Gestione del Valore Acquisito Definita: Formule ed Esempi
Il Vantaggio della EVM: La EVM valuta la performance di progetto esaminando ambito, tempi e risorse. Fornisce chiarezza sul budget e le scadenze utilizzando il valore monetario come unità di base.
Oltre le Metriche Semplici: Affidarsi solo alle percentuali di budget e tempo speso può nascondere la reale performance del progetto—la EVM rivela se la spesa è allineata all'effettivo avanzamento.
Coinvolgi gli Stakeholder: Utilizzando la EVM e il giusto strumento software di project management, puoi rispondere con accuratezza alle domande degli stakeholder riguardo al rispetto di budget e tempi.
L'Earned Value Management (EVM) è una tecnica di project management che valuta la performance e l'avanzamento dei progetti attraverso la misurazione dell'ambito, della tempistica e delle risorse.
Può aiutarti a rispondere con maggior precisione a domande degli stakeholder come:
- Siamo in linea con il budget?
- Riusciremo a concludere nel budget previsto?
- Stiamo spendendo come previsto?
- Siamo in linea con la tabella di marcia?
Che cos’è l'Earned Value Management?
L’EVM ti permette di riportare sia la tempistica che i costi utilizzando il valore monetario come unità base. Fornisce un riferimento oggettivo alla reportistica sullo stato del progetto.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ora so cosa stai pensando: Il mio software di project management mi dice quanto sono avanti e so anche quanto ho speso del budget. Non dovrebbe bastare?
Non sempre.
Immagina di lavorare sul Progetto ABC. Il budget è di $100.000 e dovrebbe durare sei mesi. Abbiamo appena concluso il secondo mese.
La logica vorrebbe che avessimo speso il 33% del budget e il progetto fosse completo al 33% a questo punto. Ma non è detto che questa sia la visione completa.
Ad esempio:
- Un team di progetto potrebbe utilizzare il 33% del budget senza che il progetto sia realmente completo al 33%. Ad esempio, potrebbero aver lavorato con una nuova tecnologia e aver speso il 33% di budget e tempo in R&S, ritrovandosi quindi indietro rispetto ai progressi pianificati.
- Magari un progetto non dovrebbe aver speso il 33% del budget durante il primo terzo della timeline. Se il primo 33% del piano di progetto era dedicato a ricerca e raccolta requisiti svolta da tre persone, mentre il restante 66% richiede un team di 18 progettisti e sviluppatori, allora il budget del progetto è a rischio.
Quindi, invece, ciò di cui abbiamo bisogno è una comprensione migliore del valore che abbiamo creato nel contesto del tempo e del budget investiti.
Cosa Serve per Calcolare l'Earned Value?
Per applicare l’EVM e tutte le relative formule, sono necessari i seguenti set di dati:
Ti servirà anche creare alcune tabelle per collegare questi dati.
Valore Pianificato
Il valore pianificato (PV) rappresenta la spesa progettuale distribuita nel tempo. Suddivide il budget per mostrarne la distribuzione durante la durata del progetto. Il totale di tutti i lavori pianificati dovrebbe sommarsi al costo totale a budget (TBC).
Ecco un esempio di tabella PV per un progetto di esempio:
Alcuni aspetti da tenere in considerazione:
- Secondo il Project Management Body of Knowledge (PMBOK), le tue voci dovrebbero corrispondere alla work breakdown structure (WBS) ossia l'elenco dettagliato delle attività. Come DPM, potresti o meno avere questa struttura. Trovo utile usare le stesse voci presenti nella stima, così da poterci riferire facilmente ai dati a consuntivo.
- Le fasi temporali possono essere mesi, settimane o trimestri.
- Nell’esempio sopra, i costi di project management sono calcolati in percentuale rispetto al lavoro svolto. Quindi il valore stimato per il PM è il 20% della somma delle altre attività. La spesa mensile è perciò il 20% della somma del budget previsto per quel mese.
- Ad esempio: Marzo
Costo lavori pianificati = $660 + $3300 + $6600 + $1980 = $12540
Tempo PM = $12540 x 20% = $2508
- Ad esempio: Marzo
- Il valore pianificato cumulato è contrassegnato con (PV). Ogni volta che parliamo di PV nelle formule più estese, ci riferiremo alla quantità cumulativa.
Costo Effettivo
Il costo effettivo (AC) è il budget speso sino ad oggi sul progetto, raggruppato negli stessi intervalli temporali. È importante che le fasi temporali siano le stesse, per assicurarci di confrontare le stesse informazioni.
Ecco un esempio della tabella AC per lo stesso progetto di esempio:
Ricorda:
- Come per il PV, il valore cumulativo è quello che useremo per i calcoli.
- È più semplice se puoi ricavare questi dati direttamente dal tuo software di gestione del budget di progetto o dallo strumento di rilevamento dei tempi. Questo si collega a un’altra delle mie best practice, ovvero impostare i budget allo stesso modo su tutti gli strumenti. La stima, il report di budget e il report del valore acquisito dovrebbero tutti avere le stesse voci.
- È molto improbabile che il tuo AC corrisponda direttamente al tuo PV perché le persone non sono perfette, e va bene così.
Valore Acquisito
Il valore acquisito (EV) è l’elemento che collega tutti i calcoli. Permette di associare un valore monetario al progresso raggiunto nel progetto, negli stessi intervalli temporali, consentendo così di confrontare l’avanzamento e la spesa utilizzando la stessa base di riferimento.
L’EV, alla base, è il prodotto tra la percentuale di completamento e il costo preventivato di una attività.
Si calcola con questa formula: Valore Acquisito EV = (PV)(%Completamento)
Esempio di EV
Se la fase di scoperta e ricerca ha un budget di $13,200 ed è completa al 60% alla fine del mese. Moltiplichiamo 13,200 x 60% = 7,920.00
| Nome Attività | Budget | % Completato | EV |
|---|---|---|---|
| Scoperta & Ricerca | $13,200.00 | 60% | $7,920.00 |
Spiegherò più avanti come determinare l’EV di una voce, ma qui trovi un esempio della tabella EV per il progetto di esempio.
Ricorda:
- Abbiamo mantenuto gli stessi intervalli temporali per coerenza.
- Una volta che una voce è completata, rimane al 100% fino alla fine del progetto.
- Come per PV e AC, il valore cumulativo è quello che ci serve per i calcoli.
Cosa sono CPI e SPI?
Il cost performance index (CPI) e lo schedule performance index (SPI) sono entrambi indicatori dello stato di salute del progetto.
Entrambi gli indici, come visto nella sezione precedente, sono ottenuti dividendo l’EV per l’AC o per il PV. Il risultato della divisione sarà tra 0 e 1, oppure superiore a 1.
Più il risultato si avvicina a 1, più siamo vicini al piano. Più ci allontaniamo da 1, maggiore è la discrepanza tra piano e stato attuale.
Per il CPI, dividiamo il valore acquisito per il costo effettivo. Questo ci permette di osservare ciò che abbiamo raggiunto e se è coerente con il denaro realmente speso. Un indice inferiore a 1 indica che il progetto sta andando oltre il budget. Se superiore a uno, il progetto è sotto budget.
Esempio di CPI
- Se il risultato è inferiore a 1 significa che il progetto è fuori budget.
- Se il risultato è maggiore di 1 significa che il progetto è sotto budget.
- Se il risultato è 1, allora il progetto è in linea con la pianificazione.
Valore Acquisito: 93,192.00
Costo Effettivo: 121,225.00
CPI: 0.768752 (fuori budget)
Esempio di SPI
- Se il risultato è inferiore a 1 significa che il tuo progetto è in ritardo.
- Se il risultato è superiore a 1 significa che il tuo progetto è in anticipo sulla tabella di marcia.
- Se il risultato è 1, allora il tuo progetto è in linea con la programmazione.
Valore acquisito: 93.192,00
Valore pianificato: 100.500,00
SPI: 0.926686 (in ritardo)
Guida pratica: come calcolare il valore acquisito
Come ho menzionato sopra, il valore acquisito è EV = (PV)(% completato), ma come si conosce la % completata?
Questo può essere difficile, soprattutto se le voci di bilancio non corrispondono esattamente all'elenco delle attività.
Quando pianifico un progetto e costruisco una timeline, trovo sempre utile assicurarmi che le attività a livello principale corrispondano alle voci di bilancio. Mentre il tuo elenco di attività è più dettagliato e permette di tracciare il completamento in unità gestibili, puoi anche aggregare la % completata all'attività principale.
In uno scenario ideale hai uno strumento (come Microsoft Project) che può fare questo per te. Quella % completata dell'attività principale può poi essere usata per calcolare l'EV associato a quella voce di bilancio.
| Voci di Bilancio | Elenco Attività di Progetto |
|---|---|
Pianificazione | Kick-off Setup |
| Design | Style Guide Wireframe Design Round 1 Design Round 2 |
| Sviluppo | Sprint 1 Sprint 2 Sprint 3 |
| QA | Pianificazione test Sprint 2 Sprint 3 UAT |
Quindi se guardiamo al design, per esempio:
| Valore Pianificato | % Completato | Valore Acquisito |
|---|---|---|
| Design $20.000 | Design (62,5%) Style Guide (100%) Wireframe (100%) Design Round 1 (50%) Design Round 2 (0%) | $20.000*62.5%= $12.500 |
Può essere difficile determinare la % completata di un'attività. Per questo motivo è generalmente utile farla corrispondere a deliverable specifici, ma questa è una storia per un altro post sul project management e sulle strutture di scomposizione del lavoro (WBS).
Ci sono momenti in cui dovrai affidarti all'istinto. Tu, come PM, saprai se sei al 50% o al 75% del completamento di una determinata attività. È qui che stare vicino al team e avere conversazioni trasparenti e oneste porterà grandi vantaggi.
6 Formule per l'Earned Value Management
Ecco una tabella riassuntiva di tutte le formule di cui hai bisogno per calcolare, riportare e comprendere il valore acquisito.
1. Valore Acquisito
Utilizzato per: valutare lo stato di avanzamento del progetto in base al valore stimato del lavoro svolto
Formula: EV = (PV)(%Completato)
Come interpretare i risultati:
- Un componente del valore di $2.000 che è completato al 75% rappresenta $1.500 di valore acquisito $2.000 x 75% = $1.500
2. Scostamento di Programma (Schedule Variance)
Utilizzato per: determinare se il tuo progetto è in ritardo, in anticipo o in linea con la pianificazione (come importo in denaro)
Formula: SV = EV – PV
Come interpretare i risultati:
- Se questo risultato è negativo significa che il tuo progetto è in anticipo rispetto alla tabella di marcia
- Se il risultato è positivo significa che il tuo progetto è in ritardo rispetto alla tabella di marcia
- Se il risultato è zero significa che il tuo progetto è in linea con la tabella di marcia
3. Scostamento dei Costi
Utilizzato per: capire se il progetto è sopra, sotto o in linea con il budget (come importo in dollari)
Formula: CV = EV – AC
Come interpretare i risultati:
- Se il numero è negativo significa che il tuo progetto è fuori budget
- Se il numero è positivo significa che il tuo progetto è in linea o sotto budget
- Se il risultato è zero significa che il tuo progetto è in linea con il budget
4. Indice di Prestazione dei Costi
Utilizzato per: determinare se il tuo progetto è sopra o sotto budget (come percentuale dello sforzo)
Formula: CPI = EV ÷ AC
Come interpretare i risultati:
- Se il risultato è inferiore a 1 significa che il tuo progetto è fuori budget.
- Se il risultato è maggiore di 1 significa che il tuo progetto è sotto budget.
- Se il risultato è 1, allora il tuo progetto è in linea con la tabella di marcia.
5. Indice di Prestazione della Pianificazione
Utilizzato per: capire se un progetto è in ritardo o in anticipo rispetto alla pianificazione (come percentuale dello sforzo)
Formula: SPI = EV ÷ PV
Come interpretare i risultati:
- Se il risultato è inferiore a 1 significa che il tuo progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione.
- Se il risultato è maggiore di 1 significa che il tuo progetto è in anticipo rispetto alla pianificazione.
- Se il risultato è 1, allora il tuo progetto è in linea con la pianificazione.
6. Costo Stimato a Completamento
Utilizzato per: stimare la variazione tra i costi pianificati e quelli effettivi quando il progetto giungerà al termine
Formula: EAC = TBC ÷ CPI
Come interpretare i risultati:
- Se il risultato è superiore al tuo budget pianificato a completamento, questa è la previsione di supero su cui devi intervenire o per la quale devi prepararti.
Strumenti Utili per l'Earned Value Management
So cosa stai pensando: stai pensando "Mackenzie, devo memorizzare tutte queste formule? Non esistono strumenti che fanno tutto questo?"
La risposta è sì, ma non ne ho ancora trovati che lo facciano particolarmente bene.
Il mio metodo preferito per eseguire i calcoli EVM è in un foglio di calcolo come Google Sheets o Excel. Ecco come puoi iniziare a usare il mio metodo oggi stesso:
- Configura più fogli (tab) in Google Sheets o Excel per raccogliere i dati e generare il report. Ti consiglio un foglio per ogni calcolo. Esempio: un foglio per il valore pianificato, uno per il valore maturato e uno per i costi effettivi.
- Extra: dai un’occhiata al mio modello per calcolare l’EVM.
- Se non l’hai già fatto, impara a usare e ad apprezzare le tabelle pivot! : )
- Esporta i dati adeguati dal tuo strumento di gestione progetti—questo può darti la percentuale di completamento a livello di attività o di progetto
- Esporta i dati necessari dal tuo strumento di monitoraggio tempi—questo può darti i costi effettivi
- Presto fatto, hai i dati EVM a portata di mano!
Perché la Earned Value Management è importante nei progetti digitali?
Introdurre la earned value management nel mio dipartimento e nella mia vita da project manager mi ha finalmente permesso di avere report coerenti su tutti i progetti. Non stavo più riportando solo una sensazione personale.
Secondo me, la trasparenza è la migliore politica, e i dati ci offrono qualcosa verso cui lavorare. Se il tuo progetto è indietro del 20% rispetto al suo SPI ideale, il problema da risolvere è come possiamo andare il 20% più velocemente per recuperare, e la risposta a questo è ciò che riferisci al cliente.
Non serve avere molti dati per fare questi calcoli, ma servono comunque alcuni punti di riferimento da misurare. Se hai una stima di progetto (anche se molto generale), una timeline di progetto (anche se approssimativa) e qualche dato sui costi effettivi, puoi rendicontare il valore maturato del tuo progetto.
Cosa succede adesso?
Vuoi padroneggiare i dettagli più fini dell’EVM? Iscriviti alla membership DPM e unisciti alla conversazione su Slack con centinaia di altri project manager digitali.
