer det offentlig og deler det i markedet, fordi de vet at de ikke er de eneste som trenger det. [8:42]
- Smart Checklist for Jira, ett av Railswares produkter, ble utviklet på deltid av én av utviklerne deres. Deretter bestemte de seg for å sette inn utviklere på heltid etter at de nådde 50k MRR. [9:12]
- I Coupler.io har de ett utviklingsteam, som består av fire eller fem utviklere, og ett markedsføringsteam, som også består av fire eller fem forskjellige spesialister. Alle andre jobber deltid, for eksempel dataanalytikeren, supportansvarlig og til og med Julia som produktsjef. Hun er involvert i dette produktet og kundenes produkter. [9:38]
- Den vanlige utfordringen alle produktsjefer har i et oppstartsprodukt, er å finne gullgruven i markedet. I Railsware løser de vanligvis noen av kundenes problemer, og derfor vokser kundebasen og KPI-ene, men de ønsker å opprettholde tempoet og doble det. [10:55]
- Hos Railsware ser de etter erfarne utviklere som er T-formede, og personer som har mange ulike erfaringer. De kan faktisk begynne å jobbe med kunder som utvikler, PDM og PM i MVP-perioden. [13:23]
- De fleste som jobber hos Railsware, har ledererfaring eller har til og med drevet sine egne virksomheter, for eksempel innen HR, design og produktledelse. Ingen av dem er imidlertid teamets direkte leder, og måten du blir en autoritet på, er gjennom prinsippet om å «gå foran som et godt eksempel». [14:39]
Du kan ikke bare fortelle hva som bør gjøres, du må selv gjøre ditt beste for å påvirke produktet og det samlede resultatet, og det er slik teamet får tillit til deg.
Julia Ryzhkova
- Det er lett å vurdere hvor nødvendig du er for selskapet når du er den eneste helten, og alt kommer ut av kontroll uten deg. Men når ting fungerer bra, selv uten deg, kan du ikke føle påvirkningen på samme måte som før. [16:51]
- Etter at du slutter å prøve å kontrollere alt, og med all fritiden du får, finner du ulike måter å påvirke på. Du fokuserer på produktet. Du fokuserer på kunden. Du fokuserer på strategi. Når du gir teamet mer rom, kan de skape noe utrolig i faggruppen. [17:38]
- Hennes tekniske bakgrunn ga Julia noen fordeler, men prosjektledelsesferdigheter er avgjørende for en produktleder. Alle seniorroller hos Railsware har prosjektledelsesferdigheter som en del av ferdighetsmålingen. [20:25]
- For alle roller hos Railsware som bidrar til produkter og prosjekter, må de i det minste kunne lede seg selv – sitt ansvarsområde, sin tidsplan, sine kostnader og sine innkjøp. Derfor ser de etter erfarne utviklere og erfarne teammedlemmer. [22:32]
- Selv da det bare var to grunnleggere i Railsware, definerte de prosesser og håndterte dem som enkle gjøremålslister, men hadde likevel alt strukturert og dokumentert. Derfor er dette en del av kulturen deres, og det er ikke vanlig i små selskaper. [24:39]
- Hos Railsware har de prinsippet «dokumenter underveis», og ved alle samkjøringsmøter finnes det et delt dokument eller et Figma-brett der alle skriver ned notater før eller under møtet. [25:27]
- Som en del av den transparente kulturen foregår all kommunikasjon i offentlige kanaler og Slack-kanaler, og de har mer enn tre hundre av dem. [26:35]
Du kan ikke utelate prosesser hvis du vil drive virksomhet.
Julia Ryzhkova
- Julia følger ikke med på resultatmålinger, men hun følger med på produktmålinger og produktvekst. Hun følger med på teamets fremdrift, men bare for å forutsi hva de faktisk kan gjøre innen lanseringen og for å håndtere forventninger. [31:08]
- Railswares grupper praktiserer parprogrammering, krysstesting og kodegjennomgang, så de følger med på sin egen prestasjon og formulerer tydelig overfor hverandre hva som må forbedres. [32:14]
- Selskapets tilbakemeldingskultur holder et høyt nivå. Alle nyansatte får tilbakemeldinger fra alle teammedlemmene, og hvem som helst kan påpeke et prestasjonsproblem. En nyansatt deler også egne tilbakemeldinger om teammedlemmer, samarbeid og selskapet. [33:04]
- Alle Railswares grupper bruker lignende tilnærminger. Julia lærte dem hvordan de skulle estimere. De gjennomfører oppgaveavklaringer, styrer veikart, håndterer HR-prosjekter, planlegger og følger med på fremdriften, og bruker faktisk dette til å styre prosessene sine. [45:17]
- Hos Railsware har de en prosess for håndtering av innspill, der hvem som helst i teamet kan opprette et innspill som skal inkluderes i hvem som helst sin oppgaveliste, og de går gjennom dem én gang i uken. [52:34]
- Hos Railsware foretrekker de å dele viktig informasjon under faggruppemøter som en del av fagutviklingen. Hvis noen opplever mangel på bestemte ferdigheter eller har fått tilbakemelding om forbedring, kan personen bruke et utdanningsbudsjett på opplæring. [59:48]
- Julia holdt for eksempel opplæring i estimering av oppgaver for HR-teamet da de utarbeidet og estimerte veikartet for årets prosjekt. Julia delte også tilnærminger hun hadde lært på ulike arrangementer og kurs. [1:00:12]
Selvstyrte team gjør det mulig for prosjektledere å fokusere innsatsen på strategi, produkt og kunde.
Julia Ryzhkova
Gjestebiografi:
Julia har jobbet i IT-bransjen i 15 år. Blant annet var hun forretningsanalytiker og deretter prosjektleder hos Creatio i 5 år. Der hjalp hun 70 virksomheter med å implementere CRM- og BPM-systemer. Hun ledet spesielt implementeringsprosjekter i Yandex, Heinz, Zyxel, Adidas og andre store merkevarer.
Hos Creatio ble Julia viseproduktdirektør og deretter direktør for kundesuksess.
All denne erfaringen hjalp henne med å styrke ferdighetene sine innen prosjektledelse gjennom å lede og optimalisere markedsførings-, salgs-, kundeservice- og interne forretningsprosesser.
Samtidig er et produkt en av Julias største lidenskaper. Hun har mer enn 8 års erfaring med produktledelse. For tiden er Julia produktleder hos Railsware. Hun ble med i produktteamet hos Coupler.io (et produkt utviklet av Railsware) i 2020, og hennes bidrag til produktets vekst og utvikling er enormt!
Julia holder også kurs i forretningsprosesser og prosjektledelse ved Lviv Business School. Disse kursene fokuserer hovedsakelig på det lokale markedet. Fagfolk fra SoftServe, Nova Poshta og dusinvis av ukrainske oppstartsbedrifter deltar jevnlig på Julias kurs. Hun deler alltid gjerne kunnskap og ekspertise, så hun deltar regelmessig på lokale konferanser, webinarer og andre arrangementer.
Julia er en kundesentrert produktleder og en dyktig leder med sterke mellommenneskelige ferdigheter og en omfattende teknisk bakgrunn. Julia er kjent for inspirerende ledelse og fremragende drift, og hun belønnes konsekvent for suksess med prosessforbedringer.
Når du har et selvstyrt team, kan du faktisk få ting gjort uten dyp involvering, og du kan tenke på hva som må gjøres i stedet for å prøve å finne ut hvordan det skal gjøres.
Julia Ryzhkova
Ressurser fra denne episoden:
- Bli med i Digital Project Manager-fellesskapet
- Se nærmere på Railsware
- Ta kontakt med Julia på LinkedIn
Relaterte artikler og podkaster:
- Om podkasten
- Artikkel som forklarer hvordan du kan utnytte personaldata til å lede høytytende prosjektteam
- Artikkel som forklarer hvordan prosjektledere kan håndtere utbrenthet på jobb
Verdt å sjekke ut: Direkte mentorskap: Viktige formuleringer for vanskelige samtaler og mer
Les transkripsjonen:
Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et dataprogram. Tilgi eventuelle skrivefeil, ettersom roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.
Galen Low: Selvstyrte prosjektteam. Bare denne formuleringen er nok til å utløse en eksistensiell krise hos enhver prosjektleder. Men er det en trussel mot vår eksistens? Eller er det nøkkelen til å løfte prosjektlederrollen inn i en tydelig mer strategisk posisjon?
Hvis du har grublet over fremtiden til prosjektledelse og lurt på om digitale prosjektledere fortsatt vil være relevante, bør du fortsette å lytte. Vi skal se nærmere på hvordan én organisasjon lykkes med å bygge komplekse programvareløsninger ved hjelp av distribuerte, selvstyrte grupper, og hva dette betyr for digital prosjektledelse generelt.
Takk for at du lytter. Jeg heter Galen Low og kommer fra The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagpersoner med et oppdrag om å hjelpe hverandre med å utvikle ferdigheter, bli tryggere og knytte kontakter, slik at vi kan levere prosjekter med mening og gjennomslagskraft. Hvis du vil høre mer om dette, kan du besøke thedigitalprojectmanager.com.
Hei alle sammen – takk for at dere henger med oss på DPM-podkasten.
Dagens gjest er en IT-profesjonell fra Kyiv som har flyttet grensene for forretningsprosessledelse og digital produktledelse i over 15 år. Hun har vært forretningsanalytiker, PMO-direktør, produktdirektør og direktør for kundesuksess, og har jobbet med merkevarer som Heinz, Yandex, Adidas og Zyxel for å implementere forretningssystemer i stor skala.
I dag er hun produktleder hos Railsware og jobber i Coupler.io-teamet, der hun har ansvar for grupper av eksterne, selvstyrte smidige team som utvikler produkter med høy brukertilslutning, blant annet Calendly.
Utenom jobb underviser hun i forretningsprosesser og prosjektledelse ved Lviv Business School og oppdrar sitt nye barn til å bli en del av neste generasjon kvinner innen teknologi.
Ta godt imot Julia Ryzhkova. Hei, Julia!
Julia Ryzhkova: Hei! Hei alle sammen!
Galen Low: Takk for at du blir med oss i dag. Takk for de gode samtalene våre i det siste. Jeg gleder meg virkelig til denne episoden, fordi jeg tror den går inn i noe mange av oss prosjektledere er litt usikre på: Kommer prosjektledere fortsatt til å eksistere?
Vi skal komme tilbake til det, men først ville jeg spørre deg: Hvordan går det? Hva har inspirert deg i det siste?
Julia Ryzhkova: Det er faktisk to forskjellige ting. Hvis vi snakker om noe som er knyttet til Railsware, er det BRIDGeS-rammeverket. Det er et beslutningsrammeverk der du på et overordnet nivå kan beskrive problemet ditt og deretter gjøre det om til en løsning.
Vi lanserte det nylig, og nå arbeider jeg med å spre kunnskap om det gjennom anbefalinger fra person til person. Det er veldig spennende, og jeg gleder meg virkelig. Vi har utviklet det i mer enn 15 år. Dette er begynnelsen på at vi åpner det for offentligheten, og det er svært inspirerende.
Fra et personlig perspektiv er jeg også involvert i Lviv Business School, som du nevnte. For tiden gjennomfører vi et offentlig nettbasert kurs om forretningsprosesser, og jeg håper dette vil bidra til å øke modenheten i Ukrainas kultur for forretningsprosesser.
Det er også inspirerende.
Galen Low: Det liker jeg. Begge deler er veldig spennende og flotte prestasjoner. Gratulerer!
Hvis folk vil lære mer om BRIDGeS-rammeverket, hvor kan de gå?
Julia Ryzhkova: Railsware-nettstedet. Vi har et eget underdomene for det.
Galen Low: Supert. Veldig bra. Og når vi spiller inn dette, er det desember. Vi er i ferd med å forlate 2021 og gå inn i 2022. Hva gleder du deg mest til i 2022?
Julia Ryzhkova: Alle snakker for tiden om kunstig intelligens og maskinlæring. Nylig hadde vi et møte for å diskutere produktvisjonene våre, og vi fikk ideen om å bruke kunstig intelligens i produktet mitt, Coupler.io. Jeg har veldig lyst til å prøve det og se hvordan det går.
Galen Low: Så spennende.
La oss gå inn i temaet. I dag snakker vi om hvordan små grupper av eksterne, smidige team kan styre seg selv og organisere seg i arbeidsgrupper for å skape komplekse programvareløsninger uten å trenge en prosjektleder på noe tidspunkt. Er det en trussel mot oss prosjektledere? Er det en mulighet for prosjektledere til å bli mer strategiske? Vekker det eksistensiell uro hos lytterne våre?
Vi skal utforske alt dette i detalj og virkelig undersøke hvordan det fungerer.
Julia Ryzhkova: Selvstyrte team gjør det mulig for prosjektledere å konsentrere innsatsen om strategi, produkt og kunder. Da kan man endelig nå nirvanaet der man får arbeide med oppgavene som er «viktige, men ikke presserende».
Samtidig kan man ikke forvente at alle rundt en skal være selvstyrte, særlig ikke rett etter endt utdanning eller i begynnelsen av karrieren. Yngre medarbeidere trenger veiledning og coaching, men også direkte og tradisjonell ledelse i starten. Det finnes også mennesker som ikke klarer å sette tidsfrister for seg selv, og som ikke arbeider effektivt uten slike frister. Dette kan også gjelde erfarne tekniske spesialister.
Det vil derfor alltid være plass til klassisk prosjektledelse.
Likevel tror jeg at alle virksomheter eller team som ønsker fremragende produktresultater, bør nå et punkt der selvledelse erstatter direkte prosjektledelse. Da frigjøres prosjektlederens tid til strategi og generell prosessforbedring, i stedet for at tiden brukes på å løse hvert enkelt problem.
Galen Low: Det liker jeg. Løft rollen og vær proaktiv.
Julia, denne innsikten er svært verdifull. Det som særlig resonnerte hos meg, er ideen om et produktorientert tankesett. Det handler ikke bare om å utvikle et produkt, men om tilpasningsevne og åpenhet for endring. Produkter formes av sluttbrukere, kunder og markedet, og alt dette endrer seg hele tiden.
Hva vil du anbefale til en organisasjon som ønsker å gå over til små, selvstyrte team?
Julia Ryzhkova: Ikke bare prøv – gjør det. Begynn med ett lite team. Ikke prøv å innføre denne tilnærmingen i hele organisasjonen hvis den er stor.
Samle de beste medarbeiderne, gi dem myndigheten de trenger, og sørg for at resultatene kommer. Når dere ser fordelene, gjør dere det som er nødvendig for å overføre tilnærmingen til hele virksomheten. For å lykkes må dere prøve, og dere bør begynne med menneskene som passer best til dette bildet.
Galen Low: Fantastisk. Julia, tusen takk for at du ble med oss i dag. Jeg har virkelig satt pris på samtalen vår. Jeg synes det er fascinerende å lære hvordan organisasjonen din har håndtert denne utfordringen, hvordan de selvstyrte gruppene fungerer, og hvordan den smidige prosessen fungerer når dere utvikler produkter i produktstudioet deres.
Galen Low: Så hva synes du? Er selvstyrte team fremtidens arbeidsform, eller har de begrensninger som gjør dem uegnet for enkelte typer organisasjoner og bransjer?
Fortell oss en historie. Hva er det mest selvstyrte prosjektteamet du har arbeidet med, og hvordan gikk det? På den annen side: Hva er den mest frustrerende erfaringen du har hatt med å måtte gjete katter i stedet for å arbeide strategisk? Del tankene dine i kommentarfeltet nedenfor.
Hvis du vil utvikle ferdighetene dine som strategisk prosjektleder, kan du bli med i fellesskapet vårt!
Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for å få tilgang til et støttende fellesskap som deler kunnskap, løser komplekse utfordringer og former fremtiden for faget vårt – sammen.
Fra robuste maler og månedlige opplæringsøkter som sparer deg for tid og energi, til støtte fra andre gjennom diskusjonsforumet, fellesskapsarrangementer og mastermind-grupper: Som medlem av fellesskapet vårt får du over tusen mennesker i ryggen mens du navigerer karrieren din innen digital prosjektleveranse.
Hvis du likte det du hørte i dag, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.
Til neste gang – takk for at du lyttet.
