BPM vs Flusso di Lavoro: 5 Principali Differenze e Somiglianze

Si tratta di una pratica di miglioramento continuo utilizzata per elevare i risultati dei progetti, i servizi o i processi. I flussi di lavoro nella gestione dei processi aziendali fanno parte delle iniziative di trasformazione digitale in cui molte organizzazioni investono.

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Che cos'è un Flusso di Lavoro?

Un flusso di lavoro è l’insieme delle attività che compongono il flusso sequenziale di operazioni nelle attività aziendali. I flussi di lavoro sono diversi dai processi in quanto sono orientati ai compiti e puntano ad automatizzare attività specifiche all’interno di un processo. 

I flussi di lavoro si trovano nei sistemi operativi, dove i project manager possono monitorare lo stato delle attività, inclusi avanzamento, commenti, approvazioni o altre informazioni. Il monitoraggio delle attività e le comunicazioni bilaterali negli strumenti di workflow sono molto utili in situazioni come l’onboarding. I project manager spesso lavorano anche per ottimizzare i flussi di lavoro per aiutare a eliminare colli di bottiglia o ritardi nei progetti.

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BPM vs Flusso di Lavoro: Differenze e Somiglianze

Sebbene la gestione dei processi aziendali e i flussi di lavoro si supportino a vicenda all'interno di un sistema, è importante comprendere i loro ruoli e funzionalità distinti. Questa conoscenza può migliorare significativamente la performance del progetto e l’efficienza dei flussi di lavoro e delle performance aziendali.

Ecco una sintesi della gestione dei processi aziendali a confronto con i flussi di lavoro, e di come sono diversi e simili in alcune aree chiave.

Differenze

1. Ambito: Il BPM è un approccio olistico che coinvolge tutti i processi dell’organizzazione. I flussi di lavoro, invece, sono limitati a processi specifici all’interno dell’organizzazione.
2. Finalità: Il BPM mira a migliorare la performance e l’efficienza aziendale complessiva, mentre un flusso di lavoro ha lo scopo di automatizzare attività specifiche.
3. Responsabilità: Tipicamente la responsabilità di implementare e gestire la BPM spetta al management senior dell’azienda. Al contrario, i flussi di lavoro sono gestiti dai titolari o responsabili di processo.
4. Strumenti: La BPM utilizza strumenti software (come Onspring; scopri qui i prezzi di Onspring) che offrono una visione d’insieme dei processi organizzativi. I flussi di lavoro, invece, impiegano strumenti di automazione utili per snellire attività specifiche.
5. KPI: I KPI della BPM sono di solito ampi e includono metriche come ROI e soddisfazione del cliente. I KPI dei flussi di lavoro, invece, sono specifici per la singola attività (es. tempo di completamento attività).

Somiglianze

1. Migliora l'efficienza: Sia le piattaforme BPM che gli strumenti di workflow puntano a migliorare l’efficienza all’interno di un’organizzazione. Lo fanno semplificando processi e compiti, rispettivamente.
2. Sequenza dei compiti: Sia BPM che i workflow prevedono una sequenza di compiti. Mentre il BPM considera la sequenza di tutte le attività organizzative, i workflow si concentrano sulle attività all’interno di un processo specifico.
3. Supervisione umana: Nonostante l’uso dell’automazione dei workflow, sia il BPM che i workflow richiedono una supervisione umana. Questo tocco personale garantisce che processi e compiti si svolgano senza intoppi e che eventuali problemi vengano gestiti il prima possibile.
4. Integrazione a supporto della centralizzazione: Il software BPM e i software di processo e workflow possono integrarsi (a diversi livelli) con i tuoi sistemi e strumenti esistenti per supportare la centralizzazione di processi e attività.
5. Misurabilità: Sia BPM che i workflow possono essere misurati tramite metriche specifiche. Utilizzando processi aziendali e workflow di supporto, le organizzazioni possono monitorare le proprie performance e apportare miglioramenti laddove necessario. 

Per approfondire: Automazione dei workflow vs. software di Project Management: Qual è la differenza?

Vantaggi dell’uso di BPM e Workflow

BPM e i workflow offrono numerosi vantaggi per la tua azienda:

• Maggior produttività ed efficienza: BPM e i workflow offrono opportunità di automazione, soprattutto se supportati da strumenti software (è uno dei principali vantaggi del software BPM). Questo può aiutarti a ridurre il lavoro manuale e i colli di bottiglia. Mappare i tuoi workflow può anche aiutarti a eliminare passaggi superflui e ad assicurare che la sequenza delle operazioni sia logica.
• Più accountability e supervisione: BPM e i workflow aiutano a definire ruoli e responsabilità. Quando ogni membro del team sa esattamente di cosa è responsabile, può assumersi la piena responsabilità del proprio lavoro. Questo aiuta anche a ridurre casi di “Pensavo che se ne stesse occupando un altro”.
• Aumentata qualità e coerenza: BPM e i workflow aiutano a garantire che le attività vengano svolte sempre allo stesso modo. Il lavoro e i deliverable saranno più coerenti, di qualità superiore e più facili da revisionare e approvare. Puoi anche inserire fasi di revisione nei tuoi workflow per ridurre gli errori.
• Flessibilità e adattabilità maggiori: Una volta che hai implementato workflow o BPM e puoi vedere come funzionano effettivamente i tuoi processi, è molto più facile adattarli all’evolvere delle esigenze o degli obiettivi, o man mano che l’organizzazione cresce. Possono inoltre servire da struttura di riferimento per l’implementazione di cambiamenti all’interno della tua organizzazione.

Quando usare il BPM e quando usare i workflow

I sistemi BPM aiutano le organizzazioni a migliorare la performance generale e l’efficienza. Sono inoltre utili nella gestione di processi complessi che coinvolgono più dipartimenti.

I workflow, invece, servono ad automatizzare compiti specifici e ripetitivi all’interno di un processo. Sono essenziali quando le attività semplici non coinvolgono diversi reparti.

Casi d’uso per il BPM:

• Migliorare processi complessi tra dipartimenti
• Migliorare il customer journey per aumentare la soddisfazione
• Portafogli di progetti e gestione delle risorse
• Ottimizzazione della supply chain

Casi d’uso per i workflow:

• Migliorare i processi di onboarding dei dipendenti
• Gestione dei ticket di assistenza clienti
• Collaborazione e approvazione di contenuti
• Razionalizzazione delle attività di project management

Pur avendo scopi diversi, BPM e i workflow non si escludono a vicenda. Spesso danno il meglio se usati in combinazione, con il workflow che svolge un ruolo di supporto all’interno di una più ampia strategia BPM. 

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