BPM vs Flusso di Lavoro: 5 Principali Differenze e Somiglianze
Vantaggi Generali: Il BPM offre un approccio completo per migliorare i tuoi processi. Si concentra sulla mappatura del lavoro per individuare i colli di bottiglia, controllare i costi e aumentare l’efficienza.
Gestione Passo Passo: I flussi di lavoro, invece, sono focalizzati su compiti specifici all’interno di un progetto. Aiutano a semplificare e automatizzare le azioni e a mantenere l’avanzamento delle attività.
Efficienza al Centro: Sia il BPM che i flussi di lavoro mirano a incrementare l’efficienza operativa, anche se con approcci diversi: il BPM a livello generale, i flussi di lavoro su specifici compiti.
La gestione dei processi aziendali (BPM) e i flussi di lavoro sono due diversi framework utilizzati per semplificare e automatizzare il lavoro attraverso software di gestione dei flussi di lavoro, soprattutto nella gestione dei progetti.
Fornirò il contesto su cosa siano BPM e flussi di lavoro, oltre ad approfondire in dettaglio cinque differenze e somiglianze chiave.
Che cos'è la Gestione dei Processi Aziendali (BPM)?
BPM è un approccio olistico e completo per inglobare i processi di un'organizzazione. Gli strumenti BPM permettono ai membri del team di mappare i processi al fine di identificare ed eliminare i colli di bottiglia, controllare i costi, supportare l'efficienza operativa, incentivare l’innovazione e migliorare la produttività.
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Si tratta di una pratica di miglioramento continuo utilizzata per elevare i risultati dei progetti, i servizi o i processi. I flussi di lavoro nella gestione dei processi aziendali fanno parte delle iniziative di trasformazione digitale in cui molte organizzazioni investono.
Che cos'è un Flusso di Lavoro?
Un flusso di lavoro è l’insieme delle attività che compongono il flusso sequenziale di operazioni nelle attività aziendali. I flussi di lavoro sono diversi dai processi in quanto sono orientati ai compiti e puntano ad automatizzare attività specifiche all’interno di un processo.
I flussi di lavoro si trovano nei sistemi operativi, dove i project manager possono monitorare lo stato delle attività, inclusi avanzamento, commenti, approvazioni o altre informazioni. Il monitoraggio delle attività e le comunicazioni bilaterali negli strumenti di workflow sono molto utili in situazioni come l’onboarding. I project manager spesso lavorano anche per ottimizzare i flussi di lavoro per aiutare a eliminare colli di bottiglia o ritardi nei progetti.
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BPM vs Flusso di Lavoro: Differenze e Somiglianze
Sebbene la gestione dei processi aziendali e i flussi di lavoro si supportino a vicenda all'interno di un sistema, è importante comprendere i loro ruoli e funzionalità distinti. Questa conoscenza può migliorare significativamente la performance del progetto e l’efficienza dei flussi di lavoro e delle performance aziendali.
Ecco una sintesi della gestione dei processi aziendali a confronto con i flussi di lavoro, e di come sono diversi e simili in alcune aree chiave.
| BPM | Flusso di Lavoro | Somiglianze | |
|---|---|---|---|
| Finalità | Migliora la performance aziendale complessiva | Automatizza attività specifiche | Entrambi puntano a migliorare l’efficienza |
| Ambito | Esteso all’intera organizzazione | Specifico per processo | Entrambi coinvolgono sequenze di attività |
| Chi è responsabile | Leader aziendali | Titolari e responsabili di processo | Entrambi prevedono il monitoraggio visuale dei flussi di attività |
| Strumenti | Appian, Confluence, Jira, Pipefy | Asana, Trello, Monday, Smartsheet | Modellazione, automazione, monitoraggio, personalizzazione, dashboard, reportistica analitica |
| KPI | Processo: efficienza, costo, tempo di ciclo e soddisfazione del cliente | Attività: tasso e tempo di completamento, conteggio attività nel tempo, efficienza, numero di errori | Misurano efficienza, tempo, costi, errori, monitoraggio prestazioni |
Differenze
- Ambito: Il BPM è un approccio olistico che coinvolge tutti i processi dell’organizzazione. I flussi di lavoro, invece, sono limitati a processi specifici all’interno dell’organizzazione.
- Finalità: Il BPM mira a migliorare la performance e l’efficienza aziendale complessiva, mentre un flusso di lavoro ha lo scopo di automatizzare attività specifiche.
- Responsabilità: Tipicamente la responsabilità di implementare e gestire la BPM spetta al management senior dell’azienda. Al contrario, i flussi di lavoro sono gestiti dai titolari o responsabili di processo.
- Strumenti: La BPM utilizza strumenti software (come Onspring; scopri qui i prezzi di Onspring) che offrono una visione d’insieme dei processi organizzativi. I flussi di lavoro, invece, impiegano strumenti di automazione utili per snellire attività specifiche.
- KPI: I KPI della BPM sono di solito ampi e includono metriche come ROI e soddisfazione del cliente. I KPI dei flussi di lavoro, invece, sono specifici per la singola attività (es. tempo di completamento attività).
Somiglianze
- Migliora l'efficienza: Sia le piattaforme BPM che gli strumenti di workflow puntano a migliorare l’efficienza all’interno di un’organizzazione. Lo fanno semplificando processi e compiti, rispettivamente.
- Sequenza dei compiti: Sia BPM che i workflow prevedono una sequenza di compiti. Mentre il BPM considera la sequenza di tutte le attività organizzative, i workflow si concentrano sulle attività all’interno di un processo specifico.
- Supervisione umana: Nonostante l’uso dell’automazione dei workflow, sia il BPM che i workflow richiedono una supervisione umana. Questo tocco personale garantisce che processi e compiti si svolgano senza intoppi e che eventuali problemi vengano gestiti il prima possibile.
- Integrazione a supporto della centralizzazione: Il software BPM e i software di processo e workflow possono integrarsi (a diversi livelli) con i tuoi sistemi e strumenti esistenti per supportare la centralizzazione di processi e attività.
- Misurabilità: Sia BPM che i workflow possono essere misurati tramite metriche specifiche. Utilizzando processi aziendali e workflow di supporto, le organizzazioni possono monitorare le proprie performance e apportare miglioramenti laddove necessario.
Per approfondire: Automazione dei workflow vs. software di Project Management: Qual è la differenza?
Vantaggi dell’uso di BPM e Workflow
BPM e i workflow offrono numerosi vantaggi per la tua azienda:
- Maggior produttività ed efficienza: BPM e i workflow offrono opportunità di automazione, soprattutto se supportati da strumenti software (è uno dei principali vantaggi del software BPM). Questo può aiutarti a ridurre il lavoro manuale e i colli di bottiglia. Mappare i tuoi workflow può anche aiutarti a eliminare passaggi superflui e ad assicurare che la sequenza delle operazioni sia logica.
- Più accountability e supervisione: BPM e i workflow aiutano a definire ruoli e responsabilità. Quando ogni membro del team sa esattamente di cosa è responsabile, può assumersi la piena responsabilità del proprio lavoro. Questo aiuta anche a ridurre casi di “Pensavo che se ne stesse occupando un altro”.
- Aumentata qualità e coerenza: BPM e i workflow aiutano a garantire che le attività vengano svolte sempre allo stesso modo. Il lavoro e i deliverable saranno più coerenti, di qualità superiore e più facili da revisionare e approvare. Puoi anche inserire fasi di revisione nei tuoi workflow per ridurre gli errori.
- Flessibilità e adattabilità maggiori: Una volta che hai implementato workflow o BPM e puoi vedere come funzionano effettivamente i tuoi processi, è molto più facile adattarli all’evolvere delle esigenze o degli obiettivi, o man mano che l’organizzazione cresce. Possono inoltre servire da struttura di riferimento per l’implementazione di cambiamenti all’interno della tua organizzazione.
Quando usare il BPM e quando usare i workflow
I sistemi BPM aiutano le organizzazioni a migliorare la performance generale e l’efficienza. Sono inoltre utili nella gestione di processi complessi che coinvolgono più dipartimenti.
I workflow, invece, servono ad automatizzare compiti specifici e ripetitivi all’interno di un processo. Sono essenziali quando le attività semplici non coinvolgono diversi reparti.
Casi d’uso per il BPM:
- Migliorare processi complessi tra dipartimenti
- Migliorare il customer journey per aumentare la soddisfazione
- Portafogli di progetti e gestione delle risorse
- Ottimizzazione della supply chain
Casi d’uso per i workflow:
- Migliorare i processi di onboarding dei dipendenti
- Gestione dei ticket di assistenza clienti
- Collaborazione e approvazione di contenuti
- Razionalizzazione delle attività di project management
Pur avendo scopi diversi, BPM e i workflow non si escludono a vicenda. Spesso danno il meglio se usati in combinazione, con il workflow che svolge un ruolo di supporto all’interno di una più ampia strategia BPM.
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