Il tuo foglio di calcolo non può fare questo: IA che conosce davvero la tua azienda (con il CEO di Forecast, un’azienda Accelo)

Tim Fisher: Perché l'IA è la cosa su cui vi state concentrando di più in questo momento? Qual è la scommessa strategica per voi?

Joe DiPaulo: Storicamente, queste aziende sono cresciute assumendo persone. Quindi la scommessa con l'intelligenza artificiale, maggiore intelligenza e automazione, è che queste aziende possano sfruttarla come strumento per migliorare le loro prestazioni, ottimizzare l'esperienza dei clienti e, in definitiva, crescere senza aumentare i dipendenti.

Tim Fisher: Quando vedo strumenti come questo, penso all'aspetto di 'uccidere le riunioni', cioè poter accedere a un'interfaccia utente e ottenere risposte approfondite e contestualizzate dall'interno della propria azienda.

Joe DiPaulo: E questo potrebbe essere un responsabile delle risorse, potrebbe essere qualcuno in un ruolo di leadership che cerca informazioni di reportistica da ottenere dal sistema, cerca lo stato dei progetti, quel tipo di cose.

Tim Fisher: Cosa rende tutto questo diverso dall'usare semplicemente ChatGPT, Claude o Copilot con un semplice dump di dati per poi fargli delle domande?

Joe DiPaulo: Sistemi come il nostro hanno più—

Tim Fisher: Ciao e benvenuti a "Il Futuro dell'IA e della Gestione dei Progetti" — una serie dove andiamo oltre la presentazione per approfondire come l'IA stia cambiando concretamente il modo in cui i team pianificano, consegnano e gestiscono il lavoro. Oggi parliamo di Forecast PSA, un'azienda Accelo.

Se gestisci un team di servizi professionali e ti stai chiedendo dove l'IA apporti valore reale, non teoricamente, ma negli strumenti che usi ogni singolo giorno, allora questa è la conversazione giusta. Ascolteremo la loro prospettiva su ciò che non funziona nella consegna dei progetti e parleremo di dove sta andando tutto questo.

Mi chiamo Tim Fisher. Sono VP dell'IA presso The Digital Project Manager, e il mio compito è capire dove l'IA funziona davvero e dove invece si limita ancora alla teoria o alle slide di marketing. Farò quindi le domande che farebbe il tuo team. Oggi con noi c'è Joe DiPaulo, CEO di Accelo, l'azienda dietro Forecast PSA. Joe ha trascorso tutta la sua carriera aiutando i team di servizi professionali a costruire organizzazioni di consegna più prevedibili e scalabili. E oggi ci racconterà come l'IA stia plasmando quel futuro.

Joe, è un piacere averti qui.

Joe DiPaulo: Felicissimo di essere qui, Tim. Grazie per avermi invitato. Sono entusiasta dell'argomento e di come stia cambiando il mondo dei servizi professionali.

Tim Fisher: Joe, dacci la versione "in 30 secondi" di Forecast: cosa fa e chi sono i suoi clienti?

Joe DiPaulo: Certo. Forecast è una moderna piattaforma PSA, ossia di automazione dei servizi professionali.

È progettata per aziende di servizi professionali tipicamente orientate alla crescita e impegnate a scalare il proprio business. Questo penso sia l'aspetto più importante. Ci concentriamo su funzioni come pianificazione dei progetti, capacità e consegna Forecast, esecuzione, operazioni sui ricavi. La nostra missione è davvero dare ai nostri clienti visibilità sui loro dati.

Insight predittivi su cosa sta succedendo nella loro azienda e su come stanno consegnando, aiutandoli a gestire la propria attività nel modo più efficace possibile.

Tim Fisher: Forecast di recente si è unita ad Accelo. Cosa sblocca questa combinazione che nessuna piattaforma aveva da sola prima?

Joe DiPaulo: Sì. L'obiettivo dell'unione tra le due organizzazioni e piattaforme è quello di creare un vero sistema operativo end-to-end per le aziende di servizi professionali.

Forecast è sempre stata eccezionale nella pianificazione proattiva dei progetti guidata dall'IA, nella previsione delle risorse, demand planning dalla prospettiva della gestione risorse e nel fornire una forte visibilità prospettica. Accelo ha molti punti di forza nelle capacità CRM, nella gestione dei flussi di lavoro con i clienti, nei flussi di lavoro finanziari. Quindi insieme questa connessione copre l'intera pipeline, dal nostro punto di vista, di un'azienda di servizi professionali e funge da sistema chiave di riferimento.

Tim Fisher: Fantastico. Ha senso. Una domanda quasi comica: perché proprio l'IA è la cosa su cui vi state concentrando di più ora? Qual è la scommessa strategica?

Joe DiPaulo: Non mi pare che nessuno stia parlando di questo, vero?

Tim Fisher: No, assolutamente no. Mai sentito nominare.

Joe DiPaulo: Stiamo puntando sull'IA perché i nostri clienti, aziende orientate ai servizi, lavorano in un ambiente molto complesso e con margini limitati.

Ci sono tanti fattori nel deliver per i loro clienti. Storicamente hanno scalato assumendo persone. Quindi la scommessa con l'IA e una maggiore intelligenza e automazione è che le aziende possano usarla come uno strumento per migliorare le prestazioni, l'esperienza del cliente e, in definitiva, crescere in modo più profittevole.

Secondo noi, l'IA permette ai leader di lasciare la mera reattività del passato per diventare molto più proattivi. Tornerò spesso su questo oggi, ma ruota tutto intorno alla possibilità che diamo ai nostri clienti di crescere senza aumentare il personale e di concentrarsi su ciò che aggiunge valore nei loro servizi, costruendo relazioni con i clienti e assicurandosi di poter continuare a crescere per ottimizzare i processi di delivery. Ecco perché ci concentriamo su questo aspetto: sono i nostri clienti stessi a pretenderlo, perché vogliono far crescere il loro business.

Tim Fisher: Voglio sapere il tuo punto di vista su cosa sta accadendo davvero nel settore ora. Parli ogni giorno con società di servizi professionali, come agenzie, consulenze, società IT, ne conosci tante. Cosa sta davvero cambiando nelle modalità di delivery del lavoro?

Joe DiPaulo: Sì. I nostri clienti stanno passando dall'avere semplicemente sperimentato con l'IA negli ultimi anni a cercare ora di sfruttarla in modo concreto come risorsa nelle loro organizzazioni.

Guardano a come consegnare il lavoro, identificando il proprio business ed essendo guidati in questo nel fornire risultati ai clienti. Ognuno è a uno stadio diverso in questo percorso, ma stanno cercando di ottenere risultati ripetibili, ottimizzandoli tramite l'IA. Questa è l'evoluzione che vediamo nel settore in questo momento.

Tim Fisher: Sì, penso che tutti abbiamo letto articoli sul fatto che l'IA a volte non funzioni per le organizzazioni o non mantenga le promesse. Sicuramente ora c'è molta attenzione sugli esiti pratici reali e questo sembra proprio il vostro obiettivo.

Facendo una piccola ricerca, vedo che i dati della vostra piattaforma mostrano che i team riportano un tasso di utilizzo di circa il 75%, rispetto al 40% che è la media del settore. Cosa pensi guidi questo gap enorme?

Joe DiPaulo: Quando riesci a lavorare in modo più coerente e ad essere più prevedibile grazie agli strumenti, puoi diventare molto più proattivo.

Nel nostro sistema PSA cerchiamo di dare ai nostri clienti una visibilità sul lavoro in arrivo dai loro team commerciali, stimolare processi coerenti e ripetibili e permettere di vedere chi sta facendo cosa e quando. Più riescono a prevedere e anticipare queste dinamiche, meglio riescono a operare.

Quindi se possono pianificare in anticipo il lavoro che arriverà tra 1, 2 o 3 mesi, o se riescono a vedere esattamente su cosa sta lavorando ciascuno, non sovraccaricano le persone ma le valorizzano al massimo del loro potenziale e capacità. Più riescono a sfruttare queste capacità operative, migliore sarà la loro gestione.

Questo si traduce poi in migliori risultati in termini di utilizzo delle risorse.

Tim Fisher: Collegato a questo: fra oltre 2000 aziende di servizi professionali con cui collaborate, quali sono i gap principali che notate? Che si tratti di dispersione di margine, o del famoso caso di gestione delle risorse tramite fogli di calcolo che impediscono la visibilità sui problemi, che panorama vedete?

Joe DiPaulo: Ci sono vari temi da affrontare. In termini di dispersione di margine nei servizi professionali, è sicuramente qualcosa con cui i nostri clienti lottano, ed è raramente un evento improvviso.

È qualcosa che avviene poco alla volta: un progetto o una commessa col cliente prosegue nel tempo, emergono problemi nella assegnazione delle risorse o nella scelta delle persone da impiegare. Ci si può chiedere: sto utilizzando le persone giuste? Sto sovraccaricando alcune competenze o i migliori performer?

Spesso si nota solo tardi una visibilità su rischi nei progetti in corso che stanno andando fuori rotta. È su queste cose che cerchiamo di intervenire. Un'altra causa frequente di erosione di margine è la crescita incontrollata dello scope (scope creep). Sfruttiamo il sistema per aiutarli a rilevare e prevedere quando si verificano queste situazioni.

Tutto ciò porta a un miglioramento dei margini. Le possibilità in cui ciò può accadere nel ciclo di vita sono molte, ma più riusciamo ad allertare e aiutare i clienti a prevedere questi eventi, meglio potranno rispondere. Riguardo al lavoro su fogli di calcolo: è comune tra le aziende più piccole e spesso pensano sia più agile e flessibile, ma credo sia un po' una fallacia (e ovviamente il nostro strumento serve proprio a risolvere questo problema).

Non appena le aziende crescono in complessità, numero di progetti o modelli di prezzo, tutto si complica. Perdi accuratezza e controllo in tempo reale, si rompono pattern e processi che incidono sui margini e sulla disciplina. Le aziende che invece sfruttano i dati, che integrano lavoro dal proprio CRM, che analizzano e pianificano il futuro, hanno maggiore visibilità su chi e cosa serve. Riuscendo a vedere il valore oltre la semplice gestione tramite fogli di calcolo, diventano più predittive ed efficienti.

Tim Fisher: Forecast è stata costruita nativamente con l'IA sin dal primo giorno. Credo che pochissimi tool PSA possano affermarlo.

Non lo avevo mai sentito prima. È notevole. Data la situazione su pressione sui margini, scalabilità, ritardi di visibilità, ecc, cosa significa in pratica questo per il modo in cui il vostro prodotto affronta questi problemi diversamente?

Joe DiPaulo: Esatto. Il sistema si basa proprio sul concetto di sfruttare modelli di machine learning per aiutare i team nella pianificazione e allocazione delle risorse. Fin dall'inizio è cresciuto ed evoluto. L'obiettivo è far sì che l'IA agisca da guida per le aziende di servizi professionali, aiutandole a superare le inefficienze e i limiti di scalabilità.

Più diventano predittive, più riescono a evitare rischi, offrire una migliore esperienza al cliente e a ottimizzare le risorse, mantenendo i collaboratori soddisfatti e i top performer evitando che si brucino.

L'IA aiuta così a identificare rischi ed efficienze. Un altro aspetto che sentiamo dai clienti è la capacità di vedere meglio i dati su tutta l'organizzazione, anche in progetti trasversali o tra reparti diversi.

Se devono prendere decisioni a cavallo di diverse funzioni, riescono a farlo più efficacemente. L'IA li aiuta anche in questo. E guardando avanti, come hai suggerito, l'IA sarà sempre più centrale nel modo in cui i servizi professionali svolgono il lavoro e forniscono risultati.

Ed è proprio questa la parte entusiasmante di ciò che accade oggi. Torniamo quindi al focus su come crescere e come l'IA può abilitare questa crescita.

Tim Fisher: Hai citato il machine learning. Sento il dovere di sottolinearlo, dato che parliamo sempre di IA e, più di recente, di "large language model" (modelli linguistici estesi). Citando il machine learning dimostrate che lavoravate su questi aspetti già prima che uscisse ChatGPT e che per voi è una questione fondativa.

Lo trovo davvero molto interessante.

Joe DiPaulo: Sì, concordo. È emozionante. Fieri di aver iniziato anni fa, ma continuiamo a investire e utilizzare il meglio delle nuove tecnologie per aiutare i nostri clienti.

Tim Fisher: Decisamente. Guardiamo ora un po' al futuro.

Si prevede che il mercato PSA raddoppierà quasi entro il 2030, il che è sorprendente, e naturalmente gli strumenti di IA e gestione progetti stanno crescendo ancora di più. Joe, dove pensi che stia andando tutto questo?

Joe DiPaulo: Lo dicevo all'inizio, sono entusiasta di come l'IA consenta alle aziende di servizi professionali di sfruttare agenti automatici per servire i clienti più efficacemente. Vedremo le aziende adottare agenti per gestire lavori, togliendo incombenze agli umani, con tempi di delivery più veloci, migliore esperienza cliente e margini migliori per gli utenti del nostro sistema.

Penso sia una prospettiva davvero interessante.

Tim Fisher: Davvero. Condividi pure cosa vuoi (senza svelare tutta la roadmap), ma qual è il gap di capacità che ti emoziona di più colmare grazie all'IA e come cambierà ciò che i vostri clienti potranno fare?

Joe DiPaulo: È proprio la direzione di cui parlavo. Oggi vediamo strumenti come Claude e simili aiutare i team di sviluppo software, code review ecc. Vogliamo diventare parte di quell'ecosistema per aiutare i nostri clienti a identificare il personale più adatto, orchestrare e collegarsi coi sistemi operativi interni e con gli agenti, per gestire meglio l'azienda, vedere informazioni contestualizzate sui processi ed estrarre il massimo dai nuovi agenti automatizzati, per risultati più veloci e robusti.

Ci crediamo molto, lo facciamo internamente e vediamo come possa rivoluzionare anche i nostri clienti.

Tim Fisher: Una domanda che mi piace sempre fare: tra tre o quattro anni, come cambierà la quotidianità di un project manager?

Il ruolo esisterà ancora? L'IA prenderà il posto dei PM? Che futuro vedi da questa prospettiva?

Joe DiPaulo: Penso che vedremo cambiamenti epocali nel modo in cui viene svolto il lavoro. Servirà ancora qualcuno che organizzi e ragioni sugli obiettivi da raggiungere.

Userò un termine di moda, ma servirà orchestrare questi sistemi. Bisognerà pensare bene a quali input dare alle macchine, quali risultati vogliamo ottenere. Continuerà a servire anche un controllo qualità. Ma penso che questi cambiamenti avverranno molto più in fretta che nei prossimi tre anni.

Vedremo agenti agire come collaboratori. Se non avviene ora, sicuramente tra 12-36 mesi ci sarà adozione massiccia in molti settori. Sarà affascinante.

Tim Fisher: Assolutamente. Bene, grazie per averci raccontato tutto questo! Davvero una conversazione ricca di spunti. Per chi volesse vedere Forecast nel proprio contesto con i propri dati, qual è il prossimo passo?

Joe DiPaulo: Il modo migliore è andare sul nostro sito, forecast.app.

Si può richiedere una demo e un consulente li contatterà. Di solito cercheranno di capire che tipo di azienda stanno gestendo per personalizzare la demo, la discussione e mostrare come possiamo offrire valore nel loro contesto. Questo quello che consiglierei.

A breve pubblicheremo anche un assessment sulla prontezza all'IA, con cui i clienti potranno interagire e confrontarsi. In seguito, se sono interessati, possiamo ricontattarli.

Tim Fisher: Bene, abbiamo finito per oggi. Joe, grazie davvero per essere stato con noi. È stato fantastico. Grazie Joe.

Joe DiPaulo: Grazie mille Tim, davvero.