Essere un PM Più Produttivo (con Laura Bosco)

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Stiamo provando a trascrivere i nostri podcast tramite un software. Ci scusiamo per eventuali errori, dato che il bot non è preciso al 100% delle volte.

Ben Aston:

Benvenuti al podcast DPM, dove andiamo oltre la teoria per offrire consigli esperti su come guidare meglio progetti digitali. Grazie per l'ascolto, sono Ben Aston, fondatore di The Digital Project Manager. Ora, credo che se chiedeste a qualsiasi PM come sta andando il suo lavoro, come pensate che risponderebbe? Molto probabilmente, direbbe: “Scusa, non ho tempo per parlare ora. Sono sommerso, magari ne parliamo la prossima settimana.”

E la mia esperienza personale come PM è proprio che sia un ruolo impegnativo. Abbiamo la responsabilità di consegnare un progetto al meglio delle nostre capacità e desideriamo disperatamente che i nostri progetti abbiano successo. Così finiamo a correre tutto il giorno come se avessimo i pantaloni in fiamme, cercando di raccogliere il team – che sembra non voler fare ciò che chiediamo – e cerchiamo di fare tutte quelle cose che pensiamo possano portare successo al progetto. Ma questa nostra frenesia aiuta davvero a consegnare un progetto migliore? Aiuta davvero la nostra squadra e i nostri clienti?

Beh, forse sì. Ma spesso, in realtà, la nostra frenesia non aiuta affatto. Quindi, qual è la soluzione? Beh, oggi tutto verrà svelato mentre parliamo di come possiamo essere meno indaffarati ma più produttivi.

Oggi, sono con Laura Bosco. Laura è una copywriter per il web e una sorta di project manager digitale emergente – beh, diciamo che si sta un po’ ritirando dal ruolo. Ne parleremo tra poco. Ha lavorato con molte start-up, Fortune 500, non-profit. Vive a Chattanooga, che è una delle mie parole preferite da pronunciare. Quindi, ciao Laura.

Laura Bosco:

Ciao, Ben. Grazie per avermi qui oggi.

Ben Aston:

Sei molto, molto benvenuta. Sì, voglio iniziare parlando di te, perché voglio dire di nuovo Chattanooga. Ma ho anche passato troppo tempo... sono diventato quasi uno stalker di Laura. Non so, sono andato su LauraBosco.com, dove si può scoprire tutto su Laura. Laura, raccontaci un po’ di te. Da quello che ho visto su Instagram sembra quasi che vivi in una casa sull’albero in una foresta. Raccontaci dove vivi a Chattanooga.

Laura Bosco:

L’idea della casa sull’albero non è troppo lontana dalla realtà. Vivo su una delle due montagne di Chattanooga, si chiama Signal Mountain. È a circa 20 minuti dal centro e abbiamo una graziosa casetta che affaccia su alcuni acri – che non possediamo, ma ci piace fingere quando guardiamo dal retro. Abbiamo un balcone al secondo piano che dà sulle bellissime foglie autunnali che cambiano colore, quindi sì, è un po’ come vivere in una casa sull’albero.

Ben Aston:

Molto bello. Date un’occhiata a Instagram di Laura per foto interessanti di Chattanooga. Ma parlaci della tua storia: eri una PM, o lo sei ancora a volte. So che stai cambiando ruolo per diventare copywriter, ma come sei arrivata al project management digitale? Trovo sempre interessante, e ho letto sul tuo sito che hai esperienza nello smontare maniglie delle porte e che ti definisci una “nerd dell’informazione” e che ami trovare e risolvere problemi. Raccontami come tutto ciò ti ha portata al project management digitale.

Laura Bosco:

Beh, penso che, come molti altri project manager digitali, non è un ruolo che ho cercato attivamente. Non è una professione che ho studiato all’università, né era sui miei radar nei piani di carriera al liceo o all’università. Ho fatto tante cose diverse. Spesso spiego il mio curriculum perché fa confusione. Sono passata da manager di ristorante a stagista in un’agenzia di branding, aiutando nella gestione clienti. E proprio quell’agenzia mi ha collegata all’agenzia in cui ho lavorato come project manager. In sostanza alcune persone si sono rivolte a me dicendo: “Ehi, conosco un'agenzia che ha bisogno di aiuto ad organizzarsi. Sei brava a farlo. Vuoi provare?”

Ho risposto: “Certo.” Così sono entrata e ho imparato tutto sul campo.

Ben Aston:

Sì. Dimmi come PM digitale, che tipo di progetti hai gestito?

Laura Bosco:

Sì, allora con l’agenzia con cui ho lavorato, Range, che si occupa di design e sviluppo in WordPress, abbiamo avuto una grande varietà di clienti e settori, ma principalmente sono tutti progetti web personalizzati. Partiamo dalla discovery, passiamo ad un design completamente su misura, e poi sviluppo. La maggior parte delle volte si tratta di siti di marketing, a volte anche portali o login personalizzati.

Ben Aston:

Bello. Quindi lavori con designer, sviluppatori, esperienza utente, QA: tutto il team interno?

Laura Bosco:

Sì, siamo un team piccolo, quindi non abbiamo tutti quei ruoli che hai menzionato. Principalmente abbiamo un direttore creativo/designer, che ricopre più ruoli come partner dell’agenzia. E poi un paio di sviluppatori full stack. Sono fortunata a lavorare con un team piccolo ma competente. Aiuta a rompere qualche silo.

Ben Aston:

Sicuramente. Dimmi, c’è chi ci ascolta in team di tutte le dimensioni, ma tanti sono piccole agenzie dove ognuno ha più ruoli. Come riesci a gestire il team? E quali strumenti usi? In un team piccolo magari non servono tanti strumenti, forse lavorando vicini si è più collaborativi.
Sono curioso di sapere come fai.

Laura Bosco:

Ottima domanda: siamo completamente distribuiti, da California all’Olanda. Quindi anche se…

Ben Aston:

Piccoli ma dispersi.

Laura Bosco:

Piccoli ma molto dispersi. Noi lo chiamiamo time zoning. Sono diventata molto più brava nel gestire i diversi fusi orari negli ultimi anni. Ma Slack è il nostro strumento principale–

Ben Aston:

Cos’è il time zoning?

Laura Bosco:

Significa guardare il calendario e capire quando quattro persone in quattro-cinque fusi orari diversi possono partecipare tutte a una call.

Ben Aston:

È un compito terribile, vero?

Laura Bosco:

È veramente impegnativo.

Ben Aston:

Lavoro anch’io in un’agenzia quasi tutta remota. Gli uffici sono pochi, quasi tutti lavorano da remoto. Spesso i clienti sono in Francia, altri in America o altri paesi. Per esempio, capita di dover fare una call alle 7 del mattino.

Laura Bosco:

Succede.

Ben Aston:

A volte è l’unica opzione! “Oh, non voglio proprio…” È difficile.

Laura Bosco:

Lo è. Uso everytimezone.com, che ha una barra semplice che puoi muovere per vedere che ora è in Francia, ecc. Io viaggio spesso, specialmente sulla costa est. E la cosa divertente è che Chattanooga è a circa 30 minuti dal fuso centrale, quindi mi capita spesso di essere in Central Time e questo incasina tutti i miei orari di lavoro.

Ben Aston:

Quindi usi everytimezone.com per organizzare le riunioni. Usi altri strumenti di project management?

Laura Bosco:

Abbiamo usato una combinazione di Asana e Teamwork.

Ben Aston:

Ok.

Laura Bosco:

Teamwork – siamo passati da Basecamp a Teamwork per vari motivi, principalmente perché si adattava meglio al nostro budget e alle nostre esigenze. La mia filosofia sugli strumenti è partire dal problema che bisogna risolvere e dai parametri in cui muoversi. Poi selezioni quello che realmente serve. Usavo Asana, anche noi due developer, per compiti più granulari. Anche Teamwork lo consente, ma Asana lo fa un po’ meglio.

Ben Aston:

Interessante. C’è qualcos’altro che hai trovato di recente e di cui non puoi fare a meno? Qualche sito, tool, app… che ti cambia la vita?

Laura Bosco:

Oh, in realtà no…

Ben Aston:

Non essere per forza.

Laura Bosco:

Sì. Uno dei miei preferiti trovato qualche mese fa si chiama Blinker. Ti ricorda di sbattere le palpebre se sei davanti al pc da troppo tempo.

Ben Aston:

È un’app per smartphone?

Laura Bosco:

No, credo sia un’estensione per Chrome. Stiamo davanti ai pc tutta la giornata e ti ricorda di staccare lo sguardo. Più che per produttività, è per benessere personale, ma lo trovo utile.

Ben Aston:

>Quindi ora lasci il mondo del project management digitale per dedicarti al copywriting, giusto?

Laura Bosco:

Esatto.

Ben Aston:

È interessante parlare con PM del loro percorso: spesso si passa dalla gestione dei progetti ad altri ruoli, anche direzione team. Ma non ho mai parlato con chi decide di diventare copywriter!

È qualcosa che hai sempre fatto quindi, ma perché hai scelto di lasciare il DPM?

Laura Bosco:

Un anno fa ho iniziato a scrivere come attività secondaria. Ho scoperto che, pur amando il project management, mi mancava la creatività e diventavo irrequieta. Così ho iniziato a scrivere per qualche cliente, e poi altri mi hanno chiesto altri lavori, e così via tramite referenze. Circa tre mesi fa mi sono trovata a un bivio: o facevo entrambi part-time, o mi buttavo a tempo pieno su una sola carriera.

Considerando la mia situazione attuale – niente cani o figli, vita tranquilla – abbiamo pensato che fosse il momento ideale per provare questa strada per un anno. Così stiamo facendo.

Ben Aston:

È l’inizio di un esperimento.

Laura Bosco:

Esatto. È iniziato a settembre, quindi ormai sono quasi due mesi pieni.

Ben Aston:

E come sta andando?

Laura Bosco:

Va davvero alla grande. Trovare clienti non è stato un problema finora. Come ogni cambiamento, la prima settimana ti chiedi: “Cosa ho fatto? Perché l’ho fatto?” E ti assale l’ansia da impostore: “Ce la farò davvero?” Lo pensavo anche quando sono diventata project manager per la prima volta.

Ben Aston:

Già.

Laura Bosco:

Ma credo che sia normale ad ogni cambiamento.

Ben Aston:

Crisi di fiducia, senza dubbio. Parliamo un po’ del tuo post: che tu sia PM o meno, credo che valga per molti. Tanti di noi, come project manager, lottano con la produttività – o almeno con la sensazione di esserlo. E credo che faccia parte del lavoro, specie come PM. Il più delle volte non produciamo nulla di tangibile: a volte preventivi, scadenze, documenti – ma i clienti spesso non si interessano a ciò che produciamo.

Non ci sono premi per il miglior preventivo o statement of work dell’anno. Tutto quello che conta è che tutti sappiano cosa devono produrre, e siamo un po’ controllori del traffico aereo perché tutto ciò che serve venga davvero prodotto, “giocolieri” di compiti e se non hai almeno 30 tab di Chrome aperte ti senti di non lavorare abbastanza. Ma Laura ha scritto un ottimo post sulla produttività che vale la pena leggere, in cui presenta 13 modi per essere più produttivi come PM (o in generale).

Parliamo innanzitutto di produttività: perché conta? Dovremmo partire dai motivi per cui dovremmo preoccuparci davvero di questo.

Laura Bosco:

Adoro questa domanda perché tanti partono da “Come posso essere più produttivo?” invece che da “Perché dovrei esserlo?” E perché secondo me è cruciale. Ci sono molte buone risposte là fuori, ma la mia è che aiuta il team ad essere più efficiente e a divertirsi di più nel proprio lavoro.

Ho scoperto che chi si diverte lavora anche meglio. Come project manager, il mio obiettivo era: come faccio a rendere il team produttivo così possiamo lavorare meno ma meglio, divertendoci e lavorando bene? Per me è uno dei motivi principali.

Ben Aston:

Sì, spesso come PM siamo così ossessionati che tutto vada avanti, che il team sia produttivo, il progetto vada avanti, che ci buttiamo in mille cose convinti che possano aiutare. Come dici anche tu, passiamo il tempo a controllare la posta, aggiorniamo in continuazione, siamo sempre su Slack... Ma mi è piaciuto che hai iniziato il tuo post parlando anche di cosa NON fare: non controllare subito l’email, non essere sempre disponibili su Slack, ecc.

Ovviamente, il nostro lavoro spesso è passare il testimone – ma come lo si fa senza diventare un collo di bottiglia? A volte abbiamo quell’ansia da PM, “Se non rispondo subito tutto va a rotoli!”
Come gestisci questa cosa?

Laura Bosco:

Tanto dipende dalle aspettative. Se vuoi chiudere Slack e la posta per gran parte della giornata ma il tuo team e i clienti non sanno che lo farai, andrà malissimo. Bisogna iniziare spiegando al team cosa si sta facendo. Puoi dirlo in una riunione di squadra, oppure lasciarlo su Slack se siete pochi: “Proviamo tutti questa cosa, ecco come funziona.”

Il punto è che tutti siano sulla stessa linea. E con i clienti è fondamentale, fin dall’inizio, spiegare la comunicazione. Do sempre un breve brief sul modo in cui possono trovarmi, quando sono più disponibile e quali canali usare. Penso sia il momento migliore per aggiungere: “Per lavorare al meglio per voi, dobbiamo avere dei tempi di concentrazione, quindi non avremo sempre la posta aperta, ma la controlleremo più volte al giorno e la terremo aperta nei giorni cruciali, come il lancio.” Ovviamente non chiudere la posta il giorno del lancio!

Ben Aston:

Ottimo consiglio! Stendere un piano di comunicazione ed allineare le aspettative: “Questo è il modo e il momento in cui potete contattarmi.” Trovo anche utile, quando prevedi che qualcuno ti contatterà comunque, essere proattivo e anticipare il cliente prima tu, tipo: “Tra poco sparisco qualche ora. Non aspettatevi risposta tempestiva.” Torniamo sempre alla gestione delle aspettative!

Laura Bosco:

Giusto. Un’altra cosa che ho imparato è che se ai primi tre messaggi dei clienti rispondi nei primi 30 secondi, imposti un’aspettativa di risposta immediata. Se rispondi entro un’ora o due, quella diventa la norma e non si lamenteranno.

Ben Aston:

Giustissimo. Usi Gmail?

Laura Bosco:

Sì! E con Gmail puoi programmare le email, il che è fantastico.

Ben Aston:

Adesso anche da web, amo i suggerimenti automatici di Gmail. Fa un po’ impressione, ma scrivi tre parole ed è già pronto… A suo modo funziona, e il cliente si sente ascoltato.

Laura Bosco:

Io ho disattivato perché mi infastidivano.

Ben Aston:

Davvero?

Laura Bosco:

Sì.

Ben Aston:

Io ormai li adoro. “Boh, era quello che volevo dire? Non lo so, ma invio. È abbastanza buono? Sì? Via.”
Bisogna abituarsi, è il futuro Laura!

Laura Bosco:

Non so, magari un giorno mi abituerò anche alle email scritte dall’intelligenza artificiale, ma non ancora.

Ben Aston:

Per tutti quelli che ricevono le mie mail, sappiate che sono scritte dall’IA, ma con amore! Un altro punto che tocchi – critico per i PM – è il multitasking. Gestiamo più progetti in stadi diversi, clienti diversi, team diversi… siamo l’hub della comunicazione. Sappiamo che il multitasking è inefficiente, ma come si fa ad evitarlo?

Laura Bosco:

So che non piace sentirlo, ma cerco di evitarlo più possibile, perché faccio più errori se multitasko. Se devo fare cose diverse insieme (tipo rivedere un design, rispondere a un cliente, preparare il lancio il giorno dopo), cerco di priorizzarle (per esempio con l’Eisenhower Matrix, che adoro) e lavorare una alla volta.

Magari affronto un pezzo di ciascuna per volta se non posso lavorarci in blocco, ma evitare di gestirle tutte contemporaneamente mi rende più efficace per il team.

Ben Aston:

Ottimo che tu citi la matrice di Eisenhower! Nel post c’è anche un grafico. Spesso ci facciamo prendere dall’urgenza – qualcuno ci scrive su Slack e corriamo a rispondere – ma magari è urgente, non importante: può aspettare e poco cambia. Serve fare un passo indietro (magari a inizio settimana) e chiedersi: “Quali sono le cose davvero importanti che devono succedere affinché il progetto abbia successo?”

Spesso invece restiamo impigliati a rispondere a cose che impattano poco sul progetto.

Laura Bosco:

Già. E tornando a quello che dicevi sulle notifiche che sembrano urgenti: se puoi influire sulle operazioni del team, mettere uno standard (“se è urgente pingami, sennò menziona il nome nel canale Slack”) aiuta tutta l’organizzazione a capire priorità e comunicazione. Così ognuno sa bene che aspettarsi e come comunicare urgenza.

Ben Aston:

Sì, tutto parte da una gestione delle aspettative chiara.

Laura Bosco:

Comunicazione: fondamentale per me. Ci tengo molto.

Ben Aston:

Hai segnalato tante “cose da non fare”, ma pure suggerimenti positivi. Uno che adoro è fissare “obiettivi stupidi arbitrari”. A prima vista sembra inutile, ma spiegaci di che si tratta e perché aiutano.

Laura Bosco:

Si basa sul “temptation bundling”, cioè legare una tentazione a un compito sgradevole: se devi fare una timeline e ti pesa, magari ti auto-premi con una barretta di cioccolato se la completi. Oppure vai in un negozio che ami dopo aver postato la timeline. Sono piccole cose, arbitrarie, ma ti aiutano a fare ciò che non vuoi fare.

Ben Aston:

Hai ragione, l’obiettivo deve essere raggiungibile: a volte pensi “se finisco questa statement of work mi premio” e arrivi a sera e ti sembra impossibile concludere. Quindi gli obiettivi devono essere fattibili!

Laura Bosco:

Grande consiglio sulla produttività in generale: assicurati che quello che metti nella lista delle cose da fare possa davvero essere spuntato! Se metti “fa’ avanzare la carriera”, non la spunterai mai quindi non scriverlo.

Ben Aston:

Esatto. Quindi, per chi pensa “sono totalmente improduttivo e lo so”, qual è il consiglio del tuo post che trovi più efficace per te? Ora che hai iniziato per conto tuo, cosa fa davvero la differenza?

Laura Bosco:

Oh, non penso di averlo capito subito – anzi, è quasi imbarazzante ammetterlo, l’ho capito solo di recente. Non dare per scontato che hai 8 ore produttive al giorno. Sembra ovvio, e da PM lo sappiamo per la pianificazione dei team, ma con se stessi si pensa sempre “io sì, arrivo a 8 produttive!” Quando ho iniziato a registrare il tempo, ho scoperto che… sorpresa: no! Se parti con l’idea che ne hai 8, ti sentirai sempre affogare. Se invece consideri 4-6, più realistico, avrai aspettative sane e ti sentirai meglio e più efficace.

Ben Aston:

Ottimo consiglio! Un’altra cosa utile: in Google Calendar puoi impostare meeting da 25’ invece di 30’. Così hai 5 minuti di buffer per uno snack o una pausa, e lasciare spazi vuoti in agenda è utilissimo.

Laura Bosco:

Assolutamente. Una delle regole base della gestione progetti: le cose richiedono sempre più tempo di quanto pensi!

Ben Aston:

Grazie mille Laura. Ci sarebbe ancora tanto da dire ma chiudiamo qui. È stato un piacere averti con noi.

Laura Bosco:

Grazie a voi, è stato un piacere chiacchierare.

Ben Aston:

Se volete contribuire a questa conversazione sulla produttività, su come diventare PM migliori e su cosa possiamo fare per essere più produttivi, commentate sul post scritto da Laura oppure andate nella sezione risorse di TheDigitalProjectManager.com per unirvi al nostro team Slack dove troverete tante conversazioni interessanti.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.