Er du virkelig en god prosjektleder? (med Lina Calin fra Forest Made)

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut å transkribere podkastene våre ved hjelp av et program. Tilgi eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Ben Aston:

Takk for at du lytter. Jeg heter Ben Aston, og dette er podkasten for digitale prosjektledere. Er du faktisk god på det du gjør? Innerst inne lurer du kanskje noen ganger på om du er litt av en bløffmaker, ikke minst en bløffmaker som prosjektleder? Lurer du noen ganger på om du har valgt helt feil karriere? Dagens podkast vil gi deg alle svarene. Du kan oppdage hvor god du egentlig er og finne ut om du passer til dette, og som en liten spoiler: Det gjør du sannsynligvis. Du gjør det bra. Du er ikke en bedrager. Du føler deg bare som en, så fortsett. I dag har jeg med meg den fantastiske Lina Calin. Lina er med for andre gang, og hun jobber i et byrå som heter Foster Maid. Hvis du vil vite alt om Lina, kan du høre på vår forrige podkast med henne, men på fritiden gjør Lina mange spennende ting, blant annet driver hun en matblogg som du bør sjekke ut. Hun er interessert i mat, så vi bør kanskje begynne med å spørre deg, Lina, hva du har spist i dag, for jeg er sikker på at det var spennende?

Lina Calin:

I dag har faktisk vært et eneste stort kaos, og jeg har ikke spist noe ennå.

Ben Aston:

Hva? Du har ikke spist noe?

Lina Calin:

Det siste jeg gjør, men jeg gleder meg. Jeg har litt kylling som marinerer hjemme, og jeg gleder meg til å legge den på grillen.

Ben Aston:

Greit. Du er forberedt.

Lina Calin:

Det er jeg.

Ben Aston:

Jeg mener alvorlig talt, du har ikke spist noe i dag?

Lina Calin:

Nei. Jeg så på litt sjokolade vi hadde på kjøkkenet tidligere, men gikk bare rett forbi.

Ben Aston:

Lina, jeg kan ikke tro det. Jeg føler at vi burde slutte å snakke med en gang, så du kan gå og skaffe deg mat.

Lina Calin:

Absolutt ikke. Dette kommer først.

Ben Aston:

Greit. Vi skal ikke trekke dette ut, for jeg er redd du kommer til å besvime. Apropos matlaging: Jeg vet ikke om du kjøpte noe på Black Friday-salget, men jeg kjøpte en Instant Pot.

Lina Calin:

Å, så hyggelig.

Ben Aston:

Et stort skritt for meg.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Jeg gleder meg til å bruke den. Jeg har faktisk allerede brukt den. Det første jeg lagde, var ris.

Lina Calin:

Greit, det er en god start.

Ben Aston:

Ja, jeg tenkte at jeg skulle begynne med det grunnleggende og jobbe meg videre derfra. Men bortsett fra at du marinerer kylling, hva står ellers på menyen denne helgen?

Lina Calin:

Jeg tror jeg skal dra på bondens marked i morgen og se hvilke grønnsaker jeg kan få tak i. Jeg elsker grønnsaker. Ellers tror jeg ikke jeg har planlagt noe. Jeg ender nok med å lage suppe. Jeg har sett på suppeoppskrifter den siste uken. Det er egentlig ikke kaldt nok her til at jeg føler meg «berettiget», men jeg har lyst på det, så jeg skal få det til.

Ben Aston:

Det er ikke kaldt nok til suppe. Hva er favorittgrønnsaken din?

Lina Calin:

Å, herregud. Jeg elsker rosenkål.

Ben Aston:

Virkelig?

Lina Calin:

Ja, virkelig. Jeg kan spise enorme mengder. Favorittmåten min å tilberede eller spise dem på er å skjære dem veldig tynt i rå tilstand og blande dem med litt eddik, olivenolje, salt og pepper. Man lar det stå en stund, så blir de myke. Det er veldig godt, men jeg legger dem også på grillen. Jeg ovnsbaker dem, steker dem i panne, har på bacon, løk, hvitløk – hva enn du føler for. Kjempegodt.

Ben Aston:

Wow, så hvis noen er interessert, blir det en rosenkålfest hos Lina denne helgen.

Lina Calin:

Alle er velkomne.

Ben Aston:

Alle er velkomne. Hvis du er en digital prosjektleder … Vi klipper inn der du er. Hvor er du?

Lina Calin:

Jeg er i Virginia.

Ben Aston:

Virginia?

Lina Calin:

Ja?

Ben Aston:

Ja, bare dra til Virginia. Det er et lite sted. Du finner Lina. Hun er den som lager mat med rosenkål.

Lina Calin:

Riktig.

Ben Aston:

Greit, men bortsett fra matlaging, hva er nytt siden sist vi snakket sammen? Jobber du med noen interessante prosjekter akkurat nå?

Lina Calin:

Jeg jobber fortsatt med mye av prosess- og dokumentasjonsarbeidet i selskapet. Jeg tror vi snakket om det i den forrige podkasten. Jeg er veldig spent på å eksperimentere med team-GAT, som ble anbefalt av den anerkjente Rachel Gertz. Jeg ser på det og håper det kan løse noen av problemene vi håndterer, som ressursplanlegging, kapasitet, timeplanlegging, prognoser og alt det der. Jeg vil også si forrige måned, men vi er offisielt i desember, så i oktober var jeg veldig glad for å delta på DPM-toppmøtet i Las Vegas, som var fantastisk. Jeg likte hvert eneste øyeblikk, slik jeg alltid gjør. Det var andre gang jeg deltok, akkurat som i fjor.

Ben Aston:

Hva var høydepunktet for deg?

Lina Calin:

Herregud. Alt var virkelig fantastisk. Det er selvfølgelig alltid utrolig å være sammen med andre som forstår. Som en av DPM-vennene mine sa: «Å dra på et arrangement som er laget av prosjektledere», der man kan se i de små detaljene alt som er tenkt gjennom, organisert og svært godt planlagt. Jeg deltok på en workshop. Jeg husker ikke navnet på foredragsholderen, men det var en improvisasjonsworkshop som hjalp meg – og som virkelig ga meg et annet perspektiv på å tenke raskt, kommunisere og fokusere på de riktige tingene. Jeg likte virkelig det perspektivet og hvordan det hang sammen med prosjektledelse.

Ben Aston:

Det høres morsomt ut. Satser du nå på en karriere innen improvisasjon også utenfor jobben?

Lina Calin:

Det gjør jeg ikke. Jeg kan ikke si det, men jeg har definitivt tatt i bruk noen teknikker i prosjektlederarbeidet mitt og i den personlige kommunikasjonsstilen min.

Ben Aston:

Ja, fortell oss litt om det. Gi oss et eksempel.

Lina Calin:

I går snakket jeg for eksempel med noen av lederne her, og vi snakket om omfang. Det er selvfølgelig noe mange sliter med, og noe vi jobber med å få kontroll på internt. Ideen er ikke bare å si nei til en forespørsel som ligger utenfor omfanget eller må tas senere, men også å omgi dette nei-et med de andre tingene som må sies: «Nei», eller «Vi mener dette ligger utenfor omfanget. Vi mener ikke dette er en god idé ut fra prosjektmålene våre. Det vil påvirke tidsplanen vår. Det vil påvirke budsjettet vårt.» Alle disse utsagnene kan være relevante, avhengig av situasjonen. Jeg smilte litt da vi snakket om det, fordi jeg husket improvisasjonen og at en av frasene man ofte skal bruke i improvisasjon, er «ja, og». Når du blir presentert for en situasjon eller en foreslått rolle, men i denne situasjonen er det «nei, og». Det handler om å bruke det litt annerledes, men sørge for at vi fortsetter samtalen og leder den videre, og skaper en ramme rundt utsagnet.

Ben Aston:

Greit, så hvis en kunde sier: «Kan du bare prøve en annen kreativ løsning på dette?» er svaret ditt «nei, og»?

Lina Calin:

Jeg mente det ikke direkte. Kanskje ikke med nøyaktig de samme ordene, men det handler om å spre dette prinsippet i teamet, slik at man husker at svaret ikke bare bør være nei.

Ben Aston:

Skjønner. Greit. «Nei, men.»

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Nei, men vi kan …

Lina Calin:

Nettopp.

Ben Aston:

Bytte skrifttype, ja. Kult. Det høres morsomt ut. La oss snakke om artikkelen din. Jeg synes virkelig det er en glimrende artikkel om hvordan vi kan berolige oss selv med at vi kommer til å gjøre en god jobb. Jeg synes det er bra å være ærlige om at det å lede prosjekter ofte kan være skremmende. Det morsomme med digitalt arbeid er at det alltid er i endring. Etter hvert som tiden går, bytter vi byrå. Vi bytter kunder. Vi endrer teknologiene og prosjektene vi jobber med. Fordi det hele tiden endrer seg og utvikler seg, gjør vi forskjellige ting. Vi kan finne oss selv på et prosjekt og tenke: «Hva i all verden gjør jeg her?» «Hvordan kan det ha seg at det er jeg som har ansvaret for å lede dette? Jeg aner ikke hva vi holder på med.» Jeg tror det som gjør dette spesielt vanskelig, er at vi som prosjektledere av natur ofte har behov for kontroll. Vi liker å ha en plan. Vi liker å ha kontroll. Hvis vi ikke har en plan og ikke vet hva som foregår, kan det være ganske stressende.

Lina Calin:

Jeg elsker det spørsmålet. Jeg synes det er veldig interessant, særlig fordi vi ser hvordan mennesker med svært ulik bakgrunn finner veien inn i prosjektledelse. Det gjør at variasjonen i personlighetstyper og interesser i denne bransjen blir stor. Jeg tror de viktige tingene ligner mye på prinsippene for modig ledelse som du har snakket om. Det er viktig å ha empati. Det er viktig å verdsette kommunikasjon og forståelse av andre mennesker. I tillegg er det viktig å være interessert i kontinuerlig læring og utvikling. Jeg tror det fører til den kompetansedelen du snakker om, og til å klare å holde seg rolig i situasjoner og spre denne roen til teamet.

Ben Aston:

Kult. Det interessante er at selv disse tingene du nevnte, og tingene jeg nevnte, er veldig vanskelige å kvantifisere.

Lina Calin:

Det er de.

Ben Aston:

Hvordan vet du om du er god til å vise empati? Hvordan vet du om du gjør en god jobb? Det finnes ingen måte å måle dette empirisk på. Du kan kanskje se på hvor mange som sier at de ikke vil være på teamet ditt fordi du er et dårlig menneske, men ellers er det veldig vanskelig å kvantifisere. Leder du godt? Er du kompetent? Kjemi og empati er vanskelige ting å måle. Jeg synes det er interessant at du tar opp spørsmålet: Hvordan vet vi om vi gjør en god jobb når vi ikke kan kvantifisere disse tingene?

Ben Aston:

I artikkelen din snakker du først om å bry seg om jobben og prosjektene sine. Jeg synes det er et veldig godt poeng, som å ha integritet og gjøre det riktige for kunden og teamet. Men la oss være ærlige et øyeblikk. Vi kan bry oss om jobben og prosjektene, men ofte jobber vi med veldig kjedelige prosjekter. Det er bare slik livet er, eller kunden kan være litt vanskelig. Når du tenker: «Jeg har dette prosjektet. Jeg hater denne jobben», hva gjør du da? Hvordan får du deg selv til å bry deg når du føler at du ikke gjør det?

Lina Calin:

Helt ærlig tror jeg ikke kjedelige prosjekter påvirker meg så mye, siden jeg synes prosjektledelse er så spennende. Det høres ut som et veldig typisk «for et godt svar», men produktet jeg bygger, er ikke det som gjør meg entusiastisk. Det er samspillet med teamet og kunden. Det handler om å holde alt på sporet og i orden, og om å se hvordan vi tar en idé og gjør den til et ferdig produkt. Produktet underveis er virkelig kult. Det er flott å ha et produkt vi gleder oss over, men for meg er det spennende å ta noe fra idéstadiet til noe konkret som kan bidra til å utvikle en virksomhet, med alt arbeidet, samspillet, kommunikasjonen og de ulike personlighetstypene som dukker opp på veien.

Ben Aston:

Det er prosessen, ikke prosjektet, som holder deg engasjert? Ja, det synes jeg er rimelig. Kanskje jeg har holdt på lenge nok til å bli kynisk, men noe jeg har erfart, er at det noen ganger er vanskelig å engasjere et team i et prosjekt når de sier: «Å, herregud. Dette er så kjedelig. Jeg vil ikke lage enda en bannerannonse.» Da blir hele prosessen mer som et ork. Det er da det blir vanskelig. Da må vi gi teamet energi og si: «Hei, vi kan gjøre dette morsomt», slik at de faktisk bryr seg. Hvis du ikke bryr deg, forplanter det seg til teamet. Sluttresultatet blir dårlig, og ingen har det hyggelig. Litt positivitet kommer man langt med, så Lina, du sier de riktige tingene.

Ben Aston:

La oss snakke om at folk kommer til deg for å løse problemer. Jeg synes dette er en annen god indikator på at du gjør en god jobb. Hvis du er problemløseren, er det jo dette vi er her for. Vi skal få hjulene til å gå rundt og legge til rette for at teamet kan følge en vei videre. I min erfaring handler det om alt fra å fikse et ustødig skrivebord til å skaffe noen en ny bærbar datamaskin eller programvare som sparer dem for tid. En utvikler eller designer kan si: «Jeg har brukt fire timer på dette fordi det finnes et flott verktøy vi kunne brukt, men jeg har det ikke.» Da sier jeg: «Hvor mye koster det?» Hvis det koster ti dollar, men de allerede har brukt fire timer, kjøper vi det. Folk kommer til oss for å løse problemer, men hvor går du når du ikke er sikker på hvordan problemet skal løses?

Lina Calin:

Det er et godt spørsmål. Jeg tror det skjer hver dag. Helt ærlig bruker jeg Google. Jeg er med i noen nettbaserte fellesskap for digitale prosjektledere, og de er uvurderlige når det dukker opp et spørsmål eller noe jeg ikke forstår. Det er viktig å ikke være redd for å innrømme at man ikke vet noe, og si: «Ikke bekymre deg. Jeg ordner dette. Jeg finner ut av det», eller «La oss jobbe oss gjennom dette sammen.» Deretter kan man søke mer kunnskap gjennom mentorer, tilgjengelige fellesskap eller bare en søkemotor som kan hjelpe med å besvare spørsmålene man ikke klarer å svare på selv.

Ben Aston:

Ja, og jeg synes du har helt rett. Folk kommer til meg og sier: «Jeg vet bare ikke hvordan vi skal gjøre dette.» Noen ganger sier jeg: «Har du prøvd å finne en løsning? Har du faktisk prøvd å google det? For det er det jeg kommer til å gjøre. Jeg kommer tilbake om en halvtime med noe fra den første siden på Google.» Det er utrolig hvordan det å være god til å google er en del av det å være digital prosjektleder.

Ben Aston:

Du må ikke undervurdere det. Ikke alle klarer det. Du snakker også om å ha et fast grep om prosjektet. Du vet at du gjør en god jobb når du har et fast grep om prosjektet. For meg er det her gummien møter veien: Du vet at du gjør en god jobb når prosjektene dine er under kontroll, eller stort sett under kontroll. Hvordan vet du at du har et fast grep om prosjektene dine? Hva bruker du for å spørre teamet om vi ligger i rute eller ikke?

Lina Calin:

Jeg sammenligner prosjektets fremdrift med prosjektplanen. Vi sammenligner hvordan utviklerne ligger an, altså estimatene deres. En stor del av rollen min er å oppmuntre eller presse dem til å nå estimatene og fortsette å levere oppgaver slik det opprinnelig var planlagt. Selvfølgelig handler det også om de typiske målene: å levere prosjektet under budsjett, sørge for at kundene er fornøyde og at de ønsker å jobbe med oss igjen, og at teamet ikke føler seg stresset eller overarbeidet. Men i tillegg til disse tradisjonelle målene er det viktig å huske at ting alltid vil skje som ligger utenfor vår kontroll. Vi lurer oss selv hvis vi tror vi kan kontrollere alt i prosjektene våre.

Ben Aston:

Jeg synes det er viktig å ha disiplinen til å gjøre grundig arbeid, kjøre rapporter og finne ut om man ligger i rute. Hvis man ikke baserer seg på data, kan prosjekter noen ganger løpe fra deg, særlig når du er presset. Å følge med på pulsen i prosjektet er veldig viktig. En annen ting du sa var at et tegn på at du gjør en god jobb, er at teamet ønsker mer av deg. Sist vi snakket sammen, var du den eneste prosjektlederen i byrået ditt. Er det fortsatt slik?

Lina Calin:

Jeg tror vi har tilbudt en ny prosjektleder stillingen, og forhåpentligvis begynner vedkommende snart.

Ben Aston:

Å, ikke noe press. Vedkommende lytter kanskje akkurat nå. Jeg håper de vet at de har fått et tilbud.

Lina Calin:

Ja.

Ben Aston:

Det er bra, ikke sant? Du har skapt noe. Du var den eneste prosjektlederen der. Nå tenker folk: «Dette er en god idé. Vi trenger flere Linaer.» Nå dobler de teamet i størrelse.

Lina Calin:

Det gjør vi.

Ben Aston:

Det er en ganske god jobb.

Lina Calin:

Ja. Det er virkelig flott. Når man begynner å vise verdien av prosjektledelse, kan det være vanskelig. Man ønsker flere prosjekter, og som en person som liker å oppnå resultater, ønsker man å fortsette å forbedre seg og tilby ferdighetene sine til flere prosjekter. Før man vet ordet av det, oppdager man at man er strukket for tynt. Det kan føre til uheldige ringvirkninger. Men det er et godt tegn at teamet ønsker mer prosjektledelse og flere prosjekter med prosjektledelse. Det gjelder særlig når man er eneste prosjektleder. Det betyr at du gjør jobben din godt og har vist verdien av arbeidet ditt.

Ben Aston:

Ja, absolutt. Overgangen i et byrå uten prosjektledere, der man først introduserer prosjektledelse og deretter skalerer, er viktig. Når man begynner, må man finne sin plass og avklare hva rollen som prosjektleder skal være. Når man lykkes, blir man raskt strukket for tynt. Derfor er det viktig å rekruttere tidlig, sannsynligvis tidligere enn du tror. Ellers blir effektiviteten din dårligere, og folk vil begynne å tenke at denne prosjektledelsen ikke fungerer. Et praktisk tips er altså å sørge for at du rekrutterer tidlig.

Ben Aston:

Jobben vi gjør, er vanskelig. Bare fordi det noen ganger kan føles som om vi gjør en dårlig jobb, betyr det ikke nødvendigvis at vi gjør det. Det gjenspeiler ikke nødvendigvis kvaliteten på arbeidet vårt. At vi blir kastet inn i noe eller føler at det ligger litt utenfor vår dybde, definerer ikke verdien vår. Det som definerer verdien vår, er at vi bryr oss om jobben og prosjektene, at folk kommer til oss for å løse problemer, og at vi har kontroll på prosjektene våre. Linas situasjon er et godt eksempel på at folk ønsker mer av deg. Det er et tegn på at du gjør en god jobb. Lina, tusen takk for at du ble med. Det har vært flott å ha deg med.

Lina Calin:

Det har vært en glede. Takk.

Ben Aston:

Hvis du vil bidra til samtalen, eller har tanker om hvordan du vet om du gjør en god jobb, kan du gå til fellesskapsdelen på nettstedet Digital Project Manager. Bli med i medlemsfellesskapet vårt og kommenter også på artikkelen. Men frem til neste gang: Takk for at du lyttet.