Come Creare un Flusso di Lavoro: 7 Semplici Passaggi

Utilizzando flussi di lavoro digitali, i project manager possono mantenere i progetti in linea e assicurarsi che le attività siano completate nel modo più efficiente possibile. I flussi di lavoro visivi utilizzano diagrammi di flusso o schemi che mostrano i passaggi del processo che ogni elemento di lavoro dovrà attraversare per essere considerato completato.

I flussi di lavoro si differenziano dai processi aziendali perché rappresentano le attività specifiche e sequenziali all'interno dei processi più ampi che servono a raggiungere gli obiettivi organizzativi.

Come Creare un Flusso di Lavoro

Ecco alcuni aspetti da considerare quando si progetta un flusso di lavoro.

1. Determina cosa devi raggiungere

Quando stai pianificando il tuo flusso di lavoro, sii molto specifico su cosa deve ottenere. È facile che i membri del team e gli stakeholder facciano supposizioni su ciò che è o non è incluso nel workflow se non sei estremamente specifico e assolutamente chiaro.

Ad esempio, se stai creando un flusso di lavoro per la scrittura di articoli del blog, sii preciso e comunica chiaramente se quel flusso riguarda solo la stesura dei contenuti o se include anche la creazione delle grafiche di supporto, il caricamento dell’articolo e la condivisione sui social media.

Potresti gestire tutti questi passaggi all'interno di un unico workflow, oppure avere flussi separati per ogni sezione; ciò che conta di più è che sia chiaro per il team.

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2. Identifica chi deve essere coinvolto

Individua tutte le persone che devono essere coinvolte. Includi chi svolgerà il lavoro così come i revisori e i responsabili delle approvazioni.

Definire un processo di approvazione è anche una parte fondamentale della creazione di un flusso di lavoro. Senza questo, rischi di incorrere in colli di bottiglia o altri problemi che possono interrompere il processo.

Un modo semplice per identificare tutti coloro che devono essere coinvolti è compilare un diagramma RACI. Forse non potrai farlo finché non avrai elencato tutti i passaggi del processo (vedi il punto tre qui sotto), ma è comunque una buona idea averlo pronto prima di lanciare il tuo workflow.

3. Elenca i passaggi e le attività del processo

Elenca i passaggi del processo e le attività che devono essere completate. Si tratta di una lista dettagliata, passo dopo passo, di tutto ciò che deve accadere dall'inizio alla fine del tuo workflow.

Riprendiamo l’esempio del blog. Se il nostro flusso di lavoro riguarda la pubblicazione e la promozione di un articolo, ecco come potrebbero essere scritti i passaggi (e quali risorse di marketing devono essere coinvolte):

1. Scegli un argomento per il tuo post del blog
2. Ottieni l'approvazione dal direttore marketing per procedere con quell'argomento
3. Scrivi un brief dei contenuti e una scaletta
4. Fornisci indicazioni creative e il formato delle immagini o illustrazioni necessarie
5. Assegna un autore al post del blog
6. Assegna un grafico al post del blog
7. L'autore crea la prima bozza del post del blog
8. Il grafico fornisce le immagini richieste
9. Un editor revisiona la bozza del post del blog e le immagini
10. L'autore apporta le modifiche al testo
11. Il grafico apporta modifiche alle immagini
12. L'editor approva il testo e le immagini
13. Un coordinatore marketing carica il contenuto nel CMS del sito
14. L'editor revisiona e approva il post sul sito di staging
15. Il coordinatore marketing pubblica il post
16. Il copywriter crea una didascalia per i social media
17. L'editor revisiona e approva la didascalia
18. Il coordinatore marketing pubblica la didascalia e il link al post del blog su LinkedIn e Facebook.

4. Crea un Diagramma del Flusso di Lavoro

Può essere utile rappresentare visivamente il tuo flusso di lavoro, utilizzando un diagramma del flusso di lavoro. Puoi utilizzare una visualizzazione a timeline, un diagramma di Gantt o un software per diagrammi di flusso di lavoro (come ProcessMaker o una delle sue alternative) per mostrare ogni passaggio, chi se ne occupa e quanto tempo richiederà.

Mappare i flussi di lavoro in modo visivo è anche un ottimo modo per semplificare la comunicazione su chi fa cosa e quando.

5. Testa e Migliora il Tuo Flusso di Lavoro

Il tuo flusso di lavoro potrebbe sembrare perfetto sulla carta, ma potrebbe non funzionare nella pratica. Sviluppare un processo iterativo per il flusso di lavoro non è un'attività che si svolge una sola volta. Dopo aver iniziato a usarlo, potresti scoprire attività ripetitive, ridondanze o che hai saltato un passaggio critico da qualche parte.

Metti alla prova il nuovo flusso di lavoro e raccogli feedback dal team su ciò che funziona e ciò che non va. Se il processo si interrompe, richiede troppo tempo o è confuso, un test ti aiuterà a risolvere i problemi e ad apportare modifiche per migliorarlo.

Anche se la tua prima esecuzione avrà successo, puoi sempre continuare a ottimizzare il tuo flusso di lavoro man mano che i membri del team usano il flusso di lavoro e lavorano insieme.

6. Implementa il Tuo Flusso di Lavoro con il Team Allargato

Una volta che il tuo flusso di lavoro è stato testato e funziona senza problemi, estendilo al team più ampio. Questo potrebbe coinvolgere altri stakeholder per far funzionare il flusso di lavoro in modo più efficiente, oppure introdurre nuovi membri del team che utilizzeranno il flusso di lavoro per la gestione dei progetti.

Se utilizzi diversi tipi di gestione dei flussi di lavoro o il flusso è nuovo, prendi in considerazione l'utilizzo del diagramma di flusso o di un breve tutorial per aiutare tutti a ricordare cosa succede e in quale ordine.

Consigli per la Creazione di Flussi di Lavoro

Ecco alcuni consigli per creare flussi di lavoro per il tuo team:

1. Sii chiaro su cosa include il tuo flusso di lavoro

Sii estremamente chiaro su cosa il flusso di lavoro comprende e cosa no.

Se hai bisogno di un altro esempio, considera l'email marketing. Potresti avere un flusso di lavoro per la creazione del testo dell'email, un altro per la progettazione del layout dell'email e un terzo per l'invio dell'email e il monitoraggio delle analytics. Tutti questi flussi dovranno essere eseguiti ogni volta che invii un'email.

Non dimenticare di considerare le risorse di cui avrai bisogno: il processo di gestione delle risorse di marketing può essere complicato. Fortunatamente, il software per la gestione delle risorse di marketing può aiutare.

2. Assegna ruoli e responsabilità specifiche

Assicurati che ogni ruolo o compito sia svolto da una singola persona. È corretto chiedere a qualcuno di revisionare il lavoro o contribuire con idee, ma una persona deve essere responsabile del compito. Se sono coinvolte troppe persone, il lavoro non viene mai portato a termine perché i membri del team presumono che qualcun altro lo farà.

Se il tuo direttore marketing e il managing editor sono responsabili della creazione del calendario dei contenuti e dell'assegnazione dei redattori, suddividi questo compito in due aree separate.

Il direttore marketing dovrebbe sviluppare il calendario dei contenuti e il managing editor dovrebbe revisionarlo e fornire feedback prima di assegnare i redattori.

3. Crea template per i tuoi flussi di lavoro

Man mano che inizi ad accumulare flussi di lavoro che utilizzi regolarmente, risparmia tempo creando dei modelli. Nei più diffusi software di gestione dei progetti, è possibile costruire interi progetti con molteplici flussi di lavoro.

Più dettagli inserisci nei tuoi template, più sarà facile avviare nuovi progetti e far lavorare le persone.

Alcuni flussi di lavoro dovranno essere adattati per progetti specifici. Forse una tempistica viene abbreviata perché un cliente ha pagato un supplemento di urgenza o uno stakeholder ha dato priorità a una determinata consegna: mantieni il tuo template flessibile per accomodare questi cambiamenti senza dover creare ogni volta un nuovo flusso di lavoro.

4. Non rendere i tuoi flussi di lavoro troppo complicati

Un flusso di lavoro è valido solo se viene effettivamente utilizzato! Se crei un flusso di lavoro complicato che nessuno sa usare, non saprai nemmeno quando non funziona. Per evitarlo, puoi iniziare imparando come creare un diagramma di flusso.

I flussi di lavoro complessi possono nascere se utilizzi molte integrazioni e automazioni per eseguire il tuo flusso di lavoro. Queste funzionalità possono aiutare a gestire un flusso di lavoro complesso e risparmiare tempo, ma la cosa più importante è che tutti i coinvolti riescano a capirlo, ed è per questo che dovresti imparare le migliori pratiche per creare un diagramma di flusso.

5. Evita troppi passaggi

I flussi di lavoro con troppi passaggi sono difficili da gestire. Prendi in considerazione la creazione di flussi di lavoro separati ma correlati. Un buon esempio è l'onboarding di un nuovo dipendente. Questo è un processo aziendale o flusso di lavoro abbastanza standard con molte persone e passaggi coinvolti.

Potresti avere un flusso di lavoro per le risorse umane che gestisce tutta la documentazione e un altro per la persona IT interna che crea gli account utente per tutti i tuoi sistemi e strumenti come Slack, email, il tuo software di gestione dei progetti e qualsiasi software di design, sviluppo o creativo necessario.

Avresti anche bisogno di un altro flusso di lavoro per conoscere il team e la formazione sui processi interni. Questo potrebbe includere la pianificazione delle attività del primo giorno e della prima settimana.

Trova altri esempi di flussi di lavoro qui.

6. Chiedi feedback

Testare e iterare vale sia per i nuovi flussi di lavoro che per quelli già esistenti. Confrontati periodicamente con i tuoi team per assicurarti che il flusso di lavoro risponda ancora alle loro esigenze. Quando i processi cambiano, rivedi la configurazione dei tuoi flussi di lavoro e apporta le modifiche necessarie per offrire un supporto migliore alle esigenze di tutti.

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