A Nessuno Importa della Tua Presentazione – Ecco Perché

Galen Low: Le presentazioni non servono a trasferire informazioni nella mente delle persone. Servono a far risuonare un concetto. È probabilmente questo l’errore più comune quando si tenta di delegare la creazione delle slide all'IA e si rimane poi delusi dal risultato finale. Anzi, è lo stesso errore che si fa a volte chiedendo ai team di design di rendere semplicemente le slide "più belle".

Ma, dato che diventa sempre più importante ottenere il consenso delle persone, anziché condannarle alla “morte da PowerPoint”, forse l’IA potrà essere l’unica cosa che ci permette di muoverci alla velocità richiesta. Quindi, come possiamo usare l’IA per ottimizzare la creazione di presentazioni efficaci senza cadere nella trappola del “pappone generato dall’IA” che tradisce la fiducia del pubblico e impedisce che il messaggio arrivi?

E poi, le presentazioni avranno ancora importanza tra qualche anno? Per rispondere, ho invitato un’esperta di comunicazione ed ex project manager che oggi guida il lancio sul mercato di uno strumento di nuova generazione per la creazione di slide con IA. Parleremo approfonditamente del modo corretto di usare l’IA nelle presentazioni, di come evitare la “valle perturbante” che allontana le persone, e di cosa potrebbe riservarci il futuro quando risparmieremo centinaia di ore nella creazione delle slide. Spero che l’episodio vi piaccia.

Benvenuti a The Digital Project Manager Podcast—lo show che aiuta i leader nella delivery a lavorare in modo più intelligente, consegnare con meno attriti e guidare i propri team con sicurezza nell’era dell’IA. Io sono Galen, e ogni settimana affrontiamo strategie reali, trend emergenti, framework comprovati e qualche aneddoto dal fronte dei progetti. Se gestisci progetti di trasformazione massivi, domi i flussi di lavoro IA, o semplicemente cerchi di arginare il caos, sei nel posto giusto. Iniziamo.

Oggi parliamo di due delle mie cose preferite, slideware e IA. Ma mentre io penso e sogno in PowerPoint, la maggior parte delle persone odia creare presentazioni, è negata a crearle, non sopporta le presentazioni altrui, o tutto questo insieme.

Parleremo quindi di come l’IA possa aiutare. Vedremo come può diventare un valido partner di pensiero per risparmiarci la fatica di creare slide, come evitare che gli umani producano “pappone IA” su slide, e perché forse la morte da PowerPoint è alle spalle. Oggi con me c’è Morgan Cornelius, Chief of Staff di Decky e fondatrice della consulenza di marketing B2B mrcantile.

Morgan è un’avvocato delle piccole imprese, costruisce comunità, ed è marketer di prodotto con 15 anni di esperienza. È stata assunta da Yelp, Instagram e Twitter per lanciare le rispettive community di imprese locali, gestendo strategia, esecuzione e project management end to end. Dopo tanti anni a coltivare community e sostenere imprenditori nelle piattaforme più grandi, ha deciso di fondare il suo studio marketing, mrcantile.

Di recente, ha portato la stessa esperienza in Decky, costruttore di presentazioni alimentato da IA, dove guida la strategia di go-to-market come Chief of Staff. È quella persona che non solo pensa una strategia ma la mette in pratica, coordina tutte le parti e si assicura che ogni cosa sia fatta e che la presentazione sia impeccabile. Ah, e prepara anche un ottimo pane fatto con lievito madre.

Morgan, grazie di essere qui con me oggi.

Morgan Cornelius: Sono davvero felice di essere qui, Galen. Sento di aver trovato uno spirito affine tra chi mangia, beve e dorme slide. Quindi, è un piacere essere qui con te.

Galen Low: Sì, oggi andremo sicuramente giù pesante sulle slide, quindi mi scuso e... prego, ai miei ascoltatori.

Perché, sinceramente, è una cosa per cui provo davvero tanta passione. Come ho detto, amo le slide, amo PowerPoint, amo Keynote, amo Google Slides. È la mia passione. È veramente un modo per trasformare il lavoro quotidiano in, tipo, libretti per bambini. Ma per la maggior parte delle persone è una vera noia.

In molti casi, me incluso, si passa tantissimo tempo a fare una presentazione, poi adattarla a pubblici diversi e aggiornarla ogni volta. Non vedo l’ora di approfondire lo stato delle presentazioni aziendali e anche di analizzare il tutto attraverso la lente dell’IA.

Spero che andremo dove ci porta il vento, in tutti i sensi, ma solo per essere sicuro, ecco la traccia che ho preparato per oggi. Inizieremo con una domanda impegnativa che i miei ascoltatori vorrebbero portare a Morgan, e poi allargheremo la prospettiva su tre aspetti.

Innanzitutto parleremo del motivo per cui le presentazioni hanno ancora valore oggi e cosa rende alcune più efficaci di altre. Poi faremo un esempio d’uso sull’impiego dell’IA per creare o adattare una presentazione evitando l’effetto pappone, ovvero trovando il giusto equilibrio tra il tocco umano e l’efficienza IA.

E infine, vorrei chiederti se, secondo te, tra tre o cinque anni avrà ancora senso parlare di presentazioni, o se saranno solo i robot a presentare ad altri robot. Che ne pensi?

Morgan Cornelius: Mi sembra ottimo. Partiamo.

Galen Low: Fantastico. Allora inizio con una domanda tosta.

La maggior parte trova la creazione e la fruizione delle slide una vera tortura, eppure resta il metodo dominante di presentazione delle informazioni nella maggior parte delle aziende che ho visto. Ora però, con l’avvento dell’IA, vedo che alcune aziende più all’avanguardia vanno oltre le slide scegliendo formati più adatti all’IA, come documenti Markdown o pagine Notion.

Quindi la domanda è: PowerPoint è alla fine della corsa come mezzo per comunicare idee in azienda?

Morgan Cornelius: Una domanda molto interessante. Direi di no, soprattutto perché, per quanto quei documenti Markdown o i Notion siano ottimi, le slide restano il principale strumento visivo che permette di mantenere il pubblico coinvolto mentre una persona parla anche per 20 minuti di fila.

In effetti, dalle nostre ricerche sul mercato delle presentazioni, abbiamo scoperto che Google e PowerPoint coprono il 90% delle presentazioni negli Stati Uniti. Quindi non andranno da nessuna parte. Sono qui per restare.

Penso che sia una questione di capire come aggiungere l’IA in modo che funzioni più velocemente e con più intelligenza a tuo favore.

Galen Low: Mi piace il concetto di supporto visivo perché, non lo nego, se mi mandi, per esempio, un documento Notion infinito, i miei occhi si appannano. Mi viene da pensare: "Non potrei semplicemente farmi un deck e farmelo leggere?" È come tornare alla mia versione da libro illustrato delle cose di lavoro.

Morgan Cornelius: O, ad esempio, se sei un project manager e devi condividere qualcosa con il leadership team: tipicamente gli executive vogliono solo le informazioni ad alto livello, non la dissertazione completa di quello che sta succedendo.

Quindi, avere una versione in slide e poterla condividere solo con chi serve è importante ed è anche un altro motivo per cui hanno ancora senso.

Galen Low: È un po’ l’arte della sintesi. Quando lavoravo per una delle grandi società di consulenza, ho imparato a mie spese: a volte presentavamo 40 slide e ci dicevano: "Bene, riducile a due e preparati a presentarne una sola al CEO del cliente!”. E noi: “Oh…”

Morgan Cornelius: Devi davvero scegliere bene le parole e le immagini. Assolutamente.

Galen Low: È decisamente un’arte. Ora allarghiamo la prospettiva. Hai molta esperienza in ruoli dove la comunicazione efficace è fondamentale.

In effetti, hai iniziato come project manager e ora sei Chief of Staff: ruoli molto affini ai miei ascoltatori. Vorrei chiederti perché sono fondamentali le presentazioni nel tuo lavoro, che funzione svolgono e perché non possono semplicemente essere una mail?

So che ne abbiamo già accennato, ma dimmi la tua opinione.

Morgan Cornelius: Certo! Direi che fin dall’inizio della mia carriera, che fosse project management puro o gestione community interna/esterna, la maniera in cui comunichi cosa vuoi ottenere e coinvolgi tutto il gruppo, sia interno che esterno (tipo convincere piccoli imprenditori ad adottare prodotti Yelp), devi saperlo trasmettere in modo avvincente e interessante per ottenere consenso, il classico “annuire con la testa e sentire che tutto risuona e porta valore”.

Sono stata fortunata ad imbattermi già agli inizi della mia carriera in un libro di Nancy Duarte, "Resonate", che tratta proprio dell’importanza delle slide e di come allineare le parole dette a una rappresentazione visiva che sembri parlare direttamente a te, come interlocutore.

Questa adattabilità e capacità di curare ogni volta il messaggio è ciò che mi ha permesso di passare da ruoli entry level a Chief of Staff in una startup.

Galen Low: Amo il concetto di “risonanza”, perché anche chi è bravo con le parole a volte può arrivare allo stesso risultato scrivendo, ma quella “risonanza” in una stanza, veder annuire tutti, è qualcosa di diverso rispetto a leggere o guardare immagini.

È un senso di partecipazione. E spesso è proprio perché abbiamo pensato al pubblico, abbiamo sintetizzato, non abbiamo sommerso di informazioni. Non fraintendermi, tanti sommergono di info, ma quello non è il vero obiettivo.

L’obiettivo è dare risonanza, per sentirsi parte di qualcosa, essere d’accordo o anche dissentire, “dire la propria”. Il classico caso di “morte da PowerPoint” è: “Facciamo le domande alla fine, scusate, abbiamo sforato perché bla bla bla”.

Morgan Cornelius: Esattamente! Si tratta di coinvolgere l’audience anche “visivamente”, ottenere conferme non verbali, vedere davvero se stanno capendo. Cosa che non vedi se mandi una email… a meno di avere accesso video al computer di qualcuno (cosa inquietante!). Quindi, la presentazione è un'opportunità unica per questo.

Galen Low: Bellissimo. Ora mi viene in mente: conosci i video reaction dove la gente reagisce a un video?

Morgan Cornelius: Sì.

Galen Low: Potresti fare una reaction a una email! Ecco la mia faccia mentre leggo la tua mail. Meh.

Morgan Cornelius: Esattamente. Proprio così.

Galen Low: Forse questa è una buona transizione. Mi chiedo: secondo te, cosa rende una presentazione davvero buona? Poi ti chiederò il contrario.

Morgan Cornelius: Secondo me, diversi fattori.

Intanto, ovviamente, sono importanti le parole che pronunci mentre presenti. Devono essere ben allineate a ciò che è sulla slide. Quello che non vuoi è una cascata infinita di testo. È… la gente si distrae. Troppe immagini o elementi grafici, soprattutto se fuori brand, faranno storcere il naso ai designer in sala.

Mantenere tutto pulito, coerente con il brand, i testi brevi e incisivi: la versione “executive” di quella presentazione di cui si parlava prima. E le stesse parole chiave vanno adattate per ogni diverso pubblico. Quindi, questi sono gli elementi chiave. Immagini forti e non troppo caotiche aiutano. Il contrario? Tanti deck sono troppo complessi, pieni di confusione grafica, e qui molti tool IA sbagliano: aggiungono mille foto, elementi astratti, colori che non c’entrano… e il pubblico non sa dove guardare. Questo rende una cattiva presentazione.

Galen Low: Concordo. Anche io ho avuto quell’impressione con alcuni tool: sembrano forzatamente creativi o, peggio, “meme-ificati”. Questi tocchi funzionano solo se sono curati e rilevanti per l’audience.

Detto questo, alcuni meme possono funzionare molto bene e mantenere alta l’attenzione. Ma va sempre cucito sul pubblico, proprio come dicevi tu prima.

A volte i tool non chiedono nemmeno informazioni sul pubblico: “Rendilo più bello” e basta… e il risultato spesso delude. Tanto vale usare la template del designer e via.

Morgan Cornelius: Proprio qui sta la frizione: GPT, Claude sono ottimi per abbozzare l’outline di una presentazione, ma quando cerchi di trasformare quell’outline in uno slide deck, spesso si perde per strada qualcosa. Quindi serve un intervento umano in fase di editing.

È proprio l’approccio che abbiamo usato in Decky: carichi il deck pensato dal designer, l’IA propone gli outline e punti chiave e tu puoi interagire e correggere. Alla fine ottieni una presentazione editabile che puoi perfezionare come preferisci.

Così ottieni il meglio dei due mondi: continuità di brand e controllo umano. Eviti la logica “abbellisci e prega che esca qualcosa di decente”. Magari esce bello… ma spesso non ha senso!

Galen Low: Sono d’accordo. È curioso perché a volte i tool imitano i falsi processi di design aziendale: prendi un documento, fallo più bello, rispediscimelo… come se “bello” fosse abbastanza! Non è una partnership.

Chi, come noi, lavora nelle agenzie lo sa: la proposta è pronta ma brutta, dobbiamo presentarla domani, mettili immagini carine e via. Ma il design è una lingua, un’arte: deve risuonare e colpire, ha un impatto concreto su progetto e business.

Morgan Cornelius: Sì, e con l’adozione massiccia negli ultimi mesi delle IA in azienda, direi che nessuno sta prendendo l’output e presentandolo in sala senza prima ritoccarlo. Perché lo capiamo subito se è una produzione IA—e nessuno vuole essere smascherato così, soprattutto in una presentazione.

Se la gente pensa che sia stato fatto da IA, smette di ascoltarti. Pensa solo: “Non ci hai speso tanto tempo”.

Galen Low: Già, quella sensazione di inquietudine che spezza la fiducia. Anche se ormai tutti usano le tecnologie, appena si percepisce “pappone IA”, perdi credibilità.

È come vedere un brutto effetto speciale nei film: ti fa uscire all’istante dalla narrazione. È ancora un’arte. L’opera non è finita quando torna dall’IA o dal designer: il vero lavoro è rifinirla. C’è una differenza tra “Devo sistemarla” e “Questo fa parte del processo”.

Ora sono incuriosito da Decky, perché si occupa proprio di generare slide con l’IA sia per usi interni che esterni…

Non tutti vogliono ancora delegare la creazione delle slide all’IA, non per limiti tecnologici ma per mancanza di fiducia. Forse tutto nasce da un cattivo rapporto con i designer: “Fai un ritocco blu e mandami la versione brandizzata in un’ora.” Questo ha condizionato il nostro approccio con l’IA.

Ci spieghi il modo giusto di usare l’IA per creare presentazioni? Quali sono i casi d’uso? Perché in molti resistono ancora?

Morgan Cornelius: Ottima domanda. Parto da un punto che hai toccato tu: tanti tool IA nati finora sono pensati per chi non ha un brand definito—e in quel caso sono davvero utili: strumenti come Sigma, Miro, Canva aiutano a generare qualcosa di dignitoso se un’identità ancora manca.

Noi con Decky abbiamo ribaltato la prospettiva: tantissime aziende hanno brand già definiti e decine o centinaia di persone che vogliono creare slide sempre allineate alle linee guida. Vogliamo accelerare il processo lasciando comunque il controllo al team umano, anche nelle fasi intermedie e nella versione finale.

Ti mostro un esempio pratico. Quando crei un nuovo account su decky.ai trovi una barra di ricerca / textbox in cui scrivere il prompt.

Il mio consiglio però è partire dalla tua libreria di slide (sezione a sinistra). Carica la tua presentazione preferita—quella che ricicli più spesso—e usala come punto di partenza per ogni nuovo deck, sia che sia per pitch esterni, riunioni interne, ecc.

Poi selezioni la presentazione, dichiari che vuoi trasformare per esempio “Questo business case interno in un pitch esterno per una partnership tra The Digital Project Manager e CMX”, che è una realtà di community professionale. In questo modo l’IA studierà entrambi i business, farà ricerca e, in base alle risposte, proporrà domande specifiche, proporrà output e chiederà approvazioni (es. destinatario, arco narrativo, call to action per l’audience, livello di approfondimento e numero di slide).

Ad esempio puoi scegliere: team partnership come destinatario, arco narrativo “audience condivisa”, obiettivo “partnership pilota”, 8-12 slide. Decky elabora tutto ciò e, su tua supervisione, propone anche i dati e le metriche principali, citando la fonte.

Alla fine, genera una presentazione che puoi aprire e modificare in Google Slides o PowerPoint. L’intero processo richiede una decina di minuti e mantiene font, colori, layout del brand. È editabile in tutto e per tutto, non un’immagine statica.

Galen Low: Non male! Per chi ascolta: siamo su Google Slides e il risultato rispecchia esattamente il mio font, i layout, lo stile. Le ultime slide sono generate ex novo ma dallo stile coerente. Mi sarei aspettato di dover rifinire mille dettagli brand, invece il risultato è già personalizzato. Sono davvero colpito.

Morgan Cornelius: Esatto. E come ti dicevo, le domande/interviste che fa Decky sono proprio pensate per aiutare in modo collaborativo, come un partner di pensiero, non solo eseguendo ciecamente. E il vantaggio è che assimila il pattern da più deck, non solo da uno: così se lavori con molti designer diversi, la coerenza non va persa e lo “storico” viene integrato.

Galen Low: Questo risolve il problema classico: reinventare la ruota ogni volta cambiando destinatario, audience, ecc. Qui invece l’IA recupera dal passato, costruisce coerenza e “artigianalità”, quasi fosse un vero Chief of Staff che conosce tutto su azienda, clienti e pubblico.

Morgan Cornelius: Proprio così. E quando abbiamo sviluppato queste automazioni, l’obiettivo era proprio evitare le classiche allucinazioni dell’IA: Decky ti fa vedere tutti i dati che suggerisce, ti indica nuove fonti, ti chiede di approvare e cita in nota la provenienza, così nel presentare hai tutto a portata di mano se ti chiedono “da dove viene questo dato?”

Galen Low: È utilissimo. E lo stesso processo lo puoi riciclare tra deck esterni, briefing interni, retrospettive progetto, ecc.—come mi raccontavi anche sui casi d’uso: puoi generare briefing interni, slide riassuntive per la leadership, resoconti progetto post-pilota, sempre ripartendo da prompt diversi che innescano domande e raffinamenti.

Morgan Cornelius: Esatto. E puoi agire sulla granularità: vuoi una sintesi per un direttivo? La vuoi esaustiva? Più la usi e più Decky si affina nei suggerimenti, lavorando sulla tua libreria e apprendendo—senza mai perdere la coerenza di brand.

Galen Low: E' davvero ottimo per shuttle informativi tra riunioni interne, pitch esterni, aggiornamenti retrospettiva, senza reinserire a mano le stesse informazioni ogni volta…

Morgan Cornelius: Infatti, risparmi parecchie ore e riesci a localizzare subito i dati. Per esempio, prende il template di retro, ti chiede in input le note e genera anche un executive summary pronto all’uso.

Galen Low: Così puoi evitare di perdere ore a traslare in slide le note Miro o Google Doc di una retro, anche quando sono, diciamo, molto “piratesche”.

Morgan Cornelius: Puoi caricare anche layout non convenzionali, tipo template pirateschi, e ottenere versioni sia giocose che serie, per ogni tipo di pubblico.

Galen Low: Fantastico! Ti faccio una domanda più generale: per chi domani volesse provare a creare una presentazione con l’IA (qualunque tool), cosa gli consiglieresti, al di là del tasto “abbellisci la slide”? Quali domande deve porsi? Quali insidie evitare?

Morgan Cornelius: Direi: verifica che il risultato rispetti brand, colori, font; sii molto specifico nei prompt; pensa sempre all’audience, all’obiettivo della presentazione, ai dati fondamentali da inserire. Non aspettarti che il tasto “abbellisci” basti da solo: serve una guardia alta già nell’input. Con queste attenzioni, anche senza Decky, ti avvicini al risultato ideale, anche se servirà comunque ritocco finale.

Galen Low: È vero: anche con il miglior prompting, ci sarà da lavorare su brand e raffinatezza. Ed è una competenza da allenare: capire dove passare il testimone all’IA e dove aggiungere valore umano. Siamo grandi fautori dell’IA, ma ci serve ancora usare queste tecnologie con senso critico, per abituarci e farle maturare.

Morgan Cornelius: Esattamente. E sai che ho fatto i conti su quante ore ho passato in carriera a costruire deck? Solo a Yelp (4 presentazioni/mese x 4,5 anni x 4h per presentazione): 864 ore, cioè 21,6 settimane lavorative… sei mesi! Quindi la promessa dell’IA è reale: ridurre quel carico, lasciando finalmente il tempo per investire sulla qualità dei contenuti (non solo sull’impaginazione).

Galen Low: Concordo. E il tema è: se ci avanzano settimane, cosa ci facciamo? Non è solo presentare più in fretta—ma perfezionare ancora di più i contenuti e la delivery. La presentazione resta arte e mestiere: possiamo sempre migliorarci.

Morgan Cornelius: Esatto. Risparmiare ore su slide e formattazioni ci permette di essere ancora più strategici/dedicati nella curare il messaggio e anche nel provare e riprovare la nostra performance. Prima spesso nelle 24 ore finali si provava tutto, mentre avremmo voluto concentrarci molto prima sulla presentazione vera e propria.

Galen Low: 100%. 100%. È assolutamente così.

Morgan Cornelius: Sì, è una prospettiva davvero interessante. Ecco dove credo andrà il futuro.

Galen Low: Morgan, grazie mille per il tuo tempo. Amo sempre le nostre chiacchierate. Per aggiungere un tocco in più, posso chiederti una domanda io?

Morgan Cornelius: Volentieri! Visto che ho appena calcolato i mesi spesi creando deck, qual è il massimo tempo che hai dedicato a una singola presentazione?

Galen Low: Oh mamma. Se valgono anche le presentazioni da conferenza (e le preparo sempre da zero, sbagliando…), ci ho passato anche tre settimane piene, anche 100 ore su una presentazione da 40 minuti. Una buona parte di questo tempo la passo a costruire l’arco narrativo, parlare con la gente, ricevere feedback… ma è un processo solitario e spesso mi piacerebbe avere un vero partner di pensiero. Inoltre, finisco sempre a provare tutto all’ultimo minuto chiedendomi se so cosa dire slide per slide.

Se calcolo il tempo che ho speso in carriera a fare presentazioni… è una cifra enorme, quasi quanto stare in riunione!

Morgan Cornelius: Mi sollevi! Anche io su una presentazione importante ho passato 50-100 ore, e discutendo con mio marito mi sembrava una follia… invece non sono l’unica! Quindi grazie per la solidarietà.

Galen Low: Sì, è impegnativo. Amo quest’arte, ma sono contento che possa evolversi ancora.

Morgan Cornelius: Esatto, 100%. Grazie mille. Avevo bisogno di sentirmi in buona compagnia.

Galen Low: Immagina se avessi risposto “boh, tipo due ore”?

Morgan Cornelius: 15? Avrei pensato: “Allora perché sono qui?” Siamo proprio diverse persone!

Galen Low: Fantastico. Fantastico. Per chi volesse conoscere di più su di te, Decky o mrcantile?

Morgan Cornelius: Semplicissimo: trovami su LinkedIn come Morgan R. Cornelius, stesso nome su Instagram. Per Decky, se vuoi provarlo gratis per un mese, codice promo deckydpm su decky.ai.

Galen Low: Ottimo! Grazie, Morgan. Aggiungerò tutti i link nelle note dell’episodio. È stato bellissimo, mi sono divertito.

Morgan Cornelius: Grazie mille, Galen. È stato molto divertente.

Galen Low: E con questo si chiude l’episodio di oggi di The Digital Project Manager Podcast. Se vi è piaciuta la conversazione, iscrivetevi. Per ancora più spunti pratici, case study e strumenti, create un account gratuito su thedigitalprojectmanager.com.

Alla prossima, grazie per l’ascolto.