Ikke fortsett å «gjøre prosjektoppvasken» (med Patrice Embry)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Vennligst se bort fra eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Velkommen til DPM-podkasten, der vi går bak teorien for å gi ekspertråd til prosjektledere som ønsker å lede bedre digitale prosjekter. Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston og er grunnleggeren av The Digital Project Manager. Nå lurer jeg på om dette høres kjent ut for noen av dere: «Hei, kan du bare sette opp et møte for oss?» eller «Hei, kan du bare ordne en konferanselinje for meg?» eller, enda bedre: «Hei, kan du bare bestille fly og hotell for meg?»

Så spørsmålet er: Hvordan svarer du? «Øh, ja visst.» Men bør du egentlig si ja til dette? Bør du gjøre alles skittarbeid? Det er nettopp det dagens podkast handler om. Hvordan og hvor trekker vi grensen mellom legitim prosjektledelse og andres prosjekt- eller personlige administrasjon, som de egentlig burde gjøre selv?

Denne episoden er sponset av Resource Guru, planleggingsverktøyet for ressurser som brukes av team hos selskaper som Apple, Ogilvy, Deloitte og Publicis. DPM-lyttere får 20 % rabatt så lenge kontoen varer, med rabattkoden DPM2018.

Les mer på resourceguru.io/dpm

Her er dilemmaet vi prosjektledere står overfor: Vi er ganske flinke til å få ting til å skje, og folk legger merke til det. De vet at det er oss de skal gå til. Vi er flinke og organiserte, men hvis vi ikke passer på, kan alle begynne å tro at de kan bruke oss som sine personlige assistenter. Men utnytter de oss? Og hva kan vi gjøre med det? I dag snakker jeg med Patrice Embry. Patrice er en ekstern digital prosjektleder, sertifisert Scrum Master, en av våre faste DPM-eksperter hos The Digital Project Manager, og Patrice har sterke meninger om dette med prosjektadministrasjon. Derfor skal vi snakke om hvordan vi kan lede oss selv og teamene våre bedre, slik at vi får teamene til å ta ansvar for sin egen administrasjon. Høres bra ut, ikke sant? Hei, Patrice.

Patrice Embry:

Hei!

Ben Aston:

Det er hyggelig å ha deg med oss igjen i dag.

Patrice Embry:

Alltid en glede.

Ben Aston:

Patrice og jeg snakket nettopp sammen uten opptak. Patrice skal snart opptre – jeg tror vi kan kalle det å opptre – på DPM Summit med lynforedraget sitt. Patrice, kan du gi oss en liten forhåndsvisning av hva du skal snakke om?

Patrice Embry:

Jeg skal snakke om etteranalyser, og jeg kaller dem etteranalyser selv om alle stadig sier at det er for morbide og at jeg heller bør kalle dem retrospektiver. Så der har du forhåndsvisningen. Jeg nekter å tilpasse meg og kommer til å kalle dem etteranalyser.

Ben Aston:

Er det noen grunn til at du foretrekker «mortem»-delen?

Patrice Embry:

Jeg vet ikke. Jeg synes faktisk det passer. Folk synes det er morbid, men egentlig dissekerer man –

Ben Aston:

… prosjektet er dødt, ikke sant?

Patrice Embry:

Prosjektet er dødt, og du må finne ut hva som drepte det. Så ja, jeg synes det er treffende.

Ben Aston:

Vel, det finnes en prosjektlivssyklus. Prosjektet blir født, kommer til liv, modnes, og så …

Patrice Embry:

Dør det.

Ben Aston:

Ja, så jeg synes det er rimelig. Bortsett fra det ganske morbide foredraget ditt, kan du fortelle oss om noe av det andre du jobber med for tiden?

Patrice Embry:

Jeg er litt på det merkelige stadiet som frilansere sikkert kan kjenne seg igjen i, der noen større prosjekter nærmer seg slutten, og jeg prøver å finne ut hvordan resten av året mitt skal se ut. Jeg tror frilansere helt klart kan forstå hva det gjør med deg, og når du samtidig er litt nervøs for å holde et foredrag på Digital Project Management Summit og lurer på om du får mer arbeid, blir det en litt stressende tid for meg.

Ben Aston:

Betyr det at det snart finnes en digital prosjektleder til leie?

Patrice Embry:

Muligens, muligens, muligens.

Ben Aston:

Der har dere det. Hvis du vil leie inn Patrice, kan du gå til nettstedet hennes og ta kontakt. Det er Patrice-Embry.com, ikke sant?

Patrice Embry:

Ja, Patrice bindestrek Embry punktum com.

Ben Aston:

Sånn ja. Kult. Hva slags prosjekter liker du å jobbe med? Hva føler du er ditt spesialområde? Jeg er nysgjerrig på hva du er best på som ekstern prosjektleder, hva slags prosjekter du liker best, og hvordan du avgjør om du skal ta en jobb selv om den ikke helt treffer spesialområdet ditt?

Patrice Embry:

Jeg tror jeg nevnte dette sist vi hadde en podkast sammen, men uten at jeg har gjort noe ekstra for det, har jeg jobbet mye mer med ideelle organisasjoner, noe jeg virkelig liker fordi det får meg til å føle at jeg gjør noe godt for verden. Så ideelle organisasjoner og akademia. Det er nesten som om man sender det ut i universet, og så kommer det tilbake, så jeg har jobbet mye med dette i det siste. Prosjektene har selvfølgelig ikke de samme budsjettene som andre prosjekter kanskje har, så det setter meg også litt i en vanskeligere situasjon, men jeg liker arbeidet og liker å føle at det jeg gjør, betyr noe. Det betyr ikke at jeg aldri ville gjort noe annet, men det er der jeg er nå. Hva prosjektet handler om, og hva vi faktisk gjør, er derfor litt uviktig for meg, fordi jeg virkelig liker sluttkundene jeg jobber med. Så jeg gjør på en måte alt.

Ben Aston:

Bortsett fra budsjettene – jeg mener, det er en budsjettutfordring når du jobber for ideelle organisasjoner eller akademia – hvilke andre utfordringer finnes, og hvordan håndterer du dem? Først har du selvsagt utfordringen med at det ikke finnes like mye penger til en prosjektleder eller til deg. Men når det gjelder å lede prosjektet, hva har du lært gjennom etteranalysene dine? Hva har du lært fra akademia og ideelle organisasjoner som andre kan dra nytte av dersom de tar på seg et lignende prosjekt?

Patrice Embry:

Jeg tror de fleste prosjektledere alltid ser etter måter å effektivisere ting på, og det blir bare enda viktigere når man jobber med et prosjekt med lite budsjett. Man finner alle mulige effektiviseringer og forteller hele tiden folkene man jobber med, som faktisk utfører arbeidet, at de bare har så og så mye tid. Hvis de ikke kan gjøre det på den tiden, må de si fra innen en bestemt frist. Hvis de ikke kan gjøre en liten oppgave på tre timer, må de si fra innen femten minutter. Det er svært nøyaktig.

Ben Aston:

Jeg synes det er bra. Det tvinger oss til å være litt mer disiplinerte i måten vi leder og kontrollerer prosjekter på. Du må kjenne detaljene på dette nivået, ellers faller ting raskt fra hverandre.

Patrice Embry:

Det viktigste er å trekke grensen mellom å hjelpe noen og å bli behandlet som en assistent. Hvis folk respekterer rollen din som prosjektleder, kan du hjelpe dem når det er nødvendig. Men hvis de antar at oppgaven er din fordi de ikke respekterer rollen din, bør du sette en tydelig grense.

Ben Aston:

Så hvor begynner man?

Patrice Embry:

Begynn med det som er lettest å endre. Jeg tror på lavthengende frukter. Den første handlingen bør være enkel. Hvis du på en respektfull måte sier fra om noe lite, blir det ikke så overraskende når du senere sier fra om større ting. Start i det små og arbeid deg opp mot de større tingene.

Ben Aston:

Takk for at du ble med oss, Patrice. Det har vært flott å ha deg her i dag.

Patrice Embry:

Takk.

Ben Aston:

Hvis du vil bidra til denne samtalen, kan du kommentere på innlegget. Gå også til ressursseksjonen på thedigitalprojectmanager.com for å bli med i Slack-teamet vårt. Der finner du mange interessante samtaler. Takk for at du lyttet.